CVDR116548_1Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2011nlregelingBloemendaal2011-10-07BloemendaalWeekblad Kennemerland Zuid d.d. 6 oktober 2011Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2011Gemeentewet, art. 139, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-09-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-10-072019-02-15nieuwe regeling20110500551.Geen.Geen.Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2011 Nr. 2011050055 De raad der gemeente Bloemendaal;gelezen het voorstel van het
presidium van 6 september 2011;b e s l u i t :vast te
stellen de volgende:Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad
Bloemendaal 2011 Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal
20111 BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:In deze verordening wordt verstaan onder:
gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad
met de burgemeester;
evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld
in artikel 2;
adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die
de commissie van informatie voorzien;
commissaris: commissaris van de Koningin in de
provincie.
2: Algemene bepalingenAlgemene bepalingenLid 1. De raad stelt een evaluatiecommissie in, die gesprekken voert met de
burgemeester.Lid 2. De evaluatiecommissie voert ten minste drie gesprekken per
ambtsperiode.3: Procedure en tijdschemaLid 1. De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken.Lid 2. Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken
voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met
de burgemeester heeft.4: Samenstelling commissieLid 1. De raad kiest de evaluatiecommissie uit zijn midden, in beginsel ten
minste acht weken voor het formele gesprek bedoeld in artikel 3, lid 2.Lid 2. De evaluatiecommissie bestaat uit maximaal de fractievoorzitters uit
de raad Lid 3. De raad benoemt geen plaatsvervangende leden.Lid 4. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de
raad een vervanger.Lid 5. De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier.Lid 6. De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en
gemeentesecretaris.5: Voorzitterschap avn de evaluatiecommissieLid 1. De evaluatiecommissie wijst uit haar midden een van de leden aan als
voorzitter.Lid 2. De voorzitter leidt het gesprek.Lid 3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder.Lid 4. De evaluatiecommissie kan zich laten bijstaan door een externe
gespreksleider.6: GeheimhoudingLid 1. De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de
inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de
vergadering.Lid 2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid
wordt voldaan.Lid 3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en
geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom
alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en
van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het
op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met
derden is niet toegestaan.Lid 4. De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de
verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de
gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatiecommissie, noch
aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid
4.Lid 5. De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het
eerste lid verplicht, op.Lid 6. De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de
wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van
documenten, voeren van de correspondentieen bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.Lid 7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de
evaluatiecommissie van kracht.Lid 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
griffier, de adviseurs en de externe gespreksleider.7: Voorbereiding gesprekLid 1. De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de
gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand evaluatieverslag in
te zien.Lid 2. De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de
gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.Lid 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de
evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke
uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en
bespreekpunten.Lid 4. Het commissielid dat niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt
dit tijdig mee.Lid 5. Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt
de griffier voor een nieuwe afspraak.8: Het gesprekLid 1. De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid.Lid 2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie
als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de
geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.Lid 3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de
burgemeester is benoemd.Lid 4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:
de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het
presidium of overleg met de fractievoorzitters;
de burgemeester in het proces van dualisme;
de burgemeester als voorzitter van het college;
de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met
toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
e.de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille,
waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;
de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en
bedrijven;
de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de
regio, provincie, rijk en Europa;
de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de
gemeentesecretaris, de griffier en het management van de
gemeentelijke organisatie;
de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;
de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde,
competenties.
Lid 5 In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de
ontwikkelingen van de gemeente.9: VerslagleggingLid 1. Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in
drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door
ondertekening vastgesteld.Lid 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol
van de aanwezigen bij het gesprek.Lid 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het
besprokene.Lid 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester
en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd.10: ArchiveringLid 1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering
van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.Lid 2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken
door de griffier vernietigd.11: SlotartikelDeze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel
139, tweede lid van de Gemeentewet.12: SlotartikelDeze verordening wordt aangehaald als Verordening Evaluatiegesprekken
burgemeester en raad Bloemendaal 2011.Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente
Bloemendaal, gehouden op 29 september 2011., voorzitter , griffierGepubliceerd in het Weekblad Kennemerland Zuid d.d. 6 oktober 2011.In werking: 7 oktober 2011TOELICHTING AlgemeenDe verordening is bedoeld als een hulpmiddel. Deze helpt om het proces van
evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant
te maken. Artikel 2Lid 2 geeft een bandbreedte voor het aantal te voeren gesprekken tijdens de
ambtsperiodevan een burgemeester van 6 jaar. De commissaris van de Koningin voert gedurende
dietermijn 3 voortgangsgesprekken met de burgemeester. De raad zou in ieder geval
voorafgaandaan die gesprekken, dus drie maal per ambtsperiode, een evaluatiegesprek met
deburgemeester moeten voeren. Het verdient echter aanbeveling dat de raad een
hogere frequentieaanhoudt. Een jaarlijks evaluatiegesprek met de burgemeester en de raad heeft
alsvoordeel dat de gesprekken over een kortere periode gaan waarbij – tijdens een
formeelmoment - zowel de burgemeester als de raad regelmatiger van elkaar horen hoe
over elkaarsfunctioneren wordt gedacht. Artikel 3Lid 2: ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de
voortgangsgesprekkendie de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn
vanvier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het
evaluatiegesprekop te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen (zie artikel 9
van de verordening).De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het
verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de
commissaris van de Koningin met de burgemeester voert.Artikel 4In lid 1 wordt in afwijking van de voorbeeld-verordening over een termijn van
in beginsel acht weken gesproken. Zonder deze toevoeging
zou de verkiezing van een evaluatiecommissie dit jaar misschien wel eens te laat
kunnen zijn geweest. In lid 2 er is gekozen voor de commissie uit maximaal de
fractievoorzitters uit de raad te laten bestaan. De commissie mag dus ook
kleiner van omvang zijn. Het Presidium stelt voor de commissie uit alle fractievoorzitters (7) te laten
bestaan. Met het oog op de fusie met Bennebroek per 1 januari 2009, komt de
verordening per die datum te vervallen. Bij een naar verwachting nieuw vast te
stellen verordening zal de omvang opnieuw bepaald worden. De deelnemers zijn ook degenen die het gesprek voorbereiden en wellicht een
training hebbengehad voor het voeren van een evaluatiegesprek. Om die redenen is het niet
verstandig daarook plaatsvervangende leden bij te betrekken. Dat zou afbreuk kunnen doen aan
zowel eengedegen voorbereiding van het gesprek door de deelnemers als het vertrouwelijk
karakterdaarvan.Artikel 4Lid 5: de evaluatiecommissie kan ervoor kiezen om zich vooraf door wethouder(s)
en ofsecretaris te laten informeren over het functioneren van de burgemeester.
Besloten kan wordendeze adviseur(s) bij een deel van het gesprek aanwezig te laten zijn.Artikel 5Lid 4 regelt de mogelijkheid, dat de evaluatiecommissie zich kan laten bijstaan
door eenexterne gespreksleider. Een externe gespreksleider is in die hoedanigheid
uitsluitend technischvoorzitter, die het doel van het evaluatiegesprek en de individuele belangen van
dedeelnemers in de gaten houdt en de tijd bewaakt. De deelnemers kunnen zich
volledig richtenop het gesprek.De in de verordening genoemde bevoegdheden van de voorzitter gaan in eendergelijk situatie NIET over op de externe gespreksleider. De externe
gesprekleider ondertekentevenmin het conceptverslag. Uiteraard is de geheimhoudingsplicht WEL
op de externevan toepassing.Artikel 6Lid 3 regelt dat betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de
vertrouwelijkheid engeheimhouding in gevaar komen. Hiermee is bedoeld te zeggen, dat in de
voorbereidingbetrokkenen alleen gebruik kunnen maken van eigen kennis en ervaring, van
openbare bronnenen van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en
gemeentesecretaris.Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met
derden(zowel binnen als buiten het gemeentehuis) is uitgesloten. Geheimhouding moet
voorkomendat de privacy van de betrokkenen geschonden wordt en de bestuurskracht
afneemt.Daarnaast kan het bevragen van derden leiden tot belangenverstrengeling.Of naar aanleiding van een evaluatiegesprek in onderling
overleg gemaakte –zakelijke- afspraken kenbaar worden gemaakt aan (o.a.) de
raadsfracties, is afhankelijk van de plaatselijke politiek-bestuurlijke
verhoudingen. Er zal op dat moment naar bevind van zaken gehandeld moeten
worden.Artikel 7Lid 1: de leden van de evaluatiecommissie krijgen de gelegenheid om het
evaluatieverslagvan het laatstgehouden gesprek in te zien zodat zij weten welke afspraken er
zijn gemaakt.Bovendien hoeft de samenstelling van de commissie niet noodzakelijk dezelfde te
zijn als inhet voorgaande evaluatiegesprek. Daarnaast kan gekozen worden om ook de
voorgaandeverslagen te laten inzien. Het inzien van het evaluatieverslag gebeurt op de
kamer en inaanwezigheid van de griffier. Van het verslag worden geen kopieën gemaakt.Artikel 8Lid 3 :de profielschets is uitgangspunt voor het gesprek. Op basis van dat
profiel heeft devertrouwenscommissie de burgemeester voorgedragen voor benoeming. In lid 5 wordt
demogelijkheid geboden om vervolgens ook over de gevolgen van maatschappelijke
ontwikkelingenvoor het functioneren van het gemeentebestuur te spreken. Bij een nieuwe
procedurevoor (her)benoeming kunnen maatschappelijke ontwikkelingen in de gemeente reden
zijntot het opstellen van een nieuwe profielschets. In bijvoorbeeld het laatste
gesprek, waarbijook de herbenoeming een bespreekpunt kan zijn, kunnen de ideeën voor het
bijstellen of hetopstellen van een nieuwe profielschets voortvloeien uit het bespreekpunt over de
toekomstvan de gemeente. Deze uitkomst kan de voorzitter aan alle fractievoorzitters
terugmelden.Artikel 9Lid 1 regelt de verslaglegging van het gesprek. Het door de griffier opgestelde
conceptverslagwordt voorgelegd aan de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester.
Binneneen door betrokkenen af te spreken termijn dienen zij hierop te reageren. Het
verslag wordtin drievoud opgesteld en ondertekend zodat zowel de burgemeester, de raad als
commissarisvan de Koningin een exemplaar heeft.Het verslag wordt door ondertekening van zowel de leden als de burgemeester
vastgesteld.De burgemeester kan ervoor kiezen het verslag alleen voor gezien te
ondertekenen. In datgeval dient de burgemeester ervoor te zorgen dat een zienswijze aan het verslag
wordt toegevoegdDit zou onder meer een verdieping of uitwerking van gemaakte afspraak of
afspraken kunneninhouden. Een termijn van 10 werkdagen is dan een redelijke termijn om een en
anderte laten bezinken en te heroverwegen. Daarnaast is het dan nog steeds mogelijk
om het evaluatieverslagmet zienswijze tijdig naar de commissaris van de Koningin te sturen.Een mooiere oplossing is om nogmaals met dezelfde deelnemers aan het gesprek ‘om
tafelte gaan’ en de ‘pijnpunten’ uit het verslag te bespreken zodat kan worden
uitgesloten dat erwellicht sprake is van een misverstand. In dat geval kan het verslag worden
aangepast.Indien het evaluatiegesprek werd voorgezeten door een externe gespreksleider kan
al danniet besloten worden om die eveneens aan dit gesprek te laten deelnemen.Ook voor dit gesprek geldt mutatis mutandis de eerder opgelegde
geheimhouding.Artikel 10Onder geheimhouding archivering door de griffier wordt verstaan het opbergen van
hetverslag op een voor anderen niet toegankelijke wijze. Dat kan zijn in een
gesloten en verzegeldeenveloppe.