Organisatie | Hellevoetsluis |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2012. |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2012. |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Artikelen 103, tweede lid en 160, lid 1, onder c en d van de Gemeentewet.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | Aanpassing. | 27-12-2011 Groot-Hellevoet, 29 december 2011. | Onbekend |
Het college van de gemeente Hellevoetsluis;
gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160, lid 1, onder c en d van de Gemeentewet;
gehoord het advies van de Ondernemingsraad van 13 december 2011;
overwegende dat er in het Organisatiebesluit 2011 enige kleine veranderingen dienen plaats te vinden, als gevolg waarvan het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2011 aangepast dient te worden.
Vast te stellen het volgende ‘Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2012’
In dit besluit wordt verstaan onder:
Hoofdstuk 2. De structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2 Hoofdkenmerken van de ambtelijke organisatie
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stuurt de ambtelijke organisatie aan in samenspraak met de directeur. Hierbij geldt dat de taken in onderling overleg worden verdeeld, waarbij wel het uitgangspunt geldt dat de wettelijke taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris te allen tijde berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Ten aanzien van de organisatieontwikkeling is een Organisatieplan vastgesteld. Ter zake van onderwerpen zoals het dienstverleningsprogramma ‘Samen voor Service’, de sturingsvisie en de managementvisie, wordt verwezen naar de inhoud van het Organisatieplan, dat geacht wordt integraal deel uit te maken van het Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2011.
Artikel 3 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
Met uitzondering van de raadsgriffie bestaat de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Hellevoetsluis uit:
Artikel 5 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Bestuurs- & Managementondersteuning
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Bestuurs- & Managementondersteuning luiden als volgt:
Artikel 6 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Financiën & Concerncontrol
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Financiën & Concerncontrol luiden als volgt:
Artikel 7 Doelstelling en hoofdtaken afdeling Facilitaire Zaken
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Facilitaire Zaken luiden als volgt:
Artikel 8 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Publiekszaken
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Publiekszaken luiden als volgt:
Artikel 9 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Samenlevingszaken
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Samenlevingszaken luiden als volgt:
Artikel 10 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Werk, Inkomen & Zorg
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Werk, Inkomen & Zorg luiden als volgt:
Artikel 11 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Ruimtelijke Ordening & Beleid luiden als volgt:
Artikel 12 Doelstellingen en hoofdtaken afdeling Beheer, Vergunningen & Handhaving
De doelstellingen en hoofdtaken van de afdeling Beheer, Vergunningen & Handhaving luiden als volgt:
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur, waarbij geldt dat de wettelijke taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris te allen tijde berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur is het dagelijks beheer van de afdelingen opgedragen aan de afdelingshoofden, waarbij geldt dat de aansturing van de afdelingshoofden van de stafafdelingen in beginsel berust bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en dat de aansturing van de afdelingshoofden van de lijnafdelingen in beginsel berust bij de directeur.
In het mandaatbesluit wordt in ieder geval opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur ondermandaat verleent aan het hoofd Bestuurs- en Managementondersteuning ten aanzien van het ondertekenen van rechtspositionele besluiten ingevolge of krachtens de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis voor zover deze geen betrekking hebben op:
Hoofdstuk 3. Instructie gemeentesecretaris
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden als instructie voor gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.
Tenzij bij afzonderlijke verordening of afzonderlijk besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 16 en 17 van overeenkomstige toepassing ten aanzien van door het college en de burgemeester ingestelde commissies.
Artikel 22 Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het college gegeven richtlijnen en het door het college geformuleerde en gevoerde beleid de eindverantwoordelijkheid voor:
a. de sturing en de bewaking van procedures en afspraken tussen het college of de burgemeester en de ambtelijke organisatie;
b. de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;
c. het voorzien van de bestuursorganen en afzonderlijke leden van het college van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
d. de kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen, waarbij getoetst wordt op:
- de door het bestuur geformuleerde wensen;
- de financiële en juridische rechtmatigheid;
- vastgestelde begrotingsdiscipline;
Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van het bepaalde in de verordening als bedoeld in de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet;
e. de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de ambtelijke organisatie;
f. de kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;
g. het ter zijde staan van de bestuursorganen, met uitzondering van de raad.
