CVDR113741_1Regeling Beoordelingsgesprekken 2011nlregelingDiemen2018-10-30DiemenOnbekendRegeling Beoordelingsgesprekken 2011CAR-UWOcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-08-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-10-01juridisch-technische en redactionele wijzigingen11-32-02GeenRegeling Beoordelingsgesprekken 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Diemen;overwegende dat van de Ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet
op de Ondernemingsraden instemming is verkregen;gelet op het bepaalde in artikel 15:1:15 van de Collectieve
Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst;gelet op het bepaalde in de regeling Adviescommissie Bezwaarschriften
Rechtspositie;BESLUITEN:vast te stellen de navolgende “Regeling Beoordelingsgesprekken 2011”
1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:
ambtenaar: degene die in vaste dienst
is of in tijdelijke dienst is voor een periode van minimaal 12
maanden op grond van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling.
beoordelaar: de gemeentesecretaris, de
adjunct-gemeentesecretaris of de manager van de afdeling waarvan de
te beoordelen ambtenaar deel uitmaakt.
coördinator: degene die binnen een
afdeling belast is met de dagelijkse aansturing, anders dan als
beoordelaar, over een groep ambtenaren.
beoordelingsadviseur: de
managementadviseur Personeel en Organisatie, die beoordelaar en de
ambtenaar ter zijde staat en van advies dient in de
beoordelingsprocedure.
het beoordelingsformulier: het door
burgemeester en wethouders vastgestelde modelformulier, waarop de
beoordeling moet worden vastgelegd.
competenties: het samenstel van
competenties welke voor het vervullen van de functie door de
ambtenaar noodzakelijk zijn.
functie: het samenstel van de door de
ambtenaar te verrichten werkzaamheden.
21.over de ambtenaar wordt in beginsel één maal in de twee jaren een
beoordeling van het functioneren gemaakt, tenzij het dienstbelang een
hogere frequentie vereist.2.in afwijking van het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, wordt
van een ambtenaar die in tijdelijk dienst is benoemd na indiensttreding
ook na 9 maanden een beoordeling gemaakt.3.het bepaalde in het tweede lid van dit artikel geldt eveneens ten
aanzien van de ambtenaar die met een nieuwe functie is belast.4.een beoordeling als bedoeld in het tweede en derde lid van dit artikel
wordt altijd vooraf gegaan door een functioneringsgesprek overeenkomstig
het bepaalde in de regeling functioneringsgesprekken. Dit
functioneringsgesprek vindt in beginsel plaats na 4 maanden na
indiensttreding van de ambtenaar dan wel nadat de ambtenaar met een
nieuwe functie is belast.5.het functioneringsgesprek en de beoordeling worden vastgesteld op de
daartoe door burgemeester en wethouders voorgeschreven formulier.31.de beoordeling van een ambtenaar wordt opgemaakt door de beoordelaar.
Indien de beoordelaar zelf geen directe kennis draagt van het
functioneren van beoordeelde, dan dient de beoordelaar over de
beoordeling van de ambtenaar overleg te plegen met de coördinator van de
ambtenaar, waarbij deze input geeft aan beoordelaar over het
functioneren van de ambtenaar.2.de beoordeling wordt eerst nadat deze is opgemaakt uitgereikt aan de
ambtenaar.41.aan de beoordeling dient op de genoemde gezichtspunten een oordeel te
worden verbonden, uitgedrukt in de scores 1 tot en met 5.2.de in het eerste lid aangeduide waarderingsniveaus dienen op
onderstaande wijze te worden geïnterpreteerd:1.voldoet structureel niet aan de te stellen functie-eisen;2.voldoet (nog) niet geheel aan de te stellen functie-eisen;3.voldoet aan de te stellen functie-eisen;4.presteert incidenteel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen
mag worden verwacht;5.presteert structureel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen
mag worden verwacht.51.beoordelaar reikt de beoordeling uit aan de ambtenaar en licht de
beoordeling tegelijkertijd inhoudelijk toe.2.binnen maximaal twee weken, maar niet eerder dan na één week, nadat de
beoordeling is uitgereikt wordt de beoordeling door beoordelaar met de
ambtenaar inhoudelijk nader besproken.3.als de ambtenaar in de beoordeling wijzigingen voorstelt, waarmee
beoordelaar zich kan verenigen, wordt het beoordelingsformulier
dienovereenkomstig aangepast.4.als de ambtenaar zich kan verenigen met de inhoud van de beoordeling,
tekent hij het beoordelingsformulier voor akkoord.5.indien de ambtenaar zich niet kan verenigen met de beoordeling, en
beoordelaar deze niet overeenkomstig de voorstellen van de ambtenaar
meent te kunnen wijzigen, wordt het gesprek beëindigd en zal binnen een
termijn van drie weken opnieuw een gesprek over de beoordeling
