Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Begroting:

Het document waarin de raad de kaders vaststelt voor zowel het beleid als de financiën, waarbij het beleidsdeel bestaat uit de programma's, de projecten, de taakvelden en de paragrafen en het financiële deel uit een overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie plus de bijbehorende toelichtingen.

b.Prékadernotabrief:

Een document waarin het college een geactualiseerd overzicht geeft van de financiële situatie ten behoeve van de voorbereidingen van de kadernota voor een volgend begrotingsjaar.

c.Kadernota:

Een document waarin, in relatie tot het coalitieakkoord, hoofdlijnen van (nieuw) beleid zijn opgenomen voor het volgend begrotingsjaar. In de nota worden de (beleids)voornemens afgezet tegen de beschikbare financiële middelen.

d.Programma:

Een programma is een tijdelijke, unieke en complexe verzameling van projecten, processen en (reguliere) lijnactiviteiten, gericht op het bereiken van een strategisch doel, waaraan mensen met beperkte middelen doelgericht samenwerken. Met een strategisch doel wordt bedoeld een streven om een bepaald blijvend en invloedrijk effect (verandering) in de maatschappij of organisatie te bewerkstelligen.

e.Project:

Een project is een uniek en ingewikkeld (eventueel multidisciplinaire enlof directieoverstijgend) vraagstuk met een groot politiek belang dat gekoppeld is aan deadlines, de normale, dagelijkse routines overtreft en projectmatig wordt aangepakt. Kenmerken zijn verder: één opdrachtgever en opdrachtnemer met een concreet eindresultaat, een eenmalig karakter en budget, een tijdelijke organisatie en specifieke werkprocessen.

f.Taakveld:

Een taakveld is een verzameling van reguliere activiteiten/producten gericht op het realiseren van maatschappelijke doelstellingen waarbij aan de hand van de drie W-vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we er voor doen en wat mag het kosten) inzicht wordt gegeven in de reguliere werkzaamheden van de gemeente Breda.

g.Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Breda en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

h.Rechtmatigheid:

De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties dienen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde (wettelijke) regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen.

i.Doelmatigheid:

Het realiseren van vooraf gedefinieerde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

j.Doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• 1.

  De begroting en verantwoording wordt ingedeeld in programma's, projecten en taakvelden.

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • *

    (waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken?

  • *

    de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?

  • *

    de baten en lasten: wat mag het kosten?

• 3.

  De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.

• 4.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van

  gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van ,het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een projectindeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt per project vast:

  • *

    het (bewijsbaar) op te leveren (eind)resultaat: wat willen we bereiken?

  • *

    de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?

  • *

    de baten en lasten: wat mag het kosten?

• 3.

  De raad stelt per project indicatoren vast met betrekking tot het op te leveren product en de daarvoor te leveren prestaties.

• 4.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een taakveldindeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt per taakveld vast:

  • *

    (waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken?

  • *

    de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?

  • *

    de baten en lasten: wat mag het kosten?

• 3.

  De raad stelt per taakveld indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.

• 4.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst

Voor de aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan (de planning en controlkalender) waarin de data zijn opgenomen waarop aan de commissies en de raad de stukken worden aangeboden voor de behandeling en het vaststellen van de jaarstukken, de prékadernotabrief, de kadernota en de tussentijdse rapportages en de begroting met het financieel meerjarenperspectief.

• 1.

  Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van de begroting en de jaarstukken zijn de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording.

• 2.

  Bij de begroting worden onder elk van de programma's, de projecten en de taakvelden de begrote lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken daarbij ook de gerealiseerde lasten en baten.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen opgenomen:

  • •

    de oorspronkelijke investeringsraming (incl. inkomsten)

  • •

    dat deel wat tot het rekeningsjaar is uitgegeven en ontvangen

  • •

    dat deel dat in het rekeningsjaar zelf is uitgegeven en ontvangen

  • •

    het restant beschikbaar bedrag

  • •

    een toelichting over de toereikendheid daarvan (cost -to -complete)

  • •

    voorstellen aan de raad om eventueel aanvullende kredieten beschikbaar te stellen.

• 4.

  De begroting en de jaarrekening bevatten naast de verplichte paragrafen ook een paragraaf Rechtmatigheid en een paragraaf Concerncontrol. Het aantal paragrafen kan zo nodig verder worden uitgebreid.

• 1.

  Behoudens het verkiezingsjaar biedt de raad het college een aantal speerpunten aan die bij de opstelling van de kadernota in acht dienen te worden genomen. Het college biedt de raad de kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze kadernota vast.

  In het verkiezingsjaar wordt het coalitieakkoord gezien als basis voor de hiervoor genoemde kadernota.

• 2.

  In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen waar op basis van de drie O's (onvoorzien, onontkoombaar en onuitstelbaar) de raad een voorstel voor besteding kan worden gedaan.

• 3.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per taakveld.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van het financieel meer jarenbeeld van de begroting wordt het investeringsvolume voor het begrotingsjaar en voor de jaren daarna opgenomen. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen zij heeft aangegeven op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

  Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad alle investeringskredieten < €1 miljoen behoudens de investeringen waarvan zij hebben aangegeven een apart voorstel te willen ontvangen.

• 3.

  Na de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten (de technische wijziging van de begrotingsbedragen).

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. In het raadsvoorstel wordt aangegeven dat het betreffende besluit tevens impliceert dat de begroting is aangepast. De technische verwerking van het raadsvoorstel wordt betrokken in de periodieke technische begrotingswijziging waardoor niet voor elk raadsvoorstel een begrotingswijziging behoeft te worden toegevoegd.

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse (Bestuurs -) rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2.

