CVDR113043_1Nota investeren en afschrijvennlregelingVelsen2014-02-25Velsenniet van toepassingNota investeren en afschrijvenGemeentwet, art. 212 gemeenteraadfinanciën en economie2010-02-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-02-012024-12-31nieuwe regelingR10.023GeenGeenexb-2018-30666exb-2018-30667Nota investeren en afschrijvenVoorwoordDe laatste nota Investeren en afschrijven is niet lang geleden door uw raad vastgesteld. In de praktijk blijkt er echter een aantal knelpunten te bestaan die als aanvullend kader in een nieuwe nota Investeren en afschrijven opgenomen dient te worden. Daarnaast behoeft een aantal zaken nadere verduidelijking in de nieuwe nota.De knelpunten betreffen zaken die in de vorige nota nog niet konden worden voorzien, zoals de meerjarige investeringen en de daarbij horende kapitaallasten en een aantal afschrijvingstermijnen.InleidingHierbij bieden wij u de nota Investeren en afschrijven aan. De nota is een nadere uitwerking van de financiële verordening, investeringskredieten (artikel 6) en waardering en afschrijving activa (artikel 9). De indeling van de nota is gestructureerd overeenkomstig de levensloop van een actief. Van een voornemen tot investeren (krediet) tot het weer buiten gebruik stellen van het krediet. Het laatste hoofdstuk geeft een samenvatting van het bestuurlijk proces met betrekking tot Investeren en afschrijven.Hieronder wordt puntsgewijs (kort) ingegaan op wijzigingen ten opzichte van het huidig beleid.

Voorbereidingkredieten worden beschouwd als één geheel met het totale project. De afschrijvingstermijn van het voorbereidingskrediet is overeenkomstig het gebruik van het actief.

Vanaf 2010 worden de kapitaallasten meerjarig in de begroting geraamd. Dit geeft een beter inzicht in de meerjarige financiële positie van de gemeente. De uitgangspunten voor de meerjarenberekening liggen in de nota vast.

De methodiek ten aanzien van vervangingsinvesteringen zoals deze in de begroting worden opgenomen is nu onderdeel van de nota Investeren en afschrijven. De methodiek is met ingang van 2008 geïmplementeerd.

Het plafond van de vervangingsinvesteringen wordt (met terugwerkende kracht) geïndexeerd met de inflatiepercentages.

Aandacht voor investeringen nieuw beleid.

In de nota wordt aandacht geschonken aan de kredietrapportage[1] in de jaarrekening en tussenrapportages. Aangegeven wordt welke gegevens er gerapporteerd worden.

Een aantal afschrijvingstermijnen wordt nieuw opgenomen.

1 GrondslagenIn dit hoofdstuk worden de grondslagen aangegeven waarin deze nota is opgesteld en kaders uitgewerkt binnen welke de gemeente Velsen, het college, met haar beleid investeren en afschrijven opereert.1.1 InleidingDeze nota Investeren en afschrijven komt voort uit de Gemeentewet artikel 212 van deze wet schrijft voor dat de Gemeenteraad een verordening vaststelt met daarin de uitgangspunten voor het financiële beleid voor de gemeente. Hierin worden ondermeer regels voor waardering en afschrijving van activa opgenomen.In de nota ‘Financiële verordening gemeente Velsen; uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Velsen’ heeft dit zijn beslag gekregen in artikel 9:Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

Het college biedt de raad eens in de vier jaar de nota investeren en afschrijven aan. De raad stelt de nota vast.

De nota bevat het beleid ten aanzien van het omgaan met en het afschrijven van investeringen.

De nota bevat een afschrijvingstabel die wordt gehanteerd bij het afschrijven van de investeringen.

De nota dient, zo schrijft de verordening voor, voor het eerst uiterlijk 1e helft van 2012 aangeboden te worden. Om redenen genoemd in de inleiding bieden wij u de nota ruim voor deze termijn aan.De nota investeren en afschrijven dient te voldoen aan het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de nadere voorschriften van de commissie BBV.1.2 Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)In deze paragraaf zullen algemene, voor de nota relevante, voorschriften uit de BBV weergegeven worden zodat het vervolg van de nota in het juiste kader geïnterpreteerd kan worden. Tevens zullen enkele begrippen uitgediept worden.Het bezit van de gemeente wordt op de balans onder het kopje vaste activa[2]onderscheiden in:

