Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Wijk bij Duurstede

Protocol e-mail en internet gebruik v2

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieWijk bij Duurstede
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingProtocol e-mail en internet gebruik v2
CiteertitelProtocol e-mail en internet gebruik
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

02-10-2007Nieuw beleid

02-10-2007

Onbekend

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Protocol e-mail en internet gebruik v2

 

 

Gebruiksprotocol Internet en e-mail faciliteiten.

Het college van burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede;

gelet op:

  • -

    het feit dat de gemeente Wijk bij Duurstede aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;

  • -

    de wenselijkheid een protocol vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik ;

  • -

    het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • -

    de instemming met het protocol door de Ondernemingsraad van gemeente Wijk bij Duurstede;

besluit vast te stellen het:

“PROTOCOL E-MAIL- EN INTERNETGEBRUIK”

HOOFDSTUK 1: DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN

Artikel 1 Definities

In dit protocol wordt verstaan onder:

  • 1.

    WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens;

  • 2.

    Gemeente: de gemeente Wijk bij Duurstede;

  • 3.

    CBP: College Bescherming Persoonsgegevens;

  • 4.

    Medewerker: degene die aan te merken is als:

    • a.

      werknemer in dienst van de gemeente;

    • b.

      persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de

gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;

5.E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde

e-mailfaciliteiten.

  • 6.

    Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde

    internetfaciliteiten;

  • 7.

    Elektronische communicatie-

middelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten;

8.Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke

persoon in de zin van de WBP;

9.Verwerken van persoons-: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot

gegevens persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,

ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

10.Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor

de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

11.Onrechtmatig gebruik danwel een doen en nalaten in strijd met dit protocol of andere wet- en

misbruik van elektronische regelgeving of een inbreuk op een recht.

communicatiemiddelen:

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1.

    Dit protocol is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit protocol geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

  • 2.

    Dit protocol geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

  • a.

    het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • b.

    het beveiligen van het systeem en het netwerk.

HOOFDSTUK 2: VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

  • 1.

    Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2.

    Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3.

    Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

     

    HOOFDSTUK 3: GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN

Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

  • 1.

    Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 2.

    Incidenteel privégebruik van de elektronische communicatiemiddelen door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit protocol en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 3.

    Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 4.

    Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 5.

    Indien medewerkers met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mail toepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing.

  • 6.

    Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

  • 7.

    Het is medewerkers niet toegestaan gebruik te maken van internetsites die streaming radio en video aanbieden waardoor de internettoegang voor anderen wordt vertraagd.

     

    HOOFDSTUK 4:CONTROLE EN VERWIJDERING PERSOONSGEGEVENS

    Artikel 6 Controle

    • 1.

      Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.

    • a.

      Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel slechts steekproefsgewijs plaats.

    • b.

      Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma’s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.

    • 2.

      Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Dit uitsluitend in opdracht van de directie.

    • 3.

      Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.

    • 4.

      Indien geconstateerd wordt dat een medewerker dit protocol overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door het betrokken afdelingshoofd.

    • 5.

      Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.

    • 6.

      De Systeembeheerder is in beginsel niet bevoegd tot het lezen van documenten of e-mail,of het meekijken met het internetgebruik van de medewerkers zonder dat daar een bijzondere aanleiding toe is.

       

    Artikel 7 Verwijdering

    1.Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

     

    HOOFDSTUK 5: RECHTEN VAN MEDEWERKER: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS

    Artikel 8 Rechten van de medewerker

    • 1.

      Aan de medewerker die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

    • 2.

      De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

    • 3.

      De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

    • 4.

      De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

       

    HOOFDSTUK 6:SANCTIES, ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING, EVALUATIE EN SLOTBEPALING

    Artikel 9 Sancties

    • 1.

      Overtreding van dit protocol kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

    • 2.

      Overtreding van dit protocol kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

    maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol, beslist het college.

Artikel 11 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

  • 1.

    Dit protocol wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

  • 2.

    Dit protocol treedt in werking op 1 oktober, 2007.

  • 3.

    Dit protocol wordt jaarlijks geëvalueerd door de verantwoordelijke en de ondernemingsraad.

     

    Artikel 12 Slotbepaling

    Onverminderd het bepaalde in dit protocol, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn.

    Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders

     

    De secretaris, De burgemeester,