CVDR113680_1Regeling Functioneringsgesprekken 2011nlregelingDiemen2018-10-30DiemenDiemer Nieuws 29-9-2011Regeling Functioneringsgesprekken 2011Ambtenarenwetcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-08-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-10-01juridisch-technische en redactionele wijzigingen11-32-02GeenRegeling Functioneringsgesprekken 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Diemen;gelet op het bepaalde in de Ambtenarenwet;gelet op de op grond van artikel 1, tweede lid van het Convenant OR-GO
gemeente Diemen 2009 bereikte overeenstemming met de Ondernemingsraad; BESLUITEN:vast te stellen de navolgende“Regeling Functioneringsgesprekken
2011”1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan:
ambtenaar: degene die in vaste dienst is of in tijdelijke dienst is
voor een periode van minimaal 12 maanden op grond van de Collectieve
arbeidsvoorwaardenregeling (CAR).
leidinggevende: de gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris
dan wel de manager van een afdeling, die met de dagelijkse leiding
aan de ambtenaar is belast.
functioneringsgesprek: het gesprek tussen de ambtenaar en de
leidinggevende, waarin gezamenlijk afspraken worden gemaakt over de
taakstelling voor een bepaalde periode, de wijze van functioneren en
wederzijds samenwerken en aandacht wordt besteed aan de loopbaan van
de betrokken ambtenaar met behulp van een Persoonlijk ontwikkel
plan, al dan niet aan de hand van ter zake uitgebracht
loopbaanadvies;
agenda- en verslagformulier: het door het college van burgemeester
en wethouders voor functioneringsgesprekken vastgestelde
formulier.
POP-formulier: het door het college van burgemeester en wethouders
voor het opstellen van een Persoonlijk ontwikkel plan vastgestelde
formulier.
loopbaanadvies: het in artikel 17.2 CAR bedoelde
loopbaanadvies.
2In het functioneringsgesprek worden:
de meningen van de ambtenaar en van de leidinggevende uitgewisseld
betreffende:
de feitelijke functie-inhoud van betrokkene;
de wijze waarop de functie door de ambtenaar wordt
uitgeoefend;
de feitelijke omstandigheden waaronder de functie wordt
uitgeoefend;
de wijze waarop de leidinggevende zijn functie uitoefent
voor zover dit betrekking heeft op het functioneren van de
ambtenaar;
de inhoud van een over de ambtenaar uitgebracht
loopbaanadvies;
de mogelijkheden met betrekking tot de loopbaan van de
ambtenaar, zo nodig vast te leggen in een Persoonlijk
ontwikkelplan (POP);
de nakoming van de in het vorige functioneringsgesprek
gemaakte afspraken.
afspraken gemaakt, waarmee gezamenlijk gewenste veranderingen worden
beoogd.
31.eenmaal per jaar vindt een functioneringsgesprek plaats met de
ambtenaar.2.in bijzondere situaties, waarbij het dienstbelang leidend is, kunnen in
één jaar meerdere functioneringsgesprekken plaatsvinden.3.de leidinggevende is verantwoordelijk voor de planning van het
functioneringsgesprek.4.a. de leidinggevende is verantwoordelijk voor het uitreiken van de
formulieren welke in het gesprek aan de orde zullen komen. Dit geschiedt
ten minste 14 dagen voorafgaand aan het gesprek.
de leidinggevende informeert voorafgaand aan het
functioneringsgesprek bij de coördinator van de ambtenaar of er
onderwerpen zijn die besproken moeten worden.
de leidinggevende en de ambtenaar dragen er gezamenlijk zorg
voor dat de ter discussie te stellen punten uiterlijk 7 dagen
voor het gesprek aan elkaar kenbaar worden gemaakt.