Immateriële vasteactiva[3]: dit zijn kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en kosten van onderzoek en ontwikkeling

Materiële vaste activa: dit zijn activa met een fysieke verschijningsvorm

Financiële vaste activa[4] : dit betreft kapitaalverstrekkingen en leningen met een langdurig karakter

Van een investering met een immaterieel karakter is sprake wanneer het gaat om kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. In een later hoofdstuk komen wij terug op de waardering van deze investering op de balans en op de relatie met voorbereidingskosten van een investering.Voor de materiële vaste activa maakt het BBV onderscheid naar soort investering:

investeringen met economisch nut; deze investeringen zijn verhandelbaar en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Bijvoorbeeld het aanleggen van het riool.

investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; deze investeringen genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Bijvoorbeeld investeringen in wegen.

2 Investeren2.1 InleidingIn dit hoofdstuk zal het begrip investeren worden toegelicht, het deel met betrekking tot de bestuurlijke besluitvorming en de wijze van begroten.2.1.1 InvesteringenMet als uitgangspunt het wettelijke kader kan de volgende definitie van investeren worden gehanteerd:Investeren is het verwerven of produceren van vermogensobjecten of het doen van uitgaven ten behoeve van een goed of ter bereiking van een doel waaraan meerjarig een nut kan worden onttrokken/gebruikt..Het verwerven of produceren neemt over het algemeen meer tijd in beslag dan een jaar. Deze uitgaven kenmerken zich doordat waarde ontstaat voor de gemeente waar deze meerdere jaren profijt van heeft. Dit in tegenstelling tot uitgaven die verantwoord worden als exploitatielasten; het profijt is eenmalig en kortdurend (minder dan een jaar).In de bestuurlijke praktijk wordt eveneens het begrip ‘krediet’ gebruikt. In de regel wordt hiermee gedoeld op een besluit van de gemeenteraad waarin een machtiging van de raad aan het college is opgenomen om tot een bepaald maximumbedrag uitgaven te doen ten behoeve van het realiseren van een in het besluit omschreven investeringsproject[5].Het verschil met het boekhoudkundige begrip ‘investering’ ligt vooral hierin dat de investering de uiteindelijke waarde(vermeerdering) voor de gemeente weergeeft; indien er een bijdrage van een derde bij de gemeente binnenkomt, zijnde een subsidie, is de (investerings)waarde het verschil van de uitgaven en deze bijdrage. Het krediet is bruto, namelijk het totaal van de geraamde uitgaven.Bij een (meerjarige) investeringplanning gaat het om het verkrijgen van inzicht in de noodzakelijke investeringen op middellange en lange termijn. De gemeente Velsen werkt met een meerjaren-investeringsplan met een planningshorizon van 4 jaar. Hierbij geldt dat de informatie omtrent investeringen in de eerste jaarschijf concreet en gedetailleerd is, terwijl de laatste jaarschijf op hoofdlijnen weergegeven wordt.Jaarlijks wordt het geactualiseerde investeringsplan met de aanbieding van de begroting ter goedkeuring aan de Raad aangeboden. Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad ook de (vervangings)investeringsplannen voor het begrotingsjaar.Er kan een onderscheid gemaakt worden naar het soort investeringskrediet. Afhankelijk van de soort aanvraag verschilt de bestuurlijke afhandeling van het benodigde krediet.De gemeente Velsen kent twee soorten investeringen:

vervangingsinvesteringen

investeringen nieuw beleid.

