Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Breda
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda
Citeertitel	Controleverordening gemeente Breda
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	maatschappelijke zorg en welzijn
Eigen onderwerp	gezondheidszorg

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 213
Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
15-11-2003		22-01-2019	Nieuwe regeling	06-11-2003 Breda.nl, 12-08-2004	21829

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda

De raad van de gemeente Breda besluit;

gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten (hierna: BAG);

vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
accountant
een door de raad benoemde:
- .
  registeraccountant of
- .
  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,
belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde gemeentelijke jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
- .
  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
- .
  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
- .
  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
- .
  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
c.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.
d.
deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de gemeentebrede verslaglegging opgestelde verantwoordingen van een afzonderlijke organisatie-eenheid of een afzonderlijk beleidsterrein binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de gemeentelijke jaarrekening.
e.
jaarrekening
de geconsolideerde gemeentebrede jaarverantwoording (jaarrekening) zoals bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Artikel 2 Opdrachtverlening en accountantscontrole

1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te kiezen en benoemen accountant. De keuze van de accountant geschiedt in beginsel voor een periode van maximaal 6 jaar, maar steeds met een jaarlijkse expliciete herbenoeming door de raad.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- a.
  de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties)
bij de controle van de jaarrekening;
- b.
  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
  de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
- f.
  de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
  de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
4.
In afwijking van het derde lid, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
5.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor 1 mei aan de raad.
5.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, de voorzitter van de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder middelen, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het hoofd financiën.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controle- en adviesopdrachten

1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van de accountant daarmee niet in het geding komen. Het college informeert de raad over deze aan de accountant verstrekte opdrachten.
2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde verantwoordings- en controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Breda”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van donderdag 6 november 2003.

Toelichting op de Controleverordening gemeente Breda (ex artikel 213 Gemeentewet)

In het kader van dualisme heeft de wetgever beoogd de relatie tussen raad en externe accountant explicieter te moeten te regelen dan voorheen. Voorheen werd toch vooral het college gezien als opdrachtgever, nu wordt dat de Raad. Door middel van deze Verordening krijgt die relatie vorm en inhoud. In de verordening wordt met name de relatie tussen concernjaarrekening en accountantscontrole geregeld. Insteek is zo veel als mogelijk de Modelverordening van de VNG te volgen.

Artikel 2: Het college legt jaarlijks verantwoording aan de raad af. Dit gebeurt onder meer door het aanbieden van een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken zijn het onderwerp van accountantscontrole. Omdat de accountant controleert in opdracht van de raad, wijst de raad ook de accountant aan. De opdrachtverlening aan de accountant geschiedt voortaan door de raad. Naast de periode waarvoor opdracht wordt verleend zal de raad ook besluiten moeten nemen over de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie door de accountant. Ook bestaat de mogelijkheid om via artikel 2 aanvullende eisen aan de accountant te stellen. Op dit moment (sept 2003) is nog niet geheel duidelijk hoe het begrip rechtmatigheid precies gedefinieerd kan/zal worden. Daarover zal ook eerst in de loop van 2004 meer duidelijkheid gaan ontstaan. Tot dat moment wordt rechtmatigheid (letterlijk: in overeenstemming met interne en externe wet- en regelgeving) gedefinieerd als “financiële rechtmatigheid d.w.z. rechtmatigheid met directe financiële gevolgen. Als de raad op een later moment iets anders wil, kan dat zonder de Verordening aan te passen. Na dat overgangsjaar 2004 zal hier in de opdrachtformulering meer aandacht besteed worden. Ook qua toleranties wordt vooralsnog aansluiting gezocht aan het wettelijke minimum om afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen daaraan in de loop van 2004 meer inhoud te geven. Voorgesteld wordt het volgende traject te bewandelen:

.
Voor 2003 goede, met name financiële, werkafspraken te maken met de externe accountant.
.
Voor 2004 de accountantscontrole op te dragen aan Deloitte en Touche op basis van goede prijs- en werkafspraken gebaseerd op bovenstaande Verordening. Uitgangspunt is daarbij de rechtmatigheid te beperken tot financiële rechtmatigheid. De controle- en rapporteringstoleranties te hanteren gebaseerd op het wettelijk kader ( met name het BAG).
.
In 2004 een program van eisen voor de accountantscontrole 2005 e.v. op te stellen om op basis daarvan en op basis van Europese regelgeving een vergelijking van alternatieven mogelijk te maken. Aandachtspunt daarbij is de termijn waarvoor een contract wordt aangegaan. In de praktijk worden –op basis van vele pro’s en contra’s- termijnen gehanteerd van 1 tot 6 jaar waarbij momenteel een jaarlijkse (her)benoeming veel wordt toegepast. Het voorstel is te opteren voor een jaarlijkse herbenoeming. Het keuze- en selectietraject houdt daarmee rekening en zal uitgaan van een principe-afspraak voor een wat langere periode (maximaal 6 jaar) aangevuld met de mogelijkheid niet tot herbenoeming over te gaan.

