Handboek Inkoop en Aanbestedingen Gemeente Geertruidenberg versie 22 juli 2003

Deze portfolio analyse maakt onderdeel uit van het verbetertraject voor verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente. Dit wetenschappelijk model ligt ten grondslag aan ons inkoopbeleid. Niet alle leveranciers (van zowel leveringen, diensten als werken) vertegenwoordigen namelijk een gelijk belang voor de onderneming. In veel gevallen zal de bekende 20-80 regel opgaan: 20% van de leveranciers is in de regel verantwoordelijk voor 80% van de inkoopomzet. Dit betekent dat veel ondernemingen gebaat zijn bij een gedifferentieerde leveranciersstrategie.Door de portfolio methodiek ontstaan er vier inkoopcategorieën. Elke categorie heeft haar eigen specifieke inkoopkenmerken en eigen markt­positie die weer basis zijn voor het te voeren inkoopbeleid. Per categorie wordt een strategie en tactiek uitgewerkt. Deze methodiek wordt zowel bij leveringen, diensten als bij werken toegepast.Het inkooppakket wordt geanalyseerd naar twee aspecten, te weten:- het kostenniveau van een bepaald product (mate van financieel risico);- het aantal potentiële leveranciers (mate van toeleveringsrisico). 

Om een optimaal inkoopbeleid toe te kunnen passen volgen we de onderstaande strategieën en inkooptechnieken:HEFBOOMPRODUKTENStrategie:- brede concurrentie stelling;- geen leveringscontracten voor de lange termijn (£ 5 jaar) omdat leverancier en producten

   uitwisselbaar zijn;- kopen tegen de laagste 'prijs' met behoud van kwaliteit en leveringszekerheid;- periodiek vindt herschikking van inkoopvolumes plaats over meerdere leveranciers;- continue markt- en leveranciersonderzoek;- om de positie van huisleveranciers te doorbreken dienen er bij inschrijvingen regelmatig

   nieuwe bedrijven uitgenodigd te worden om mogelijke prijsafspraken (kartel)

   te doorbreken.Technieken:- inschatten kostenverhoudingen, door de vraag/aanbod ontwikkelingen te volgen;- bedrijfskolommen analyse;- onderhandelingsstijl: de inkoper onderhandelt hard en competitief op de prijs, alle

  tactische trucs zijn toegelaten(met inachtneming van de beroepscode voor de inko­per/NEVI)

  om de concurrentie tussen de leveranciers maximaal te laten spelen.STRATEGISCHE PRODUKTENStrategie:- nastreven van samenwerking met leveranciers;- grote wederzijdse betrokkenheid d.m.v. planmatige samenwerking;- met leveranciers worden programma's opgezet gericht op kostenreductie,

   kwaliteitsverbetering, procesverbetering en productontwikkeling;- zorgvuldige selectie van de leverancier.Technieken:- open calculatie;- budget kosten calculatie;- integrale kosten analyse gedurende de periode dat je het product/dienst/werk

  in bezit hebt;- totale integrale kosten gecalculeerd voor de totale bedrijfskolom;- voor deze producten is onze onderhandelingsstijl gericht op alternatieve oplossingen

  dan wel creatieve voorstellen. In het belang van ons dan wel de leverancier, zijn we tot

  samenwerking bereid maar waar mogelijk laten we toch de concurrentie spelen.ROUTINEPRODUKTENStrategie:- verminderen van de logistieke en administratieve technieken;- standaardiseren van het productassortiment;- verminderen van het aantal leveranciers;- het nastreven van raamovereenkomsten voor gebruiksartikelen;- uitbesteden van deze productgroep bij gespecialiseerde inkoopbureaus en handelshuizen.Technieken:- gestandaardiseerde contracten;- raamcontracten/afroepcontracten.KNELPUNTPRODUKTENStrategie:- verzekeren van toelevering eventueel tegen meerkosten;- acties nemen om de afhankelijkheid van de leveranciers te voorkomen en proberen

  deze goederen/diensten te verplaatsen naar het kwadrant routine artikelen, dus

  alternatieve bronnen zoeken;- risico analyse uitvoeren vaststellen van de belangrijkste knelpunten.Technieken:- totale kosten analyse-economische en technische levensduur kosten analyse;- totale kosten analyse van de desbetreffende bedrijfskolom;- onderhandelingsstijl: positief samenwerken, veel informatie uitwisselen, onze positie

  zo goed mogelijk beargumenteren, en zo min mogelijk tactieken uit de mouw schudden.

  De inkoper kan zich alleen hard opstellen wanneer hij een alternatieve leverancier heeft.

  Prijs is niet de belangrijkste ‘P’ uit de marketingmix, maar het product op tijd geleverd hebben,

  kan een veel belangrijker criterium zijn.

Sub-paragraaf 1.2.1 Leveringen

Onder leveringen verstaan we: “schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel op basis waarvan de opdrachtnemer ten behoeve van gemeente producten levert”. Ofwel: schriftelijke overeenkomst waarbij een wederzijdse verplichting is aangegaan waarbij opdrachtnemer producten levert aan de gemeente.Het gaat hierbij om: inkoop van producten, leasing van producten en huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Leveringen hebben dus betrekking op goederen.Indien de leveringen van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is met name van belang om te bepalen of de opdracht de drempelwaarde overschrijdt, waarboven de onderstaande Europese richtlijn voor leveringen toegepast moet worden.De inkoopportfolio (laag/hoog bedrag versus weinig/veel aanbod) bepaalt de te volgen inkoopstrategie en tactiek. Bij het aanbesteden van leveringen moet voorop staat dat er waarborg is voor:- een goede prijs-kwaliteitverhouding;- doelmatigheid in tijd en kosten;- integriteit van het inkoopproces en de betrokkenen.Voor aan te besteden leveringen waarvan de geraamde waarde hoger is dan het vastgestelde bedrag (tabel 2.2.1) dient de Europese richtlijn voor leveringen (richtlijn 93/36/EEG) gevolgd te worden.

Sub-paragraaf 1.2.2 Diensten

Werken wordt in de richtlijnen gedefinieerd als:” het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen“;Een werk kan betrekking hebben op een specifieke prestatie, bijvoorbeeld het vervangen van de gehele technische installatie van een gebouw.Het inkopen van werken gebeurt hoofdzakelijk door het werk aan te besteden. Wanneer we werk aanbesteden mogen een of meerdere leveranciers dingen naar werkzaamheden die tegen een overeengekomen prijs worden verricht en op een van tevoren bepaalde datum gereed dienen te zijn.Verschil tussen Richtlijnen Werken en DienstenOpdrachten tot het verrichten van onderhoudswerkzaamheden kunnen gemakkelijk tot verwarring leiden. Enerzijds zijn het werkzaamheden en kan de Richtlijn Werken van toepassing zijn, anderzijds bevat de Richtlijn Diensten een specifieke verwijzing dat opdrachten voor het uitvoeren van onderhoud bestreken worden door de Richtlijn Diensten.Als algemene regel kan men stellen dat onderhoudsopdrachten in de zin van de Richtlijn Diensten betrekking hebben op reparaties en onderhoud van machines, voertuigen en technische installaties. Daarnaast heeft de Richtlijn Diensten betrekking op onderhoud van gebouwen in de zin van het beheer van gebouwen en op schoonmaken van gebouwen. Zo valt het gewone bijhouden van schilderwerken onder het beheer van gebouwen en daarmee onder de richtlijn Diensten.Ingrijpend onderhoud aan gebouwen en wegen daarentegen, waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd die voorkomen in de opsomming van activiteiten in de bouwnijverheid, bijvoorbeeld aanbrengen van wegdek, valt onder de Richtlijnen Werken.1.2.3.1 Aanbesteden werken onder het vastgestelde bedrag voor Richtlijn werken (tabel 2.2.1)De ideale vorm van aanbesteding van werken bestaat niet. De keuze van welke methodiek van aanbesteden hangt o.a. af van:- aard en omvang van het werk (invloed op financieel resultaat);- marktsituatie (mate van toeleveringsrisico);- beschikbare tijd.- Gewenste kwaliteitIn welke mate één van de bovengenoemde aspecten van doorslaggevend belang is, valt vooraf niet te bepalen. Dit moet van geval tot geval worden bekeken. Net als bij leveringen en diensten staat voorop dat er waarborg is voor:- goede prijs-kwaliteitverhouding;- doelmatigheid in tijd en kosten;- integriteit.Werken kunnen we op twee manieren ontwerpen en realiseren:- ontwerp en uitvoer scheiden = traditioneel- ontwerp en uitvoer integreren = turnkey, design & construct, bouwteam(= geïntegreerd samenwerkingsconcept)De aanbestedingsvormen zijn bij de bovengenoemde manieren algemeen bekend. De traditionele vormen zijn omschreven in het Uniform Aanbesteding Reglement (UAR) uit 2001. Deze standaardregeling beschrijft de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen. Het UAR 2001 is ontworpen door het Ministerie van VROM en is een opdracht aan de Rijksoverheid om de aanbestedingen van werken dienovereenkomstig te laten plaatsvinden. De VNG heeft de gemeenten in Nederland geadviseerd om, alhoewel op vrijwillige basis, het UAR 2001 op de aanbesteding van werken van toepassing te verklaren. Aandachtspunten zijn hierbij de continue marktontwikkelingen (bouwfraude), de rekenvergoeding opgenomen in de UAR 2001 (al dan niet uitsluiten bij aanbesteding).Onderstaande vormen van aanbesteding gelden voor het aanbesteden van werken (lees bouwwerken en civieltechnische werken) onder het vastgestelde bedrag conform Richtlijn Werken.

1.2.3.2 Traditionele samenwerkingsvormen

• a.

  Openbare aanbestedingDit is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Zorgvuldige formulering van specificatie van eisen is vereist om tot beoordeling en goede vergelijking van de offertes te kunnen komen.

• b.

  Openbare aanbesteding met voorafgaande selectieDit is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt. Hierbij kan eenieder zich als gegadigde melden. Er wordt minstens één gegadigde tot inschrijving uitgenodigd. Het streven is gericht op meerdere inschrijvingen maar zal niet meer bedragen dan het aantal dat in de bekendmaking is genoemd.

• c.

  Onderhandse aanbestedingDit is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee gegadigden (natuurlijke, dan wel rechtspersonen) tot inschrijving wordt uitgenodigd.

• d.

  Onderhandse aanbesteding met voorafgaande selectieDit een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van ten minste twee gegadigden in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna twee of meer gegadigden tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd.Naast de hierboven in het UAR omschreven aanbestedingsvormen is er nog de:

• e.

  Onderhandse aanbesteding met enkelvoudige uitnodiging/ uitvoering in regie

Een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon wordt uitgenodigd tot het doen van een prijsaanbieding, op basis van een open begroting. Deze is in het UAR-2001 niet geregeld, omdat het geen aanbestedingsvorm is. Het wordt ook wel uitvoering in regie genoemd. Bij deze vorm liggen doorgaans de omvang van de werkzaamheden alsmede het tijdstip van het werk niet vast. De opdrachtgever geeft de leverancier de opdracht de vereiste werkzaamheden uit te voeren tegen een van tevoren bepaald uurloon, materiaalkosten en percentage voor de overheadkosten. Na afloop van de werkzaamheden worden de gemaakte kosten in rekening gebracht. Deze methode kan worden gebruikt als het gaat om zeer specifieke werkzaamheden, waarmee de gemeente weinig ervaring heeft, of waarvoor een beperkt aantal aanbieders aanwezig zijn. Ook bij de uitvoering van werken in regie is het van belang de prijs-kwaliteitverhouding, de doelmatigheid in tijd en kosten en de integriteit van het inkoopproces te waarborgen.1.2.3.3 Geïntegreerde samenwerkingsvormenIn de eerder genoemde methoden van aanbesteden gaan wij uit van alleen het aanbesteden van de realisatie van het werk. Hierbij geldt als uitgangspunt het bestek (traditioneel). In deze alinea worden 3 methoden behandeld waarbij ontwerp en realisatie (soms gedeeltelijk) door één leverancier worden uitgevoerd.a. Design & Construct (D&C)

