Beleidsregel projectensubsidies welzijn, onderwijs, sport en zorg

1. Projectsubsidies

Projectsubsidies zijn bedoeld voor de uitvoering van specifieke en tijdelijke activiteiten, passend binnen het beleid van de gemeente op de beleidsterreinen welzijn, onderwijs, sport en zorg.

2. Begripsbepaling

3. Wijze en termijn van indiening

• 3.1

  Aanvragen worden schriftelijk ingediend ter attentie van het college van B&W. Aanvragen die per e-mail binnenkomen worden als vooraankondiging van een aanvraag beschouwd, de schriftelijke aanvraag als de definitieve aanvraag. Slechts definitieve aanvragen worden in behandeling genomen. Aanvullende informatie kan desgewenst op verzoek van de gemeente wel per e-mail verzonden worden.

• 3.2

  Een aanvraag tot subsidieverlening moet vier maanden voor aanvang van de activiteit worden ingediend bij de gemeente. Hiervan kan afgeweken worden als het college van B&W en de instelling overeengekomen zijn dat er een afwijkende termijn geldt.

• 3.3

  Indien de aanvrager mede namens anderen een aanvraag indient, dienen de samenwerkende partijen bij de aanvraag schriftelijke te verklaren dat zij instemmen met de aanvraag zoals ingediend door de aanvrager. Daarbij stemmen zij tevens in dat de subsidieverlening eveneens via de aanvrager verloopt.

• 3.4

  De aanvraag dient te voldoen aan de criteria zoals deze onder punt 5 zijn geformuleerd.

4. Weigeringsgronden

• 4.1

  De weigeringsgronden uit artikel 1.8 van de Algemene Subsidieverordening 2006 gemeente Hoorn zijn van toepassing. Subsidieverlening wordt ook geweigerd indien:

  • •

    Het subsidieplafond voor het betreffende subsidiebudget en subsidiejaar bereikt is.

  • •

    Een subsidieaanvraag niet, of in onvoldoende mate, voldoet aan de in deze beleidsregel genoemde criteria of criteria van een regeling van een hogere overheid (rijk of provincie).

  • •

    De projectkosten onevenredig hoog zijn ten opzichte van het beoogde projectresultaat;

  • •

    De activiteit indirect van aard of commercieel is; hierbij kan gedacht worden aan activiteiten die uitsluitend gericht zijn op ontmoeting, jubilea, e.d.

  • •

    Het project komt voor maximaal drie aansluitende jaren in aanmerking voor subsidie. Een aanvraag voor een vierde aansluitend jaar wordt geweigerd.

5. Criteria voor toewijzing

• 5.1

  Om voor subsidie in aanmerking te komen moet de aanvraag aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • •

    Het project sluit aan bij het geldende gemeentelijk beleid op de beleidsterreinen van welzijn, onderwijs, sport en zorg.

  • •

    Het project is vernieuwend en/of aanvullend van aard binnen de gemeente Hoorn. Een project dat elders in Nederland al succesvol is gebleken en waarvan men meent dat het ook een kans van slagen heeft in de gemeente Hoorn, komt derhalve in aanmerking voor subsidie.

  • •

    De doelgroep heeft zelf invloed gehad op de inhoud van het project, of uit de aanvraag kan aannemelijk worden gemaakt dat het project tegemoet komt aan de behoefte van de doelgroep.

  • •

    Uit de projectopzet blijkt dat de voortzetting van het project kansrijk is na afloop van de gesubsidieerde periode. Dat kan bijvoorbeeld blijken uit voornemens in de projectaanvraag om tot overdracht van de projectmethodiek over te gaan of uit afspraken die al met andere organisaties zijn gemaakt.

  • •

    De activiteit vindt in Hoorn plaats. Vindt de activiteit niet in Hoorn plaats betreft het een substantiële deelname van Hoornse inwoners ten opzichte van het totaal aantal deelnemers.

  • •

    De aanvrager dient desgewenst aan te tonen over voldoende kwaliteit en organisatiekracht te beschikken om de geplande activiteit te kunnen realiseren.

  • •

    De aanvrager verleent medewerking aan onderzoek en evaluatie ten behoeve van rijks-, provinciaal en/of lokaal beleid.

  • •

    Indien de aanvrager de uitvoering van één of meer onderdelen van haar project door anderen laat uitvoeren, is zij verplicht vooraf met de betreffende organisatie een uitvoeringsovereenkomst te sluiten en hierin de aan haar opgelegde subsidievoorwaarden volledig over te nemen. Desgevraagd stelt de aanvrager een exemplaar van de uitvoeringsovereenkomst aan de gemeente ter beschikking.

