Besluit mandaat, volmacht en machtiging Leiden

Artikel 1 Definities

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van Leiden;

• b.

  de burgemeester: de burgemeester van Leiden als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• c.

  de algemeen directeur: de gemeentesecretaris van Leiden;

• d.

  de gemeente: de gemeente Leiden als publiekrechtelijk lichaam en als privaatrechtelijk rechtspersoon;

• f.

  de raad: de gemeenteraad van Leiden;

• g.

  mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

• h.

  volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• i.

  machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• j.

  afdelingsmanager: manager van een afdeling, directeur van een instelling van de gemeente Leiden;

• k.

  ambtelijk opdrachtgever: een door de algemeen directeur aangewezen ambtelijk opdrachtgever voor projecten en programma’s als bedoeld in artikel 9, eerste lid van het Organisatiebesluit Gemeente Leiden;

• l.

  projectmanager: projectmanager werkzaam bij het Projectmanagementbureau van de gemeente Leiden.

Artikel 2 Algemeen

• 1. Voor de toepassing van het mandaatbesluit en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging;

• 2. Het mandaat omvat tevens alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;

• 3. Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt het mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koningin en een college van Gedeputeerde Staten.

Artikel 3 Mandaat

• 1. Het mandaatbesluit bevat in bijlage A een register waarin de bevoegdheden staan die aan het college en de burgemeester worden voorbehouden respectievelijk door het college en de burgemeester worden gemandateerd.

• 2. Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de 1ste functionaris voor de in het register genoemde algemene en bij zijn functie genoemde specifieke aangelegenheden.

• 3. De 1ste functionaris die het mandaat van het college of de burgemeester ontvangen heeft kan de door hem ontvangen bevoegdheden ondermandateren aan de 2de functionaris als bedoeld in het register.

• 4. De 2de functionaris die het ondermandaat van de 1ste functionaris ontvangen heeft kan de door hem ontvangen bevoegdheden ondermandateren aan de 3de functionaris als bedoeld in het register.

• 5. Er kunnen beperkingen worden verbonden aan het verlenen van mandaat of ondermandaat.

• 6. Een mandaat en een ondermandaat worden schriftelijk verleend en worden ter kennis gebracht aan het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 4 Toepassing mandaat

• 1. Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijke regelingen, aanwijzingen, richtlijnen e.d. van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

• 2. Indien aan een krachtens mandaat te nemen besluit financiële consequenties zijn verbonden, moeten deze blijven binnen de desbetreffende begrotingspost.

• 3. Tenzij in bijlage A anders is aangegeven worden bij afwezigheid van functionarissen aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

• 4. De functionarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein.

• 5. De ambtelijk opdrachtgevers en de projectmanagers zoals genoemd in artikel 1 sub k. en l. maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik binnen de vastgestelde kaders van het project en binnen het voor het project toegekende budget.

Artikel 5 Intrekken mandaat

Diegene die mandaat of ondermandaat verleent kan deze geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, intrekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en ter informatie aan het bevoegde bestuursorgaan gezonden, tenzij het om een concrete, individuele aangelegenheid gaat.

Artikel 6 Vooroverleg

• 1. Indien daartoe aanleiding is legt de functionaris een te nemen besluit vooraf aan de portefeuillehouder voor.

• 2. Indien dit nodig wordt geacht wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan.

• 3. Het bepaalde in het eerste lid vindt in elk geval toepassing indien:

  • a.

    het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid;

  • b.

    indien er rekening mee moet worden gehouden dat de portefeuillehouder en/of het bevoegde bestuursorgaan op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

  • c.

    uit een te nemen besluit niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien.

Artikel 7 Afstemming

• 1. Indien bij een krachtens mandaat te nemen besluit een andere gemeentelijke afdeling belang heeft of het te nemen besluit het taakgebied van een andere afdeling raakt, legt de functionaris aan wie de bevoegdheid ter zake is gemandateerd, onverminderd hetgeen hierover in bijlage A is bepaald, de zaak vooraf voor aan de manager van die andere afdeling.

• 2. Indien met de manager van die andere afdeling geen overeenstemming wordt bereikt, legt de functionaris de zaak voor aan de portefeuillehouder. Indien deze zulks nodig acht wordt de zaak ter verdere besluitvorming voorgelegd aan het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 8 Ondertekening

• 1. Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  "Burgemeester en Wethouders van Leiden,

  namens dezen,"

  gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

• 2. Ingeval de in dit besluit bedoelde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

  "De Burgemeester van Leiden,

  namens deze,"

  gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

• 3. In afwijking van het eerste lid geschiedt de ondertekening van uitgaande stukken door het bevoegde bestuursorgaan indien:

  a. het een aan een wethouder verleend beslissingsmandaat betreft;

  b. het een besluit tot een aanstelling in gemeentedienst betreft.

Artikel 9 Slotbepalingen en citeertitel

• 1. Het Mandaatbesluit Leiden wordt ingetrokken.

• 2. Het Mandaatregister wordt ingetrokken.

• 3. Ondermandaten die op grond van het Mandaatbesluit Leiden en het Mandaatregister zijn verstrekt berusten mede op de mandaatregeling Leiden.

• 4. Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 januari 2009.

• 5. Bij strijdigheid tussen bovenstaande tekst en bijlage A gaat de tekst van bijlage A voor.

• 6. Deze regeling wordt aangehaald als: mandaatregeling Leiden.