plaatsvinden in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur.6.de beoordelingsadviseur onderzoekt de mogelijkheid om alsnog
overeenstemming over de beoordeling te bereiken en draagt er daarbij
zorg voor dat de mening van beide partijen tijdens dit gesprek aan de
orde komt en maakt daar een verslag van. Dit verslag wordt toegevoegd
aan het beoordelingsformulier.7.indien de ambtenaar zich ook na het tweede gesprek als bedoeld in het
zesde en het zevende lid van dit artikel niet kan verenigen met de
beoordeling en beoordelaar deze niet overeenkomstig de voorstellen van
de ambtenaar meent te kunnen wijzigen, dan wordt het beoordelingsgesprek
afgerond en de beoordeling tesamen met het gespreksverslag ter
vaststelling voorgelegd aan de gemeentesecretaris.8.de gemeentesecretaris of zijn vervanger stelt de beoordeling namens
burgemeester en wethouders vast.9.aan de ambtenaar wordt een exemplaar van de vastgestelde beoordeling
uitgereikt onder schriftelijke vermelding van de mogelijkheid van
bezwaar.61.de ambtenaar kan na ontvangst van een afschrift van de vastgestelde
beoordeling bij burgemeester en wethouders bezwaar maken tegen de
definitief vastgestelde beoordeling, overeenkomstig het bepaalde in de
Algemene Wet Bestuursrecht.2.burgemeester en wethouders nemen eerst een beslissing op het
bezwaarschrift van de ambtenaar nadat ter zake advies is uitgebracht
door de adviescommissie, als bedoeld in de Regeling Adviescommissie
bezwaarschriften rechtspositie 2011.71.de opgemaakte en vastgestelde beoordeling en alle andere daarop
betrekking hebbende stukken worden strikt vertrouwelijk behandelend en
gedurende maximaal zeven jaren opgenomen in het personeelsdossier van de
ambtenaar tenzij burgemeester en wethouders anders besluiten;2.de laatst vastgestelde beoordeling maakt altijd deel uit van het
personeelsdossier van de ambtenaar.3.inzage in deze stukken is slechts toegestaan aan de betrokken ambtenaar,
de betrokken beoordelaar, de gemeentesecretaris en zijn vervanger en de
medewerk(st)er van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning voor
zover ambtshalve daartoe de noodzaak bestaat.8Slotbepalingen1.in alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, dan wel
onduidelijkheid of oneindigheid bestaat over de toepassing daarvan,
beslissen burgemeester en wethouders.2.de onder vigeur van het Beoordelingsbesluit 2010 en de Regeling
Beoordelingsgesprekken 2011 van 15 maart 2011 vastgestelde beoordelingen
blijven van kracht tot deze zijn vervangen door een beoordeling op basis
van deze regeling.9Citeertitel en inwerkingtreding
deze regeling wordt aangehaald als de “Regeling
Beoordelingsgesprekken 2011”.
deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2011.
met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de regeling
Beoordelingsgesprekken 2011 vastgesteld op 15 maart 2011
ingetrokken.
Diemen, 9 augustus 2011Burgemeester en wethouders voornoemd,De secretaris, De burgemeester, Toelichting op de Regeling Beoordelingsgesprekken 2011:Artikel 1: Dienstbelang:Wat onder dienstbelang moet worden verstaan wordt telkens door Bevoegd gezag
(college van Burgemeester en wethouders) situationeel bepaald. Er is dan ook
geen eenduidige definitieve voor beschikbaar. Op grond van de Algemene wet
bestuursrecht (Awb) moet bij de beoordeling van de vraag of het dienstbelang in
het geding is de belangen van de ambtenaar worden meegewogen. De beslissing om
het dienstbelang van toepassing te laten zijn moet aan de ambtenaar gemotiveerd
worden meegedeeld. Er wordt dus altijd een schriftelijk besluit over uitgereikt
aan de ambtenaar. Toetsing van de beslissing om “dienstbelang” toe te passen
vindt plaats via bezwaar en beroep (Awb). Hogere frequentie:Een hogere frequentie bij het beoordelen kan worden ingegeven door bijv. een
ontwikkeltraject, waarin het noodzakelijk is de resultaten daarvan regelmatig
rechtspositioneel vast te stellen. Veelal gaat het daarbij om de vraag om een
beloningsmaatregel, bijv. periodieke verhoging, te nemen.Een andere reden voor een hogere frequentie bij het beoordelen is de situatie
waarin een ambtenaar niet aan de gestelde functie-eisen voldoet en er een
verbeterplan is afgesproken. Een verbeterplan wordt altijd
afgesloten met een beoordeling. Een verbeterplan heeft nooit de looptijd van
drie jaar. Daardoor moet vaker dan een maal per
drie jaar beoordeeld worden.Artikel 2: Indien geen beoordeling van de ambtenaar heeft plaatsgevonden binnen
de in artikel 2, eerste lid aangegeven periode, dan wordt het functioneren van
de ambtenaar ambtshalve met een voldoende beoordeeld.Beoordelingsgesprek:De medewerker kan gemotiveerd verzoeken om een meer dan een beoordelingsgesprek
per twee jaar. Slechts om redenen van dienstbelang kan dit geweigerd worden.