Beide worden hieronder toegelicht.2.1.2 VervangingsinvesteringenMet het vaststellen van de begroting 2007 is gekozen voor een bepaalde werkwijze per 1 januari 2008 ten aanzien van vervangingsinvesteringen. De vervangingsinvesteringen worden jaarlijks in één krediet in de begroting op een gemiddeld gelijkblijvend niveau gepresenteerd. Het voordeel van deze werkwijze is dat de kapitaallasten eveneens op een gelijk niveau blijven. In de begroting 2007, waarin deze werkwijze is toegelicht, is niet expliciet duidelijk gemaakt of het investeringsniveau jaarlijks stijgt en eventueel met welk percentage. Op termijn ontstaat daardoor een probleem vanwege de inflatie; er kan minder aangeschaft worden met het beschikbaar gestelde bedrag. Vanaf 2011 gelden daarom de, met terugwerkende kracht, geïndexeerde bedragen. Deze zullen daarna jaarlijks geïndexeerd worden met het percentage waarmee de materiële budgetten in de begroting worden verhoogd.De volgende gemiddelde investeringsplafonds gelden per programma:Nota investeren en afschrijvinden tabelDe vervangingsinvesteringen worden per programma gepresenteerd. In de hierboven gepresenteerde tabel is het volume per programma opgenomen zoals door het college vastgesteld en die vanaf 2008 in het meerjareninvesteringsplan gehanteerd worden. In de kolom ‘2011’ presenteren wij de bedragen zoals die vanaf 2011 gelden. Deze zijn inclusief een indexering met terugwerkende kracht[6] .Tevens is in het voorstel meegenomen dat de brandweer (programma 10) inmiddels ontvlochten is en derhalve geen bedragen in het investeringsplan opgenomen behoeven te worden. Dit gaat mogelijk eveneens gelden voor het bedrag ad € 75.000 ten behoeve van programma 5 (bibliotheek).De nieuw voorgestelde bedragen mogen per jaar, gemiddeld over een periode van vier jaar, maximaal worden uitgegeven.Het totale investeringsplafond voor vervangingen bedraagt voor het begrotingsjaar 2011 ca. € 7,5 mln.De vervangingsinvesteringen voor riolen, grondwaterbeheersing en begraafplaatsen vallen buiten deze investeringsplafonds. Voor riolen en grondwaterbeheersing geldt dat de investeringen gedekt worden uit de rioolheffing. De investeringen in begraafplaatsen gelden als bedrijfsmatige investeringen, die in principe gedekt worden uit de opbrengst van de grafrechten. Deze vervangingsinvesteringen worden wel in het meerjarig overzicht gepresenteerd.In de voorjaarsnota kan het college in haar voorstellen aan de raad met de kredieten tussen de programma’s schuiven. In de voorjaarsnota wordt een actualisatie van de daarbij horende meerjaren kapitaallasten opgenomen.Nieuwe investeringen vallen buiten dit kader en worden afgewogen in het kader van nieuw beleid bij de voorjaarsnota.Onder vervangingsinvesteringen vallen ook aanschaffingen van nieuwe softwarepakketten. Tenzij de aanschaf leidt tot kostenbesparingen van dezelfde omvang. In dat geval wordt deze aanschaf als nieuw beleid gepresenteerd met als volledige dekking van de extra kapitaallasten een verlaging van het exploitatiebudget.In het onderwijshuisvestingplan wordt naast het genoemde investeringsbedrag van programma 4 rekening gehouden met ca € 300.000 aan onderhoudskosten.In de investeringsplanning kunnen eventuele afwijkingen t.o.v. het in de tabel genoemde bedrag van vervangingsinvesteringen binnen het investeringvolume van een programma over de periode van vier jaar opgevangen worden (gemiddelde over 4 jaar).Ook kan al bij concretiseren van de jaarlijkse plannen de invulling afwijken van het structurele investeringsvolume. In dat geval wordt eveneens de onderschrijding of overschrijding verrekend met het investeringsvolume van de volgende jaren, zodat ook hier het gemiddeld plafond niet overschreden wordt. Derhalve is dit systeem een dynamisch systeem.2.1.3 Investeringen nieuw beleidNaast de vervangingsinvesteringen kunnen investeringen zijnde nieuw beleid in de voorjaarsnota voor het nieuwe begrotingsjaar aan de raad voorgelegd worden. Wij hanteren een ruim begrip als het om investeringen gaat; hieronder valt alles wat niet onder de vervangingsinvesteringen valt.Deze investeringen zullen jaarlijks als nieuw beleid[7]in de voorjaarsnota aan de raad voorgelegd worden. De raad kan deze categorie investeringen met het overige nieuw beleid in de begroting integraal afwegen.2.2 Beschikbaar stellen van een krediet/tijd VervangingsinvesteringenHet investeringsvolume voor vervangingsinvesteringen wordt als één krediet bij de begroting vastgesteld en daarmee wordt het college geautoriseerd om uitgaven te doen t.l.v. dit krediet. Het college stelt op haar beurt via collegebesluiten deelkredieten beschikbaar aan de directies om tot uitvoering over te kunnen gaan. In de rapportage zullen deze deelkredieten als (door het college) vrijgegeven krediet meegenomen worden (zie hoofdstuk 6.3). Nieuw beleidInvesteringen van nieuw beleid worden in eerste instantie in het besluit bij de voorjaarsnota vastgelegd en in de nieuwe begroting opgenomen. In het besluit bij de begroting wordt deze investering definitief als krediet beschikbaar gesteld voor het begrotingsjaar.3 Activeren en afschrijven3.1 InleidingActiveren van een investering wil niets anders zeggen dan het op de balans plaatsen van de (geïnvesteerde) waarde als een bezit. Dit bezit (het actief) daalt in waarde (afschrijven) doordat het gebruikt wordt. Deze waardedaling wordt als afschrijvingslast aan een boekjaar toegerekend.3.2 ActiverenNiet elke investering wordt geactiveerd. De commissie BBV ontraadt het activeren van investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Daarnaast is in boek 2 Titel 9 van het BW in art 363-3 opgenomen dat, indien een post van een te verwaarlozen betekenis is voor het wettelijk vereiste inzicht, er geen afzonderlijke vermelding hoeft plaats te vinden. Dit houdt in dat relatief kleine investeringen niet geactiveerd hoeven worden. Dergelijke investeringen worden ten laste van de exploitatie gebracht.Voor de gemeente Velsen gelden de volgende ondergrenzen:

