CVDR11803_1Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009nlregelingDe Bilt2017-11-21De BiltBiltbuis 26-08-2009Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 26, onderdeel c, van de Financiële verordening gemeente De Biltcollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2009-08-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-09-012015-01-01nieuwe regelingcv 03-08-20091.De Regeling Budgethouders De Bilt 2009 is gedelegeerde regelgeving van de Financiële Verordening De Bilt 2008Op de datum van inwerkingtreding vervalt de Regeling budgethouders De Bilt 2007Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE DE BILT 2009Het college van burgemeester en wethouders van gemeente De Bilt;Gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 26,
onderdeel c, van de Financiële verordening gemeente De Bilt;BESLUIT:Vast te stellen de volgendeBudgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009BEGRIPSBEPALINGEN 1In deze regeling wordt verstaan onder:
college: het college van burgemeester en wethouders van De
Bilt;
directeur: de secretaris of de directeur bedrijfsvoering;
directie: de directeuren;
griffier: de griffier van de raad;
afdelingsmanager: leidinggevende van een door het college
aangewezen afdeling;
projectleider: functionaris die is aangewezen als projectleider
van een door het college vastgesteld concernproject;
budget: de middelen die via de programmabegroting en
productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een
samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en
prestatieafspraken;
beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de
productenraming;
hoofdbudgethouder:de ambtenaar die uit hoofde van zijn
functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale
budget van de gemeente;
budgethouder:de ambtenaar die uit hoofde van zijn
functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget
dan wel waarvoor hij als zodanig is aangewezen;
budgetbeheerder:de ambtenaar die ten behoeve van de
budgethouder een deel of delen van
de aan deze budgethouder toegewezen budgetten beheert. DE AANWIJZING VAN HOOFDBUDGETHOUDER, BUDGETHOUDERS EN
BUDGETBEHEERDERS 21.De directie is hoofdbudgethouder. 2.De directie kan, met inachtneming van de geldende Mandaatregeling De
Bilt, afdelingsmanagers en projectleiders als budgethouder
aanwijzen. 3.Bij afwezigheid wordt de budgethouder vervangen overeenkomstig de
geldende Mandaatregeling De Bilt. 4.De budgethouder kan met inachtneming van de geldende Mandaatregeling
De Bilt een of meer onder zijn verantwoordelijkheid werkende
medewerker(s) aanwijzen als budgetbeheerder. 5.De aanwijzing van een budgetbeheerder wordt schriftelijk gedaan en
ter goedkeuring voorgelegd aan de directie. 6.Het in het vorige lid bedoelde verzoek om goedkeuring gaat vergezeld
van:
De naam en functie van de budgetbeheerder;
De budgetten waarvoor de aanwijzing wordt verzocht;
De paraaf “voor akkoord” van de aangewezen budgethouder voor
deze budgetten.
7.De directeur parafeert een aanwijzing tot budgetbeheerder ten teken
van zijn goedkeuring. 8.De budgethouder zendt een afschrift van de aanwijzing aan de
financiële administratie vergezeld van de paraaf van de betreffende
budgetbeheerder.9.De afdelingsmanager van de financiële administratie verwerkt de
aanwijzing van budgetbeheerder binnen vijf werkdagen na melding in
de administratie.10.De financiële administratie rapporteert 2 x per jaar de directie aan
de hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen, bedoeld in het
vierde lid.11.De directie kan op grond van de rapportage, bedoeld in het vorige
lid, het aantal budgetbeheerders wijzigen.VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN 3De afdelingsmanager die is aangewezen als budgethouder is
onverminderd de bepalingen in deze regeling opgenomen taken voor
budgethouders en –beheerders eindverantwoordelijk voor de beheersing
van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het
taakgebied van zijn afdeling behoren.41.De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van
de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de
productenraming voor het college en de tussentijdse wijzigingen
daarvan.2.De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies
geven aan de budgethouders en -beheerders over de administratieve
vastlegging en verantwoording.51.De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de
begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij door de
hoofdbudgethouder is gemachtigd. 2.De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven tot de
budgetten waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd. 3.De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van in de
begroting geraamde inkomsten. 61.De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van die
budgetten waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd. 2.De budgetbeheerder is bevoegd tot het doen van uitgaven tot de
budgetten en het realiseren van de inkomsten waartoe hij door de
budgethouder is gemachtigd. 71.De hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder zijn
namens het college, met inachtneming van de geldende Mandaatregeling
De Bilt bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van
uitgaven:
tot maximaal de desbetreffende exploitatie- en
kostenplaatsbudgetten, waarover hem een machtiging is
verstrekt;
tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een
machtiging is verstrekt;
tot maximaal het bedrag van (dat deel van) de door de
gemeenteraad vastgestelde investeringskredieten waarover hem
een machtiging is verstrekt.
