Organisatie | Zandvoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiele Verordening 212 (2009) |
Citeertitel | Onbekend |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-07-2009 | 04-03-2015 | Onbekend | 30-06-2009 | Onbekend |
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
4.administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zandvoort en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
5.financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zandvoort, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
6.administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;
7.rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving;
8.doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt;
9.doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;
9.Artikel 2 Programmabegroting
9.Artikel 5 Uitvoering begroting
9.geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet worden overschreden.
4.De raad kan bij het vaststellen van de jaarrekening besluiten met de afwijkingen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting in te stemmen.
9.BEHEERSING EN INTERNE CONTROLE
9.RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING
9.Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie
9.Het college informeert de raad door middel van tussentijdse begrotingsrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente minimaal over de eerste drie en negen maanden.
9.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s waarbij
9.ingegaan wordt op de doeltreffendheid en doelmatigheid.
9.Artikel 9 Financiële positie
Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt door het college een overzicht van de investeringen gegeven. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie in de begroting de investeringskredieten. Bij de autorisatie van de investeringskredieten kan de raad uitzonderingen aangeven via amendement.
9.Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa
9.Als richtlijn worden de volgende termijnen gehanteerd:
9.Van deze richtlijnen kan door het college worden afgeweken binnen de wettelijke kaders.
Aankoop en vervaardiging van vaste activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves zo veel mogelijk ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan in de begroting worden afgeweken. In geval van activering van activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte door middel van vaststelling van de begroting door de raad, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.
9.Artikel 11 Waardering debiteuren en overige vorderingen
9.wordt door het college een voorziening wegens oninbaarheid gevormd. De hoogte van de voorziening bedraagt 100 % van de openstaande posten ouder dan 3 jaar en van de openstaande posten jonger dan 3 jaar wordt 50 % van de faillissemententen meegenomen. Openstaande posten van noemenswaardige bedragen waarvan de incasso discutabel is, worden geheel meegenomen.
2.Voor de niet in het eerste lid genoemde vorderingen wordt door het college een voorziening wegens oninbaarheid gevormd voor 100 % van de openstaande posten ouder dan 3 jaar. Openstaande posten van rijk en overheden worden hierin niet meegenomen. Openstaande posten van noemenswaardige bedragen waarvan de incasso discutabel is, worden geheel opgenomen.
9.Artikel 12 Kostprijsberekening en vaststelling tarieven en heffingen
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zandvoort wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. Het college draagt zorg voor de vastlegging van de verdeelsleutels voor toerekening van de indirecte kosten.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten (m.i.v. 2010 rioolheffingen), reinigingsrechten en afvalstoffenheffingen de compensabele BTW.
9.Artikel 13 Financieringsfunctie
9.Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels vast in een besluit Financieringsstatuut. Het college zendt het besluit Financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.
9.Artikel 14 Registratie bezittingen en activa
9.Het college draagt zorgt voor een actuele registratie van bezittingen. Bij afwijkingen in de registratie van de bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.
Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten (m.i.v. 2010) en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudens, meerpersoonshuishoudens en bedrijven.
9.Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement
9.Artikel 17 Onderhoud Kapitaalgoederen
9.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.
9.Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:
9.In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting en in de jaarstukken wordt door het college ingegaan op de actuele ontwikkelingen aangaande de bedrijfsvoering. Indien mogelijk zal ingegaan worden op de doelmatigheid.
9.Artikel 20 Verbonden partijen
9.In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande participaties en eventuele problemen bij bestaande participaties.
9.DE FINANCIËLE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE
9.De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
9.Artikel 23 Financiële administratie
9.Het college draagt er zorg voor dat:
9.Artikel 24 Financiële organisatie
9.Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:
9.Artikel 25 Aanbesteding en inkoop
9.Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.
9.Artikel 26 Subsidieverstrekking en steunverlening
9.Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Zandvoort.
9.OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
9.Vanwege de kleine veranderingen kunnen de bepalingen uit deze verordening gelijk gelden voor de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met betrekking tot de jaarrekening over 2008.
9.Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 juni 2009,
Hieronder staat een korte toelichting op de artikelen.
In raadswerkgroep Opzet begroting is deze verordening besproken. Uit de raadswerkgroep zijn geen essentiële veranderingen naar voren gekomen. Ten opzichte van de Financiële verordening 212 / 2005 is er weinig veranderd.
Net als in de vorige verordening staan nu ook nog de artikelen opgenomen die overbodig zijn, omdat deze al zijn vastgelegd in andere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Maar omdat deze verordening tevens kan dienen als kort overzicht van alle belangrijke vereisten inzake de budgetcyclus, zijn de meeste artikelen, zij het in verkorte vorm, toch opgenomen.
De definities uit dit artikel stonden ook al in de Financiële verordening 212 / 2005.
Onder lid 7 rechtmatigheid wordt alleen verwezen naar geldende wet- en regelgeving. De raad kan met de accountant jaarlijks afzonderlijke afspraken maken indien de raad meer getoetst wil hebben dan wettelijk vereist.
De programma-indeling staat vermeld in de programbegroting en wordt automatisch vastgesteld bij het vaststellen van de begroting.
Het aantreden van een nieuwe raad is een minder geschikt moment om de indeling van de programma’s aan te passen aangezien de begrotingsopstelling reeds in het voorjaar aanvangt en de raad op dat moment zich niet onmiddellijk zal kunnen verdiepen in een andere programma-indeling. Het tweede jaar van de raadsperiode lijkt dan beter geschikt. Aangezien het de raad vrij staat om op ieder tijdstip de programma-indeling te wijzigen wordt het tijdstip aan de raad zelf overgelaten. Uiteraard is het voor een goede procesvoering aan te bevelen om dit bijvoorbeeld in het najaar te doen voor de nieuwe begroting en niet ten tijde van de begrotingsopstelling zelf.