De gebruiksduur van het actief is minstens vier jaar.

Voor het activeren van investeringen met een economisch nut geldt een ondergrens van € 25.000.

Voor het activeren van investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijke nut geldt een ondergrens van € 150.000.

Zoals eerder is aangegeven geven de voorschriften wel de mogelijkheid om investeringen in de openbare ruimte te activeren maar wordt dit ontraden. De gemeente Velsen heeft in het verleden deze investeringen boven een drempelbedrag geactiveerd. De investeringen met een maatschappelijk nutzijn niet of nauwelijks te verhandelen en hebben derhalve geen waarde in het economisch verkeer. Het activeren van deze waarden is daarom ongewenst.Om geleidelijk naar een situatie te groeien waarbij deze investeringen niet meer geactiveerd worden, wordt de ondergrens jaarlijks met € 50.000 verhoogd (2011 dus € 200.000).Getracht zal worden, indien de financiële ruimte aanwezig is, om investeringen met een oorspronke-lijke waarde lager dan de in het jaar geldende ondergrens versneld af te schrijven. Een voorstel zal eventueel, wanneer ook de financiële ruimte aanwezig is, worden opgenomen in de voordracht bij de jaarrekening en betrokken worden bij de eventuele verdeling van het rekeningresultaat.Sinds de invoering van de BBV dienen de bedragen bruto geactiveerd te worden. Vanuit het oogpunt van het t.z.t. vervangen van het actief bezien is dit begrijpelijk. Een uitzondering wordt gemaakt voor investeringen met een maatschappelijk nut. Deze mogen ‘netto geactiveerd’, hetgeen wil zeggen dat bijdragen van derden, bijdragen uit reserves in mindering gebracht kunnen worden. Bij investeringen met een economisch nut geldt dit slechts voor een bijdrage van derden, specifiek voor het des-betreffende actief.Kosten die kunnen worden geactiveerd zijn alle kosten nodig om een actief te verwerven of te produceren, eventueel inclusief uren van het eigen personeel. Rente zal niet geactiveerd worden, maar als last worden toegerekend aan de exploitatie.Voorbereidingskosten op een investering nemen een uitzonderlijke positie in. Tot nu toe werden deze onder de immateriële activa geschaard. Immateriële activa betreffen kosten van het sluiten van geldleningen en disagio en kosten van onderzoek en ontwikkeling.Voorbereidingskredieten kunnen in de praktijk echter ingedeeld worden naar twee beoogde doelen:

de voorbereidingskosten van onderzoek naar (technische) mogelijkheden van een project; de zogenaamde haalbaarheidsonderzoeken.

het alvast beschikbaar stellen van een deel van een krediet om een project op te kunnen starten. Vaak zijn op dat moment nog niet (al) de details bekend, maar dient het project voorbereid en derhalve opgestart te worden. De kosten kunnen op deze wijze al aan het project toegerekend worden.