de leidinggevende stelt aan de hand van de aangegeven punten de
agenda vast;
5.het gesprek wordt eerst als afgerond beschouwd als alle vastgestelde
agendapunten zijn besproken, ook indien dit meerdere bijeenkomsten
vergt.41.een samenvatting op hoofdlijnen van de conclusies en de afspraken uit
het gesprek worden tijdens dan wel aan het eind van het gesprek door de
leidinggevende en de ambtenaar in gezamenlijk overleg geformuleerd en
schriftelijk vastgelegd in het daarvoor beschikbare verslagformulier
en/of in een Persoonlijk ontwikkelplan. De leidinggevende is formeel
verantwoordelijk voor het opstellen van het verslagformulier. Het
verslag wordt opgemaakt en uitgereikt binnen een termijn van vier
kalenderweken.2.de manager van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning ontvangt
een afschrift van het opgemaakte verslagformulier en, indien van
toepassing, van het opgemaakte Persoonlijk ontwikkel plan en laat er
voor zorg dragen dat de verkregen formulieren worden gearchiveerd in het
personeeldossier van de ambtenaar.3.de in het personeeldossier opgenomen bescheiden van een voorgaand
functioneringsgesprek worden na invoeging van de in het tweede lid van
dit artikel bedoelde bescheiden door de hiervoor bedoelde ontvanger uit
het personeeldossier verwijderd en vernietigd.4.inzage in deze stukken is slechts toegestaan aan de betrokken ambtenaar,
de betrokken leidinggevende, de gemeentesecretaris en zijn vervanger en
de medewerk(st)er van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning
voor zover ambtshalve daartoe de noodzaak bestaat.51.indien er een geschil ontstaat over de wijze waarop het
functioneringsgesprek, alsmede het gesprek over het Persoonlijk
ontwikkel plan, wordt gevoerd of over de onderdelen als genoemd in
artikel 2 van deze regeling, kan op initiatief van één van beiden de
managementadviseur Personeel en Organisatie van het team Personeel en
organisatie bij het geschil worden betrokken met als doel het gerezen
geschil tot een oplossing te brengen.2.komt het geschil dan niet tot een oplossing, dan wordt bovendien de
naast hogere leidinggevende hierbij betrokken.3.in uiterste instantie neemt burgemeester en wethouders een beslissing in
het geschil.6VangnetbepalingIn alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, dan wel
onduidelijkheid of onenigheid bestaat over de toepassing daarvan, beslissen
burgemeester en wethouders. 7Citeertitel en inwerkingtreding
deze regeling wordt aangehaald als de “Regeling
Functioneringsgesprekken 2011”.
deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2011.
met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Regeling
functioneringsgesprekken 2011 vastgesteld op 15 maart 2011
ingetrokken.
Diemen, 9 augustus 2011Burgemeester en wethouders voornoemd,De secretaris, De burgemeester, Toelichting op de regeling Functioneringgesprekken gemeente Diemen:Artikel 3: Dienstbelang:Wat onder dienstbelang moet worden verstaan wordt telkens door Bevoegd gezag
(college van Burgemeester en wethouders) situationeel bepaald. Er is dan ook
geen eenduidige definitieve voor beschikbaar. Op grond van de Algemene wet
bestuursrecht (Awb) moet bij de beoordeling van de vraag of het dienstbelang in
het geding is de belangen van de ambtenaar worden meegewogen. De beslissing om
het dienstbelang van toepassing te laten zijn moet aan de ambtenaar gemotiveerd
worden meegedeeld. Er wordt dus altijd een schriftelijk besluit over uitgereikt
aan de ambtenaar. Toetsing van de beslissing om “dienstbelang” toe te passen
vindt plaats via bezwaar en beroep (Awb). Hogere frequentie:Een hogere frequentie bij het houden van functioneringgesprekken kan worden
ingegeven door bijv. een ontwikkeltraject, waarin het noodzakelijk is de
resultaten daarvan regelmatig te volgen. Een andere reden voor een hogere frequentie bij het houden van
functioneringgesprekken is de situatie waarin een ambtenaar niet aan de gestelde
functie-eisen voldoet en er een verbeterplan is afgesproken. Een verbeterplan
wordt altijd ondersteund door het houden van een of meerdere
functioneringgesprekken.Functioneringsgesprek:De medewerker kan gemotiveerd verzoeken om een meer dan een
functioneringsgesprek per jaar. Slechts om redenen van dienstbelang kan dit
gemotiveerd geweigerd worden. Artikel 4: Ambtshalve:De definitie van ambtshalve in het woordenboek is: Uit hoofde van of nopens het
ambt dat men bekleedt. Dat wil zeggen dat inzage uitsluitend en alleen aan
medewerkers van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning is toegestaan
als dit voor de uitvoering van de hen toegewezen werkzaamheden noodzakelijk is.
Voorbeeld: een adviseur communicatie heeft geen inzage in verslagen van
functioneringgesprekken van medewerkers van de gemeente, want dat is niet
noodzakelijk voor het vervullen van de functie van adviseur communicatie. Artikel 6: Burgemeester en wethouders hebben de bevoegdheid besluiten te nemen
over aangelegenheden die niet in de regeling zijn opgenomen. De grondslag
daarvoor is onder andere terug te vinden in artikel 4.84 Awb.Artikel 9: Een functioneringgesprek wat met de ambtenaar wordt gehouden voor dat
de regeling functioneringgesprekken gemeente Diemen van kracht is, vallen onder
de werking van het reglement Functioneringgesprekken 2010. Het verslag van en de
afspraken uit het functioneringgesprek dienen dan ook via de in het reglement
Functioneringgesprekken 2010 opgenomen regelgeving te worden afgewikkeld.Rol coördinator:De coördinator is bij de functioneringsgesprekken uitsluitend aanwezig als
informant, met uitzondering van het team wijkbeheer en het team sportbedrijf.
