Afschrijvingsverordening gemeente Breda

In de definitie is opgenomen welke uitgaven als investering worden aangemerkt. In hoofdstuk 2 is de keuze gemaakt in beginsel alleen investeringen met een economische nuttigheid te activeren en daarover af te schrijven.

Worden alle uitgaven met een meerjarige economische nuttigheid dan geactiveerd? Nee, als praktische richtlijn kiest Breda voor een minimum investeringsvolume van € 10.000. Investeringen onder deze minimumwaarde dienen direct in de exploitatierekening verantwoord te worden. Eventuele afwijkingen van deze regel dienen beargumenteerd toegelicht te worden in de voorstellen/verantwoordingen. Deze voorgestelde lijn geldt overigens vanaf 1 januari 2004 en heeft geen terugwerkende kracht werking.

NB: Wanneer een investering met een maatschappelijk nut toch geactiveerd moet worden, dient zo veel als mogelijk aansluiting gezocht te worden bij de behandeling van activa met een economisch nut, mede in relatie tot de mogelijke dekkingsmiddelen. Een zo kort mogelijke afschrijvingstermijn wordt in het BBV vereist.

In de balans worden de navolgende vaste activa (d.w.z. activa met een nuttigheid >1jaar) onderscheiden:

• •

  Immateriële vaste activa (niet tastbare activa bijvoorbeeld ontwikkelingskosten)

• •

  Materiële vaste activa, onderverdeeld in

  • •

    investeringen met een economisch nut

  • •

    investeringen met een maatschappelijk nut

• •

  Financiële vaste activa (bijvoorbeeld deelnemingen, leningen u/g)

Op de twee eerstgenoemde posten wordt afgeschreven en daarvoor moet een aantal spelregels worden afgesproken. Voor elk van de hier genoemde soorten activa geldt in principe dat sprake is van afschrijving. Voor bepaalde onderdelen gelden wettelijke termijnen en soms is het mogelijk de afschrijving op nihil te stellen omdat er geen sprake is van een duurzame waardevermindering. Dat is ook de reden waarom op grond niet afgeschreven wordt. Hieronder wordt hierop een korte nadere toelichting gegeven:

Toelichting Immateriële vaste activa:

Onder de immateriële vaste activa worden afzonderlijk opgenomen:

• A.

  kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen;

• B.

  kosten van onderzoek en ontwikkeling. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien is voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • 1.

    de gemeente heeft de intentie het actief te gebruiken of te verkopen;

  • 2.

    de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast;

  • 3.

    het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren en;

  • 4.

    de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

Het activeren van uitgaven in de sfeer van immateriële vaste activa is –gegeven de aard ervan- bewust gelimiteerd. De gedragslijn is deze uitgaven zoveel mogelijk in een keer als kosten te verantwoorden en slechts in uitzonderingssituaties te activeren. Het afschrijven vindt plaats op zo kort mogelijke termijn, BBV geeft daarvoor aanwijzingen.

Voorheen werden ongedekte tekorten ook nog al eens onder deze noemer verantwoord. Volgens de bedrijfseconomische grondslagen mogen deze niet langer geactiveerd worden maar moeten ten laste van het eigen vermogen c.q. de reserves worden gebracht. Met de invoering van het BBV zullen eventuele geactiveerde tekorten gesaneerd moeten zijn.

Toelichting Materiële vaste activa met een economisch nut

Investeringen met een economisch nut zijn dus alle uitgaven die bijdragen aan de mogelijkheid (financiële) middelen te verwerven (terug te verdienen) en/of die verhandelbaar zijn. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat een gemeente ervoor kan kiezen ergens geen of geen kostendekkend tarief voor te heffen is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft. Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen, niet om de vraag of de gemeente het actief ook daadwerkelijk wil verkopen. Dit betekent onder andere dat alle gebouwen per definitie een economisch nut hebben; er is immers een markt voor gebouwen. Voor investeringen met een economisch nut is er in beginsel geen reden af te wijken van boek 2 BW. Dit betekent dat in het BBV is opgenomen dat activa met een meerjarig economisch nut geactiveerd moeten worden.

Daarnaast mag er op deze investeringen niet resultaatafhankelijk extra worden afgeschreven. Met andere woorden activa met een meerjarig economisch nut moeten eenduidig worden geactiveerd en vervolgens dient er op consistente wijze op te worden afgeschreven, onafhankelijk van de hoogte van het resultaat en de eventuele vrije ruimte daarbij.

De hoogte van de jaarlijkse afschrijvingskosten wordt bepaald door de volgende factoren:

• •

  de waarde van het actief;

• •

  de verwachte gebruiksduur;

• •

  de afschrijvingsmethode;

• •

  bijdragen van derden;

• •

  bijdragen uit reserves;

• •

  de ingangsdatum van het afschrijven.

De waarde van het actief

De waardering van een actief is gebaseerd op de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. Waardering tegen actuele waarde vindt niet plaats. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit materiaal en arbeidskosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend, eventueel verhoogd met indirecte productiekosten en de rente tot het tijdstip van ingebruikname; In dat geval eist BBV dat in de toelichting wordt vermeld dat deze rente is geactiveerd. Opgemerkt moet worden dat slechts de aanschafprijs minus bijdragen van derden worden geactiveerd. Bijdragen uit reserves mogen volgens het BBV op investeringen met een economische nuttigheid niet in mindering gebracht worden.