Artikel 3: Nieuw is dat in de gedualiseerde verhoudingen het college expliciet verantwoordelijk is voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betekent dat het college ook verantwoordelijk wordt gehouden voor het verstrekken van informatie aan de accountant zodat deze over de voor de controle noodzakelijke informatie beschikt. De toegankelijkheid van de achterliggende documenten wordt in artikel 3 geregeld. Hierbij wordt opgemerkt dat lid 3 niet op een wettelijke verplichting berust en derhalve facultatief is. Tevens wordt in dit artikel geregeld wat de uiterste datum van aanlevering van de gecontroleerde jaarrekening door het college aan de raad is. In lid 3 is geregeld dat de accountant het College kan vragen om een zogenoemde ‘bevestiging bij de jaarrekening’. De in lid 4 genoemde termijn sluit aan bij de termijnen genoemd in de Verordening ex artikel 212.

De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de controle. Hij mag zelfs onaangekondigd controles verrichten, voor zover deze dienstbaar zijn aan het doel van de accountantscontrole uiteraard. Uitwisseling van informatie tussen de diverse partijen is derhalve essentieel. In artikel 4 wordt deze uitwisseling geregeld.

Artikel 5: In het vorige artikel hebben we geconstateerd dat de accountant leidend is voor de inrichting van de accountantscontrole. In dit artikel wordt de verantwoordelijkheid van het college expliciet gemaakt voor het zorgen van onbelemmerde toegang van de accountant tot de informatie die hij nodig acht voor zijn onderzoek. Hierbij is het wenselijk om overleg te hebben met alle betrokkenen.

Artikel 6: Naast controle op de jaarrekening en het jaarverslag kan de accountant meerdere onderzoeken verrichten (denk bijvoorbeeld aan de accountantsverklaring voor specifieke rijksuitkeringen) dan wel andere (advies)werkzaamheden. Het aanwijzen van de accountant voor dit soort taken is een bevoegdheid van het college. Van belang is dan dat de onafhankelijkheid van de door de raad benoemde accountant niet in het geding komt. Ook is het niet handig om de accountant in te schakelen voor taken die hij zelf moet controleren. In principe schakelt het college de door de raad benoemde accountant in omdat deze bekend is met de gemeentelijke situatie. Controles worden derhalve door één accountant uitgevoerd hetgeen tot aanzienlijke kostenbesparingen moet leiden (single audit). Artikel 6 regelt de overige controles en opdrachten door de door de raad benoemde accountant en biedt de raad de gelegenheid om een oordeel hierover te vormen en zijn eventuele bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Artikel 7: Wanneer de accountant afwijkingen aantreft tijdens controles die hem noodzaken af te zien van een goedkeurende verklaring dient hij dit te melden aan de raad. Een afschrift van deze melding gaat naar het college zodat zij de mogelijkheid krijgen om maatregelen tot herstel te nemen. In geval van goedkeurende verklaringen worden deze gerapporteerd aan het management. Op- en aanmerkingen van de accountant kunnen dan door het management in acties omgezet worden. In de gemeentewet wordt de rapportering en de inhoud van de controle door de accountant geregeld. In het programma van eisen kan de raad aanvullende eisen aan de rapportage en de inhoud stellen die verder gaan dan hetgeen in de gemeentewet opgenomen is. Tenslotte regelt artikel 7 het principe van hoor en wederhoor.

Epiloog

Deze verordening volgt in grote lijnen het model zoals dat door de VNG geopperd is. Op tal van punten is nog niet geheel duidelijk wat de wetgever precies beoogt en hoe accountants daaraan invulling kunnen geven. Het begrip rechtmatigheid is in ontwikkeling en de daaraan gerelateerde toleranties dus ook. Deze verordening biedt de ruimte daaraan in de toekomst de ruimte te geven en zo te groeien naar een passende rolverdeling raad, college, organisatie en accountant.