CVDR11284_1Archiefverordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsnlregeling's-Gravenhage2018-06-14's-GravenhagePosthoorn, 08-03-2006Archiefverordening gemeente Den Haagonbekendgemeenteraadbestuur en recht2005-06-23De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-03-082018-06-15nieuwe regelingrv 100 20052005/05geenArchiefverordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsIAlgemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.de wet: de Archiefwet 1995;b. het besluit: het Archiefbesluit 1995;c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente;d. archiefbewaarplaats: de door Burgemeester en Wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;e. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;f. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;g. beheerders: degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;h. beheerseenheid:het/de door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;i. informatiesysteemsysteem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
IIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders. 4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden. 5Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.6Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.IIIToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.7De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.8De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren. 91.De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.10De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.11De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
12De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.IVSlotbepalingen13Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden.14Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening gemeente Den Haag.