Artikel 23 Bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR)
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bestuurder in de zin van artikel 1 van de WOR.
Hoofdstuk 4. Aanstelling, Schorsing en ontslag
Artikel 26 Hiërarchische verhoudingen
De afdelingshoofden zijn hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur en deze zijn beiden ambtelijk beoordelaar met betrekking tot het functioneren van de afdelingshoofden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur kunnen hierbij desgewenst in onderling overleg bepalen dat één van hen optreedt als ambtelijk beoordelaar en zij kunnen de beoordelingstaken ook onderling verdelen.
Hoofdstuk 5. De afdelingshoofden
Artikel 27 Verantwoordelijkheid
Een afdelingshoofd heeft, op basis van de principes van integraal management zoals genoemd in artikel 2 lid 6 en 7 een afgeleide verantwoordelijkheid ten opzichte van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur met betrekking tot de doelstellingen en hoofdtaken die binnen de vastgestelde hoofdstructuur zijn te verrichten door zijn afdeling.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur en de directiesecretaris vormen de directieraad, die optreedt als adviesorgaan voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten aanzien van:
a. het adviseren in de richting van het college en de burgemeester in de in artikel 30 genoemde aangelegenheden en
b. de besluitvorming in de in artikel 30 genoemde aangelegenheden voor zover die tot de competentie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur behoren.
Ieder lid van het directieraad kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het directieraad.
De directieraad heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
a. de coördinatie van en de advisering over het (middelen)beleid;
b. de coördinatie van en de advisering over de bedrijfsvoering;
c. het vaststellen van de inhoud van directieoverstijgende adviezen;
d. de coördinatie van activiteiten tussen de afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;
e. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;
f. de informatie-uitwisseling omtrent gemeenschappelijke zaken;
g. het tijdig signaleren van relevante beleidsontwikkelingen.
De concerncontroller voert zijn functie uit met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie waarin in ieder geval regels worden gesteld omtrent zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris/algemeen directeur, directeur en de ambtelijke organisatie.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt op voorstel van de directieraad voor de aanvang van het begrotingsjaar een jaarplan vast.
Hoofdstuk 8. Werkwijze ambtelijke organisatie
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks wenselijk wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 27 december 2011
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Toelichting op het Organisatiebesluit gemeente Hellevoetsluis 2012
Een organisatiebesluit is de basis voor de verhoudingen, zoals die behoren te zijn tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.
Het collegeprogramma 2010-2014 vormde de basis voor het aantreden van het huidige college.
De ambtelijke organisatie ziet zich de komende jaren gesteld voor drie belangrijke opdrachten:
1. Het Collegeprogramma 2010-2014;
2. Het Dienstverleningsprogramma van de rijksoverheid, vertaald in het dienstverleningsprogramma van de gemeente: ‘Samen voor Service’;
3. De omvangrijke bezuinigingsopdracht die vanaf 2011 via het Rijk op gemeenten in Nederland afkomt.
Op deze uitdagingen is een antwoord geformuleerd in het Organisatieplan gemeente Hellevoetsluis. Hierin is de organisatieontwikkeling beschreven door inzicht te geven in vragen als:
- hoe is onze nieuwe organisatie opgebouwd: de organisatiestructuur;
- hoe zien we de rol van onze nieuwe organisatie in de samenleving: de sturingsvisie;
- hoe gaan we de nieuwe organisatie aansturen: de managementvisie;
- hoe willen we in onze nieuwe organisatie (samen)werken: de cultuur;
- hoe zien we organisatieontwikkeling: de visie op veranderen.
Op basis van het Organisatieplan wordt een aanzienlijk deel van de bestaande structuur van de ambtelijke organisatie, zoals deze het meest recent was vastgelegd in het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2009, gewijzigd. Deze wijzigingen dienen te worden vastgelegd in een nieuw Organisatiebesluit. Hieronder zijn de belangrijkste wijzigingen kort beschreven.
Het sectorenmodel (op basis van een indeling in clusters) wordt verlaten. De directies verdwijnen en er is gekozen voor een open en meer platte organisatiestructuur waarin het leidinggeven plaatsvindt onder het motto: ‘Minder leiding, meer sturing’. De nieuwe structuur van de organisatie hanteert onder meer de volgende uitgangspunten:
- de structuur sluit zoveel mogelijk aan op de kenmerken van een procesgeoriënteerde organisatie;
- de structuur draagt bij aan de gewenste cultuur (de structuur versterkt ondermeer het samenwerken);
- er zijn twee hiërarchische niveaus: een directie en afdelingshoofden;
- er komen twee directeuren: een algemeen directeur en een directeur;
- er komen acht afdelingen en acht afdelingshoofden;
- een afdelingshoofd kan er voor kiezen een adequaat aantal medewerkers met coördinerende taken te belasten;
- er is zoveel mogelijk sprake van evenwichtig samengestelde afdelingen van ongeveer 25-30 medewerkers;
- de organisatie legt verantwoordelijkheden zo laag mogelijk en bevestigt dit in een deugdelijke mandaatstructuur.
Het college is verantwoordelijk voor het beleid. De organisatie verzorgt de beleidsontwikkeling en bereidt besluitvorming voor. De organisatie verschaft het college alle informatie nodig om afgewogen besluiten te kunnen nemen. Op basis van deze simpele uitgangspunten is het management in de vorm van een driehoek georganiseerd. De driehoek illustreert de nauwe werkrelatie tussen portefeuillehouder, directeur en afdelingshoofd. In deze driehoek wordt sturing op beleid, beheer en bedrijfsvoering gerealiseerd. Grote beleidsprogramma’s en projecten worden in de driehoek strategisch bewaakt.
Omdat het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2009 in de basis nog steeds een goede regeling vormt, is er voor gekozen om dit besluit als uitgangspunt te nemen en de thans benodigde wijzigingen hierin te verwerken. Vanwege de overzichtelijkheid en leesbaarheid is ervoor gekozen om het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2009 in te trekken en hiervoor in de plaats het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2011 vast te stellen.
In dit artikel worden een aantal begrippen gedefinieerd die in het Organisatiebesluit worden gebruikt.
Hoofdstuk 2. De structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2 Hoofdkenmerken van de ambtelijke organisatie
Dit artikel geeft aan wat de hoofdkenmerken zijn van de ambtelijke organisatie.
Uit de inhoud van het artikel blijkt onder meer duidelijk dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur de ambtelijke organisatie samen met de directeur aanstuurt. Dit is een in het oog springende wijziging ten opzichte van het Organisatiebesluit Hellevoetsluis 2009, waarin sprake was van een sectorenmodel, met aan het hoofd de gemeentesecretaris/algemeen en rechtstreeks daaronder een viertal clusters die werden aangestuurd door evenzoveel clusterdirecteuren. Dit sectorenmodel is nu verlaten en er is sprake van een ‘plattere’ organisatie zonder de tussenlaag van de clusterdirecteuren. Zie voor meer informatie hierover de algemene toelichting en het Organisatieplan.
Verder blijkt uit het artikel onder meer duidelijk dat de bedrijfsvoering van de afdelingen is gebaseerd op integraal management. Integraal management in de publieke sector is inspirerend en resultaatgericht leiderschap met als kenmerken[1]:
Deze principes komen ook elders in het Organisatiebesluit terug. Tot slot wordt in dit artikel ook verwezen naar het Organisatieplan. De inhoud hiervan is reeds zoveel mogelijk verwerkt in het Organisatiebesluit, maar de inhoud van het plan wordt tevens geacht integraal deel uit te maken van het Organisatiebesluit.
Artikel 3 Hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie
In dit artikel is aangegeven hoe de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie er uit ziet. De raadsgriffie is vanwege de bijzondere positie (valt rechtstreeks onder de raad) expliciet uitgezonderd. Verder is de onderverdeling in een achttal afdelingen beschreven.
Artikel 4 Inrichting en afbakening van taken
In dit artikel is de inrichting en afbakening van de taken vastgelegd. Teneinde efficiënte bedrijfsvoering te bevorderen is in lid 2 opgenomen dat onderdelen van het takenpakket van een afdeling kunnen worden gewijzigd.
