| Overheidsorganisatie | Gemeente Heerde |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Archiefverordening van de gemeente Heerde 2008 |
| Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Heerde 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
De "Archiefverordening van de gemeente Heerde 2016" komt hiervoor in de plaats
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-12-2008 | 10-04-2016 | nieuwe regeling | 08-12-2008 Schaapskooi, 16-12-2008 | Onbekend. |
De gemeenteraad van Heerde
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2008
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995
Besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet en artikel 2 lid 2 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde door het college van burgemeester en wethouders van Epe benoemde streekarchivaris;
beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem: geheel van bestanden, procedures, apparaten en de daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door de organisatie ten behoeve van de uitvoering van de taken en met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerd.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen met een cultuurhistorische waarde, ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daartoe over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
De Archiefverordening vastgesteld in de raadsvergadering van Heerde gehouden op 30 juni 1997 wordt ingetrokken.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op het moment dat de centrale archiefbewaarplaats in Epe in gebruik is genomen.
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Heerde 2008.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Heerde op 8 december 2008
, voorzitter
, griffier
Aanleiding
Zowel de dualisering, als de nieuwe gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde, als de nieuwe archiefbewaarplaats in Epe, nopen ons tot het vaststellen van een nieuwe archiefverordening.
Verordening door raad voor zorg
De gemeenteraad behoort een archiefverordening vast te stellen op grond van de Archiefwet 1995 artikel 30 lid 1, dat luidt:
“Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”
Verordening door raad voor toezicht op beheer nieuwe archieven
De gemeenteraad moet ook nog steeds een verordening vaststellen die het toezicht regelt van de archivaris op het beheer van de moderne archieven. Artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 schrijft dat voor en luidt:
“Ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Met betrekking tot dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld.”
Combineren
Deze twee vereiste verordeningen kunnen heel goed in één archiefverordening worden gegoten.
Aanwijzing archiefbewaarplaats door B en W
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats gebeurt tegenwoordig niet meer door de raad, maar op basis van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door het college. Daarom komt deze aanwijzing niet meer voor in de archiefverordening (waar die overigens vroeger ook al niet bijster op zijn plaats was)
Artikel 31
Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, over te brengen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen wijzen burgemeester en wethouders een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan.
(ontwerpbesluit volgt later)
Regels voor beheer archiefbewaarplaats
De artikelen 10 t/m 15 van de Archiefverordening 1997 behelzen regels voor het beheer door de archivaris van de archiefbewaarplaats die na de dualisering niet in de verordening thuishoren.
Besluit Informatiebeheer conform artikel 7
Het concept besluit informatiebeheer voldoet op dit moment nog niet voldoende om voor te leggen voor besluitvorming. In samenwerking met de gemeenten Hattem, Oldebroek zal dit concept in de komende maanden verder uitgewerkt worden. Complicerende factoren zijn de toenemende digitalisering van informatiebestanden en snel veranderende (centrale) regelgeving en normering.