Zoek regelingen op overheid.nl
Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Diemen

Regeling Beoordelingsgesprekken 2011

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieDiemen
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingRegeling Beoordelingsgesprekken 2011
CiteertitelRegeling Beoordelingsgesprekken 2011
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

CAR-UWO

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-10-2011juridisch-technische en redactionele wijzigingen

09-08-2011

Onbekend

11-32-02

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling Beoordelingsgesprekken 2011

Burgemeester en wethouders van de gemeente Diemen;

 

overwegende dat van de Ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden instemming is verkregen;

 

gelet op het bepaalde in artikel 15:1:15 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst;

 

gelet op het bepaalde in de regeling Adviescommissie Bezwaarschriften Rechtspositie;

 

BESLUITEN:

vast te stellen de navolgende “Regeling Beoordelingsgesprekken 2011”

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    ambtenaar: degene die in vaste dienst is of in tijdelijke dienst is voor een periode van minimaal 12 maanden op grond van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling.

  • b.

    beoordelaar: de gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris of de manager van de afdeling waarvan de te beoordelen ambtenaar deel uitmaakt.

  • c.

    coördinator: degene die binnen een afdeling belast is met de dagelijkse aansturing, anders dan als beoordelaar, over een groep ambtenaren.

  • d.

    beoordelingsadviseur: de managementadviseur Personeel en Organisatie, die beoordelaar en de ambtenaar ter zijde staat en van advies dient in de beoordelingsprocedure.

  • e.

    het beoordelingsformulier: het door burgemeester en wethouders vastgestelde modelformulier, waarop de beoordeling moet worden vastgelegd.

  • f.

    competenties: het samenstel van competenties welke voor het vervullen van de functie door de ambtenaar noodzakelijk zijn.

  • g.

    functie: het samenstel van de door de ambtenaar te verrichten werkzaamheden.

Artikel 2
  • 1.

    over de ambtenaar wordt in beginsel één maal in de twee jaren een beoordeling van het functioneren gemaakt, tenzij het dienstbelang een hogere frequentie vereist.

  • 2.

    in afwijking van het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, wordt van een ambtenaar die in tijdelijk dienst is benoemd na indiensttreding ook na 9 maanden een beoordeling gemaakt.

  • 3.

    het bepaalde in het tweede lid van dit artikel geldt eveneens ten aanzien van de ambtenaar die met een nieuwe functie is belast.

  • 4.

    een beoordeling als bedoeld in het tweede en derde lid van dit artikel wordt altijd vooraf gegaan door een functioneringsgesprek overeenkomstig het bepaalde in de regeling functioneringsgesprekken. Dit functioneringsgesprek vindt in beginsel plaats na 4 maanden na indiensttreding van de ambtenaar dan wel nadat de ambtenaar met een nieuwe functie is belast.

  • 5.

    het functioneringsgesprek en de beoordeling worden vastgesteld op de daartoe door burgemeester en wethouders voorgeschreven formulier.

Artikel 3
  • 1.

    de beoordeling van een ambtenaar wordt opgemaakt door de beoordelaar. Indien de beoordelaar zelf geen directe kennis draagt van het functioneren van beoordeelde, dan dient de beoordelaar over de beoordeling van de ambtenaar overleg te plegen met de coördinator van de ambtenaar, waarbij deze input geeft aan beoordelaar over het functioneren van de ambtenaar.

  • 2.

    de beoordeling wordt eerst nadat deze is opgemaakt uitgereikt aan de ambtenaar.

Artikel 4
  • 1.

    aan de beoordeling dient op de genoemde gezichtspunten een oordeel te worden verbonden, uitgedrukt in de scores 1 tot en met 5.

  • 2.

    de in het eerste lid aangeduide waarderingsniveaus dienen op onderstaande wijze te worden geïnterpreteerd:

  • 1.

    voldoet structureel niet aan de te stellen functie-eisen;

  • 2.

    voldoet (nog) niet geheel aan de te stellen functie-eisen;

  • 3.

    voldoet aan de te stellen functie-eisen;

  • 4.

    presteert incidenteel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen mag worden verwacht;

  • 5.

    presteert structureel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen mag worden verwacht.