  • •

    De aanvrager draagt zorg voor het voeren van een dusdanige administratie van de uitgevoerde projectactiviteiten en gemaakte kosten dat daarin alle gegevens tijdig, inzichtelijk, betrouwbaar en volledig zijn vastgelegd en te verifiëren zijn, aan de hand van bewijsstukken. Het college van B&W kan in de beschikking tot de subsidieverlening aanvullende voorwaarden vaststellen.

  • •

    Wanneer een subsidieplafond van toepassing is, wordt bij de verdeling van het beschikbare budget rekening gehouden met de volgende uitgangspunten:

  • •

    De in de begroting opgenomen en door de raad vastgestelde subsidiebedragen zijn maximaal toe te kennen bedragen. Het college kan besluiten een lager subsidiebedrag te verlenen.

  • •

    De aanvraag sluit aan bij gemeentelijke beleidsprioriteiten zoals opgenomen in programmabegroting en / of collegeprogramma.

  • •

    Bij de opzet en uitvoering van het project zijn relevante samenwerkingspartners betrokken;

  • •

    Aanvragen worden behandeld in volgorde van binnenkomst.

6. Criteria waaraan de aanvraag moet voldoen

• 6.1

  Het verzoek om subsidieverlening omvat in ieder geval de navolgende gegevens:

  • •

    een activiteitenplan als bedoeld in artikel 4:61 en 4:62 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • •

    de start- en einddatum van de projectactiviteiten.

  • •

    de doelstelling(en) van het project, deze zijn SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) geformuleerd.

  • •

    de doelgroepen waarop het project zich richt.

  • •

    een begroting, als bedoeld in 4:61 en 4:63 van de Algemene wet bestuursrecht, van het project met een gespecificeerde toelichting op de omvang en berekeningswijze van de verschillende kostenposten en baten.

  • •

    een overzicht van eventuele andere financieringsbronnen en subsidiegevers.

  • •

    achtergrondinformatie over de aanvrager en gelieerde partijen, die betrokken zijn bij het project.

• 6.2

  Het College van B&W kan modellen c.q. richtlijnen vaststellen voor de bescheiden, zoals bedoeld onder punt 6.1.

• 6.3

  Bij de eerste subsidieaanvraag dient de aanvrager een kopie van de statuten van de organisatie en een uittreksel van de Kamer van Koophandel als bijlage toe te voegen aan de aanvraag.

• 6.4

  De aanvrager verstrekt desgevraagd nadere gegevens indien en voor zover deze door de gemeente noodzakelijk worden geacht om tot een goede beoordeling van het verzoek tot subsidieverlening te kunnen komen.

• 6.5

  De subsidieaanvraag dient ondertekend te zijn door twee bestuurleden van de aanvrager.

7. Prestatieafspraken

• 7.1

  Van de aanvrager wordt verwacht dat deze binnen redelijke grenzen meewerkt aan (gemeentelijke) overlegvormen, gevraagde informatie aanlevert, bereid is mee te denken en zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt.

• 7.2

  Van de aanvrager wordt verwacht dat deze relevante maatschappelijke ontwikkelingen, knelpunten en signalen bij de gemeente meldt.

• 7.3

  Het college van B&W kan in de beschikking tot de subsidieverlening aanvullende prestatieafspraken vaststellen.

8. Wijze en termijn van subsidieverlening

• 8.1

  Beslissing op de aanvraag om subsidie wordt genomen binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag. Deze termijn kan eenmaal met 4 weken worden verlengd.

• 8.2

  Het College van b&W kan in de beschikking tot subsidieverlening nadere verplichtingen opnemen, als bedoeld in artikel 4:37 van de Algemene wet bestuursrecht.

9. Wijze van betaling

• 9.1

  80% van het verleende subsidiebedrag wordt in vier gelijke termijnen aan het begin van ieder kwartaal overgemaakt.

• 9.2

  De overige 20% zal worden overgemaakt indien voldaan is aan opgelegde verplichtingen en alle gemaakte afspraken met betrekking tot uitvoering van het project, de te behalen resultaten en de rapportage hierover.

10. Intrekking/wijziging subsidieverlening, opschorten bevoorschotting en terugvordering subsidie

• 10.1

  Het college kan de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen wanneer:

  • •

    art. 4:48 Awb van toepassing is;

  • •

    art. 4:50 Awb van toepassing is;

  • •

    de aanvrager levert ondanks herhaalde schriftelijke verzoeken de in de verleningsbeschikking omschreven tussentijdse rapportage niet in;

  • •

    de aanvrager beëindigt de te subsidiëren activiteiten;

  • •

    de aanvrager komt zonder bestuur te zitten, waardoor uitvoering van de te subsidiëren activiteiten niet meer mogelijk is;

  • •

    de aanvrager heft de eigen rechtspersoon op.