2.Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende
regels met betrekking tot administratieve organisatie, interne
advisering, aanbestedingen en inkoop gevolgd. 3.De budgethouder en de budgetbeheerder laten betalingsverplichtingen
en vorderingen volgens door de directie vast te stellen nadere
richtlijnen - vastleggen in de financiële administratie op het
moment dat deze ontstaan. Ook zorgen zij ervoor dat zij tijdig de
betaalopdrachten aan de financiële administratie verstrekken.81.De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal
overhevelen van exploitatiebudgetten die behoren tot de
kostenverdeelstaat.2.De hoofdbudgethouder is verplicht de wijzigingen te melden aan het
college.3.De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten
waarvoor hij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair
neutraal overhevelen, als hij daarvoor van het college door middel
van een wijziging van de productenraming toestemming heeft
verkregen.4.De budgethouder of –beheerder kan tussen de verschillende onderdelen
van budgetten voor hetzelfde product budgettair neutraal overhevelen
als het volume van de productie niet wijzigt.5.De in het vierde lid genoemde bevoegdheid geldt uitdrukkelijk niet
voor de ruimte die beschikbaar is gesteld voor investeringen, tenzij
het college daarvoor toestemming heeft gegeven.9De hoofdbudgethouder is verplicht in alle gevallen - behoudens door het
college aan te geven uitzonderingen - inkomsten die niet begroot zijn,
te melden aan het college door middel van een begrotingswijziging, al
dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen. Het
college vraagt – alvorens verplichtingen worden aangegaan – conform
artikel 6 van de financiële verordening de raad toestemming voor deze
aanwending.101.De budgethouder kan budgetten tussen de tot zijn machtiging
behorende prestaties uitsluitend overhevelen met voorafgaande
toestemming van de hoofdbudgethouder door middel van een
begrotingswijziging. 2.De budgethouder mag budgetten binnen de tot zijn machtiging
behorende prestaties overhevelen, indien het volume van de bij de
prestatie behorende lasten en baten niet wijzigt en voor zover geen
overheveling plaatsvindt waarbij economische categorieën beginnend
met een 6 betrokken zijn. 3.De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal
overhevelen van "uren" tussen doelstellingen en de daarbinnen
gespecificeerde prestaties en projecten. De budgethouder is
verplicht over deze soort overhevelingen te rapporteren aan de
hoofdbudgethouder. PLANNING, RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING 11De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en
hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij
doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.121.De hoofdbudgethouder legt aan het college verantwoording af over het
gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel, in het kader van
de bijdragen aan de voortgangsrapportages en de jaarstukken. 2.Het college verleent aan de hoofdbudgethouder decharge in het kader
van de goedkeuring van de jaarstukken.131.De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de
budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze
regeling aan de budgethouder opgedragen taken. 2.De budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de budgetbeheerder
hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de
budgetbeheerder opgedragen taken. 3.De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7
van de Financiële verordening gemeente De Bilt in elk geval over de
eerste 3 en 8 maanden van het lopende boekjaar een tussentijdse
rapportage aan het college uit over de voortgang van de
beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten. 4.De budgethouder rapporteert ten minste conform de geldende
systematiek rond de bedrijfsrapportages tussentijds aan de
hoofdbudgethouder over afwijkingen ten opzichte van de geplande
voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten
- zowel lasten als baten - die onder zijn verantwoordelijkheid
vallen. 5.De budgetbeheerder rapporteert ten minste tussentijds aan de
budgethouder over de uitoefening van de aan hem verstrekte
machtiging conform de daaromtrent gemaakte afspraken. INFORMATIEVERSTREKKING141.De verantwoordelijke manager voor de financiële administratie draagt
er zorg voor, dat de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de
budgetbeheerders beschikken over tijdige en volledige informatie
over de budgetten waartoe zij gemachtigd zijn. 2.De hoofdbudgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder zijn
bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten
vastgelegde gegevens te raadplegen. SLOTBEPALINGEN151.Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 september 2009.