Artikel 5
  • 1.

    beoordelaar reikt de beoordeling uit aan de ambtenaar en licht de beoordeling tegelijkertijd inhoudelijk toe.

  • 2.

    binnen maximaal twee weken, maar niet eerder dan na één week, nadat de beoordeling is uitgereikt wordt de beoordeling door beoordelaar met de ambtenaar inhoudelijk nader besproken.

  • 3.

    als de ambtenaar in de beoordeling wijzigingen voorstelt, waarmee beoordelaar zich kan verenigen, wordt het beoordelingsformulier dienovereenkomstig aangepast.

  • 4.

    als de ambtenaar zich kan verenigen met de inhoud van de beoordeling, tekent hij het beoordelingsformulier voor akkoord.

  • 5.

    indien de ambtenaar zich niet kan verenigen met de beoordeling, en beoordelaar deze niet overeenkomstig de voorstellen van de ambtenaar meent te kunnen wijzigen, wordt het gesprek beëindigd en zal binnen een termijn van drie weken opnieuw een gesprek over de beoordeling plaatsvinden in aanwezigheid van de beoordelingsadviseur.

  • 6.

    de beoordelingsadviseur onderzoekt de mogelijkheid om alsnog overeenstemming over de beoordeling te bereiken en draagt er daarbij zorg voor dat de mening van beide partijen tijdens dit gesprek aan de orde komt en maakt daar een verslag van. Dit verslag wordt toegevoegd aan het beoordelingsformulier.

  • 7.

    indien de ambtenaar zich ook na het tweede gesprek als bedoeld in het zesde en het zevende lid van dit artikel niet kan verenigen met de beoordeling en beoordelaar deze niet overeenkomstig de voorstellen van de ambtenaar meent te kunnen wijzigen, dan wordt het beoordelingsgesprek afgerond en de beoordeling tesamen met het gespreksverslag ter vaststelling voorgelegd aan de gemeentesecretaris.

  • 8.

    de gemeentesecretaris of zijn vervanger stelt de beoordeling namens burgemeester en wethouders vast.

  • 9.

    aan de ambtenaar wordt een exemplaar van de vastgestelde beoordeling uitgereikt onder schriftelijke vermelding van de mogelijkheid van bezwaar.

Artikel 6
  • 1.

    de ambtenaar kan na ontvangst van een afschrift van de vastgestelde beoordeling bij burgemeester en wethouders bezwaar maken tegen de definitief vastgestelde beoordeling, overeenkomstig het bepaalde in de Algemene Wet Bestuursrecht.

  • 2.

    burgemeester en wethouders nemen eerst een beslissing op het bezwaarschrift van de ambtenaar nadat ter zake advies is uitgebracht door de adviescommissie, als bedoeld in de Regeling Adviescommissie bezwaarschriften rechtspositie 2011.

Artikel 7
  • 1.

    de opgemaakte en vastgestelde beoordeling en alle andere daarop betrekking hebbende stukken worden strikt vertrouwelijk behandelend en gedurende maximaal zeven jaren opgenomen in het personeelsdossier van de ambtenaar tenzij burgemeester en wethouders anders besluiten;

  • 2.

    de laatst vastgestelde beoordeling maakt altijd deel uit van het personeelsdossier van de ambtenaar.

  • 3.

    inzage in deze stukken is slechts toegestaan aan de betrokken ambtenaar, de betrokken beoordelaar, de gemeentesecretaris en zijn vervanger en de medewerk(st)er van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning voor zover ambtshalve daartoe de noodzaak bestaat.

Artikel 8 Slotbepalingen

  • 1.

    in alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, dan wel onduidelijkheid of oneindigheid bestaat over de toepassing daarvan, beslissen burgemeester en wethouders.

  • 2.

    de onder vigeur van het Beoordelingsbesluit 2010 en de Regeling Beoordelingsgesprekken 2011 van 15 maart 2011 vastgestelde beoordelingen blijven van kracht tot deze zijn vervangen door een beoordeling op basis van deze regeling.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

  • 1.

    deze regeling wordt aangehaald als de “Regeling Beoordelingsgesprekken 2011”.

  • 2.

    deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2011.

  • 3.

    met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de regeling Beoordelingsgesprekken 2011 vastgesteld op 15 maart 2011 ingetrokken.