Gelet op de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur in de richting van het college dient het voorstel formeel door hem te worden gedaan. Gelet op de mogelijke impact van verschuiving van taken, dient ook de Ondernemingsraad (OR) in dergelijke gevallen gehoord te worden.
Artikelen 5 tot en met 12 Doelstelling van de diverse afdelingen
Per afdeling zijn de doelstellingen en hoofdtaken vermeld. Er is voor gekozen om een uitsplitsing per afdeling op te nemen, zodat voor de afdelingshoofden kenbaar is waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Tevens biedt dit uiteraard transparantie en inzicht voor andere lezers van het Organisatiebesluit.
Artikel 13 Projecten en programma’s
Op basis van dit artikel is het mogelijk om tijdelijk een project- en/of programma-organisatie bij afdelingsoverstijgende projecten en/of programma’s in te stellen. Er is voor gekozen om de bepaling van wat een project of programma van belang is, ter beoordeling over te laten aan de directieraad. Hierdoor kan per geval worden bepaald of het een project of programma betreft waarvoor een aparte organisatie dient te worden ingesteld. In het artikel is voorts opgenomen dat er een wethouder aangewezen wordt die de politieke verantwoordelijkheid draagt voor het project. Als ambtelijk opdrachtgever wordt door het college de gemeentesecretaris/algemeen directeur of directeur aangewezen, alsmede een ambtelijk projectleider. De ambtelijk projectleider functioneert ten opzichte van de medewerkers van het project fictief als afdelingshoofd maar heeft geen rechtspositionele bevoegdheden ten opzichte van hen.
In dit artikel is vastgelegd dat het college het algemeen beheer heeft over de ambtelijke organisatie en bestuurt op hoofdlijnen en op basis van het collegebeleidsprogramma.
In dit artikel worden voorschriften gegeven omtrent het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie. Voorts wordt verwezen naar het mandaatbesluit. Teneinde een efficiënte bedrijfsvoering te bevorderen is ten aanzien van het personeelsbeleid vastgelegd dat het uitvoeringsmandaat van rechtspositionele besluiten, voor zover gemandateerd, neer te leggen bij het hoofd BMO en niet bij de directeur of het afdelingshoofd waaronder het personeel ressorteert en hiervoor verantwoordelijk is. Dit wordt verwezenlijkt door in de mandaatregeling op te nemen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur ondermandaat verleent aan het hoofd BMO. De ondersteunende rol van de afdeling BMO komt hier dan ook tot zijn recht.
Verder is ook de rol van de nieuwe tweehoofdige directie nader uitgewerkt. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur vormen in de praktijk een eenheid en vormen ook het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie. Hun taken en rollen verdelen ze onderling, waarbij wel geldt dat de wettelijke taken van de gemeentesecretaris blijven berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Verder is in dit artikel een vervangingsregeling opgenomen met betrekking tot de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur. De inhoud hiervan spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Hoofdstuk 3. Instructie gemeentesecretaris
Artikelen 16 tot en 24 Instructie gemeentesecretaris
In deze artikelen is de instructie voor de gemeentesecretaris opgenomen. Het is niet ongebruikelijk in het organisatiebesluit de instructie van de gemeentesecretaris ten behoeve van zijn taken op grond van de Gemeentewet op te nemen. Ten opzichte van het Organisatiebesluit 2009 zijn slechts een aantal ondergeschikte wijzigingen opgenomen die nodig waren als gevolg van de gewijzigde organisatiestructuur.
In de artikelen 15 tot en met 23 zijn onder andere bepalingen opgenomen omtrent de relatie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten opzichte van de raad, het college, de burgemeester, door het college en de burgemeester ingestelde commissies, alsmede omtrent de wijze waarop de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand kan vragen en de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris als algemeen directeur. In artikel 14 is bepaald dat het dagelijks beheer (onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college) is opgedragen aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur en de directeur, waarbij echter wel is bepaald dat de wettelijke taken van de gemeentesecretaris te allen tijde berusten bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Er is voor gekozen om in het organisatiebesluit consequent de term gemeentesecretaris/algemeen directeur te gebruiken, waarmee zowel de taken als gemeentesecretaris als die als algemeen directeur worden bedoeld. Op enkele plekken in het Organisatiebesluit wordt expliciet de term gemeentesecretaris gebruikt. Dit is het geval als uitsluitend gesproken wordt over de wettelijke taken (op grond van de Gemeentewet) van de gemeentesecretaris.
In artikel 21 worden de verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur als algemeen directeur genoemd. In dat kader is mede opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk is voor het bevorderen en bewaken van de integriteit van de ambtelijke organisatie. Naast zijn aansturende rol is hij onder meer verantwoordelijk voor de integrale advisering, waarmee wordt bedoeld dat bij de advisering rekening moet worden gehouden met de politieke, personele, financiële, doelmatigheids- en juridische aspecten.
In artikel 22 is aangegeven dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur bestuurder is in de zin van artikel 1 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).
Tot slot zijn in artikel 23 bepalingen opgenomen over de benoeming van loco-secretarissen. De inhoud van dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Hoofdstuk 4. Aanstelling, schorsing en ontslag
Artikel 25 Aanstelling, schorsing en ontslag
Krachtens dit artikel worden alle ambtenaren benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Hierbij is aansluiting gezocht met de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Hellevoetsluis, waarin is bepaald dat het college de werkgever van het ambtelijk personeel is (afgezien van de griffie).
Artikel 26 Hiërarchische verhoudingen
In dit artikel zijn de hiërarchische verhoudingen binnen de ambtelijke organisatie vastgelegd. De inhoud van het artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Hoofdstuk 5. De afdelingshoofden
Artikel 27 Verantwoordelijkheid
In dit artikel zijn de verantwoordelijkheden en taken van het afdelingshoofd als dagelijks beheerder van zijn afdeling geregeld. In feite is hij baas in eigen huis, maar wel verantwoordelijk in de richting van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het beleid binnen zijn afdeling, de ingezette middelen en het personeel in dienst van de afdeling. Van een afdelingshoofd wordt een coachende stijl van leidinggeven in de richting van de medewerkers verwacht. Als integraal manager is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor en stuurt op de realisatie van de doelstellingen van de afdeling.
Artikel 28 Vervanging In dit artikel is een vervangingsregeling opgenomen ten aanzien van de afdelingshoofden. Uitgangspunt hierbij is dat een afdelingshoofd een medewerker van binnen zijn afdeling voordraagt die hem bij afwezigheid vervangt. Het college wijst vervolgens de voorgedragen medewerker aan als plaatsvervangend afdelingshoofd. In het tweede lid is bepaald dat er per afdeling in beginsel één plaatsvervangend afdelingshoofd moet zijn aangewezen. Dit om te voorkomen dat er ofwel geen plaatsvervangend afdelingshoofd is aangewezen, of dat er sprake is van meerdere plaatsvervangers. In het geval van het ontstaan van een vacature of in geval van een langere afwezigheid, is het college bevoegd om een plaatsvervangend afdelingshoofd aan te wijzen.
Artikel 29 en 30 Bepalingen met betrekking tot de directieraad
Formeel is de directieraad een adviesorgaan ten behoeve van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, maar feitelijk worden in de directieraad de gemeentelijke beleidsvoorbereiding en de afdelingsoverschrijdende zaken voorbereid. In de directieraad vormen de leden een team op basis van gelijkwaardigheid, waarbij wordt opgemerkt dat gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur uiteindelijk beslissingsbevoegd zijn. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is formeel richting het college en de ambtelijke organisatie de eindverantwoordelijke.
Artikel 31 Gemeentelijk Managementoverleg
In tegenstelling tot de directieraad is het Gemeentelijk Management Overleg (GMO) geen adviesorgaan, maar een overlegorgaan waarin gemeenschappelijke zaken worden besproken en gecoördineerd. De inhoud van dit artikel spreekt verder voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Ter waarborging van een goede match tussen het college en de burgemeester als bestuursorgaan, vindt periodiek strategisch beraad plaats met de directieraad waarin onder meer beleidsontwikkelingen en bezinning op onderwerpen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde komen. Het is ook het gremium om de ontwikkelingen met betrekking tot de ambtelijke organisatie te bespreken.
In dit artikel zijn een aantal zaken geregeld met betrekking tot de functie van concerncontroller.
Zo is in het eerste lid bepaald dat het afdelingshoofd Financiën & Concerncontrol tegelijkertijd concerncontroller is. In het tweede lid is vastgelegd dat de concerncontroller zijn functie uitoefent met inachtneming van een door het college vast te stellen instructie. Deze instructie bevat in ieder geval regels ten aanzien van zijn positie binnen de organisatie, zijn taken en doelen alsmede zijn relatie tot het college, gemeentesecretaris/algemeen directeur en de ambtelijke organisatie. Dit vanwege de bijzondere positie van de concerncontroller, deze heeft namelijk, naast het feit dat hij onder leiding staat van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, tevens een onafhankelijke functie. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van de jaarrekening, maar ook als het gaat om toetsing en advisering. Deze onafhankelijke positie wordt in de leden 3 tot en met 5 nader omschreven. In het zesde lid wordt expliciet verwoord dat de functie van concerncontroller niet verenigbaar is met die van beheerder financiën en kassier. Bij vervanging van de concerncontroller worden beide functies losgekoppeld en wordt het afdelingshoofd Financiën & Concerncontrol, voor zover het leidinggevende taken met betrekking tot de afdeling betreft, vervangen door een door hem aan te wijzen vervanger (op basis van het bepaalde in artikel 27) terwijl één van de consulentcontrollers hem vervangt als plaatsvervangend concerncontroller.
Artikel 34 Consulentcontrollers
In dit artikel worden voorschriften gesteld omtrent de consulentcontrollers. Dit artikel spreekt inhoudelijk voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Op voorstel van de Directieraad stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur ten behoeve van de begroting jaarlijks een jaarplan op.
Na het verstrijken van het begrotingsjaar vindt een evaluatie van het jaarplan plaats door middel van een jaarverslag waarin melding wordt gemaakt van hetgeen is gerealiseerd van de beleidsvoornemens en de middelen die daartoe zijn ingezet. Dit jaarverslag wordt op voorstel van de concerncontroller vastgesteld door het college. Dit zelfde geldt tevens voor de jaarverslagen van de diverse afdelingen. Opgemerkt wordt wel dat de concerncontroller met betrekking tot de genoemde jaarverslagen in beginsel wel eerst dient af te stemmen met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur, voordat hij over gaat tot aanbieding aan het college.
Hoofdstuk 8. Werkwijze van de ambtelijke organisatie
Het primatenstelsel wil zoveel zeggen, dat hiermee op een eenduidige wijze wordt bepaald welke afdeling er eerstverantwoordelijk is voor een taak, zodat daarover geen verwarring kan ontstaan. Voorts is geregeld dat bij afdelingsoverstijgende onderwerpen, de primaathouder gehouden is om andere betrokken afdelingen te laten medeadviseren. Hierbij geldt het uitgangspunt dat wordt getracht om tot een eenduidig, beargumenteerd en geïntegreerd advies te komen richting het bestuur. In het vijfde lid is vastgelegd hoe dient te worden gehandeld in het geval dat de primaathouder en de medeadviseur geen overeenstemming kunnen bereiken over de inhoud van een advies.
Artikel 38 Overleg met portefeuillehouder
In dit artikel is omschreven op welke wijze dient te worden afgestemd met de verantwoordelijke portefeuillehouder. In beginsel vindt dergelijk overleg plaats met het afdelingshoofd en/of met de behandelend ambtenaar.
Een bestuursopdracht kan worden omschreven als een besluit van een bestuursorgaan waarbij aan de ambtelijke organisatie opdracht wordt gegeven tot het ontwerpen van beleid dan wel het evalueren van beleid. Een en ander in de breedste zin van het woord. Bestuursopdrachten worden via de gemeentesecretaris/algemeen directeur uitgezet binnen de ambtelijke organisatie.
Artikel 40 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
In dit artikel wordt de ondersteuning door de ambtelijk organisatie van vertegenwoordigers van de gemeente in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke vennootschappen geregeld.
Dit artikel is opgenomen zodat het college in gevallen waarin het Organisatiebesluit niet voorziet, aanvullende of indien nodig afwijkende regels kan stellen voor wat betreft de ambtelijke organisatie die in het Organisatiebesluit niet of niet uitputtend zijn geregeld.
Dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen toelichting.