Een design & construct-contract is een overeenkomst op grond waarvan de aannemer zich tegenover de opdrachtgever verbindt een object tot stand te brengen. Dit volgens een door de aannemer, of in opdracht van hem te vervaardigen ontwerp, waarbij tussenresultaten aan de opdrachtgever ter fiattering worden voorgelegd. Een en ander op basis van een door de opdrachtgever geformuleerd programma van eisen en een (voor-)ontwerp, waarin een keuze is gemaakt voor tenminste een oplossingsprincipe. Wanneer de opdrachtgever de tussenresultaten afkeurt en het contract verbreekt, kan de aannemer de gemaakte ontwerpkosten in rekening brengen.Het design & construct-contract kan in elke fase van de projectvoorbereiding (van onderzoek tot en met uitwerking) worden afgesloten, tenzij de aannemer het ontwerp besteksgereed heeft uitgewerkt. Daarnaast kan het ook op elk moment ontbonden worden gedurende de ontwerpfase.In verband met de beheersing van het contract dient de opdrachtgever de volgende stappen in ieder geval voor de contractvorming te hebben afgerond:- diverse onderzoeken (waaronder haalbaarheid, grond- en bodemonderzoeken);- eenduidige en complete specificatie van eisen en wensen (functioneel / technisch voor de ontwikkeling van het programma van eisen) en omschrijving van randvoorwaarden voor de uitvoering;- voorontwerp met inbegrip van de gecompliceerde ontwerpkeuzes (eventueel in samenwerking met de gegadigden bij de aanbesteding);- de verkrijging van vergunningen en doorlopen van bestuurlijke (goedkeurings-) procedures (indien mogelijk, de bouwvergunning kan bijvoorbeeld pas aangevraagd worden na afronding van het ontwerp);- een zo concreet mogelijke risicoanalyse.Overeen te komen uitgangspunten voor de verdere procesafhandeling zijn:- de overeenkomst met de beschrijving van de acceptatieprocedure;- de door de opdrachtgever verstrekte projectgegevens (waaronder programma van eisen);- de door de aannemer gehanteerde en expliciet omschreven uitgangspunten voor zijn aanbieding (waaronder ontwerpvoorstel);- de door de aannemer uit te werken aanvulling op de risicoanalyse;- het door de aannemer opgestelde kwaliteitsplan;- het door de aannemer opgestelde tijdschema;- het betalingsschema met betaalmomenten.Met de acceptatie van de opdracht aanvaardt de aannemer de verantwoordelijkheid voor het (complete) ontwerp, binnen de overeengekomen en vastgestelde verdeling van risico's. Na de opdrachtverstrekking werkt de aannemer, of namens hem een extern adviesbureau, het ontwerp uit. De aannemer legt de tussenresultaten ter fiattering voor aan de opdrachtgever, volgens de overeengekomen acceptatieprocedure.Deze contractvorm is interessant voor werken (civiel en bouwkundig) met een zeer concreet programma van eisen. Doordat zowel de ontwikkeling als de uitvoering door dezelfde opdrachtnemer uitgevoerd wordt kunnen besparingen plaatsvinden in de vorm van tijd en advieskosten. Voorbeelden kunnen zijn: ontwikkeling en bouw van een gymzaal, ontwikkeling en aanleg van 30 km zone.b. TurnkeyEen Turnkey-contract is een overeenkomst ten aanzien van een project op grond waarvan de aannemer zich tegenover de opdrachtgever verbindt om een bouwproject tegen een vooraf overeengekomen vaste vergoeding tot stand te brengen volgens een door de aannemer te vervaardigen ontwerp.De aanbesteding van het bouwproject geschiedt op basis van een door de opdrachtgever vervaardigd programma van eisen. Ook kan het voorkomen dat de aannemer het initiatief voor het project neemt en dit aan de opdrachtgever aanbiedt. Ook in dat geval verbindt de opdrachtgever zich aan het programma van eisen als uitgangspunt voor het contract.De aannemer is vervolgens verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het ontwerp en de realisering ervan. De opdrachtgever wordt in beginsel pas bij de oplevering van het object weer actief bij het werk betrokken.In tegenstelling tot bij de design & constructmethodiek, worden tussenresultaten van het ontwerp en uitvoeringsproces niet ter acceptatie maar slechts ter informatie aan de opdrachtgever verstrekt. Als de opdrachtgever naar aanleiding van hem verstrekte informatie besluit tot bijstelling of precisering van het programma van eisen, of tot ingrijpen in het ontwerp, zal dat in vele gevallen leiden tot meerwerk.Naast de beschrijving van de uitgangspunten voor het beoogde object omvat het contract tevens:- de veronderstellingen en uitgangspunten voor aanbieding die de aannemer hanteert:- het door de aannemer opgestelde kwaliteitsplan;- uitgangspunten voor planning en informatieoverdracht;- het betaalschema met betaalmomenten.De aannemer accepteert de consequenties van de inhoud van het door de opdrachtgever opgestelde programma van eisen. De aannemer is volledig verantwoordelijk voor de verdere inrichting en uitvoering van het (geïntegreerde) ontwerp en uitvoeringsproces.Afhankelijk van de contractvoorwaarden, zal de aannemer de opdrachtgever tijdens de realisering informeren over de inhoud en voortgang van het project. De status hiervan is informatief.Deze contractvorm is interessant voor werken (civiel en bouwkundig) met een standaard karakter waarvan het programma van eisen duidelijk is. Doordat zowel ontwikkeling als uitvoering bij dezelfde opdrachtnemer ligt kunnen besparingen plaatsvinden in de tijd en advieskosten. Voorbeelden kunnen zijn: aanleg van een bergbezinkbassin, aanleg van pompen en gemalen.

Design & construct en turnkey samenwerkingsvormen eisen in de fase bewaken/toezicht extra aandacht; mogelijk door gespecialiseerde objectieve adviesbureaus die door de opdrachtgever moeten worden ingehuurd. Er is door de vroege overeenkomst met de aannemer sprake van een monopoliepositie van de bouwteam aannemer.c. Het bouwteamHet bouwteam kan men omschrijven als een samenwerkingsverband waarin de teamleden met behoud van ieders zelfstandigheid en verantwoordelijkheid gecoördineerd samenwerken aan de voorbereiding van het bouwproject.De opdrachtgever neemt deel aan het bouwteam en sluit als opdrachtgever met de benodigde partijen de contracten af.In het bouwteam kunnen deelnemen: de opdrachtgever (of gedelegeerde), de architect, adviseur, aannemer, constructief ontwerper en eventuele vertegenwoordigers van aanverwante of andere disciplines.Kenmerkend voor het bouwteam is dat daarbij al in de ontwerpfase wordt meegedacht en meegesproken door de aannemer als uitvoeringsdeskundige. De samenwerking tussen de bouwpartners om het ontwerp en de uitvoering op elkaar af te stemmen vormt daarbij de basis van het bouwteam model.Doordat de aannemer in een vroeg stadium gecontracteerd is en reeds bij de ontwerpfase betrokken is, zijn de voordelen van een bouwteam constructie hoofdzakelijk te vinden in tijdswinst en besparingen op de uitvoeringskosten. Daarentegen moet de opdrachtgever al in een vroeg stadium meerdere contracten en allerlei verplichtingen aangaan en is er geen duidelijke afbakening van aansprakelijkheden. Daarnaast is er, door de vroege overeenkomst met de aannemer sprake van een monopoliepositie van de bouwteam aannemer.1.2.3.4 Aanbesteden werken groter dan het vastgestelde bedrag (tabel 2.2.1): Europees aanbestedenVoor het aanbesteden van werken boven het vastgestelde bedrag (tabel 2.2.1) geldt de Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten Werken (93/37/EEG), waarin opgenomen richtlijn 97/52/EG.Het doel is het creëren van open en eerlijke concurrentie tussen bedrijven uit alle lidstaten van de Europese Unie. Uitgegaan wordt van het non-discriminatiebeginsel: bedrijven uit alle lidstaten moeten gelijke kansen hebben op opdrachten die door overheden worden verstrekt. Overheden (hieronder vallen ook samenwerkingsverbanden tussen overheden) dienen opdrachten van een bepaalde geraamde waarde Europees aan te besteden.De genoemde regelingen kennen de volgende manieren van aanbesteden:a. openbare aanbesteding;b. openbare aanbesteding met voorafgaande selectie;c. onderhandelingsprocedure met voorafgaande selectie;d. onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande selectie.De gemeente heeft de vrije keuze tussen de methoden a. en b. Manier a. heeft een korte doorlooptijd, maar bij hefboomproducten is de kans groot op een groot aantal aanbieders c.q. offertes. De methoden c. en d. hebben betrekking op uitzonderingsgevallen die in de richtlijnen limitatief zijn opgesomd en restrictief moeten worden geïnterpreteerd.

De standaardbestekken bij het aanbesteden van volledige ontwikkelde producten.Bij een gedegen voorbereiding is de toepassing van een standaardbestek een belangrijk hulpmiddel. Het bestek is de beschrijving van het werk, de daarbij behorende tekeningen, alsmede de voor het werk geldende voorwaarden. Het STABU-bestek zal zoveel mogelijk worden gehanteerd voor werken in de burgerlijke en utiliteitsbouw (inclusief installaties en sloopwerken). Het RAW-bestek zal zo veel mogelijk worden gehanteerd voor werken van grond-, water- en wegenbouw (inclusief kunstwerken, rioleringen en groen).In beide bestekken wordt verwezen naar de UAV 1989 (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken). Deze voorwaarden regelen de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en aannemer in de contractuele fase. Er wordt o.m. ingegaan op de problematiek van de van opdrachtgeverzijde voorgeschreven onderaannemers, leveranciers van bouwstoffen, de garantieproblematiek, de rangorderegeling en de zekerheidsstelling. Voor de technische installaties bestaat er de UAV-TI 1992, waarnaar in bestekken dient te worden verwezen. Tot slot is er dan nog de Risicoregeling woning- en utiliteitsbouw 1991, die wordt toegepast. Deze regeling voorziet in een regeling voor prijswijzigingen die gedurende de uitvoering van een werk optreden.In tegenstelling tot het traditionele samenwerkingsconcept, dat gekenmerkt wordt door een min of meer vaste taak- en risicoverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, gaat het Geïntegreerd Samenwerkingsconcept UAV gc 2000 uit van een sterk projectgebonden, vooraf te benoemen en vast te leggen verdeling van verantwoordelijkheden. Hierdoor vormt het Geïntegreerd Samenwerkingsconcept een uiterst flexibel concept dat afhankelijk van de projectsituatie en de behoefte van de opdrachtgever invulling kan krijgen. Deze flexibiliteit is kenmerken voor de ontwikkelde juridische kader van UAVgc- 2000.Functionele programma van eisen te gebruiken bij het aanbesteden van een nog te ontwikkelen product.Hier is niet sprake van een gedetailleerde werkomschrijving maar van een functionele omschrijving van het product dienst of werk. Deze omschrijving geeft aan welke functionaliteit het product moet bezitten.

De gemeente kan bij aanbestedingen gunnen op basis van de onderstaande gunningcriteria:- op basis van laagste prijs;- op basis van economisch meest voordelige aanbieding.Wanneer er sprake is van het tweede criterium, dan dient dit gunningcriterium (ervaring, kwaliteit, concept, kosten, financiën e.d.) expliciet te zijn beschreven in het programma van eisen.

Ethische en economische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de Gemeente Geertruidenberg wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardenpatroon van de Gemeente Geertruidenberg is onder andere gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op de gemaakte keuzes van de Gemeente Geertruidenberg welke zijn vastgesteld in dit handboek inkoop en aanbestedingen.Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal beleidsuitgangspunten van belang:- Nastreven van transparantie en objectiviteit.Hier wordt direct verwezen naar het integriteitbeleid van de Gemeente Geertruidenberg. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- en aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces (zie ook hoofdstuk 3 ‘Inkoopprocedure) is daarom belangrijk.- Non discriminatie (voorkeursbeleid)Er bestaat geen specifiek voorkeursbeleid voor het inkopen bij bepaalde aanbieders. Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben alle aanbieders evenveel kansen en mogelijkheden om mee te dingen naar de gunning.- Naleven van wet- en regelgeving

Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen om nauwgezetter te willen toezien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen.- Ethische eisen aan de leverancierAan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.) In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in het programma van eisen opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheidcriteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsysteem of het hebben van een milieukenmerk).- Balans in beoordeling van prijs en kwaliteitBij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen (in het programma van eisen) als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimaal gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is), of de economisch meest voordelige aanbieding (naast prijs zijn een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid, etc).- Regionale of lokale aanbiedersEr bestaat geen specifiek voorkeursbeleid voor het inkopen bij regionale of lokale aanbieders. Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben zij evenveel kansen en mogelijkheden als elke andere willekeurige aanbieder. Vaak hebben zij wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de lokale situatie en de geringere reisafstanden.

2.2.1 Offerteaanvragen voor leveringen en dienstenOfferteaanvragen voor leveringen en diensten worden conform onderstaand schema aangevraagd: 

2.2.2 Offerteaanvragen voor werken

Offerteaanvragen voor werken worden conform onderstaande staat aangevraagd: 

Opmerkingen:- Wanneer we het hebben over een minimaal aantal offertes, dan bedoelen we zinnige offertes. Indien men alleen bij een drietal plaatselijke detaillisten offertes aanvraagt en de importeur vergeet spreken we niet van zinnige offertes. Door marktonderzoek is er zicht op de bedrijfskolom. Hierdoor kunnen offertes worden opgevraagd bij de juiste schakel en zo dicht mogelijk bij de bron.- We hebben het hier over de volgende inkoopsituaties:- ‘New task’-situatie (geheel nieuw product/dienst/werk);- Gewijzigde herhalingsaankoop;- Herhalingsaankopen, wanneer het raamcontract is afgelopen.Opmerking hierbij: Het bestellen binnen een raamcontract valt dus hierbuiten.- Inkoopvolume = te verwachten contractwaarde (exclusief BTW);- Inkoopvolume bij producten/diensten met een langere looptijd, neem de som van de totaal geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst;- Bij producten/diensten met onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald, nemen we het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48 (dit uitgangspunt is overgenomen uit de richtlijnen van de EEG);- Splitsing in percelen om in een andere inkoopcategorie te komen is niet toegestaan.In alle gevallen kan de gemeenteraad c.q. het college toetsen. Het kan noodzakelijk zijn om in specifieke situaties van de spelregels af te wijken. Afwijkingen kunnen alleen plaatsvinden indien deze goed gemotiveerd zijn en goedgekeurd zijn door het college van B&W.

Het inkoopproces kan in 7 hoofdstappen worden onderverdeeld. Binnen deze stappen zijn ook ‘subfases’ te onderkennen. Per subfase wordt hieronder kort aangegeven voor een budgethouder, de controller en de inkoper wat hun respectievelijke taak is. Onderstaand schema vormt het uitgangspunt voor dit handboek.

In deze situatie is dan op centraal niveau inkoopdeskundigheid sturend aanwezig. Inkooptrajecten worden dan in principe door de inkoper, samen met de betreffende budgethouder doorlopen. De operationele inkoopactiviteiten zullen centraal uitgeoefend worden, waarbij de kaders, de spelregels en de strategie hiervoor bepaald worden. De inkoopstrategie wordt procedureel geborgd. Hiernaast dienen de bij het inkoopproces betrokken personen te allen tijde te handelen conform de Beroepscode voor de inkoper, opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement.

Deze is in bijlage 3 bijgevoegd. 

De productverantwoordelijkheid ligt bij de budgethouder en is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze doorlopen van de inkooptrajecten.In dit overzicht is de rolinvulling slechts summier weergegeven. Uit de procedures die verderop in dit handboek beschreven worden zal de exacte rolinhoud blijken. Overigens zijn deze procedures telkens beschreven vanuit de optiek van de productverantwoordelijke/inkoper.Grote besparingen zijn te behalen in de fase 1 t/m 3 van de inkoopprocedure, te weten:- de identificatiefase;- de specificatiefase;- selectiefase.Bij grote inkopen (> 100.000 euro) dient het totale inkoopproces doorlopen te worden met medewerkers uit relevante vakdisciplines (materiaaldeskundigen, calculators, inkopers en mogelijk ad hoc juristen). Elk medewerker voegt hier eigen deskundigheid vanuit zijn/haar discipline (welzijn, civiele techniek, milieu, inkoop, financiën/controlling en juridische kennis) toe. Hier worden de reglementen voor het projectmatig werken van de gemeente Geertruidenberg gehanteerd.Inkoopbesluitvorming = groepsbesluitvormingVoorbeelden hiervan zijn: reconstructies, aanleg sportvelden, bouw gemeentehuis, bouw gemeentewerf, bouw milieustraat.