Daar worden de functioneringsgesprekken gevoerd door respectievelijk de
coördinator team wijkbeheer of de bedrijfsleider Sportbedrijf en vervult
respectievelijk de opzichter wijkbeheer of de chef zwemzaal de rol van
informant. Bijlage: Voorgeschreven formulier functioneringgesprekFunctioneringgesprek gemeente Diemen dd.Naam medewerker :Functiebenaming : Afdeling : Naam leidinggevende : Dit formulier is bedoeld om je voor te bereiden op het functioneringgesprek.
Je ontvangt dit formulier 14 dagen vóór het gesprek met jouw leidinggevende.
Uiterlijk 7 dagen vóór dat gesprek ontvang je van de leidinggevende een
ingevulde kopie van dit formulier en de leidinggevende ontvangt een
ingevulde kopie van jou. Op deze formulieren staan de agendapunten waarover
jij wilt praten. De leidinggevende stelt op basis van deze informatie de
agenda op. Aan het begin van het gesprek kun je de agenda samen bekijken en
deze eventueel bijstellen. De hieronder genoemde vragen en aandachtspunten zijn bedoeld als hulpmiddel
om jouw agendapunten te formuleren en zijn facultatief.Vraagstelling medewerker (ambtenaar)
Hoe is het gegaan met de afspraken die je in het vorige
functionering- en een eventuele ander gesprek hebt gemaakt?
Wat zijn naar jouw mening de belangrijkste taken in jouw
functie?
Hoe verloopt de samenwerking met jouw directe collega´s? En
daarbuiten?
Hoe ervaar je jouw leidinggevende? Voel jij je door hem/ haar bij
het werk betrokken? Delegeert hij/zij naar jouw mening voldoende?
Wat gaat niet goed in de samenwerking?
In hoeverre heb je voldoening in jouw werk?
Heb je wel eens aan een andere functie gedacht en zie je
mogelijkheden daartoe?
In hoeverre kun je jouw functie goed aan?
Heb je nog verdere scholing nodig?
Eventuele overige punten:
Vraagstelling leidinggevende
Hoe is het gegaan met de afspraken die tijdens het vorige
functionering- en een eventueel ander gesprek zijn gemaakt?
Wat zijn naar jouw mening de belangrijkste taken in de functie van
de medewerker?
Hoe verloopt de samenwerking met collega´s en daarbuiten?
Hoe ervaar je hem/ haar als medewerker. Op welke punten zijn er wel
en op welke punten zijn er geen problemen?
In hoeverre vindt de medewerker voldoening in zijn/ haar werk?
Zou hij/ zij een andere functie ambiëren? Zijn daar mogelijkheden
voor?
In hoeverre zijn de capaciteiten van de medewerker in
overeenstemming met de eisen die er aan de functie gesteld
worden?
Heeft de medewerker nog verdere scholing nodig?
Eventuele overige punten:
Vaste agendapunten
terugblik
arbeidsomstandigheden
integriteit
competentieprofiel
Agendapunten medewerker (in volgorde van belang) 1. 2. 3. 4. Agendapunten leidinggevende (in volgorde van belang)1. 2. 3. 4. Naar aanleiding van het laatst gehouden planninggesprek 1. 2. 3. 4Naar aanleiding van het laatst gehouden functioneringgesprek
1. 2. 3. 4. Gemaakte afspraken in dit functioneringgesprek1. 2. 3. 4Data eerstvolgende gesprekken (voor zover al bekend): ·Planninggesprek : .Functioneringsgesprek:.Beoordelingsgesprek:
Bijlage: Voorgeschreven formulier Persoonlijk ontwikkel planPersoonlijk Ontwikkel Plan gemeente Diemen: (in te vullen door de
medewerker)Naam medewerker :Afdeling : Team : Functiebenaming : Functienummer : Terugblik afgelopen periode: 1. Afspraken vorig ontwikkelplan 1. 2. 3. 2. Resultaten vorig ontwikkelplan 1. 2. 3. 3. Welke conclusies trek ik hieruit?1. 2. 3. Vooruitblik komende periode:1. Wat wil ik dit jaar bereiken? / te ontwikkelen competenties en
kernwaarden / overig 1. 2. 3. 2. Waarom wil ik dit bereiken of ontwikkelen, wat zijn mijn
drijfveren?1.2.3.3. Hoe ga ik dat doen? (trainingen, seminars, opleiding,
coaching, zelfstudie, loopbaanadvies)1. 2. 3. 4. Wanneer ga ik dat doen? 1. 2. 3. 5. Wat of wie heb ik daarbij nodig? 1. 2. 3. Lange termijn planning (over 5 jaar) ontwikkeling in functie,
loopbaanwensen:1. 2. 3. samenvatting:Datum eerstvolgend pop-gesprek (voor zover reeds bekend):
In te vullen door leidinggevende:Benodigd budget:Aangemeld voor opleidingsplan: ja/nee jaar: akkoord: ja/neeBudget toegewezen: ja/nee €: jaar:Rechtspositionele afhandeling: dd.Uitvoering vindt als volgt plaats:1.2.3.4.Overig: