Privacyreglement Gemeentelijke Basisregistratie Personen Moerdijk

Dit reglement verstaat onder:

• a.

  de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c.

  verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen Moerdijk vastgesteld door de gemeenteraad d.d 7 juli 2011;

• d.

  basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Moerdijk als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• e.

  basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Moerdijk;

• f.

  GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

• g.

  autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

• h.

  ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie is opgenomen;

• i.

  geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Moerdijk en over wie de verantwoordelijke persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;

• j.

  authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

• k.

  aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet;

• l.

  verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit;

• m.

  bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de basisregistratie personen wordt gevoerd;

• n.

  beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

• o.

  afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht;

• p.

  binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

• q.

  derde:elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;

• r.

  vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet.

• 1.

  De beheerder van de basisregistratie personen is het hoofd van de afdeling belast met de uitvoering van de wet;

• 2.

  De beheerder is bevoegd richtlijnen te geven met betrekking tot nadere invulling aan:

  • a.

    (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

  • c.

    verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie;

  • d.

    beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

• 3.

  De richtlijnen bedoeld in het tweede lid dienen stipt te worden gevolgd door alle personen die toegang hebben tot de basisadministratie personen.

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen hebben:

  • a.

    De beheerder;

  • b.

    De door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam bij de cluster gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en facilitaire zaken

  • c.

    Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de in deze bijlage door de beheerder aangewezen gegevens ten behoeve van de uitvoering van de aan hun opgedragen taak.

• 2.

  Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 3.

  De in lid 1 en 2 genoemde personen hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

• 4.

  De in Bijlage 5 genoemde aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermeldebinnengemeentelijke afnemers de in die bijlage aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die Bijlage aangegeven doeleinden.

• 1.

  Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in Bijlage 3 genoemde binnengemeentelijke afnemers gegevens verstrekt;

• 2.

  De betreffende gegevens en de voorwaarden waaronder deze worden verstrekt, kunnen in een overeenkomst (convenant, service level agreement e.d.) worden vastgelegd.

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikel 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

• 1.

  Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder;

• 2.

  De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;

• 3.

  De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit;

• 1.

  De beheerder draagt zorg voor het bijhouden van een protocol voor het verstrekken van gegevens

• 2.

  Het eerste lid is niet van toepassing ten aanzien van verstrekkingen die op grond van artikel 103 lid 3 wet GBA of een andere wettelijke regeling niet bekend gemaakt mogen worden.

• 1.

  Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder;

• 2.

  De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken;

• 3.

  De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

• 1.

  Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder;

• 2.

  De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken;

• 3.

  De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.

De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement Gemeentelijke Basisregistratie Personen Moerdijk” (Privacyreglement BRP).

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

• 3.

  Het “Openbaar Register” van 9 september 2008 wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk van

de secretaris, de burgemeester,

Drs. A.E.B. Kandel Drs. J.H. Mans

Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP).

De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 1 januari 2010. De raad heeft de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de BRP.

Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basisregistratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin persoonsgegevens van personen die in gemeente Moerdijk woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het onder i. in dit

artikel genoemde autorisatiebesluit.

De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van gemeente Moerdijk, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend.

In de krachtens artikel 14 wet GBA vast te stellen beheerregeling wordt de beheerder van de basisadministratie aangewezen. Deze regeling is tevens van toepassing op de basisregistratie personen.

Vanaf 1 januari 2010 moeten alle overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken, deze gegevens betrekken uit de gemeentelijke basisregistratie personen. Burgers hebben dan het recht van eenmalige gegevensverstrekking. Dat wil zeggen dat de burger in het contact met de overheid de van hem in de basisregistratie bekende authentieke gegevens niet meer opnieuw hoeft te verstrekken.

De gemeente vervult de rol van decentraal beheerder van persoonsgegevens over personen die zij tot haar eigen bevolking rekent en dient o.a. binnengemeentelijke afnemers van die persoonsgegevens te voorzien. Bij gerede twijfel aan de verstrekte authentieke gegevens geldt een terugmeldverplichting (zie artikel 9)

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "on-line verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen die uitvoering geven aan de Wet GBA.

Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals belastingen of werk en bijstand, kan het regionale politiekorps op dezelfde wijze toegang hebben tot de GBA. Dit is geregeld in artikel 96, tweede lid van de Wet GBA.

Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties.

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht in artikel 96 tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende

administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de integratie van de basisadministratie personen in de gegevensmakelaar, vanwaar uit gegevens worden verstrekt aan belastingen. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.

Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.

Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals

incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking. Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.

Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een

gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de

fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.

Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 10).

Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie.

Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om

- nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de basisadministratie.

- nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de

binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;

- binnengemeentelijke afnemers aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft.

Ten aanzien van binnengemeentelijk gebruik is de geautoriseerde gebruiker, die tijdens het raadplegen constateert dat de getoonde gegevens niet (geheel) correct zijn verplicht hiervan melding te doen aan de verantwoordelijke. De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Moerdijk als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.

De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot protocollering, inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming

persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.

De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:

Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde

gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming,

wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

• 1.

  Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

• 2.

  de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

• 3.

  de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

In gemeente Moerdijk zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zullen worden opgenomen in beveiligingsplan.

Gegeven de substantiële wijzigingen stellen wij voor om het Openbaar register van 9 september 2008 in zijn geheel te vervangen door het onderhavig Reglement basisregistratie personen gemeente Moerdijk met bijlagen.