• 10.2

  In het geval 10.1. van toepassing is kan het college besluiten de betaling van een voorschot op te schorten conform art. 4:56 Awb of de subsidie terug te vorderen conform art. 4:57 Awb.

• 10.3

  Indien het college besluit toepassing te geven aan het gestelde in 10.1 of 10.2. is zij verplicht de subsidieontvanger vooraf in de gelegenheid te stellen om haar zienswijze kenbaar te maken.

11. Wijze en termijn van verantwoording

• 11.1

  Bij de beschikking tot het verlenen van de subsidie kan het College van B&W voorschriften vaststellen voor het tussentijds verslag omtrent de voortgang van de activiteiten en de financiën tijdens het projectperiode.

• 11.2

  Een aanvrager dient binnen drie maanden na de in de beschikking tot subsidieverlening vermelde einddatum van het project een verzoek tot subsidievaststelling in door overlegging van een activiteitenverslag en het financiële verslag, welke aansluiten bij de bij het verzoek tot subsidieverlening overgelegde projectbegroting en daarbij behorende activiteitenplan en begroting.

• 11.3

  Het financieel verslag als bedoeld in de artikelen 4:76 en 4:77 Awb bevat tenminste de volgende elementen:

  • •

    een gespecificeerde opgave van gemaakte kosten ten behoeve van het project;

  • •

    een gespecificeerde opgave van genoten inkomsten ten behoeve van het project;

  • •

    een gespecificeerde opgave van gerealiseerde financiering ten behoeve van het project .

• 11.4

  Het activiteitenverslag als bedoeld in artikel 4:80 Awb omschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Voorts geeft dit activiteitenverslag een omschrijving de behaalde resultaten van het project en een toelichting op de ontstane verschillen.

• 11.5

  Indien de aanvrager voor een project een subsidie van € 100.000 of meer ontvangt, dient de einddeclaratie voorzien te zijn van een getrouwheidsverklaring van een accountant als bedoeld in art. 393, vijfde lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Art. 4:78 Awb is van overeenkomstige toepassing. De accountantscontrole dient primair te worden uitgevoerd op basis van de subsidieverlening, deze beleidsregels en de Algemene Subsidieverordening Gemeente Hoorn 2006.

• 11.6

  Het college van B&W kan modellen c.q. richtlijnen vaststellen voor de bescheiden, zoals bedoeld onder de punten 11.2 en 11.3.

12. Wijze en termijn van vaststelling

• 12.1

  Het college stelt de subsidie uiterlijk drie maanden na ontvangst van de volledige verantwoording vast.

• 12.2

  Het college kan conform artikel 4:49 Abw besluiten het subsidiebedrag lager vast te stellen:

  • •

    op grond van feiten of omstandigheden waarvan het bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieverlening zou zijn vastgesteld;

  • •

    indien de subsidievaststelling onjuist was en de aanvrager dit wist of behoorde te weten.

  • •

    indien de aanvrager na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen.

• 12.3

  Het college van B&W kan voorts het subsidiebedrag lager vaststellen indien de subsidieontvanger aantoonbaar lagere kosten heeft gemaakt voor het realiseren van de afgesproken prestaties dan vastgesteld in de subsidieverlening.

13. Terugvordering van subsidies

• 13.1

  Indien het college toepassing geeft aan het gestelde in 10.1, 10.2 of 10.3 kan zij besluiten subsidie terug te vorderen conform art. 4:57 Awb.

• 13.2

  Indien het college toepassing geeft aan 10.1, 10.2 of 10.3 is zij verplicht de subsidieontvanger vooraf in de gelegenheid te stellen om haar zienswijze kenbaar te maken.

14. Overige verplichtingen

• 14.1

  Een aanvrager verleent op verzoek van gemeente Hoorn de gevraagde medewerking aan gegevensverzameling ten behoeve van de door derden te verrichten evaluaties en draagt er zorg voor dat ook de door hem ingeschakelde uitvoerders van de projectactiviteiten daaraan medewerking verlenen.

• 14.2

  Een aanvrager is verplicht alle medewerking te verlenen aan toezicht op de naleving waarmee belast zijn medewerkers van de gemeente Hoorn en de namens haar optredende controleurs.

15. Overgangsbepalingen

• 15.1

  Deze beleidsregel is niet van toepassing op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze beleidsregel zijn verleend of vastgesteld.

16. Inwerkingtreding

• 16.1

  Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na publicatie in het gemeenteblad en met terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2006.

17. Citeertitel

• 17.1

  Deze beleidsregel kan worden aangehaald als Beleidsregel ‘Projectsubsidies welzijn, onderwijs, sport, kunst en cultuur, en zorg’ gemeente Hoorn.