CVDR116871_1Controleverordening gemeente Lansingerland 2011nlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandHeraut 19-10-2011/InternetControleverordening artikel 213 gemeente Lansingerland 2011Besluit accountantscontrole provincies en gemeentenGemeentewet, art. 149Gemeentewet, art. 213gemeenteraadfinanciën en economie2011-09-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-10-272013-11-14OnbekendBR1100231/Voorstelnr. 2011/92 T11.06593GeenControleverordening gemeente Lansingerland 2011Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting
van de financiële organisatie van de gemeente Lansingerland 20111.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant: een door de raad benoemde:
registeraccountant, of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten;
of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken;
die beschikt over een vergunning van de AFM om wettelijke
controles te mogen uitvoeren en die belast is met de
controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet
bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde
accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel
186 Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere
regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213
Gemeentewet, in acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het
overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-
en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
provincies en gemeenten.
deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de
verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke
organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van 4 jaar.2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de
daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties
(en afwijkende rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar;
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden;
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in
het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan
de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli
aan de raad.5.Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountants-controle wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een
vertegenwoordiging uit de raad, de portefeuillehouder financiën, de
gemeentesecretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de
dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het
hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren.3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2011,
met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van
de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2011 en
later.Deze verordening treedt in de plaats van de Verordening voor de controle op
het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van
de gemeente Lansingerland van 2 januari 2007. 9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening artikel 213
gemeente Lansingerland 2011".Sluiting Deze verordening treedt in werking op de achtste dag nadat de vaststelling
is bekendgemaakt.Aldus vastgesteld door de raad van Lansingerland op 29 september 2011.De griffier, De voorzitter,Kees van ’t Hart, Ewald van VlietArtikelgewijze toelichting Controleverordening artikel 213 gemeente
Lansingerland 20111.DefinitiesArtikel spreekt voor zich. De controle van een gemeentelijke jaarrekening is
een wettelijke controle in de zin van de Wet toezicht
accountantsorganisaties. Accountants die verbonden zijn aan of werkzaam zijn
voor een accountantsorganisatie die beschikt over een vergunning van de AFM
voor het uitvoeren van wettelijke controles mogen accountantscontroles
uitvoeren bij gemeenten.2.Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen
aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening
en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van
deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant
zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant
controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad,
die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is
echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant
ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester
vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van
artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is
een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een
aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten die werkzaam is bij
of verbonden is aan een accountantsorganisatie die een vergunning voor het
uitvoeren van wettelijke controles heeft. Deze vergunning wordt afgegeven
door de AFM.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt
de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is
voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de
jaarrekening. Voor de accountants-controle geldt het Besluit
accountantscontrole provincies en gemeenten dat krachtens het zesde lid van
artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit
accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases
en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van
de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de
toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole
worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een
aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een
hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid
aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het
verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van
deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar
willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde
politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het
is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de
aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij gemeenten kan het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van
de jaarrekening zo hoog zijn, dat de accountantscontrole Europees moet
worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur, die met
de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur zal de prijs
van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de
selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De
raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit
wordt geregeld in het vijfde lid van artikel 2.3.Informatieverstrekking door collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor
de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de
raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele
door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening
regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de
achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring
af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie
die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben
achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of
Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen
wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring
verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening
moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15
juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en
moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198
Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn
vastgesteld.De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de controleverklaring en het
verslag van bevindingen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en
de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.4.Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting
van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van
een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.5.Toegang tot informatieArtikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te
doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de
afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de
aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te
zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen
van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole.6.Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing
van de accountant voor andere soort accountants-controles is een bevoegdheid
van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te
besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier
vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke
adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant
niet in gevaar brengen. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering
van de administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant
kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten
aanzien van zijn controle-werkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op
de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan
mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de
jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de
accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat
het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van
de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de raad
benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft,
dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de
mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn
oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter
bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van
prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard
(zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een
andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de
accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt
dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.7.RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering
en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college.
Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de
aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende
rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c
& e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande
de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.
Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding
moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de
accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het
programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles
(interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het
college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de
jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van
artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de
accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine
afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de
rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en
onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden
voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van
bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het
geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de
constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.8.InwerkingtredingIn dit artikel wordt de datum gegeven vanaf waarneer deze verordening in
werking treedt.9.CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar
deze verordening kan worden verwezen.