| Organisatie | De Bilt |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2009 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Op de datum van inwerkingtreding vervalt de Regeling budgethouders De Bilt 2007
Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 26, onderdeel c, van de Financiële verordening gemeente De Bilt
1.De Regeling Budgethouders De Bilt 2009 is gedelegeerde regelgeving van de Financiële Verordening De Bilt 2008
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-09-2009 | 01-01-2015 | nieuwe regeling | 18-08-2009 Biltbuis 26-08-2009 | cv 03-08-2009 |
DE AANWIJZING VAN HOOFDBUDGETHOUDER, BUDGETHOUDERS EN BUDGETBEHEERDERS
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN
De afdelingsmanager die is aangewezen als budgethouder is onverminderd de bepalingen in deze regeling opgenomen taken voor budgethouders en –beheerders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn afdeling behoren.
De budgethouder en de budgetbeheerder laten betalingsverplichtingen en vorderingen volgens door de directie vast te stellen nadere richtlijnen - vastleggen in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaan. Ook zorgen zij ervoor dat zij tijdig de betaalopdrachten aan de financiële administratie verstrekken.
De hoofdbudgethouder is verplicht in alle gevallen - behoudens door het college aan te geven uitzonderingen - inkomsten die niet begroot zijn, te melden aan het college door middel van een begrotingswijziging, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen. Het college vraagt – alvorens verplichtingen worden aangegaan – conform artikel 6 van de financiële verordening de raad toestemming voor deze aanwending.
PLANNING, RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING
De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.
De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7 van de Financiële verordening gemeente De Bilt in elk geval over de eerste 3 en 8 maanden van het lopende boekjaar een tussentijdse rapportage aan het college uit over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.
De budgethouder rapporteert ten minste conform de geldende systematiek rond de bedrijfsrapportages tussentijds aan de hoofdbudgethouder over afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten - zowel lasten als baten - die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 18 augustus 2009,
de secretaris, de burgemeester,
R.A.K. Huijbregts H.P. Mittendorff l.b.
TOELICHTING BIJ REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE DE BILT 2009
De Regeling budgethouders gemeente De Bilt bevat ten opzichte van de geldende Mandaatregeling De Bilt aanvullende regels omtrent het financiële mandaat.
De wijze waarop het financieel mandaat in de Regeling budgethouders is geregeld, sluit aan bij het Besturingsconcept van de gemeente. Geredeneerd vanuit dat besturingsconcept hebben de directie en de afdelingsmanagers een integrale managementverantwoordelijkheid. Financieel mandaat ("budgethouderschap") is een van de middelen om daaraan vorm en invulling te geven.
Een belangrijk punt in de regeling is, dat de directie expliciet wordt aangewezen als hoofdbudgethouder. Op deze manier wordt aangesloten bij het Besturingsconcept en bovendien wordt recht gedaan aan de actuele invulling van integraal management in de gemeentelijke organisatie.
De kern van de budgetteringsstructuur in voorliggende regeling is dat er buiten de directie – als hoofdbudgethouder – nog slechts budgethouders en budgetbeheerders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die verantwoordelijk is en ook bevoegd. De budgethouder kan een budgetbeheerder machtigen. Verdere mandatering is niet toegestaan.
Deze uitgangspunten leveren een eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon bevoegd en verantwoordelijk. De directie is altijd eindverantwoordelijk. De voorgestelde opzet is helder, eenduidig, eenvoudig en leidt tot "korte lijnen" in de organisatie.
De regeling is opgesteld als een aanvullende regeling ten opzichte van de Mandaatregeling De Bilt. De beide regelingen sluiten op elkaar aan.
De werking van de voorgestelde Regeling budgethouders is dusdanig, dat een hoofdbudgethouder, budgethouder of budgetbeheerder ook een mandaat heeft als bedoeld in de mandaatregeling. Het omgekeerde hoeft niet het geval te zijn; als een mandaat geen financiële consequenties inhoudt, is het niet nodig daarbij een financieel mandaat te verlenen.
De Regeling budgethouders heeft een beperkt bereik; zij dient uitsluitend om in het algemeen de bevoegdheden van de budgethouder te regelen met enkele cruciale zaken daaromheen. Meer uitgewerkte regelingen rond de uitvoering van het budgethouderschap maken deel uit van de administratieve organisatie van de gemeente en worden afzonderlijk vastgelegd.
De definities zijn grotendeels gebaseerd op de bepalingen uit de Gemeentewet en de Mandaatregeling De Bilt. Voor wat betreft de budgethouder of –beheerder ligt de nadruk op de beheersing van de budgetten, d.w.z. het beheren van de budgetten binnen de kaders van de productenraming.
De Regeling budgethouders gemeente De Bilt voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in "de lijn" van de organisatie; de leden van het management – de directie en afdelingsmanagers – kunnen budgethouder worden. De aanwijzing van budgethouders en –beheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Daarnaast is het mogelijk dat projectleiders tot budgethouder worden aangewezen; zij krijgen dan voor de hun toegewezen budgetten dezelfde
bevoegdheden als een afdelingsmanager. Het gaat hier om projectleiders van concernprojecten.