Diemen, 9 augustus 2011

Burgemeester en wethouders voornoemd,

De secretaris, De burgemeester,

Toelichting op de Regeling Beoordelingsgesprekken 2011:

Artikel 1: Dienstbelang:

Wat onder dienstbelang moet worden verstaan wordt telkens door Bevoegd gezag (college van Burgemeester en wethouders) situationeel bepaald. Er is dan ook geen eenduidige definitieve voor beschikbaar. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) moet bij de beoordeling van de vraag of het dienstbelang in het geding is de belangen van de ambtenaar worden meegewogen. De beslissing om het dienstbelang van toepassing te laten zijn moet aan de ambtenaar gemotiveerd worden meegedeeld. Er wordt dus altijd een schriftelijk besluit over uitgereikt aan de ambtenaar. Toetsing van de beslissing om “dienstbelang” toe te passen vindt plaats via bezwaar en beroep (Awb).

Hogere frequentie:

Een hogere frequentie bij het beoordelen kan worden ingegeven door bijv. een ontwikkeltraject, waarin het noodzakelijk is de resultaten daarvan regelmatig rechtspositioneel vast te stellen. Veelal gaat het daarbij om de vraag om een beloningsmaatregel, bijv. periodieke verhoging, te nemen.

Een andere reden voor een hogere frequentie bij het beoordelen is de situatie waarin een ambtenaar niet aan de gestelde functie-eisen voldoet en er een verbeterplan is afgesproken. Een verbeterplan wordt altijd afgesloten met een beoordeling. Een verbeterplan heeft nooit de looptijd van drie jaar. Daardoor moet vaker dan een maal per drie jaar beoordeeld worden.

Artikel 2: Indien geen beoordeling van de ambtenaar heeft plaatsgevonden binnen de in artikel 2, eerste lid aangegeven periode, dan wordt het functioneren van de ambtenaar ambtshalve met een voldoende beoordeeld.

Beoordelingsgesprek:

De medewerker kan gemotiveerd verzoeken om een meer dan een beoordelingsgesprek per twee jaar. Slechts om redenen van dienstbelang kan dit geweigerd worden. Tegen een dergelijk besluit staat de mogelijkheid van bezwaar open op grond van de Awb.

De beoordeling vindt plaats over een termijn van maximaal 12 maanden.

Artikel 5: Indien op grond van het bepaalde in het 6de lid van dit artikel opnieuw een gesprek plaatsvindt over de beoordeling van een ambtenaar, dan kan deze zich daarbij altijd laten bijstaand door een door hem te kiezen vertrouwenspersoon. De kosten daarvan komen voor rekening van de ambtenaar.

Artikel 6: De termijn waarbinnen tegen een besluit bezwaar gemaakt moet worden is zes weken na bekendmaking van het besluit aan de ambtenaar (artikel 6:8 Awb).

Artikel 7: De bewaartermijn van een beoordeling van de ambtenaar is in beginsel vastgesteld op maximaal zeven jaar. Op grond van dienstbelang kan Burgemeester en wethouders (als bevoegd gezag) een andere bewaartermijn vaststellen. Dit zal bijv. gebeuren als de ambtenaar bezwaar heeft gemaakt tegen de beoordeling maar deze nog niet in rechte onaantastbaar is geworden. Dat wil zeggen dat er nog een beroepprocedure tegen loopt. Dat kan in uitzonderlijke situaties het geval zijn als de ambtenaar in hoger beroep is gegaan tegen de beoordeling bij de Centrale Raad van Beroep. De behandeling kan dan lange tijd duren. De aangevallen beoordeling dient dan uiteraard niet vernietigd te worden na zeven jaar, maar onderdeel te blijven uitmaken van het personeeldossier.

Artikel 8: Burgemeester en wethouders hebben de bevoegdheid besluiten te nemen over aangelegenheden die niet in de regeling zijn opgenomen. De grondslag daarvoor is onder andere terug te vinden in artikel 4.84 Awb.

Artikel 10: Een beoordeling die aan de ambtenaar wordt uitgereikt voor dat de regeling Beoordelinggesprekken gemeente Diemen van kracht is, vallen onder de werking van het Beoordelingsbesluit 2010. De beoordeling dient dan ook via de in het Beoordelingsbesluit 2010 opgenomen regelgeving te worden afgewikkeld.

