CVDR110508_1Besluit op de organisatie van de gemeente Geertruidenberg 2005nlregelingGeertruidenberg2018-05-08GeertruidenbergOnbekend.Organisatiebesluit gemeente Geertruidenberg 2005Gemeentewet, art. 160college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-12-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-01-012009-09-15Intrekking.14 december 2004, nr. 9Geen.Gelet op de interne werking van deze regeling is publicatie op de gebruikelijke wijze op de gemeentepagina van het huis-aan-huisblad niet vereist.Besluit op de organisatie van de gemeente Geertruidenberg 2005Burgemeester en wethouders van Geertruidenberg Gelet op artikel 160 van de Gemeentewet Overwegende, dat de ambtelijke organisatie van de gemeente Geertruidenberg met ingang van 1 januari 2005 verandert in een vraaggerichte Organisatie; dat daartoe het Eindrapport Vraaggerichte Organisatie Geertruidenberg als uitgangspunt dient voor de ambtelijke Organisatie; dat het daarom wenselijk is dat de inrichting van de ambtelijke organisatie wordt vastgelegd in een organisatiebesluit; BESLUITEN vast te stellen besluit op de Organisatie van de gemeente Geertruidenberg 2005Hoofdstuk1STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIEArtikel1begripsbepalingenIn dit besluit wordt verstaan onder:

afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van het projectbureau als bedoeld in artikel 2.6, die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de gemeentesecretaris.

cluster: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het hoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

§ 1 De ambtelijke organisatieArtikel2Organisatie-eenhedenHet ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie en met uitzondering van het projectbureau als bedoeld in artikel 2.6, ingedeeld in de volgende afdelingen:

afdeling bedrijfsvoering en bestuursondersteuning;

afdeling financiën;

afdeling Ruimte;

afdeling Samenlevingszaken;

Artikel2.1Hoofdtaken van de afdeling bedrijfsvoering en bestuursondersteuningDe algemene taak van de afdeling Bedrijfsvoering en Bestuursondersteuning is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

de in- en externe communicatie;

Juridische en bestuurlijke zaken;

coördinatie van boven lokale relaties;

personeel en organisatie

brandweer

informatisering en automatisering

interne dienstverlening

bestuurssecretariaat alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel2.2Hoofdtaken van de afdeling financiënDe algemene taak van de afdeling Financiën is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

gemeentelijke belastingen

interne control

financieel beleid

financieel beheer alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel2.3Hoofdtaken van de afdeling RuimteDe algemene taak van de afdeling Ruimte is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werk- voorbereiding, de werkuitvoering, waartoe behoort de financieel-economische bedrijfsvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

ruimtelijke ontwikkeling

bouw- en woningtoezicht

volkshuisvesting en monumentenzorg

milieu

wet onroerende zaaksbelasting

cultuur- en civieltechniek

grondzaken

beheer openbare ruimte (buitendienst) alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel2.4Hoofdtaken van de afdeling SamenlevingszakenDe algemene taak van de afdeling Samenlevingszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:

burgerzaken (bevolkingsadministratie, burgerlijke stand en verkiezingen)

welzijn, sport, onderwijs, toerisme en cultuur;

sociale zaken;

de gemeentewinkel (front-office) alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel2.5Hoofdtaken van de Gemeentewinkel1.De Gemeentewinkel is een cluster van de afdeling Samenlevingszaken en vormt in de vraag- gerichte Organisatie de uitvoerende schakel tussen de vragende klant aan de ene kant en de vier afdelingen aan de andere kant;2.de algemene taak is de:

ontvangst- en informatiebalie, telefoon, post, klachten en meldingen, internetwebsite;

productbalies t.b.v. producten van de afdelingen Ruimte en samenlevingszaken;

klantcontacten voor complexe zaken; alsmede het daarover verantwoording afleggen.

