CVDR113568_1Privacyreglement e-mail en internetgebruik 2011nlregelingDiemen2018-10-30DiemenDiemer Nieuws 29-9-2011Privacyreglement e-mail en internetgebruik 2011Wet bescherming persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2011-08-09De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-10-01juridisch-technische en redactionele wijzigingen11-32-02GeenPrivacyreglement e-mail en internetgebruik 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Diemen;gelet op het feit dat de gemeente Diemen aan degenen die bij haar
organisatie werkzaam zijn e-mail- en internetfaciliteiten ter beschikking
stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;gelet op de wensselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast
regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor
het monitoren van dit gebruik;gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;gelet op de instemming met het privacyreglement door de Ondernemingsraad van
de gemeente Diemen op 15 januari 2008;BESLUITENvast te stellen het volgende Privacyreglement e-mail- en
internetgebruik 2011HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN1DefinitiesIn dit privacyreglement wordt verstaan onder:
WBP: Wet bescherming persoonsgegevens;
Gemeente: de gemeente Diemen;
Cbp: College bescherming persoonsgegevens;
Medewerker: degene die aan te merken is als:
werknemer in dienst van de gemeente
persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden
voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk
dienstverband;
E-mail faciliteiten: de door of namens de gemeente aan
medewerkers ter beschikking gestelde e-mail faciliteiten;
Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan
medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten;
Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP;
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van
handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in
ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren,
bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige
andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar
in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of
vernietigen van gegevens;
Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat
het doel van en de middelen voor de verwerking van
persoonsgegevens vaststelt. De uitvoering hiervan is
gemandateerd aan de gemeentesecretaris.
Leidinggevende: de eigen afdelingsmanager of directielid;
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit
privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op
een recht.
2Reikwijdte1.Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van
persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische
communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop
in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen
en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en
regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.2.Dit privacyreglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente
en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de
gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.3DoeleindenDe verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de
elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:
het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de
elektronische communicatiemiddelen;
het beveiligen van het systeem en het netwerk;
het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de
elektronische communicatiemiddelen ter voorkoming van bovenmatig
internetgebruik gedurende werktijd.
2VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER4Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen
opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij
worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
Door de verantwoordelijke worden passende technische en
organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om
persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm
van onrechtmatige verwerking.
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere
systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van
het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van
artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot
geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen,
behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot
mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling
voortvloeit.
HOOFDSTUK 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN5Gebruik elektronische communicatiemiddelen1.Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair
voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.
2.Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen
door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming
is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is
voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de
gemeente opgedragen taken.3.Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mail
faciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal
te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende,
lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of
discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers
toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten illegale software
te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand
overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen
waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te
omvangrijk zijn.4.Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de
internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die
pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar
algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend,
aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen
in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden
dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s)
bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet
aannemen dat deze te omvangrijk zijn.5.Het is medewerkers niet toegestaan met gebruik van de
internetfaciliteiten handelingen te verrichten die als e-mail
toepassingen zijn te kwalificeren.Het tweede lid van dit artikel
waarin is bepaald dat incidenteel privé gebruik toegestaan is, is
van overeenkomstige toepassing.6.Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de
integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.7.Indien vereist kan het college nadere richtlijnen stellen over het
gebruik zoals bedoeld in lid 1 tot en met lid 6.HOOFDSTUK 4 CONTROLE, BEWARING EN VERWIJDERING
PERSOONSGEGEVENSArtikel 6 Controle
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de
elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het
kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden
stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel
misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo
beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke
verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.
Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en
slechts steekproefsgewijs plaats.
Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het
netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke
programma’s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.
Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van
de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de
verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).
Indien vereist kan het college nadere richtlijnen stellen over
controle op het gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen.
Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van
getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot
individuele personen. Indien een medewerker of een groep
medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan
gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle
plaatsvinden.
Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het
gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij
zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig
onmogelijk gemaakt.
Indien geconstateerd wordt dat een medewerker dit
privacyreglement overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker
in formele zin zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door de
leidinggevende.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering1.Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische
communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd,
tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend
vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan
expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp. 2.Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens,
gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan
verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken
van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.HOOFDSTUK 5 RECHTEN VAN MEDEWERKERArtikel 8 Rechten van de medewerker
Aan de medewerker die daarom aan de verantwoordelijke verzoekt
wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende
persoonsgegevens die worden verwerkt.
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn
persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of
af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel
of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake
dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk
voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen
wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na
ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek
schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een
weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek
geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet
bestuursrecht.
De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot
verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig
mogelijk wordt uitgevoerd.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers die
(betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente
verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in
maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen
beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische
communicatiemiddelen en het niet meer binnen de gemeente te
worden te werkgesteld.
Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in
dienst van de gemeente resulteren in geen beschikking meer
hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen
en disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf
als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de
gemeente.
10Onvoorziene omstandighedenIn gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel
omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het
college.11Slotbepalingen1.Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het
verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking
getreden WBP van toepassing zijn.2.Burgemeester en wethouders kunnen voor één of meerdere artikelen
nadere uitvoeringsvoorschriften vaststellen.3.In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, dan wel
onduidelijkheid of onenigheid bestaat over de toepassing daarvan,
beslissen burgemeester en wethouders. 12Citeertitel, inwerkingtreding, openbaarmaking en
evaluatie
Deze regeling wordt aangehaald als het “Privacyreglement e-mail-
en internetgebruik 2011”
Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2011.
Met de inwerkingtreding van deze regeling wordt het
Privacyreglement e-mail- en internetgebruik gemeente Diemen 2008
ingetrokken.
Dit privacyreglement wordt verstrekt aan alle medewerkers die,
direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische
communicatiemiddelen.
Dit privacyreglement wordt jaarlijks geëvalueerd door de
verantwoordelijke en de ondernemingsraad.
Diemen, 9 augustus 2011Burgemeester en wethouders voornoemd,De secretaris, De burgemeester,