De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college, zoals geregeld in het BBV, een productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting.
Artikel 5 Uitvoering begroting
In artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen.
Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie
In dit artikel is geregeld dat er minstens twee begrotingsrapportages aan de raad worden voorgelegd. Indien ontwikkelingen aanleiding ertoe geven, zal er een begrotingsrapportage na de eerste 6 maanden worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Artikel 8 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop.
Artikel 9 De financiële positie
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten. De raad kan via amendement aangeven of er investeringen buiten de autorisatie vallen en via een raadsvoorstel nog expliciet een keer voorgelegd dienen te worden. Hoewel de gemeenteraad altijd al deze bevoegdheid heeft, wordt hier in de verordening 212 nog expliciet op gewezen.
Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa
De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa.
De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiële vaste activa worden onderverdeeld in materiële vaste activa met economisch nut en materiële vaste activa met alleen maatschappelijk nut.
Uit het BBV blijkt dat het niet afschrijven van investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut de voorkeur heeft. Het gaat hier bijvoorbeeld om wegen, pleinen en rotondes. Omdat het financieel (nog) niet haalbaar is de lasten die gepaard gaan met deze investeringen rechtstreeks in de exploitatie op te nemen, zullen deze investeringen lineair worden afgeschreven over een kortere of even lange periode als de verwachte levensduur.
De afschrijvingstermijnen vermeld onder lid 3. dienen gezien te worden als richtlijn. In het BBV is namelijk reeds vastgelegd dat de afschrijvingstermijn gelijk moet zijn aan de verwachte toekomstige levensduur.
Een aantal afschrijvingstermijnen is aangepast aan de praktijksituatie.
Artikel 11 Waardering oninbare vorderingen
Artikel 11 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen.
Het artikel is aangepast, zodat het bepalen van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen duidelijker is. Voor de volledigheid zijn er nog een paar belastingen aan het rijtje toegevoegd.
Een voorbeeld van openstaande posten van noemenswaardige bedragen waar incasso discutabel is, kan gedacht worden aan de precariobelasting op ondergrondse leidingen en kabels.
Artikel 12 Kostprijsberekening
In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2b, van de Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Voor de volledigheid worden nu naast de reserves ook de voorzieningen genoemd.
Artikel 13 Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan artikel 212, tweede lid onder c. De kaders voor het uitvoeren van de financieringsfunctie staan uitgebreid vermeld in het financieringsstatuut.
Artikel 14 Registratie bezittingen en activa
Voor een goed beeld van de financiële positie is een registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk.
In de modelverordening werd een nota Lokale Heffingen voorgeschreven. Ervaring leert dat deze nota overbodig is, omdat de paragraaf Lokale Heffingen in de begroting reeds voldoende informatie bevat.
In de modelverordening werd een nota Weerstandsvermogen voorgeschreven. Ervaring leert dat deze nota overbodig is, omdat de paragraaf Weerstandvermogen in de begroting reeds voldoende informatie bevat.
Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen
Ook onder dit artikel is de voorgeschreven nota in de modelverordening niet opgenomen. Vanuit andere regel- en wetgeving worden reeds nota’s opgesteld over het onderhoud van kapitaalgoederen.
De basis voor dit artikel is gelegen in artikel 13. Artikel 18 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden zoals de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de uitzettingen en de liquiditeitspositie.
Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Ook in dit artikel is de voorgeschreven nota komen te vervallen gezien de uitgebreidheid van de huidige paragraaf bedrijfsvoering. In het BBV zelf is reeds geregeld aan welke eisen de informatie aangaande personeel en organisatie dient te voldoen.
De nota zoals opgenomen in de modelverordening is ook hier achterwege gelaten. Opgenomen zijn nog wel de minimumvereisten waaraan de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarrekening dient te voldoen.
Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis.
Artikel 21, eerste lid, regelt, dat het college eenmaal in de vier jaar een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen. De reden waarom ervoor gekozen is om voor het grondbeleid wel periodiek een nota verplicht te stellen is dat het hier om een uitgesproken strategisch onderwerp gaat waarvoor het beleid op de langere termijn duidelijk aangegeven moet worden door de raad.
Uiteraard staat het de raad vrij om op een eerder moment om een nota te verzoeken. Ook het college kan eerder een nota aanbieden indien daartoe aanleiding is. Het tweede lid van artikel 21 schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval in de verplichte paragraaf grondbeleid bij de begroting en jaarstukken moet worden geïnformeerd.
Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van
bepaalde, in de verordening vereiste, informatie de belangen van de gemeente schaden. We kunnen bijvoorbeeld denken aan het opnemen van de financiële onderhandelingsruimte in de begroting voor de aankoop van een stuk grond. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s.
In artikel 22 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet, inherent aan het dualisme, de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 23, 24 en 25.
Artikel 23 Financiële administratie
Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het BBV zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie, het CBS etc.
Artikel 24 Financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden. In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.
Artikel 25 Aanbesteding en inkoop
De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is, naast de desbetreffende administratieve aspecten, tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Artikel 25 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de
Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.
Artikel 26 Subsidieverstrekking en steunverlening
Een andere kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.
Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening 212 / 2009 op grond van artikel 212 van de Gemeentewet. Vanwege de kleine wijzigingen kan deze verordening meteen van kracht zijn op de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met betrekking tot de jaarrekening over 2008.