Rol coördinator:

  • -

    De rol van informant impliceert een actieve rol van de coördinator. Dit is nodig omdat de coördinator degene is die feitelijk dagelijks met een medewerker samenwerkt.

  • -

    De manager formuleert de eigen bevindingen over het functioneren, de afgesproken resultaten en het voldoen aan kernwaarden en competenties. De coördinator toetst dit daarna aan de eigen ervaringen en doet zo nodig voorstellen voor bijstelling. De manager blijft verantwoordelijk voor de inhoud van een beoordeling.

  • -

    De coördinator is altijd bij het beoordelinggesprek aanwezig, mits de medewerker hiermee instemt. Doel hiervan om op een actieve wijze uitwisseling van informatie en standpunten te realiseren, waarop bovendien direct op gereageerd kan worden. Dit komt de inhoud en het proces van het beoordelinggesprek ten goede. Hierdoor wordt bereikt dat het wederzijdse gesprek over het functioneren wordt gevoerd tussen degene die dagelijks met elkaar werken.

Bijlage: Voorgeschreven beoordelingformulier

Persoonlijke Beoordeling gemeente Diemen

Naam medewerker :

Afdeling :

Team :

Functiebenaming :

Periode beoordeling :

Het beoordelinggesprek bestaat uit 2 delen: de beoordeling (deel A) en het maken van afspraken (deel B). Deel B kan bovendien worden gebruikt voor het gesprekverslag. De in te vullen competenties worden overgenomen van het competentieprofiel.

Verklaring van de gebruikte waardering bij de beoordeling.

  • 1.

    voldoet structureel niet aan de te stellen functie-eisen;

  • 2.

    voldoet (nog) niet geheel aan de te stellen functie-eisen;

  • 3.

    voldoet aan de te stellen functie-eisen;

  • 4.

    presteert incidenteel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen mag worden verwacht;

  • 5.

    presteert structureel meer dan op grond van de te stellen functie-eisen mag worden verwacht.

    Beoordelaar :

    Geraadpleegde coördinator :

    Korte samenvatting afspraken uit planning- en/of functioneringgesprek:

    Deel A: Beoordeling

    Functiedoelstelling (afgesprokenresultaten).

     

    waardering

    opmerkingen

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

    Kernwaarden:

     

    waardering

    opmerkingen

    ·Integer

    1

    2

    3

    4

    5

     

    ·Klantgericht

    1

    2

    3

    4

    5

     

    ·Resultaatgericht

    1

    2

    3

    4

    5

     

    ·Ondernemend

    1

    2

    3

    4

    5

     

    ·Flexibel

    1

    2

    3

    4

    5

     

    Resultaatgebieden (competenties):

    1. Mensen

    waardering

    opmerkingen

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

    2. Prestaties

    waardering

    opmerkingen

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

    3. Veranderingprocessen

    waardering

    opmerkingen

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

    4. Relaties

    waardering

    opmerkingen

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

     

    1

    2

    3

    4

    5

     

    Samenvatting beoordeling:

    Deel B: Afspraken

    Afspraken over de te behalen resultaten op basis van taken, resultaatgebieden, competenties en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, bijv. loopbaanafspraken, afspraken in het kader van opleiding/training. De afspraken moeten "SMART" worden vastgelegd.

 

Resultaten:

Te bereiken resultaat

Afspraak

Daarvoor is nodig

Tijdspad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Competenties:

Te bereiken resultaat

Afspraak

Daarvoor is nodig

Tijdspad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Overige gespreksonderwerpen / opmerkingen / gespreksverslag:

Deel C: Ondertekening beoordeling en verwerking

Beoordelaar:

Akkoord ambtenaar:

Datum:

Datum:

Handtekening:

Handtekening:

Paraaf beoordelingadviseur voor verloop volgens procedure:

Datum:

Paraaf:

Ruimte voor aantekeningen:

Vaststelling beoordeling door de Gemeentesecretaris:

Datum:

Handtekening:

De volgende bijlagen zijn aan deze beoordeling gehecht:

-.

-.

-.