2.De Regeling Budgethouders De Bilt 2007 wordt per deze datum
ingetrokken.3.Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling budgethouders
gemeente De Bilt 2009. Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 18 augustus 2009,de secretaris, de burgemeester,R.A.K. Huijbregts H.P. Mittendorff l.b.TOELICHTING BIJ REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE DE BILT 2009Algemeen De Regeling budgethouders gemeente De Bilt bevat ten opzichte van de geldende
Mandaatregeling De Bilt aanvullende regels omtrent het financiële mandaat.
De regeling past binnen het dualisme in de gemeente.
De secretaris en directeur bedrijfsvoering zijn expliciet aangewezen als
hoofdbudgethouder; als zodanig wijzen zij alle budgethouders aan -
inclusief de vaststelling van rechten en plichten - en in dit verband
wordt door de budgethouders ook aan hen gerapporteerd.
Het aantal budgethouders en –beheerders is beperkt om de transparantie
bij de uitoefening van financiële bevoegdheden te bevorderen.
Het budgethouderschap is uitgewerkt als onderdeel van integrale
managementverantwoordelijkheid.
De mogelijkheden, te "schuiven" met middelen, zijn gestroomlijnd en
enigszins beperkt.
De wijze waarop het financieel mandaat in de Regeling budgethouders is geregeld,
sluit aan bij het Besturingsconcept van de gemeente. Geredeneerd vanuit dat
besturingsconcept hebben de directie en de afdelingsmanagers een integrale
managementverantwoordelijkheid. Financieel mandaat ("budgethouderschap") is een
van de middelen om daaraan vorm en invulling te geven. Een belangrijk punt in de regeling is, dat de directie expliciet wordt
aangewezen als hoofdbudgethouder. Op deze manier wordt aangesloten bij het
Besturingsconcept en bovendien wordt recht gedaan aan de actuele invulling van
integraal management in de gemeentelijke organisatie. De kern van de budgetteringsstructuur in voorliggende regeling is dat er buiten
de directie – als hoofdbudgethouder – nog slechts budgethouders en
budgetbeheerders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die
verantwoordelijk is en ook bevoegd. De budgethouder kan een budgetbeheerder
machtigen. Verdere mandatering is niet toegestaan. Deze uitgangspunten leveren een eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget
is er dus altijd maar 1 persoon bevoegd en verantwoordelijk. De directie is
altijd eindverantwoordelijk. De voorgestelde opzet is helder, eenduidig,
eenvoudig en leidt tot "korte lijnen" in de organisatie. De regeling is opgesteld als een aanvullende regeling ten opzichte van de
Mandaatregeling De Bilt. De beide regelingen sluiten op elkaar aan. De werking van de voorgestelde Regeling budgethouders is dusdanig, dat een
hoofdbudgethouder, budgethouder of budgetbeheerder ook een mandaat heeft als
bedoeld in de mandaatregeling. Het omgekeerde hoeft niet het geval te zijn; als
een mandaat geen financiële consequenties inhoudt, is het niet nodig daarbij een
financieel mandaat te verlenen. De Regeling budgethouders heeft een beperkt bereik; zij dient uitsluitend om in
het algemeen de bevoegdheden van de budgethouder te regelen met enkele cruciale
zaken daaromheen. Meer uitgewerkte regelingen rond de uitvoering van het
budgethouderschap maken deel uit van de administratieve organisatie van de
gemeente en worden afzonderlijk vastgelegd. Artikelsgewijze toelichting:Artikel 1De definities zijn grotendeels gebaseerd op de bepalingen uit de
Gemeentewet en de Mandaatregeling De Bilt. Voor wat betreft de budgethouder of
–beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren
van de budgetten binnen de kaders van de productenraming.Artikel 2 De Regeling budgethouders gemeente De Bilt voorziet in een sterke verankering
