CVDR11587_1verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheidennlregelingPutten2018-05-22PuttenPuttens WeekbladArchiefverordening gemeente PuttenArchiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2008-04-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-04-172011-03-03nieuwe regelingIZ/2008/455openbaat bestuur en administratie: het organisme1.Besluit informatiebeheergeenverordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheidenVastgesteld bij besluit van de raad van 3 april 2008, nr. IZ/2008/455VERORDENING BETREFFENDE DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS, HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, VOORZOVER DEZE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATSIALGEMENE BEPALINGEN1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.de wet:de Archiefwet 1995;b.gemeentelijke organen:de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b., van de wet, voor zover behorend tot de gemeente Putten;c.archiefbescheiden:de in de wet in artikel 1, onder c., bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats;d.archiefruimten:een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;e.de archiefbewaarplaats:de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;f. de archivaris:de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;g.beheerder:degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;h.informatiesysteem:systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
IIDE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, evenals voldoende en doelmatige archiefruimte.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht.IIITOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS9De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door ambtenaren die in bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.111.De beheerder of beheerders verstrekt/verstekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, evenals, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan de burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSLOTBEPALING15Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van haar bekendmaking. De Archiefverordening gemeente Putten van 6 juli 2000 wordt ingetrokken.16Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Putten.