verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2011

Artikel 1  

• 1.

  Een raadslid went zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2.

  Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4.

  De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan deze de secretaris verzoeken één of meerdere ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

artikel 2  

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3  

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4  

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan melding bij de griffier. De griffier leidt de melding door aan de secretaris.

   

• 2

  Indien overleg tussen enerzijds de secretaris en anderzijds het raadslid en/of de griffier niet leidt tot een bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5  

• 1.

  Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2.

  Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid en doen hiervan melding aan de griffier.

Artikel 6  

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie, het fractiebudget.

• 2.

  Het budget voor de fractiebijdragen wordt jaarlijks bij de behandeling van de programmabegroting vastgesteld.

• 3.

  Het fractiebudget bestaat uit een vast deel voor elke fractie. 35% Van het totale budget voor de fractiebijdragen wordt gelijk verdeeld over het aantal fracties dat op 1 januari van het jaar in de raad vertegenwoordigd is.

• 4.

  Daarnaast ontvangt elke fractie een bijdrage per raadszetel. 65% Van het totale budget voor de fractiebijdragen wordt verdeeld over de fracties naar rato van het aantal raadszetels.

• 5.

  Ieder jaar wordt op 1 februari vastgesteld op welk voorschot de fracties recht hebben op basis van de vastgestelde begroting en de verdeelsleutel, genoemd in artikel 6 lid 3 en in artikel 6 lid 4.

• 6.

  De vergoedingen uit deze verordening worden betaald zonder dat de verplichting daartoe bij beschikking is vastgesteld.

Artikel 7  

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol uit te voeren.

• 2.

  De bijdrage kan eveneens aangewend worden voor activiteiten zoals vermeld in bijlage 1;

• 3.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen (zie bijlage 1)

  • e.

    opleidingen voor individuele raads- en commissieleden.

Artikel 8  

• 1.

  Het budget voor fractieondersteuning wordt, voor 1 april van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  Voor de periode tot 1 april kan een voorschot worden verstrekt tot een maximum van ¼ van het totale voorschot voor dat jaar.

• 3.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 4.

  Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld;

Artikel 9  

• 1.

  Indien het aantal zetels van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van splitsing of samenvoeging van fracties gedurende de raadsperiode wijzigt, dan wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de voorzitter van de raad melding heeft gemaakt van de samenvoeging of splitsing.

• 3.

  Wanneer na splitsing er een nieuwe fractie ontstaat, heeft deze nieuwe fractie recht op hetzelfde deel van de 35% van het totale budget voor de fractiebijdragen waar de fracties die per 1 januari actief waren recht op hebben. De fractie waarvan het raadslid zich afsplitst houdt recht op het vastgestelde budget.

• 4.

  Bij samenvoeging van twee of meer fracties worden het aan de oorspronkelijk verstrekte voorschotten van beide fracties samengevoegd. Indien het op die wijze verkregen voorschot het voorschot overstijgt waarop de fractie volgens artikel 6 lid 3 en 4 recht heeft, wordt het meerdere ingevorderd.

• 5.

  Indien een raadslid zich na splitsing van zijn fractie aansluit bij een bestaande fractie, heeft deze fractie geen recht op het deel van het budget dat bepaald wordt door het aantal fracties. Wel krijgt deze fractie de vergoeding die is vastgesteld per raadszetel.

• 6.

  In bijlage twee zijn enkele rekenvoorbeelden opgenomen.

Artikel 10  

• 1.

  De fractie kan het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren reserveren.

• 2.

  De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

• 3.

  Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 11 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4.

  De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5.

  Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat overschot op de reserve.

• 6.

  Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 11  

• 1.

  Elke fractie legt binnen één maand na het einde van het kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2.

  Indien twee of meer fracties samengevoegd worden, dient de fractie die ophoudt te bestaan binnen twee maanden nadat de voorzitter van de raad van de samenvoeging melding heeft gemaakt, verantwoording af te leggen over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 3.

  Dit verslag bestaat uit:

  • a.

    de bankafschriften van het betreffende loopjaar (beginsaldo, mutaties, eindsaldo);

  • b.

    facturen en eventuele andere bewijsstukken van de gedane uitgaven in het betreffende loopjaar (facturen die betaald worden in het volgende loopjaar zullen worden afgewezen en dienen in het nieuwe jaar verantwoord te worden en kunnen worden voldaan uit de eventueel aangelegde reserve);

  • c.

    een toelichting om te kunnen vaststellen of de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met artikel 7.

• 4.

  Voor de verwerking van inkomsten en uitgaven houdt elke fractie een aparte bankrekening bij.

• 5.

  Controle van het verslag als bedoeld in lid 2 vindt plaats het door de accountant die tevens is belast met de overige financiële bescheiden van de gemeente. De controle door de accountantbevat ten minste een toets of de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met artikel 7.

• 6.

  Het controlerapport als bedoeld in lid 3 wordt voorgelegd aan het presidium van de gemeenteraad. Het presidium stelt vervolgens vast:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering.

• 7.

  Het besluit van het presidium wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 12  

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2011;

• 2.

  alle voorgaande verordeningen met betrekking tot ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning worden per 1 januari 2011 ingetrokken.

artikel 13.  

Deze verordening kan aangehaald worden als Verordening op de fractieondersteuning 2011