van het budgethouderschap in "de lijn" van de organisatie; de leden van het
management – de directie en afdelingsmanagers –
kunnen budgethouder worden. De aanwijzing van
budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Daarnaast
is het mogelijk dat projectleiders tot budgethouder worden aangewezen; zij
krijgen dan voor de hun toegewezen budgetten dezelfde bevoegdheden als een afdelingsmanager. Het gaat hier om projectleiders van
concernprojecten. In dit artikel is ook geregeld hoe de vervanging van budgethouders kan
plaatsvinden; deze is zo eenduidig mogelijk gehouden. Deze eenvoudige structuur is een eerste middel om de vormgeving van het
financieel mandaat beheersbaar te houden. De mogelijkheden tot doormandatering
zijn zeer beperkt. Doormandatering door een budgethouder houdt op bij de
budgetbeheerder; die laatste mag niet meer doormandateren. Daarbij komt dat de
budgethouders met het verstrekken van een ondermandaat aan een budgetbeheerder
terughoudend moeten omgaan. Uitsluitend unithoofden en seniormedewerkers kunnen
budgetbeheerder worden. De aanwijzing van een budgetbeheerder moet bovendien door de directeur
bedrijfsvoering worden goedgekeurd.De budgethouder mag de aanwijzing van budgetbeheerder intrekken en een ander
persoon daarvoor, na goedkeuring door de directeur bedrijfsvoering, (tijdelijk)
aanwijzen.Uit oogpunt van overzichtelijkheid, voor met name de interne controle, is het
gewenst dat het aantal budgetbeheerders (in totaal of per afdeling) niet te
groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is niet in de
regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de budgethouder. Deze kan het
beste bepalen –op basis van het aantal nota’s dat langskomt- hoeveel
budgetbeheerders er uit een oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid nodig
zijn. De financiële administratie rapporteert 2 x per jaar de directie aan de
hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen. De directie kan op basis van
de rapportage het aantal budgethouders wijzigen.De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde
bevoegdheid uit te oefenen. In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur
kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord
tekenen. Deze taak wordt ingevuld door de budgetbeheerder. Dit uit een oogpunt
van functiescheiding. De paraaf van de budgethouder is strikt noodzakelijk voor
de uitbetaling door de unit financiële administratie. Functiescheiding is een
maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het
kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt
afgesproken, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en
niet de unit financiële administratie. De unit financiële administratie moet
erop toezien dat de juiste budgethouder heeft getekend. In dit verband: de unit
financiële administratie is een ondersteunende unit en het is van belang dat zij
richting de andere afdelingen wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De
verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft echter bij de
budgethouder.Artikel 3De afdelingsmanager die is aangewezen als budgethouder blijft
eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn afdeling,
zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de
aanwijzing van de budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem
verantwoorden. De mandaatregeling is hierop van toepassing.Artikel 4Dit artikel regelt de verantwoordelijkheden van de directie als
hoofdbudgethouder. De directie is verantwoordelijk voor de beheersing van de
productenraming van het gehele concern. Het college kan daarin tussentijds
wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage.
Betreft het verschuivingen binnen een programma, dan is het college bevoegd.
Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de
programmabegroting nodig. Daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit
nodig.Daarnaast wordt de bij de directie behorende bevoegdheid tot het geven van
dwingende voorschriften herbevestigd. Feitelijk heeft de directie die
bevoegdheid al vanuit de functionele leidinggevende positie, maar een expliciete
herinnering daaraan wordt hier als nuttig beschouwd.Artikelen 5, 6 en 7Deze artikelen bakenen de financiële bevoegdheid van de budgethouder af. De
artikelen beperken deze tot specifieke kredieten waarvoor de budgethouder een
expliciet mandaat heeft ontvangen. Ook wordt aangegeven dat een budgethouder
geen budgetten mag overschrijden, doch bij een uitgave die de omvang van een
budget overtreft, eerst moet regelen dat de omvang aangepast wordt (door middel
van een budgetwijziging). Gerelateerd aan de productenraming kan hier een nader
onderscheid in soorten budgetten gemaakt worden. -ExploitatiebudgettenBij exploitatiebudgetten gaat het om de bekende kostensoorten van het type
overige goederen en diensten en subsidies. Ze zijn in de productenraming als
elementaire lasten terug te vinden. -InvesteringsbudgettenInvesteringsbudgetten zijn geen exploitatiebudgetten, maar budgetten die op
kasbasis worden verstrekt en beheerd. Alle investeringsbudgetten worden door de
gemeenteraad geautoriseerd. In de productenraming zijn ze terug te vinden in hun
afzonderlijke componenten van de exploitatielasten: rente en afschrijving. In
deze vorm zijn ze voor een budgethouder niet beïnvloedbaar en dus ook geen
budget. Het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en
definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de
geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, dan ligt het voor
de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel
kan de budgethouder bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor
invulling van het eventuele overschot. Indien er een tekort is, dan zal de
budgethouder een oplossing moeten voorstellen binnen het eigen budget dan wel
moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat recht wordt gedaan aan
de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. M.a.w.: is
er onvoldoende budget dan wordt het aangevuld door degene die bevoegd is en is
er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder
van het budgetrecht.-Personele budgettenEen budgethouder beheert in principe een formatiebudget. Personele budgetten
worden beheerst op het vlak van kosten en formatie. Als tussenstap voor de
begroting wordt een urenbudget berekend; dit is de vorm waarin beheersing
gerelateerd aan de gemeentelijke productie plaatsvindt. Uiteindelijk vindt
weergave in de begroting plaats in de vorm van toegerekende apparaatskosten
(inclusief een opslag voor indirecte kosten). In deze laatste vorm zijn de
kosten voor een budgethouder niet meer beïnvloedbaar en vormen ze dus ook geen
budget. Via deze indeling zijn vrijwel alle lasten in de productenraming te herleiden
tot een budgettype. Artikel 8 Hier wordt de zeggenschap van de directie over de middelen in de
kostenverdeelstaat geregeld binnen de geldende regels op het gebied van
investeringsbeleid, formatiebeheer en subsidiebeleid. Het eerste lid machtigt de directie tot het budgettair overhevelen tussen
interne budgetten van hulpkostenplaatsen voor soortgelijke producten. Voorbeeld:
de directie kan een personeelsbudget van afdeling A naar B schuiven. Dit is
expliciet benoemd, omdat de directeur Bedrijfsvoering ‘eigen’ bevoegdheden heeft
waarmee hij slagvaardig moet kunnen handelen. In feite kan hij op genoemde
onderdelen ingrijpen in het (inhoudelijke) productievolume. In het licht van de
bevoegdheden in het kader van het budgetrecht ligt het voor de hand dat het
college hierover wordt geïnformeerd.De hulpkostenplaatsen zijn:
Personele aangelegenheden (50330200)
Financiële aangelegenheden (50310900)
Juridische aangelegenheden (50320900)
Huisvesting (50301580)
Interne dienstverlening (550335100)
Documentaire informatievoorziening (50340000)
Informatie en automatisering (50345100)
Informatieverstrekking (50360100)
Tractie voertuigen (50511100)