De verwachte gebruiksduur

In principe geldt hier de economische (en dus niet de technische) levensduur als uitgangspunt voor de verwachte gebruiksduur. Het is goed hierbij een gemeentelijke beleids- en gedagslijn te hanteren. De afschrijvingstabel (zie bijlage) is in deze leidend. Wanneer de afschrijvingstabel geen uitsluitsel geeft dient aansluiting gezocht te worden met de zelf geschatte economische levensduur. Bij investeringen met een maatschappelijk nut is de gebruiksduur niet bepalend voor de afschrijvingstermijn. Deze dient immers conform BBV zo kort mogelijk te zijn ook al is de “echte” levensduur langer.

De afschrijvingsmethode

De afschrijvingsmethode is sterk medebepalend voor de afschrijvingscomponent van de kapitaallasten. In deze verordening worden de volgende -meest gebruikte- methoden onderscheiden:

• •

  lineair: de afschrijvingskosten blijven gedurende de looptijd constant, de jaarlijkse kapitaallasten dalen door afname van de rentecomponent.

• •

  annuïtair: de afschrijvingskosten stijgen jaarlijks, de jaarlijkse kapitaallasten blijven constant omdat de stijging van de afschrijving wordt gelijkgesteld aan de afname van de rentecomponent.

In principe kiest Breda –conform het BBV- voor de lineaire afschrijvingsmethode. Het synchroon laten lopen van kapitaallasten met dekkingsmiddelen, rijksvoorschriften en/of tariefsontwikkelingen kunnen eventueel redenen zijn om in uitzonderingssituaties te kiezen voor de annuïtaire vorm van afschrijven.

Bijdragen van derden

Het is toegestaan om ontvangen vergoedingen van derden te verrekenen, in zoverre er een directe relatie is tussen de vergoeding en het actief. Breda kiest ervoor om deze te ontvangen vergoedingen, wanneer deze pas worden ontvangen na het moment van activeren, op de balans te zetten als nog te ontvangen bedragen en de hoogte van dit bedrag bij activering alvast in mindering te brengen op de vervaardigingsprijs of de verkrijgingsprijs. Feitelijk ontstaat dan een situatie van voorfinanciering zonder dat de rentekosten al aan het product doorberekend worden. Wanneer de vergoeding vooraf of gelijktijdig met het moment van activeren ontvangen wordt, dan wordt de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs direct met de ontvangen vergoeding gesaldeerd en wordt de netto boekwaarde geactiveerd.

Bijdragen uit reserves

Het BBV 2004 verbiedt het in mindering brengen van bijdrages uit reserves op de investering met een bedrijfseconomisch nut en schrijft een zogenoemde bruto verantwoording voor (zie definities).

Qua financieel technische uitwerking betekent dit dat de investeringskosten moeten worden geactiveerd zonder dat de bijdrage in mindering wordt gebracht. De bijdrage moet in een reserve worden gestort. Dit leidt tot hogere afschrijvings- en rentekosten in de exploitatierekening. Tegenover deze hogere kosten staat jaarlijks een bijdrage uit de reserve. Dit gebeurt bij resultaatbestemming (=expliciet besluit). Het gevolg hiervan is dat in de balanssfeer de reserve opgenomen moet blijven, met de aantekening dat deze vooralsnog bestemd is ter dekking van de kapitaallasten van reeds gepleegde investeringen.

De ingangsdatum van het afschrijven

Bij rendabele activa vindt afschrijving al plaats in het jaar van activering zelf om zo een maximale matching met de nuttigheid/baten te realiseren. Daarmee is immers bij het berekenen van de tarieven al rekening gehouden. De eerste afschrijving gebeurt tegen een halve afschrijvingslast omdat daarbij uitgegaan wordt van een gemiddelde investeringstermijn van een half jaar. Dit impliceert qua systematiek ook dat –net zoals nu- gerekend wordt met een halve omslagrente (= gemiddelde rente over investeringen) in het eerste jaar.

Bij onrendabele activa vindt afschrijving eerst in het jaar na activering plaats. Wel wordt in het jaar van activering de halve omslagrente in de exploitatie meegenomen. Bij investering maakt een dienst daartoe een begrotingswijziging waardoor ze (via de stelpost kapitaallasten) budget hiervoor krijgen. In 2004 zal een werkgroep bezien of het zinvol is om het hier beschreven onderscheid tussen rendabele en onrendabele activa in stand te houden.

Een steeds vaker voorkomende vorm van ´eigendom` is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor. De volgende twee vormen worden onderscheiden:

• •

  Financiële lease: de juridische eigendom van het desbetreffende actief blijft bij de financier terwijl het economisch eigendom en daarmee het algehele risico bij de eigen organisatie ligt.

• •

  Operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. De voor- en nadelen van de eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de financier.

Ten aanzien van de balanswaardering en afschrijving voor deze activa geldt:

Indien uit het geheel van contractvoorwaarden blijkt dat sprake is van financiële lease, dient het gehuurde te worden geactiveerd als ware het eigen eigendom. In de toelichting wordt aangegeven dat er wel sprake is van economisch maar niet van juridisch eigendom. In de praktische uitvoering betekent dit dat de som van de gedurende de resterende looptijd jaarlijks te betalen leasetermijnen als schuld wordt opgenomen tegenover de activapost. Op de vaste activa die geleasd zijn, wordt volgens de normale regels afgeschreven. Operationele lease daarentegen geeft nooit aanleiding tot activering.