Het eerste wordt overeenkomstig de BBV ingedeeld onder immateriële activa en in 5 jaar afgeschreven.De kosten die ten laste van de kredieten als voorbereiding op een groter project worden gemaakt, worden als volgt geactiveerd en verwerkt.Het krediet maakt in dit geval onderdeel deel uit van een groter project. De uitgaven op dit krediet zullen gezamenlijk met de uitgaven op vervolgkredieten van dit investeringsproject geactiveerd worden op het moment dat het actief in gebruik genomen wordt. Het actief zal overeenkomstig de aard van het actief worden afgeschreven.Indien onverhoopt een project niet doorgaat worden de kosten, indien mogelijk, verrekend met aanwezige dekking of zijnde een immaterieel actief in 5 jaar afgeschreven.De commissie BBV schenkt bijzonder aandacht aan de onderwerpen rioleringen en software.Op het onderwerp rioleringen komen we in een later stadium terug.Activeren van software vindt plaats wanneer software in eigendom van de gemeente komt en software in de vorm van gebruikers licenties voor onbepaalde tijd aangeschaft wordt. Dit betekent dat gebruikerslicenties voor bepaalde tijd niet geactiveerd kunnen worden. De kosten hiervan worden aan de exploitatiejaren waarin de software gebruikt wordt toegerekend.Zolang een investeringsproject loopt worden de kosten verzameld op het project in het onderhanden werk. Op het onderhanden werk wordt niet afgeschreven.Afhankelijk van het type investering, maatschappelijk of economisch nut, kunnen op het onderhanden werk bijdragen van derden en/of reserves worden verantwoord.Indien een investeringsproject gereed is, wordt deze geactiveerd door een overboeking van het onderhanden werk naar de balanspost materiële activa. Deze post wordt geaggregeerd op een samenhangend geheel van uitgaven, met eenzelfde afschrijvingstermijn. Dit is bekend onder het begrip componenten benadering: een actief wordt opgedeeld in verschillende samenstellende delen, waarop afzonderlijk wordt afgeschreven. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen.Op het moment dat het project technisch en financieel gereed is wordt het krediet afgesloten.3.3 AfschrijvenWanneer wordt geactiveerd, wordt in beginsel daarop afgeschreven op grond van artikel 64, derde lid BBV. Afschrijven is het op methodische wijze, volgens een stelsel dat is gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur, ten laste van de exploitatie brengen van (een) kapitaalgoed(eren). Dit houdt in dat overeenkomstig het toerekeningsbeginsel de uitgave voor een kapitaalgoed, ten laste gebracht wordt aan de exploitatiejaren waarin het goed gebruikt wordt.Op grond wordt niet afgeschreven, waarbij ervan uitgegaan wordt dat dit soort actief geen waardedaling kent. Wanneer omstandigheden daartoe aanleiding geven kan grond, gelet op de BBV, gewaardeerd worden op de lagere marktwaarde.De gemeente Velsen kent de lineaire afschrijvingsmethode, rekeninghoudend met restwaarden aan het einde van de gebruiksduur. Bij deze methode wordt jaarlijks eenzelfde bedrag afgeschreven. Bij uitzondering kan in het geval van volkshuisvesting, waarbij de lasten tegenover huurinkomsten staan, de annuïteitenmethode gebruikt worden. Hierbij is de afschrijvingslast samen met de rente over de boekwaarde jaarlijks gelijk.De tabel met de afschrijvingstermijnen, gebaseerd op de gebruikelijke gemiddelde levensduur van diverse soorten activa, is opgenomen in bijlage 1.Met afschrijven wordt gestart op het moment van ingebruikname van het actief.3.4 RentelastenVoor de volledigheid wordt hier vermeld dat het beslag op de middelen door een investering leidt tot rentekosten. Vanaf het eerste moment worden rentekosten van een project berekend en zoals eerder aangeven ten laste van de exploitatie gebracht.3.5 Begroten van kapitaallastenDe kapitaallasten omvatten de afschrijvings- en rentelasten. Samen worden ze onder de kostensoort kapitaallasten in de begroting (en in de rekening) opgenomen.Vanaf 2010 werkt de gemeente met een meerjarige raming van de kapitaallasten. Dit verhoogt het meerjarig inzicht in de financiële positie van de gemeente.Aan het onderdeel begroten wordt specifiek aandacht besteed omdat deze kaders voor de kapitaallasten nog gedefinieerd dienen te worden.De begrote lasten van de in gebruik zijnde activa liggen meerjarig vast op grond van de afschrijvings-termijnen. De lasten van het onderhanden werk zijn afhankelijk van wanneer projecten starten en/of gereed gemeld worden en zijn daarom op grond van diverse uitgangspunten goed in te schatten.De uitgangspunten zijn gebaseerd op de gebruikelijke wijze van handelen bij het afschrijven en voor wat betreft het onderhanden werk en gereed melden op ervaringsgegevens.De volgende kaders worden bij de meerjarenraming van de kapitaallasten in de begroting gehanteerd:

Meerjarig wordt bij vervangingsinvesteringen, zolang een krediet door het college nog niet is vrijgegeven, rekening gehouden met een gemiddeld afschrijvingspercentage van de activa per programma. Op grond van de historie kan namelijk een uniek afschrijvingspercentage aan de programma’s toegekend worden, dat jaarlijks getoetst wordt. Nadat een deel van een krediet van een programma door een collegebesluit is vrijgegeven, geldt het gebruikelijke percentage van het (te produceren) actief.

Vanaf het moment van beschikbaar stellen in de begroting (jaar t) wordt het einde van het jaar (jaar t) het actief als technisch gereed beschouwd. De afschrijving start daardoor bij aanvang van het jaar daarop. (jaar t+1).

Rente van het onderhanden werk wordt berekend per medio van het jaar dat het krediet beschikbaar is gesteld. Rente wordt daarmee berekend over de gemiddelde boekwaarde van dat jaar.

Elk begrotingsjaar worden de kapitaallasten meerjarig geactualiseerd; daarbij wordt eveneens rekening gehouden met de actuele tijdsplanning van de investeringen.

In de praktijk blijkt dat voorgenomen investeringen in de tijd uitlopen. Met dit verschuiven zullen de kapitaallasten eveneens verschuiven en later verantwoord worden. In de begroting is een bedrag opgenomen dat de kapitaallasten op voorhand corrigeert, zodat per saldo niet de berekende volledige theoretische kapitaallasten in de programma’s zijn opgenomen. Bij het opmaken van de begroting wordt dit bedrag gecalculeerd en zichtbaar gemaakt in de begroting.

Alle kapitaallasten worden aan de programma’s of kostenplaatsen toegerekend.

RekenvoorbeeldEen weg is in de begroting 2010 opgenomen als vervangingsinvestering. Gedurende 2010 worden kosten geboekt. Over de gemiddelde boekwaarde wordt rente berekend en toegerekend aan de exploitatie. Per 31 december 2010 is de weg gereed en wordt in gebruik genomen. De afschrijving start per 1 januari 2011 en de volledige kapitaallasten worden dat jaar (afschrijving en rente) aan de exploitatie toegerekend.Over- en onderschrijdingen kredietenBij de uitvoering van de projecten kunnen onder- en overschrijdingen ontstaan. Bij het samenstellen van de meerjarenbegroting wordt daarmee op de volgende wijze rekening gehouden.In geval van onderschrijding wordt afhankelijk van de oorzaak ervan bezien of de niet bestede middelen aan het investeringsniveau van de daarop volgende jaren worden toegevoegd. In eerste instantie ligt overheveling niet voor de hand, omdat binnen een investeringsvolume per programma het mogelijk moet zijn zodanig met de uitvoering van projecten te schuiven, dat in geval van vertraging bij één project er een ander project naar voren wordt gehaald. Er kunnen dringende redenen zijn om onderschrijdingen toch toe te voegen aan het volume van het volgend jaar of de daarop volgende jaren. Aangezien in gevallen van onderschrijding de kapitaallasten in de begroting en meerjarenramingen binnen de ramingen blijven is dit een bevoegdheid van het College. Het college gaat terughoudend met de bevoegdheid om. De raad wordt in deze gevallen via de rapportage geïnformeerd.In geval van overschrijding wordt de overschrijding gekort op het investeringsvolume voor het betreffende programma van het volgende of daarop volgende jaren.4 Buiten gebruik stellenBuiten gebruik stellen wil zeggen dat het actief niet meer in gebruik is en niet meer in de boeken dient voor te komen.Aan het einde van de levensduur van een actief wordt, indien nog niet tot vervanging wordt over-gegaan, de boekwaarde op € 1,00 gesteld om het actief als bezit in de boeken zichtbaar te houden.Een actief kan eveneens van functie wijzigen. Bij leegstand, bijvoorbeeld van een schoolgebouw, kan het ondergebracht worden bij volkshuisvesting. De kapitaallasten worden dan aan het desbetreffende programma doorberekend.5 Bestuurlijk proces5.1 InleidingMogelijk ten overvloede wordt in dit hoofdstuk het onderwerp investeringen uit het bestuurlijke perspectief beschreven. De kaderstellende en controlerende rol van de raad met de daarbij horende te verstrekken informatie zal aan bod komen. In het hoofdstuk komen eveneens intern organisatorische zaken aan de orde maar om de nota volledig te laten zijn nemen we deze (bedrijfsvoering-) onderwerpen eveneens op.5.2 BegrotingHet budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Met het vaststellen van de begroting zal zij het (vervangings-) investeringplan, dat in de begroting is opgenomen goedkeuren en het college mandateren uitgaven te doen tot het kredietbedrag dat is opgenomen in de desbetreffende jaarschijf.Het college stelt op haar beurt van dit krediet middels een collegebesluit deelkredieten beschikbaar aan de organisatie.Kredieten inzake nieuw beleid zal de raad in de begroting eveneens op grond van de voorjaarnota bij de begroting vaststellen. Wanneer in de begroting de plannen nog niet of onvoldoende uitgewerkt zijn, kan bij de begrotingsbehandeling een bedrag voorlopig gereserveerd worden. Dat geldt met name voor grote projecten waarvoor de raad wenst te sparen.De raad kan in deze gevallen bij het indienen van de uitgewerkte plannen door middel van een besluit het totale krediet beschikbaar stellen.In de begroting worden de kapitaallasten van alle investeringen, zowel reeds geactiveerde, het onderhanden werk en de kredieten uit het investeringsplan, meerjarig aan de programma’s toegerekend.In de begroting wordt een overzicht opgenomen van deze kapitaallasten per programma.5.3 Rapportage en rekeningDe raad wordt geïnformeerd over de voortgang van alle door de raad beschikbaar gestelde kredieten. De rapportage omvat een overzicht van alle kredieten:

inzake de vervangingsinvesteringen, op door het college beschikbaar (vrijgegeven) gestelde kredieten

en van de overige kredieten (o.a. nieuw beleid).

In de jaarrekening wordt een overzicht van alle nog niet afgesloten (deel)kredieten opgenomen. In dit overzicht worden de volgende gegevens opgenomen:

Kredietbedrag

Datum beschikbaarstelling en het nummer

De cumulatieve uitgaven incl. verplichtingen

Het restant bedrag per ultimo van het boekjaar

Of het een af te sluiten krediet betreft

Indicatie planning krediet

Toelichting op het totale krediet

De indicatie planning krediet heeft betrekking op een eventuele uitloop van het project. Een krediet is na vaststelling nog twee jaar beschikbaar. Na deze periode zal, indien dat nog noodzakelijk is, door het college de raad om verlenging gevraagd worden. De verlenging is telkens voor een jaar en is meermalen mogelijk.In de tussenrapportages zal met betrekking tot de kredieten worden gerapporteerd op afwijkingen.In de jaarrekening wordt een overzicht per programma gepresenteerd van de gerealiseerde kapitaallasten ten opzichte van de begrote kapitaallasten.6 Overig6.1 InleidingIn dit hoofdstuk wordt een aantal uitzonderingen op de algemene uitgangspunten toegelicht. Sommige onderdelen van de gemeentelijke bedrijfsvoering kennen een dusdanige eigenheid dat voor deze afzonderlijke bepalingen nodig zijn. Uiteraard zal de achtergrond van de uitzonderlijke behandeling toegelicht worden.6.2 RioleringenDe kosten van rioleringen, grondwaterbeheersing e.d. worden aan de burgers en ondernemers in de gemeente Velsen doorberekend middels een rioolheffing. De kosten en opbouw van de heffingen worden gebaseerd op het Gemeentelijk Riolerings Plan Velsen (GRP). In de opbouw van het tarief wordt rekening gehouden met de geplande investeringen en de daarbij behorende kapitaallasten. Omdat het karakter van de heffing een egalisatie van de doorberekende kosten met zich meebrengt, worden niet bestede investeringsmiddelen gereserveerd en afhankelijk van de aangepaste planning besteed. Derhalve is het inzichtelijker en eenvoudiger om de kapitaallasten van een geplande investering in het eerste jaar volledig te begroten.Ten behoeve van riolering worden met deze nota afschrijvingstermijnen gewijzigd en aangepast aan de termijnen die genoemd worden in het GRP, t.w.:

Riolen en bouwkundig deel van de gemalen 45 jaar

Elektrotechnisch/mechanisch deel gemalen 15 jaar.

