Artikel 1. Definities en begripsbepaling
In deze instructie worden de volgende begrippen en definities gehanteerd:
- a.
Control:het geheel aan maatregelen en activiteiten (systeem) gericht op het identificeren, prioriteren, analyseren en beheersen van risico’s die de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de organisatie kunnen bedreigen.
- b.
Administratieve organisatie:het geheel van maatregelen gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, zodanig dat informatieverstrekking mogelijk is over:
- •
Het besturen en beheersen van de organisatie;
- •
Het afleggen van verantwoording daarover.
- c.
Bedrijfsvoering:de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen de gemeente om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren.
- Het
betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de processen die hiervoor faciliterend zijn.
- •
Onder sturing wordt verstaan het proces waarbij richting wordt gegeven aan de organisatie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren.
- •
Onder beheersing wordt verstaan het proces waarbij een stelsel van maatregelen en procedures wordt ingevoerd en gehandhaafd om vast te stellen of de uitvoering in overeenstemming is en blijft met de gemaakte plannen en zo nodig maatregelen voor de bijsturing te treffen om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren
Artikel 2. Benoeming van de concerncontroller
Het college van B&W benoemt de concerncontroller.
Artikel 3. Doelstelling concerncontrol
- a.
Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris streeft de concerncontroller naar een effectieve en efficiënte sturing en beheersing van de organisatie.
- b.
Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris werkt de concerncontroller aan optimale transparantie in de bedrijfsvoering en informatievoorziening naar alle niveaus in de organisatie: raad, college van B&W, ambtelijke organisatie.
Artikel 4. Organisatorische positionering concerncontrol
- a.
De concerncontroller valt hiërarchisch onder de gemeentesecretaris.
- b.
Hij is lid van het Directieteam (DT).
- c.
De concerncontroller is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. Hij geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeentesecretaris en/of het DT.
- d.
De concerncontroller kan, indien hij dat opportuun acht, direct adviseren aan het college van B&W. Hij doet dit slechts nadat hij de gemeentesecretaris hierover heeft geïnformeerd.
Artikel 5. Taken concerncontrol
De concerncontroller heeft tot taak:
- a.
het adviseren en ondersteunen van het college van B&W, gemeentesecretaris en DT ten aanzien van alle vraagstukken op gebied van sturing en beheersing (planning en control) van de gemeentelijke organisatie;
- b.
het ondersteunen van het college van B&W, de gemeentesecretaris en het DT bij het ontwikkelen en in stand houden van een passend systeem van planning & control, kwalitatief hoogwaardige p&c-instrumenten en adequate administratieve organisatie en interne controle;
- c.
toetsing en advisering bij de totstandkoming van bestuurlijke planning & controlinstrumenten zoals voorjaarsnota, programmabegroting, jaarverslag en tussenrapportages. Toetsing kan plaatsvinden op juistheid en volledigheid, rekening houdend met alle vastgestelde bedrijfsvoeringskaders door gemeenteraad en/of college van B&W;.
- d.
het op rechtstreeks verzoek van het college van B&W of gemeentesecretaris (laten) doen van onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van activiteiten in (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie.
Artikel 6. Slotbepalingen
a. In alle gevallen waarin deze werkinstructie niet voorziet, beslist het college van B&W.
b. Deze werkinstructie treedt in werking zodra deze door het college van B&W is vastgesteld én de raad de op 28 juni 2001 door hem vastgestelde werkinstructie heeft ingetrokken.