3.2.1 fase 1 - Identificeren1A BehoeftebepalingU wilt iets kopen, maar wat? Het is daarbij van belang niet te snel de meest voor de hand liggende oplossing te kiezen. Een goede probleemanalyse is van groot belang. Inkopers illustreren dat soms met het volgende voorbeeld: iemand wil het bouwen van een brug aanbesteden. Zijn probleem lijkt te zijn: hoe kom ik zo goed en goedkoop mogelijk aan een brug? Zijn werkelijke probleem is echter dat hij een oeververbinding nodig heeft. Voor dat probleem bestaan meer oplossingen dan een brug: een tunnel, een veerpont, bijv. De werkelijke behoeftebepaling vindt plaats in deze fase. Inkoop kan helpen bij het formuleren van het concrete probleem.Er bestaan overigens verschillende vormen van ‘kopen’. Een veel voorkomende is lease. In het algemeen geldt dat deze vormen op dezelfde wijze moeten worden behandeld als inkoop in de gebruikelijke zin van het woord.1B BegrotingWanneer er financiële bedragen gekoppeld moeten worden aan de behoefte bepaling, moeten we weten of het financieel haalbaar is. De inkoper heeft hierbij een adviserende rol, en ondersteunt de budgethouder omtrent marktinformatie.1C BudgetaanvraagHet aanvragen van een budget en het eventueel regelen van mandaat om ten laste daarvan aankopen te doen vallen buiten het bestek van dit handboek. Ook zijn er gemeentebreed regels over budgetverkrijging en mandatering. In veel gevallen wordt dit bepaald bij het vaststellen van de begroting.1D Keuze InkoopprocedureBij de keuze van de inkoopprocedure is de inkoper leidend en de productverantwoordelijke adviserend. De controller kan achteraf toetsen of er conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid is aanbesteed. In uitzonderingsgevallen waarbij politieke overwegingen een zwaarwegende rol spelen, kan in overleg bepaald worden dat de keuze van de inkoopprocedure bij het college van B&W ligt. Voorbeelden hiervan zijn design & construct-werken, turnkey-werken of werken uitgevoerd door het werkvoorzieningsschap.3.2.2 Fase 2 - Specificeren2A Opstellen eisen/wensen/bestekMet name in deze fase van het inkoopproces is het meeste geld te besparen. Het is van groot belang dat men nu precies de eisen formuleert waaraan de aankoop moet voldoen. De manier waarop we dat doen zal verschillen per inkoop-/aanbestedingsmethode. Ook de aard van de aankoop heeft daarop invloed. Voor geautomatiseerde systemen bestaan bijvoorbeeld speciale methodes van werken die ervoor zorgen dat je krijgt wat je wilt. In deze paragraaf passeert een aantal aspecten die aandacht verdienen de revue, aan de hand van een aantal vragen en opmerkingen. Volledig zal dit niet zijn; daarom dient de functionele afdeling het advies van de inkoper hierbij te vragen. Vroegtijdig inschakelen van de inkoper is noodzakelijk.Vragen en opmerkingen bij het opstellen van het bestek/programma van eisen:- Gebruik bij het specificeren van uw inkoopbehoefte vooral functionele, objectieve termen. Dat voorkomt dat u bepaalde oplossingen over het hoofd ziet, en dat op voorhand leveranciers (onrechtmatig) worden uitgesloten;- Zijn er andere mogelijkheden dan u tot nu toe dacht?;- Is ‘zelf doen’ ook een optie?;- Kent u de markt goed? Is marktonderzoek zinvol?;- Bevat de specificatie merknamen? Kunnen die worden ontweken? Zo niet, dan toevoegen “...of gelijkwaardig”;- Is er overleg geweest met andere afdelingen in verband met Arbo-eisen, milieu-eisen enz.?;- Gaat het om een eenmalige inkoop? Zijn er telkens terugkerende zaken als onderhoud e.d. die nader moeten worden gedefinieerd?;- Wanneer het gaat om een repeterend contract is de vraag: looptijd af te sluiten contract?Jaar- of meerjarencontracten c.q. raamovereenkomstenIndien de inkoop mogelijkheden ziet om met behulp van jaar- of meerjarencontracten c.q. raamovereenkomsten prijs voordelen te behalen, overlegt hij met de productverantwoordelijke. Het doel van een jaar- of meerjarencontracten c.q. raamovereenkomsten is de best mogelijke service en kwaliteit inkopen tegen de laagst mogelijke prijs. De onderhandelingen omtrent de inhoud van de contracten komt ter verantwoording van inkoop. In de fase van het specificeren moet dus al de keuze gemaakt worden of er voor een raamcontract gekozen wordt.3.2.23 Fase 3 - Selecteren3A Voorselectie leveranciersDe selectie van leveranciers is afhankelijk van het soort product volgens de inkoopcategorieën in de inkoopportfolio (paragraaf 2.1).Wanneer is een leverancier gekwalificeerd?

• 1.

  positieve financiële beoordeling, de mate waarin de onderneming in staat wordt geacht gezond en effectief te functioneren tijdens de looptijd van het project. Van belang hierbij zijn de financiële conditie, de spankracht om te investeren, juridische structuur(ondernemingsvormen) en een redelijk voorspellende financiële analyse(liquiditeit/solvabiliteit). Mocht het nodig zijn dan kan dit onderzocht worden door een onafhankelijk adviesbureau;

• 2.

  geen technisch risico m.b.t. geschiktheid van het management, productiemiddelen, de kennis, de gereedschappen en testapparatuur van de betrokken onderneming voor de fabricage van de benodigde goederen, werken en diensten. Die moeten voldoen aan de gestelde eisen en moeten worden geleverd binnen de gestelde termijn;

• 3.

  geen kwaliteitsrisico, dat betrekking heeft op het kwaliteitsmanagement van de onderneming in het algemeen, en het kwaliteitbeheersingssysteem gericht op het onderhavig project in het bijzonder (ISO-certificaten, VCA-certificaten, en Onri-predikaat);

• 4.

  total Cost of Ownership; de potentiële leverancier moet op basis van integrale kosten analyse gedurende de periode dat je het product/dienst/werk in bezit hebt (Total Cost of Ownership) onderhoud en nazorg kunnen leveren;

• 5.

  Een potentiële leverancier, die reeds voorheen aan de gemeente Geertruidenberg heeft geleverd, mag alleen weer worden uitgenodigd, wanneer deze bij de leveranciersevaluatie een eindscore heeft gehaald van minimaal 6. De leverancier moet wel de mogelijkheid geboden worden schriftelijk aan te tonen dat de onderdelen binnen zijn bedrijf waardoor hij onvoldoende scoorde, verbeterd zijn.