Tractie vrachtwagens (50611100)
Tractie overig materieel (507100)
Het derde tot en met vijfde lid regelen dat de budgethouder of –beheerder voor
het budgettair neutraal overhevelen tussen twee producten toestemming nodig
heeft van het college. Van de toestemming wordt een administratieve wijziging
gemaakt. Dit betreft overheveling tussen bijvoorbeeld onderhoud openbaar groen
(product nr 560) en onderhoud wegen (product nr 210). Binnen hetzelfde product is de budgethouder of –beheerder gemachtigd tot
verschuivingen, als het volume (kan ook inhoudelijk) van de productie niet
wijzigt. Voorbeeld: binnen het product wegen (210) is meer geld nodig voor
asfalt en minder voor klinkers. Kern van de zaak is hier de kwaliteit van het
onderhoud. Voor wat betreft investeringen kent de regeling een apart regime. Zie ook
artikel 7 van deze regeling.Artikel 9Artikel 9 verplicht de directie tot aparte melding van niet begrote inkomsten
aan het college. Het college vraagt de gemeenteraad toestemming voor de
aanwending van deze middelen. Zodoende is voor de (re)allocatie van inkomsten
altijd een expliciete toestemming van de gemeenteraad noodzakelijk. Dit is
noodzakelijk, omdat hier sprake is van extra financiële ruimte die nog niet voor
een bepaald doel is bestemd. Artikel 10De "schuifbevoegdheden" tussen budgetten worden feitelijk beperkt; schuiven doen
wij met toestemming van het college. Binnen het nieuwe stelsel levert dat een
voordeel op in de zin dat wachten op een begrotingswijziging die door de
gemeenteraad wordt goedgekeurd - met de vaak langdurige procedure - veel minder
voor zal komen. Daar staat tegenover dat nu een wijziging van de productenraming via het college
noodzakelijk is, maar dat kan vrijwel wekelijks. Bij de hier bedoelde
begrotingswijziging gaat het dan om overhevelingen tussen de producten. De inzet van gemeentelijk personeel is een meer complexe aangelegenheid, waarbij
sprake is van een behoefte aan een flexibele inzet. In veel gevallen zal sprake
kunnen zijn van een substantieel verschil tussen de voor- en nagecalculeerde
inzet van personeel. Indien het product geleverd wordt met meer of minder
personeelsinzet, is het aan de managers om te zorgen dat de capacitaire tekorten
en ruimtes zo efficiënt mogelijk worden opgevuld en ingezet. Voorshands wordt
daarom voorgesteld géén begrotingswijzigingen te maken voor veranderde inzet van
reeds aanwezig personeel. Afwijkingen in de inzet van uren kunnen dan worden verklaard aan de directie in
de bedrijfsrapportages (en aan het gemeentebestuur in de toelichting op de
jaarrekening). Naast deze reguliere rapportages zullen de budgethouders
rapporteren als de actuele ontwikkelingen daartoe aanleiding geven en/of als de
directie daarom vraagt.Artikel 11Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële
aangelegenheid meer. Daarom wordt in artikel 1 van de regeling een verband gelegd tussen de uitgaven
en inkomsten en de (beleids)doelen en resultaten waarop deze gericht zijn. Artikelen 12 en 13Deze artikelen regelen de rapportageverplichtingen van de hoofdbudgethouder, de
budgethouders en de budgetbeheerder. Daarbij wordt in het geval van de
hoofdbudgethouder aangesloten bij het instrumentarium dat conform het Besluit
begroting en verantwoording aan het college moet worden aangeboden. Verder wordt
analoog geredeneerd aan de bepalingen in de financiële verordening. Voor de budgethouders geldt het reguliere systeem van de bedrijfsplannen en de
bedrijfsrapportages. Budgetbeheerders maken afspraken met hun budgethouder; deze
zal eisen stellen die waarborgen dat hij zijn verplichtingen ten opzichte van de
hoofdbudgethouder kan blijven waarmaken. Artikel 14Dit artikel regelt een recht op informatie voor de budgethouders. Als die
informatie niet voorhanden is, zullen budgethouders hun taak niet kunnen
uitoefenen. Hoe de verstrekking van die informatie gewaarborgd wordt, is in de
Regeling budgethouders niet geregeld; daar zijn andere regelingen voor. In de
praktijk zal uiteindelijk een overeenkomst op dienstverleningsniveau tussen de
financiële administratie en de budgethouders een centrale rol spelen. Artikel 15Dit artikel bepaalt de inwerkingtreding van het besluit.