Tegen een dergelijk besluit staat de mogelijkheid van bezwaar open op grond van
de Awb.De beoordeling vindt plaats over een termijn van maximaal 12 maanden.Artikel 5: Indien op grond van het bepaalde in het 6de lid van dit artikel
opnieuw een gesprek plaatsvindt over de beoordeling van een ambtenaar, dan kan
deze zich daarbij altijd laten bijstaand door een door hem te kiezen
vertrouwenspersoon. De kosten daarvan komen voor rekening van de ambtenaar.Artikel 6: De termijn waarbinnen tegen een besluit bezwaar gemaakt moet worden
is zes weken na bekendmaking van het besluit aan de ambtenaar (artikel 6:8
Awb).Artikel 7: De bewaartermijn van een beoordeling van de ambtenaar is in beginsel
vastgesteld op maximaal zeven jaar. Op grond van dienstbelang kan Burgemeester
en wethouders (als bevoegd gezag) een andere bewaartermijn vaststellen. Dit zal
bijv. gebeuren als de ambtenaar bezwaar heeft gemaakt tegen de beoordeling maar
deze nog niet in rechte onaantastbaar is geworden. Dat wil zeggen dat er nog een
beroepprocedure tegen loopt. Dat kan in uitzonderlijke situaties het geval zijn
als de ambtenaar in hoger beroep is gegaan tegen de beoordeling bij de Centrale
Raad van Beroep. De behandeling kan dan lange tijd duren. De aangevallen
beoordeling dient dan uiteraard niet vernietigd te worden na zeven jaar, maar
onderdeel te blijven uitmaken van het personeeldossier.Artikel 8: Burgemeester en wethouders hebben de bevoegdheid besluiten te nemen
over aangelegenheden die niet in de regeling zijn opgenomen. De grondslag
daarvoor is onder andere terug te vinden in artikel 4.84 Awb.Artikel 10: Een beoordeling die aan de ambtenaar wordt uitgereikt voor dat de
regeling Beoordelinggesprekken gemeente Diemen van kracht is, vallen onder de
werking van het Beoordelingsbesluit 2010. De beoordeling dient dan ook via de in
het Beoordelingsbesluit 2010 opgenomen regelgeving te worden afgewikkeld.Rol coördinator:
De rol van informant impliceert een actieve rol van de coördinator. Dit
is nodig omdat de coördinator degene is die feitelijk dagelijks met een
medewerker samenwerkt.
De manager formuleert de eigen bevindingen over het functioneren, de
afgesproken resultaten en het voldoen aan kernwaarden en competenties.
De coördinator toetst dit daarna aan de eigen ervaringen en doet zo
nodig voorstellen voor bijstelling. De manager blijft verantwoordelijk
voor de inhoud van een beoordeling.
De coördinator is altijd bij het beoordelinggesprek aanwezig, mits de
medewerker hiermee instemt. Doel hiervan om op een actieve wijze
uitwisseling van informatie en standpunten te realiseren, waarop
bovendien direct op gereageerd kan worden. Dit komt de inhoud en het
proces van het beoordelinggesprek ten goede. Hierdoor wordt bereikt dat
het wederzijdse gesprek over het functioneren wordt gevoerd tussen
degene die dagelijks met elkaar werken.
Bijlage: Voorgeschreven beoordelingformulierPersoonlijke Beoordeling gemeente DiemenNaam medewerker : Afdeling : Team : Functiebenaming : Periode beoordeling :Het beoordelinggesprek bestaat uit 2 delen: de beoordeling (deel A) en het maken
van afspraken (deel B). Deel B kan bovendien worden gebruikt voor het
gesprekverslag. De in te vullen competenties worden overgenomen van het
competentieprofiel. Verklaring van de gebruikte waardering bij de beoordeling.
voldoet structureel niet aan de te stellen functie-eisen;
voldoet (nog) niet geheel aan de te stellen functie-eisen;
voldoet aan de te stellen functie-eisen;
presteert incidenteel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen
mag worden verwacht;
presteert structureel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen
mag worden verwacht.Beoordelaar :Geraadpleegde coördinator :Korte samenvatting afspraken uit planning- en/of
functioneringgesprek: Deel A: Beoordeling Functiedoelstelling
(afgesprokenresultaten).
Samenvatting beoordeling:Deel B: Afspraken Afspraken over de te behalen resultaten op basis van taken,
resultaatgebieden, competenties en de persoonlijke ontwikkeling van de
medewerker, bijv. loopbaanafspraken, afspraken in het kader van
opleiding/training. De afspraken moeten "SMART" worden vastgelegd.
Resultaten:
Te bereiken resultaatAfspraakDaarvoor is nodigTijdspad
Competenties:
Te bereiken resultaatAfspraak Daarvoor is nodigTijdspad
Overige gespreksonderwerpen / opmerkingen / gespreksverslag: Deel C: Ondertekening beoordeling en verwerking
Paraaf beoordelingadviseur voor verloop volgens procedure:Datum:Paraaf:Ruimte voor aantekeningen:Vaststelling beoordeling door de Gemeentesecretaris:Datum:Handtekening:De volgende bijlagen zijn aan deze beoordeling gehecht:-.-.-.