  De tussenrapportages betreffen een beknopte schriftelijke afwijkingsrapportage met bijsturingmogelijkheden. Deze rapportages bevatten onder meer:

  • a.

    Afwijkingen op inhoud en tijdsaspect op hoofdlijnen ten opzichte van de vastgestelde beleidsinhoudelijke en financiële aspecten van de begroting waarbij worden toegelicht: afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 0,5 miljoen in absolute zin, dan wel meer dan 10% in relatieve zin;

  • b.

    De beantwoording van de specifieke vragen en aandachtspunten van de gemeenteraad;

  • c.

    De stand van zaken van het financieel uitnutten van de budgetten (inkomsten en uitgaven) en in de 2e bestuursrapportage een prognose van het jaarrekeningresultaat;

  • d.

    Een nadere toelichting op de opgetreden veranderingen in de risicopositie van de gemeente;

  • e.

    Overige bijzondere ontwikkelingen.

• 3.

  De raad kan besluiten tot afzonderlijke rapportages over programma's, projecten, taakvelden en over overige onderwerpen.

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  De waardering en afschrijving van de vaste activa geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording en in het vigerende afschrijvingsbeleid van de gemeente Breda. De belangrijkste methodieken en termijnen daaruit zijn opgenomen in de bijlage 'Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut' die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

• 2.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • •

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • •

    precariobelasting;

  • •

    hondenbelasting;

  • •

    parkeerbelasting;

  • •

    rioolrechten;

  • •

    en afvalstoffenheffing, wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 1.

  Het college biedt de raad bij de eerste begroting van de nieuwe bestuursperiode een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  • a)

    de vorming en besteding van reserves;

  • b)

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c)

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves, de voorzieningen en vooruit ontvangen subsidies.

• 2.

  In de begroting worden jaarlijks de hoofdlijnen van de nota weergegeven waarbij tevens wordt ingegaan op de belangrijkste ontwikkelingen voor het begrotingsjaar.

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Breda wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd met als uitgangspunt dat tarieven maximaal kostendekkend dienen te zijn. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de opgenomen leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen, de voorzieningen en de vooruitontvangen subsidies.

• 4.

  Aan investeringen in de loop van een jaar wordt de halve omslagrente ten laste van de exploitatie toegerekend.

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks gelijktijdig of geïntegreerd met de in artikel 3 genoemde kadernota een voorstel voor de procentuele aanpassing van de tarieven en bij de begroting een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarrekening doet het college verslag van de opbrengsten per lokale heffing, het volume en het bedrag aan kwijtscheldingen, de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing en de lokale lastendruk voor eenpersoons -en meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

• 1.

  Het uitvoeren van de financieringsfunctie geschiedt conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Wet Financiering decentrale overheden 2009 en de Regeling Uitzettingen en derivaten decentrale overheden 2009 en in het vigerende Treasurystatuut van de gemeente Breda.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college verslag van de kasgeldlimiet, de rente-risiconorm, de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen, de omvang en samenstelling van de uitzettingen, de liquiditeitspositie, de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar en de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

• 3.

  Het verlenen van garanties wordt uitgevoerd binnen de regels van het vigerende garantiebeleid. In de begroting en de jaarstukken gaat het college in op de verleende garanties en borgstellingen alsmede op de risico's inherent aan de verleende garanties en borgstellingen.

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken van de gemeente worden minimaal de op grond van het BBV verplichte paragrafen opgenomen. Deze zijn:

  • a.

    Lokale heffingen;

  • b.

    Weerstandsvermogen;

  • c.

    Grondbeleid;

  • d.

    Onderhoud kapitaalgoederen;

  • e.

    Verbonden partijen;

  • f.

    Financiering;

  • g.

    Bedrijfsvoering.

  Tevens worden de paragrafen Rechtmatigheid en Concerncontrol opgenomen.

• 2.

  In deze paragrafen wordt een toelichting gegeven en verantwoording afgelegd (in de jaarstukken) over het gevoerde financiële beleid. Het college gaat hierbij in op ten minste de verplichte onderdelen op grond van het BBV.

• 3.

  ln de paragraaf Weerstandsvermogen wordt onder meer ingezoomd op de risicopositie van de gemeente (de inventarisatie, de kwantificering en de beheersing van de risico's) alsmede op de wijze waarop het risicomanagement qua instrument is vorm gegeven (plan van aanpak, de voortgang, de resultaten).

• 4.

  In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingezoomd op de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.

• 5.

  In het geval dat voor de verplichte paragrafen specifieke beleidsnota's door het college en/of de gemeenteraad zijn vastgesteld worden de uitgangspunten en afspraken uit die nota's overgenomen in de begroting. Bij de jaarrekening zal hier mede verantwoording over worden afgelegd. Tevens bereidt het college voorstellen tot aanpassing van de beleidsnota's voor, indien op grond van gewijzigde omstandigheden of anderszins daar aanleiding toe is.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a)

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b)

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;

• c)

  het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d)

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e)

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet-en regelgeving;

• f)

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet-en regelgeving.

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. De directieraad stelt daartoe jaarlijks een controleplan vast en informeert het college bij de tussentijdse rapportages over de bevindingen. Indien daartoe aanleiding is informeert het college bij de (Bestuurs-) rapportages de raad. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a)

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing . van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b)

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c)

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d)

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van•de financieringsfunctie;

  • e)

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten.

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2010. De stukken voor dit begrotingsjaar voldoen grotendeels aan de bepalingen van deze verordening en latere begrotingsjaren geheel.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de "Financiële verordening gemeente Breda" vastgesteld door de raad op 6 november 2003.

• 1.

  Investeringen in maatschappelijk nut die zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Breda 2010".