Deze termijnen zullen ook in het nog te vervaardigen GRP 2010-2014 opgenomen worden.6.3 WoonwagensTen behoeve van de herstructurering van het woonwagenkamp ‘de Oude Pontweg’ is een krediet beschikbaar gesteld om het kamp te herstructureren. In de berekeningen van de kapitaallasten van deze investering is een afschrijvingstermijn van 40 jaar gehanteerd. Deze gebruiksduur is gehanteerd omdat de investeringen deels via de huren worden terugverdiend. De herstructurering van woonwagenkampen is in de bij deze nota opgenomen afschrijvingstabel opgenomen met een afschrijvingstermijn van 40 jaar.7 Bijlage 1 AfschrijvingstabelBijlage 1 AfschrijvingstabelBijlage 2 interne procesgangDit onderdeel maakt deel uit van de nota. Deze wordt ter kennisneming van de raad gebracht. Dit onderdeel maakt voor de organisatie integraal deel uit van het kader. Omdat het de bedrijfsvoering betreft behoort dit tot de bevoegdheid van het college. Dit onderdeel, met de beschrijving van de procesgang inzake het vrijgeven van een (deel)krediet is deels al beschreven in het Financieel Masterplan Velsen.7.1 VormvereistenDe bevoegdheid om gedeelten van het door de raad gevoteerde totale krediet beschikbaar te stellen voor vervangingsinvesteringen ligt bij het college. Om definitief te kunnen beschikken over de middelen dient een collegebesluit genomen te worden om een deel “vrij te geven”. Het collegebesluit dient aan een aantal minimale vereisten te voldoen. Inhoudelijk moet duidelijk beschreven zijn wat er precies vervaardigd wordt; men zal het uiteindelijke resultaat moeten benoemen. Daarnaast is de volgende informatie nodig, die ingevuld kan worden op een startformulier, waarmee het krediet formeel wordt geopend in de administratie. Dit formulier maakt integraal deel uit van het college-voorstel. De benodigde informatie is:

Geplande start en einddatum

Fasering met de bijbehorende bedragen

Eventuele aanvullende dekking of nog te verwerven middelen

Welke soort investering, met de bijbehorende afschrijvingstermijn

De afdeling Financiën toetst of de aanvraag past binnen de kaders en vermeldt dat in het college-voorstel.Ook bij kredieten m.b.t. nieuw beleid geldt dat het formulier intern gebruikt dient te worden om het project administratief op te starten. Ook hier kan het formulier gevoegd worden bij het collegevoorstel, waarna het, na goedkeuring door de raad, verwerkt kan worden.7.2 GereedmeldenEen investeringsproject wordt administratief afgerond door bij de afdeling Financiën een gereedmeldingsformulier in te dienen. Na verwerking van dit formulier zal de investering geactiveerd worden en in de kredietoverzichten niet meer zichtbaar zijn.Relevante informatie in dit formulier is een analyse van het uiteindelijk resultaat, zowel financieel als inhoudelijk, van het project. Deze informatie kan gebruikt worden in de rapportage in de jaarrekening.Voetnoten[1]1 Met ‘kredietrapportage’ wordt bedoeld een financiële voortgangsrapportage van door de raad gevoteerde kredieten. In de hoofdstuk 5.3 wordt dit toegelicht.[2]2 Op de balans wordt het bezit aan de linkerkant weergegeven in vaste en vlottende activa. Het onderscheid ligt in de tijdspanne. Vaste activa zijn meerjarig in bezit.[3]3 Immateriële activa vallen buiten het kader van deze nota en worden per gebeurtenis met de raad besproken.[4]4 De procedures rond investeringen in financiële vaste activa zijn vastgelegd in het treasurystatuut.[5]5 In dit zogenaamde kredietbesluit worden ook zaken als financiële dekking, de tijdsplanning en overige zaken die van belang zijn voor de afwegingen van de raad opgenomen[6]6 Behoudens programma 4. In de begroting 2009 is eenmalig een bedrag van 1,5 mln. Beschikbaar gesteld voor prijscompensatie.[7]7 Ook hierbij geldt dat eveneens nieuw beleid opgenomen wordt waarvoor geldt “oud voor nieuw”.