Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | REGELING BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, VOOR ZOVER DEZE DOCUMENTEN NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS |
Citeertitel | Besluit Archief- Informatiebeheer van Leiden 1998 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Verordening Archief- en Informatiebeheer, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
10-07-2017 | 04-07-2017 | nieuwe regeling | 17-11-1998 Stadsblad, 30-01-2004 | B&W 98.0923 | |
12-03-2004 | 04-07-2017 | nieuwe regeling | 17-11-1998 Stadsblad, 30-01-2004 | B&W 98.0923 |
Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de volgende organisatieonderdelen aangemerkt:
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
De gemeentearchivaris draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij de krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder archiefstuk, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het archiefstuk is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het archiefstuk betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het archiefstuk is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Hij doet mededeling van deze procedures aan de gemeentearchivaris.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan de functionarissen die zijn belast met het toezicht op het archiefbeheer.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.