In dit artikel is ook geregeld hoe de vervanging van budgethouders kan plaatsvinden; deze is zo eenduidig mogelijk gehouden.
Deze eenvoudige structuur is een eerste middel om de vormgeving van het financieel mandaat beheersbaar te houden. De mogelijkheden tot doormandatering zijn zeer beperkt. Doormandatering door een budgethouder houdt op bij de budgetbeheerder; die laatste mag niet meer doormandateren. Daarbij komt dat de budgethouders met het verstrekken van een ondermandaat aan een budgetbeheerder terughoudend moeten omgaan. Uitsluitend unithoofden en seniormedewerkers kunnen budgetbeheerder worden.
De aanwijzing van een budgetbeheerder moet bovendien door de directeur bedrijfsvoering worden goedgekeurd.
De budgethouder mag de aanwijzing van budgetbeheerder intrekken en een ander persoon daarvoor, na goedkeuring door de directeur bedrijfsvoering, (tijdelijk) aanwijzen.
Uit oogpunt van overzichtelijkheid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal budgetbeheerders (in totaal of per afdeling) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen budgetbeheerders is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de budgethouder. Deze kan het beste bepalen –op basis van het aantal nota’s dat langskomt- hoeveel budgetbeheerders er uit een oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid nodig zijn. De financiële administratie rapporteert 2 x per jaar de directie aan de hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen. De directie kan op basis van de rapportage het aantal budgethouders wijzigen.
De budgethouder blijft als (financieel)mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.
In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord tekenen. Deze taak wordt ingevuld door de budgetbeheerder. Dit uit een oogpunt van functiescheiding. De paraaf van de budgethouder is strikt noodzakelijk voor de uitbetaling door de unit financiële administratie. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet de unit financiële administratie. De unit financiële administratie moet erop toezien dat de juiste budgethouder heeft getekend. In dit verband: de unit financiële administratie is een ondersteunende unit en het is van belang dat zij richting de andere afdelingen wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft echter bij de budgethouder.
De afdelingsmanager die is aangewezen als budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten van zijn afdeling, zowel de inkomsten als de uitgaven. Het spreekt vanzelf dat hij bij de aanwijzing van de budgetbeheerders ook afspreekt hoe deze zich jegens hem verantwoorden. De mandaatregeling is hierop van toepassing.
Dit artikel regelt de verantwoordelijkheden van de directie als hoofdbudgethouder. De directie is verantwoordelijk voor de beheersing van de productenraming van het gehele concern. Het college kan daarin tussentijds wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld op grond van een bestuursrapportage. Betreft het verschuivingen binnen een programma, dan is het college bevoegd. Betreft het verschuivingen tussen programma’s, dan is een wijziging van de programmabegroting nodig. Daartoe is op grond van het BBV een raadsbesluit nodig.
Daarnaast wordt de bij de directie behorende bevoegdheid tot het geven van dwingende voorschriften herbevestigd. Feitelijk heeft de directie die bevoegdheid al vanuit de functionele leidinggevende positie, maar een expliciete herinnering daaraan wordt hier als nuttig beschouwd.
Deze artikelen bakenen de financiële bevoegdheid van de budgethouder af. De artikelen beperken deze tot specifieke kredieten waarvoor de budgethouder een expliciet mandaat heeft ontvangen. Ook wordt aangegeven dat een budgethouder geen budgetten mag overschrijden, doch bij een uitgave die de omvang van een budget overtreft, eerst moet regelen dat de omvang aangepast wordt (door middel van een budgetwijziging). Gerelateerd aan de productenraming kan hier een nader onderscheid in soorten budgetten gemaakt worden.
Bij exploitatiebudgetten gaat het om de bekende kostensoorten van het type overige goederen en diensten en subsidies. Ze zijn in de productenraming als elementaire lasten terug te vinden.
Investeringsbudgetten zijn geen exploitatiebudgetten, maar budgetten die op kasbasis worden verstrekt en beheerd. Alle investeringsbudgetten worden door de gemeenteraad geautoriseerd. In de productenraming zijn ze terug te vinden in hun afzonderlijke componenten van de exploitatielasten: rente en afschrijving. In deze vorm zijn ze voor een budgethouder niet beïnvloedbaar en dus ook geen budget.
Het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, dan ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel kan de budgethouder bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor invulling van het eventuele overschot. Indien er een tekort is, dan zal de budgethouder een oplossing moeten voorstellen binnen het eigen budget dan wel moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat recht wordt gedaan aan de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. M.a.w.: is er onvoldoende budget dan wordt het aangevuld door degene die bevoegd is en is er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder van het budgetrecht.
Een budgethouder beheert in principe een formatiebudget. Personele budgetten worden beheerst op het vlak van kosten en formatie. Als tussenstap voor de begroting wordt een urenbudget berekend; dit is de vorm waarin beheersing gerelateerd aan de gemeentelijke productie plaatsvindt. Uiteindelijk vindt weergave in de begroting plaats in de vorm van toegerekende apparaatskosten (inclusief een opslag voor indirecte kosten). In deze laatste vorm zijn de kosten voor een budgethouder niet meer beïnvloedbaar en vormen ze dus ook geen budget.
Via deze indeling zijn vrijwel alle lasten in de productenraming te herleiden tot een budgettype.
Hier wordt de zeggenschap van de directie over de middelen in de kostenverdeelstaat geregeld binnen de geldende regels op het gebied van investeringsbeleid, formatiebeheer en subsidiebeleid.
Het eerste lid machtigt de directie tot het budgettair overhevelen tussen interne budgetten van hulpkostenplaatsen voor soortgelijke producten. Voorbeeld: de directie kan een personeelsbudget van afdeling A naar B schuiven. Dit is expliciet benoemd, omdat de directeur Bedrijfsvoering ‘eigen’ bevoegdheden heeft waarmee hij slagvaardig moet kunnen handelen. In feite kan hij op genoemde onderdelen ingrijpen in het (inhoudelijke) productievolume. In het licht van de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht ligt het voor de hand dat het college hierover wordt geïnformeerd.
Het derde tot en met vijfde lid regelen dat de budgethouder of –beheerder voor het budgettair neutraal overhevelen tussen twee producten toestemming nodig heeft van het college. Van de toestemming wordt een administratieve wijziging gemaakt. Dit betreft overheveling tussen bijvoorbeeld onderhoud openbaar groen (product nr 560) en onderhoud wegen (product nr 210).
Binnen hetzelfde product is de budgethouder of –beheerder gemachtigd tot verschuivingen, als het volume (kan ook inhoudelijk) van de productie niet wijzigt. Voorbeeld: binnen het product wegen (210) is meer geld nodig voor asfalt en minder voor klinkers. Kern van de zaak is hier de kwaliteit van het onderhoud.
Voor wat betreft investeringen kent de regeling een apart regime. Zie ook artikel 7 van deze regeling.
Artikel 9 verplicht de directie tot aparte melding van niet begrote inkomsten aan het college. Het college vraagt de gemeenteraad toestemming voor de aanwending van deze middelen. Zodoende is voor de (re)allocatie van inkomsten altijd een expliciete toestemming van de gemeenteraad noodzakelijk. Dit is noodzakelijk, omdat hier sprake is van extra financiële ruimte die nog niet voor een bepaald doel is bestemd.
De "schuifbevoegdheden" tussen budgetten worden feitelijk beperkt; schuiven doen wij met toestemming van het college. Binnen het nieuwe stelsel levert dat een voordeel op in de zin dat wachten op een begrotingswijziging die door de gemeenteraad wordt goedgekeurd - met de vaak langdurige procedure - veel minder voor zal komen.
Daar staat tegenover dat nu een wijziging van de productenraming via het college noodzakelijk is, maar dat kan vrijwel wekelijks. Bij de hier bedoelde begrotingswijziging gaat het dan om overhevelingen tussen de producten.
De inzet van gemeentelijk personeel is een meer complexe aangelegenheid, waarbij sprake is van een behoefte aan een flexibele inzet. In veel gevallen zal sprake kunnen zijn van een substantieel verschil tussen de voor- en nagecalculeerde inzet van personeel. Indien het product geleverd wordt met meer of minder personeelsinzet, is het aan de managers om te zorgen dat de capacitaire tekorten en ruimtes zo efficiënt mogelijk worden opgevuld en ingezet. Voorshands wordt daarom voorgesteld géén begrotingswijzigingen te maken voor veranderde inzet van reeds aanwezig personeel.
Afwijkingen in de inzet van uren kunnen dan worden verklaard aan de directie in de bedrijfsrapportages (en aan het gemeentebestuur in de toelichting op de jaarrekening). Naast deze reguliere rapportages zullen de budgethouders rapporteren als de actuele ontwikkelingen daartoe aanleiding geven en/of als de directie daarom vraagt.
Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer.
Daarom wordt in artikel 1 van de regeling een verband gelegd tussen de uitgaven en inkomsten en de (beleids)doelen en resultaten waarop deze gericht zijn.
Deze artikelen regelen de rapportageverplichtingen van de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de budgetbeheerder. Daarbij wordt in het geval van de hoofdbudgethouder aangesloten bij het instrumentarium dat conform het Besluit begroting en verantwoording aan het college moet worden aangeboden. Verder wordt analoog geredeneerd aan de bepalingen in de financiële verordening.
Voor de budgethouders geldt het reguliere systeem van de bedrijfsplannen en de bedrijfsrapportages. Budgetbeheerders maken afspraken met hun budgethouder; deze zal eisen stellen die waarborgen dat hij zijn verplichtingen ten opzichte van de hoofdbudgethouder kan blijven waarmaken.
Dit artikel regelt een recht op informatie voor de budgethouders. Als die informatie niet voorhanden is, zullen budgethouders hun taak niet kunnen uitoefenen. Hoe de verstrekking van die informatie gewaarborgd wordt, is in de Regeling budgethouders niet geregeld; daar zijn andere regelingen voor. In de praktijk zal uiteindelijk een overeenkomst op dienstverleningsniveau tussen de financiële administratie en de budgethouders een centrale rol spelen.