Artikel2.6ProjectbureauEen projectbureau is een onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris zelfstandig werkende eenheid binnen de organisatie, die de zorg heeft voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht specifiek te benoemen project.Artikel3Structuur afdelingen1.Iedere afdeling is opgedeeld in meerdere clusters. Iedere cluster omvat een bepaald beleidsveld of uitvoeringstaak van dezelfde aard, zoals omschreven in het eindrapport Vraaggerichte Organisatie.2.Naast clustervorming zijn er ook medewerkers met specifieke taken, die rechtstreeks worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van en aansturing door het afdelingshoofd;3.Voor wijzigingen van de organisatie-indeling in afdelingen en clusters of de toewijzing van taken aan afdelingen, clusters of personen betrekt het college vooraf de gemeentesecretaris.4.De gemeentesecretaris kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen, clusters en personen nader omschrijven en daartoe aanwijzingen geven.5.Bij structurele wijzigingen kan de gemeentesecretaris zich laten bijstaan door het managementteam, als bedoeld in artikel 6.Artikel4Leiding dagelijks beheer1.Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de gemeentesecretaris. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit van het gemeentelijke beleid en de samenhang van het gemeentelijke beleid te verzekeren.2.Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.3.Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdeling berust de vakinhoudelijke coördinatie van een cluster bij een coördinerend (beleids)medewerker.4.Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de secretaris en de afdelingshoofden, Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.Artikel5Vervanging functionarissen1.Het college wijst op voordracht van de gemeentesecretaris een afdelingshoofd aan als plaatsvervangend secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de plaatsvervangend secretaris.2.De gemeentesecretaris regelt bij afzonderlijk besluit de onderlinge vervanging van de afdelingshoofden, inhoudende dat bij afwezigheid van een afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door één van de andere afdelingshoofden. zorg voor de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: § 2 Gemeentelijk managementteamArtikel6Gemeentelijk managementteam1.Gemeentesecretaris en de afdelingshoofden vormen het gemeentelijk management- team.2.De gemeentesecretaris is voorzitter van het gemeentelijk managementteam.3.Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt het afdelingshoofd, dat aangewezen is als plaatsvervanger van de gemeentesecretaris op als voorzitter van het gemeentelijk managementteam. Ingeval van langdurige afwezigheid van een lid van het gemeentelijk managementteam anders dan de secretaris wordt zijn plaats ingenomen overeenkomstig de vervangingsregeling als bedoeld in artikel 5, 2 lid.4.De voorzitter van het gemeentelijk managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.5.Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementteam deel te nemen.6.De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.Artikel7Taken gemeentelijk managementteamHet gemeentelijk managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

Het managementteam bevordert ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een goede bedrijfsvoering en integrale beleidsontwikkeling.

Het managementteam bewaakt het effectief, efficiënt, vraaggericht en lerend functioneren van de gemeentelijke organisatie.

De coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

De informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

Tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

§ 3 Vaststelling en ingangsdatumArtikel8Slotbepalingen1.Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2005.2.De Organisatieregeling 2003, zoals vastgesteld op 23 oktober 2003, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.3.Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Geertruidenberg 2005.Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 14 december 2004, de secretaris,                de burgemeester, L.T. van den Dool,         l.s. M.J.A. MeijerToelichting1op de artikelen Organisatiebesluit GeertruidenbergArtikel 1 BegripsbepalingIn artikel 1 worden begrippen: afdeling en cluster gedefinieerd. Artikel 2 Organisatie-eenhedenIn artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in afdelingen. Uitgezonderd is de inrich- ting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. In het besluit is afgezien van het indelen van de bestuurlijke organisatie , Dit hoort op zich thuis in het reglement van orde voor vergaderingen van het college en andere werkzaamheden, dat moet worden opgesteld op basis van artikel 52 Gemeentewet. Dat reglement moet worden toegezonden aan de raad. Door het reglement niet op te nemen in het organisatiebesluit hoeft men het organisatiebesluit niet aan de raad toe te zenden. Artikel 2.1 t/m 2.4 Hoofdtaken van de afdelingenIn deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de afdelingen. Dit gebeurt per afdeling ïn een apart artikel. Artikel 2.5 Hoofdtaken GemeentewinkelMet het oog op de vraaggerichte organisatie, die per 1 januari 2005 van start gaat, wordt de Gemeentewinkel als cluster van de afdeling samenlevingszaken belast met frontoffice-taken. Opzet van vraaggericht werken heeft ten doel de vraag van de burger te stroomlijnen naar één centraal aanspreekpunt, van waaruit de vraag wordt ingenomen voor behandeling voor een directe behandeling in de Gemeentewinkel zelf danwel voor nadere behandeling of advisering wordt uitgezet bij de afdelingen, werkzaam in de backoffice. Artikel 2.6 ProjectbureauVoor ieder nieuw te benoemen project kan het college een apart projectbureau in het leven roepen. De gemeentesecretaris stuurt aan en Is verantwoordelijk voor het projectbureau. Zo bestaat op dit moment het projectbureau Dongeburgh, dat belast is met de ontwikkeling en uitvoering van het project “Bouwen binnen strakke contouren”. Artikel 3 Structuur afdelingenIn artikel 3 wordt aangegeven, hoe de opbouw van de afdeling is geregeld. Daarbij zijn de afdelingen onderverdeeld in clusters. Taken, die niet direct in clusters zijn onder te brengen zoals een wijk- en buurtcoördinator, bestuurssecretaressen, gemeentelijke deurwaarder ed. worden uitgevoerd rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van en aansturing door het afde-lingshoofd. De basis voor de indeling in clusters van een afdeling vormt de in artikel 2.1 t/m Z4 aan de afdeling toewezen hoofdtaken.In artikel 2.5 wordt de Gemeentewinkel nog eens expliciet genoemd omdat deze cluster een novum ïn de ambtelijke organisatie is en in het bijzonder bedoeld is inhoud te geven aan de nieuwe manier van vraaggericht werken.Artikel 2.6. benoemt het projectbureau als een zelfstand werkende eenheid. Artikel 4 Leiding dagelijks beheerIn artikel 4 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijke organisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. Hun onderlinge hiërarchische verhouding wordt aangegeven.In het vierde lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden geregeld in mandaatbesluiten en volmachten. Met dit lid wordt invulling gegeven aan de verplichting neergelegd in letter c van artikel 26 van de verordening artikel 212 Gemeentewet van de Vernieuwingsimpuls. Artikel 5 Vervanging functionarissenIn artikel 5 wordt de vervanging van een aantal functionarissen geregeld. Het eerste lid regelt de vervanging van de secretaris, een verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet.Bij de vervanging van functionarissen is gekozen voor horizontale vervanging. Bij afwezigheid van bijvoorbeeld een afdelingshoofd wordt deze vervangen door een collega-afdelingshoofd voor een door de gemeentesecretaris opgestelde indeling. Artikel 6 Gemeentelijk managementteamArtikel 6 regelt, wie deelnemen aan het gemeentelijk managementteam. Het artikel bevat een reglement van orde voor deze vergaderingen, De gemeentesecretaris is voorzitter. Er is een regel voor vervanging van de voorzitter als deze afwezig is. Besluitvorming van het gemeentelijk managementteam vindt plaats, doordat de voorzitter gehoord de meningsvorming van het team een besluit neemt. Hier kunnen evengoed andere besluitvormingsregels worden opgenomen. Bijvoorbeeld dat besluiten worden genomen bij meerderheid en dat bij het staken van de stemmen de stem van de voorzitter doorslaggevend is. Artikel 7 Taken gemeentelijk managementteamArtikel 7 beschrijft de taken van het gemeentelijke managementteam. Artikel 8 SlotbepalingenIn de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen. Het besluit treedt in de plaats van de oude organisatieverordening, dat op grond van (het vervallen) artikel 159 van de oude Gemeentewet door de raad moest worden vastgesteld. In de slotbepalingen wordt daarnaast de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar dit besluit kan verwijzen. VaststellingStukken die van het college uitgaan, moeten worden ondertekend door de secretaris (artikel 105, lid 1, Gemeentewet) en de burgemeester (of een ander aan wie door de burgemeester de ondertekening Is opgedragen) (artikel 75, 2 lid).