LeveranciersdatabaseHet leveranciersbestand dient centraal te worden bijgehouden. Hierin worden gekwalificeerde leveranciers opgenomen. Indien nodig (bij grote opdrachten) zullen leveranciers verregaand gescreend worden. Deze leveranciersdatabase wordt door continu marktonderzoek actueel gehouden.3B Offertes vragenDe offerteaanvraag moet worden vergezeld van alle benodigde informatie zoals tekeningen, productspecificatie en voorwaarden. De informatie moet zo volledig mogelijk zijn en in geval van meerdere aanvragen gelijke inhoud bevatten. Hoe beter de leverancier is geïnformeerd hoe beter hij zal kunnen calculeren.Bij iedere offerteaanvraag wordt omschreven dat de Inkoopvoorwaarden van de gemeente Geertruidenberg van toepassing zijn. Voor werken geldt in dit kader een afwijkende regeling (zie tabel paragraaf 2.2.2).De offerteaanvraag wordt schriftelijk ingediend.Tijdstip offerte aanvraag:Wanneer inkoop en/of de functionele afdeling positieve verwachtingen heeft omtrent het verkrijgen van een commercieel interessante aanbieding. Dit kan veroorzaakt worden door seizoensinvloeden, aanbiedingen etc.3C Evaluatie offertesOffertes worden beoordeeld door de functionele afdeling op:- de technische, vakinhoudelijke aspecten;- de mate waarin voldaan wordt aan wat wij geformuleerd hebben in de productspecificatie.De inkoper beoordeelt de offerte o.a. op:- commerciële en bedrijfseconomische condities;- juridische voorwaarden.Deze bevindingen worden door de twee disciplines samen ingevuld in de offerte-evaluatie(bijlage 1) en daaruit volgt op basis van vooraf vastgestelde wegingsfactoren de aanbieding met beste kosten/ prestatieverhouding.Het uitgangspunt is dat inkopen geschieden tegen de beste kosten/prestatieverhouding.Uitzondering op deze procedure:Deze procedure wordt niet toegepast op aanbestedingen die volgens het UAR worden uitgevoerd en waarbij de laagste prijs het selectiecriterium is. Deze worden conform het UAR beoordeeld en gegund.3D OnderhandelenDe inkoper gaat de onderhandelingen aan met de aanbieder die bij de offerteanalyse uiteindelijk als beste is gewaardeerd. Indien de functionaris van de functionele afdeling bij de onderhandelingen aanwezig wil zijn, dan coördineert de inkoper deze bijeenkomst in overleg met de betrokkenen. Zolang de desbetreffende overeenkomst niet schriftelijk is gesloten, wordt aan de overige aanbieders niet gemeld dat zij de order niet zullen krijgen.3.2.4 Fase 4 - ContracterenIn de voorgaande fasen is vastgesteld wat we willen inkopen, dat beschreven, een leverancier gekozen en nu zijn we toe aan het vastleggen van de afspraken in een contract. Hierbij moet op het volgende worden gelet:- in de offerteaanvraag hebben we telkens de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bijgevoegd.Het op te stellen contract zal derhalve daarmee niet in strijd mogen zijn, tenzij we anders overeenkomen;- Er zijn twee soorten contracten:- mantel- of raamcontracten, voor repeterende leveringen, diensten of werken;- contracten voor eenmalige leveringen, diensten of werken.Het is de bedoeling dat er een contract komt. Soms zijn er ook andere mogelijkheden. Zo kan het voorkomen dat u door een akkoordverklaring op de offerte een overeenkomst sluit. Zonder nadere afspraken gelden dan overigens meestal de verkoopvoorwaarden van de leverancier. We zullen dus minstens nadrukkelijk moeten hebben overeengekomen dat de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing zijn (behoudens uitzonderingsgevallen). In een contract zijn de volgende elementen van belang:De basis wordt gevormd door de offerteaanvraag van de Gemeente Geertruidenberg en de offerte van de leverancier.Over het geleverde:- productomschrijving met specificaties;- prijzen en de daarop geldende kortingen;- hoe om te gaan met prijsaanpassingen in de loop van de tijd;- keuringseisen en -methodes.Over de manier van afroepen:- wijze van afroepen;- wie zijn bevoegd om af te roepen;- leveringsmomenten;- afleveradressen;- wijze van verpakken en van transport.Over de betaling:- frequentie en wijze van facturering;- betalingstermijnen en kortingen in dit verband- voldoen aan factuurvereisten:facturen moeten voldoen aan de wettelijke eisen. Als een factuur niet aan deze eisen voldoet, is het mogelijk dat het recht op aftrek BTW vervalt. Op alle facturen moeten de volgende gegevens staan:- een nummer;- de datum waarop de dienst of dienst wordt verricht;- Naam en adres van afnemer;- Duidelijke omschrijving van het geleverde;- Hoeveelheid van het geleverde;- Gegevens die nodig zijn of het geleverde nieuw is; (b.v. een kentekenbewijs)- De vergoeding;- Het BTW bedrag.Facturen die niet voldoen aan deze eisen moeten worden hersteld.Over het contract zelf:- looptijd of maximale waarde van het contract;- de geldende (inkoop-)voorwaarden;- contactpersonen van koper en verkoper;- garantievoorwaarden;- ontbindende voorwaarden (voor zover niet geregeld in de algemene voorwaarden).Het contract moet verder voorzien worden van een uniek nummer, waarnaar bij het afroepen telkens kan worden verwezen. Dat heeft tot effect dat de voorwaarden van het contract op elke afroep van toepassing worden verklaard.Van toepassing verklaren van de gemeentelijke inkoopvoorwaarden:Om gemeentelijke inkoopvoorwaarden juridisch waterdicht van toepassing te verklaren is het noodzakelijk dat daarover expliciet, en aantoonbaar, overeenstemming bestaat tussen leverancier en de Gemeente Geertruidenberg.Tekeningsbevoegdheid en registratie:De bevoegdheid voor het aangaan van een overeenkomst is geregeld in het mandaatbesluit van de gemeente. Deze wordt naar aanleiding van het vaststellen van het inkoopbeleid aangepast en bewaakt.Het contract wordt centraal geregistreerd, bewaard en bewaakt.3.2.5 Fase 5 - Bestellen/afroepenIn het contract, dat in de vorige fase tot stand is gekomen, is ook het één en ander opgenomen over de manier van bestellen, ook wel afroepen genoemd. In fase 5 van het inkoopproces kunt u er voor zorgen dat de levering daadwerkelijk plaatsvindt. Het is van de contractuele afspraken afhankelijk hoe dat moet gebeuren; in het algemeen zijn de volgende aandachtspunten van belang.Bestel altijd schriftelijk.In een mantelcontract staan doorgaans ook bepalingen over de manier waarop moet worden afgeroepen. Van belang daarbij zijn in elk geval onderstaande gegevens:- is het contract nog geldig?