Organisatie | Moerdijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011 |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-08-2011 | 29-10-2014 | Nieuwe regeling | 16-08-2011 Moerdijkse Bode, week 35 2011 | 303016 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk;
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen;
Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
De Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
Het besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet is aangewezen als verantwoordelijke;
Basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Moerdijk als bedoeld in artikel 2 van de Wet;
Basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Moerdijk;
Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;
Autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
Beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;
Informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
Beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;
Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
Gegevensbeheer: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
De afdelingsmanager Informatievoorziening en facilitaire zaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2. Het informatiebeheer
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
De informatiebeheerder beslist:
* onder systematische verkrijging wordt hier verstaan de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij electronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving).
Hoofdstuk 3. Het gegevensbeheer
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
Hoofdstuk 4. Het systeembeheer
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
Hoofdstuk 5. Het applicatiebeheer
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
Hoofdstuk 8. Het beveiligingsbeheer
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen alsmede voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Moerdijk 2011.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.
De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk op 9 september 2008 wordt hiermee ingetrokken.
Als informatiebeheerder is aangewezen de beheerder van de GBA, t.w.:
de manager van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken,
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
het teamhoofd van het team systeem- en gegevensbeheer van de afdeling Informatie- voorziening en Facilitaire Zaken, de heer F.J.A.M. Voermans
Als gegevensbeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw C.J.D. van de Noort-Wagemakers
als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw P.J.G. van Oorschot-Weterings
Als applicatiebeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, mevrouw A.M.A. Schrauwen-Vermunt
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer S.A.M. Remijn
Als systeembeheerder wordt aangewezen:
de medewerker van het team systeembeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer W.A.C.W. Broeders
Als diens plaatsvervanger wordt aangewezen:
de medewerker van het team systeembeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken, de heer P.M.A. Bartels
Als gegevensverwerker worden aangewezen:
de medewerkers van het team gegevensbeheer van de afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken en de medewerkers van het team Balie van de afdeling Gemeentewinkel voor zover het betreft het geautomatiseerd doorverwerken van mutaties vanuit de applicatie reisdocumenten.
Als beveiligingsbeheerder wordt aangewezen:
De informatiebeveiligingsfunctionaris, de heer R. Nowicki
Verbijzonderde interne controle* door de
De medewerker van de afdeling Concern Control, de heer B.G.A. Vermeulen
* Onder verbijzonderde IC wordt verstaan dat de verbijzonderde IC-functionaris (in dit geval de afdeling Concern Control) vaststelt dat de reguliere IC gewerkt heeft. Dit gebeurt door middel van het steekproefsgewijs retesten van werkzaamheden die door de informatiebeveiligingsfunctionaris zijn uitgevoerd.
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Regeling van de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties van 25 augustus 2005 (Stcrt. 2005, 175), nr. BPR/2004/52846, houdende voorschriften omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden in verband met de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, worden GBA-brondocumenten als volgt gearchiveerd:
Gelezen de GBA-beheerregeling, worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht.
1.Bij ontvangst van een specifieke mededeling dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de werkelijke situatie wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als deze schriftelijke bevestiging niet mogelijk is, dan volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar, waarbij minimaal de navolgende gegevens worden vastgelegd:
datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voornamen en geboortedatum, adres en telefoonnummer van de mededeler.
Verder wordt in het verslag vastgelegd: de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de namen van de ingeschrevene, geboortedatum en de aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres. Na afronding van de verslaglegging of ontvangst van de schriftelijke mededeling worden de adresgegevens (categorie 08), in onderzoek gesteld.
Na ontvangst van de mededeling onder punt 1, probeert de behandelend ambtenaar (eventueel via bemiddeling van de mededeler genoemd onder punt 1), het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een andere instantie, die onafhankelijk is van de mededeler genoemd onder punt 1. De mededelingen bedoeld onder dit punt worden vastgelegd overeenkomstig de procedure genoemd onder punt 1.
Indien één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de burger biedt, zal de benadering van de bronnen worden onderbroken en zal de behandelend ambtenaar overeenkomstig punt 3a handelen. Leidt deze handeling
niet tot het gewenste resultaat (aangifte burger), dan wordt het aanboren van bovenstaande bronnen voortgezet. Van alle benaderingen wordt overeenkomstig punt 1 verslag gedaan.
Indien gedurende het tijdvak waarin de handelingen genoemd in punt 1 t/m 4 een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen dan zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst dienovereenkomstig worden geactualiseerd (van de beëindiging van het onderzoek wordt melding gemaakt op de persoonslijst).
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken, gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’ die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK.
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen.
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ moeten burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de Wet GBA een beheerregeling vaststellen, waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing (Wbp). Het deel niet-inwoners moet gemeld worden bij het College Bescherming Persoonsgegevens, maar de Wet Bescherming Persoonsgegevens schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is zoals eerder vermeld de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V moeten door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, etcetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet het autorisatiebesluit is voorzien.