- wie is er bevoegd tot afroepen?- het nummer van het contract onder de voorwaarden waarvan nu wordt besteld;- welke goederen/ diensten worden besteld, aantallen enz.;- gevraagde levertijd/-moment;- afleveradres en de gegevens van de persoon die de bestelling plaatst;- de nummers die voor de facturering van belang zijn (grootboeknummers enz.);- handtekening van degene die bevoegd is tot de bestelling;- een verzoek aan de leveranciers om de levering schriftelijk te bevestigen.In sommige gevallen is onvoldoende duidelijk hoe de bestelling moet worden omschreven, bijvoorbeeld bij (mantel-)contracten inzake advisering. De afroepmethode kan daarbij als volgt verlopen:- Bespreek met de leverancier wat uw wensen zijn, binnen de voorwaarden van het (mantel)contract;- Vraag hem u ter zake een voorstel te doen;- Maak aan de hand daarvan een afspraak over de te verrichten diensten, en probeer zoveel mogelijk punten uit bovenstaande lijst (die voornamelijk over goederen gaat) schriftelijk overeen te komen.Een beschrijving van de interne factuurafhandeling is als bijlage 6 toegevoegd.3.2.6 Fase 6 - Bewaken6A Levertijd- en kwaliteitsbewakingWe hebben in de voorgaande fasen een contract gesloten en afspraken gemaakt over de daadwerkelijke levering. Nu komt het er op aan te bewaken of de gemaakte afspraken worden nagekomen.Bewaking in de richting van de leverancier:De te bewaken afspraken kunt u afleiden uit het ondertekende contract, waaronder ook begrepen zijn:- Het opgestelde en aanvaarde bestek, de specificatie enz.- De wederzijds aanvaarde inkoopvoorwaarden- De bij het afroepen gemaakte afspraken omtrent de levering enz. zelf- Gedurende de productie momenten inbouwen om het product/dienst/werk ter plaatse te gaan controlerenBij mantelcontracten zal de bewaking zich vooral richten op de afspraken die bij het afroepen zijn gemaakt. Een mantelcontract moet verder regelmatig worden geëvalueerd; in de volgende paragraaf wordt daarop terug gekomen.Als een leverancier zich niet aan de afspraken houdt moet er actie worden ondernomen. In de volgende paragraaf (fase 7 – Nazorg) wordt daar verder op ingegaan. Het is natuurlijk ook van belang dat wij ons zelf eveneens aan de gemaakte afspraken houden.Leveranciersbeoordeling:Informatie over hoe leveranciers de met hen gemaakte afspraken nakomen is ook om een andere reden van belang. Hiermee kan Inkoop een lijst maken van leveranciers die de voorkeur genieten, en van leveranciers die minder goed blijken te presteren. Deze lijst kan u bij een volgende inkoop van nut zijn, bijvoorbeeld bij meervoudig onderhandse aanbestedingen.Nadat een levering van zowel een werk, dienst of product is afgerond, wordt deze levering geëvalueerd in het leverancier evaluatieformulier door inkoop en de functionele afdeling (zie bijlage 2).3.2.7 Fase 7 - NazorgIn de vorige fase is aandacht besteed aan het bewaken van de afspraken die zijn gemaakt. Die bewaking kan leiden tot een aantal andere activiteiten, die tot de fase Nazorg behoren.7A ContractbeheerHet beheren bijhouden en bewaken van het contract gebeurt centraal.Het gaat hierbij vooral om de volgende taken:- De looptijd van een contract. Veel contracten kennen opzegtermijnen, vervaldata enz., waarvan het van belang is dat ze goed in het oog worden gehouden. Inkoop zal van de contracten een dossier bijhouden dat de mogelijkheid biedt om op tijd hierop actie te ondernemen.- Ook meer inhoudelijke aandachtspunten die tijdens de looptijd van een contract blijken worden verzameld. Het gaat dan om zaken waarvan u, of Inkoop, van mening is dat zij bij nieuwe contractbesprekingen of inkoopacties aan de orde moeten komen.- dossiervormingTot deze fase wordt ook gerekend de actie die u kunt ondernemen als een leverancier prestaties levert die niet aan de overeengekomen specificaties of contractvoorwaarden voldoen. Als dat gebeurt kunnen we:- de leverancier ertoe verplichten alsnog (deugdelijk) te presteren;- de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden (de ontbinding dient in redelijke verhouding te staan tot de tekortkoming van de leveran­cier en schrifte­lijk te worden vastgelegd);- de leverancier aanspreken op vergoeding van de schade die door zijn tekortschieten is veroorzaakt;- financiële tegemoetkoming eisen indien de overeenkomst daartoe de mogelijkheid biedt (boetebeding);- in latere gevallen rekening houden met de slechte reputatie die de betrokken leverancier hierdoor heeft gekregen.In dit soort gevallen is vaak sprake van juridische complicaties. Wanneer het zover is dient de functionele afdeling contact op te nemen met inkoop, zo mogelijk zal inkoop hierbij ook de collega’s van Juridische zaken inschakelen.7B Evaluatie contractBij het evalueren van het totale inkoopproces worden de ervaringen van de belangrijkste partijen in kaart gebracht: van de Gemeente Geertruidenberg enerzijds en de leve­rancier anderzijds. Zo wordt inzichtelijk hoe het totale inkooppro­ces is verlopen vanuit het standpunt van de betrokken partijen en hoe de claims en het niet nakomen van ver­plichtingen zijn af­gewik­keld. Daardoor kan ook een systematische beoordeling van de kwaliteit van een leverancier en het vastleggen van de opgedane ervaringen worden gerealiseerd, wat kan leiden tot een lijst van leveranciers, die de voorkeur genieten, en een lijst van niet of minder gewenste leveranciers. Daarvan kan dan weer gebruik gemaakt worden bij later volgende selectieprocedures (zie leverancier evaluatieformulier bijlage 2).