Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Ameland

Artikel 1  

Burgemeester en wethouders van de gemeente Amelandgelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensbesluiten:Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Ameland vast te stellenHOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 27 juni 2005;basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;betrokkene': een ingezetene of een ingeschrevene;afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is het Hoofd van de afdeling Welzijn.Artikel 3 Toepasselijke regelgeving1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 3 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:a. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;b. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;c. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.Artikel 4 Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Ameland.Artikel 5 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.Artikel 6 Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:a. op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;b. Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENSArtikel 7 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het bureau Burgerzaken;b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.Artikel 8 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.Artikel 9 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.Artikel 10 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke,is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.Artikel 11 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingAan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.Artikel 12 Verbanden met andere gemeentelijke bestandenAan het basisregistratiesysteem (BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.Artikel 13 Gegevensverstrekking aan vrije derden1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden.2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.Artikel 14 Voorwaarden voor verstrekking1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelsd;c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.Artikel 15 TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.Artikel 16 ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij op het gebied van de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 17 BeveiligingDe verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.Artikel 18 Slotbepaling1. Dit reglement wordt aangehaald als "GBA privacyreglement".2. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuisAangehaakte gegevens zijn:• Binnengemeentelijke afnemersindicaties• Voogdijgegevens• Onderzoeksgegevens• Gegevens inzake systeembeheer en autorisaties• Burgerlijke staat• Rijbewijsgegevens• Stemdistricten• Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)• Interne aantekeningen (zoals stembureauleden, erkenning ongeboren vrucht, onderzoek, parkeerkaarten enz.)• Gezinsrelatie/gezinsverhoudingLijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheidDe volgende dienstonderdelen van de gemeente Ameland hebben toegang tot de basisadministratie:Organisatie onderdeel Wettelijk kader GegevenssetAfdeling Welzijn, bureau BurgerzakenBurgemeesterAfdeling Middelen, bureau BestuursondersteuningWet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.Verordening beheer en gebruik gemeentelijke begraafplaatsen, Verordening lijkbezorgingrechten LeerplichtwetJubileaJubileaAlle gegevens op PL en verwijsgegevensPersoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens en verwijsgegevens.De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan gegevens worden verstrekt uit de GBAWie Waarvoor GegevenssetPersoonsgegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, inschrijvingsgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, inschrijvingsgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens, huwelijksgegevens, inschrijvingsgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens en verwijsgegevens.Persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, gezagsverhoudinggegevens en verwijsgegevens.• De basisregistratie (Globit-BRS). Via de binnengemeentelijke basisregistratie worden NAW gegevens doorverstrekt aan de volgende administraties: Kadaster, Sociale Zaken WVG BIJLAGE 4 VERSTREKKINGENTABEL GBAWie Waarvoor Welkecategorie Welkegegevens Geheimhouding LegesAdvies- en MeldpuntenKindermishandeling(AMK) Wet Jeugdhulpverlening art.34 (grondig vermoeden vankindermishandeling)Met ingang van 2005 Wetop de Jeugdzorg. (WJZ)Zie Kwaliteitsbrochure nr. 30Meestal spoedeisendevragen! Geen afnemerof derde in dezin van deWet GBA Persoonsgegevens,gegevens overcuratele, gezag,nationaliteit enverblijfsrecht. (WetGBA art. 34,1,a,1 6)Niet protocolleren! Niet mogelijk JalAdvocaten(te vinden viawww.alleadvocaten.nl)Uitvoering van eenalgemeen verbindendvoorschrift (aw)Voorbeeld: aanspannengerechtelijke procedure, nietzijnde een dagvaarding Verplichtederde Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van eenalgemeenverbindendvoorschrift Geheimhoudingmogelijk.Toetsing noodzakelijk.Na afweging van debelangen tussennoodzaak verstrekkingen privacy bevraagdewordt al dan nietverstrekt. (zie art. 102Wet GBA) Ja, opgrond vande leges verorde ningAdvocaten Niet ter uitvoering van eenawVoorbeeld: incasso activiteiten Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Andere gemeenten(Afdeling Burgerzaken) Uitvoering publiekrechtelijketaak Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk Advies:KosteloosAndere gemeenten(anders danBurgerzaken) Uitvoering publiekrechtelijketaak Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk E 2,27Bedrijfsjurist Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Bibliotheek(geen onderdeel van degemeente) Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaBibliotheek(wel onderdeel van degemeente) Uitvoering dienstenbibliotheek alsgemeentelijke taakVolgens gemeentelijkeverordening Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk NeeBinnengemeentelijke Uitvoering publiekrechtelijke Afnemer Algemene en Niet mogelijk Eigen

1 Afhankelijk van de formulering omtrent verstrekkingen uit de GBA in de legesverordening, deze apart in de legesverordening opnemen. Het betreft immers geen verstrekking op grond van de Wet GBA.Wie Waarvoor Welkecategorie Welkegegevens Geheimhouding Legesafdeling of -dienst taak verwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak beleidgemeenteBuitengewoonopsporingsambtenaarOpenbaar Vervoer Controle (identificatieplicht)op zwartrijden in hetopenbaar vervoer; opmakenproces-verbaal Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijktaak _Niet mogelijk € 2,27Buitenlandse EU-overheden Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin ad. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaBuitenlandse niet EU-overheden(met passendbeschermingsniveau metbetrekking totpersoonsqegevens) Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaBuitenlandsevertegenwoordigingenhier te lande Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaBureau voor Rechtshulp Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaCrematoria,begraafplaatsen(niet-gemeentelijke) Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaCulturele organisaties Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaFinanciële instellingen(banken, verzekeraars enbeleggingsinstellingen) Buitengerechtelijkeincassowerk-zaamhedenzoals het sturen van eenbetalingsherinnering, hetopsporen van debiteuren Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Financiële instellingen(banken, verzekeraars enbeleggingsinstellingen) Uitbetalen van opvorderbaregelden al dan niet optermijn.Autorisatiebesluit vanminister nodig.Zie lijst opwww.bprbzk.nl onderBijzonderederde Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van detaak.Verzoek vindtplaats middelsvoorgeschrevenformulieren.(zie briefBPR2003/U66312) Niet mogelijk € 2,27op grondvanlegesver ordeningGBA/downloads/landelijketabellen, of de CD-rom metlandelijke tabellen Wie Waarvoor Welkecategorie Welkegegevens Geheimhouding LegesFinancieringsinstellingen Voor commerciëledoeleinden zoals hetopsporen van debiteuren,het sturen van(rekening)afschriften, hetbijhouden van een"niet-pensioen" gerichteadministratie Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Fondsverwervendeorganisaties Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin ad. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaGerechtsdeurwaarders Uitvoering van eenpubliekrechtelijke takenzoals genoemd in artikel 2van deGerechtsdeurwaarderswet.Voorbeeld: betekenendagvaardingen ofgerechtelijke aanzeggingen,exploten, ontruimingen Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk € 2,272Gerechtsdeurwaarders Uitvoering van eenprivaatrechtelijke taak.Voorbeeld:buitengerechtelijkeincassowerkzaamheden envoeren van eendebiteurenadministratie Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Incassobureaus Buitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voerenvan eendebiteurenadministratie,sturenbetalingsherinneringen,opsporen debiteuren Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken InformatiebeheerGroep Uitvoering van eenpubliekrechtelijke taak zoalsgenoemd in de Wet op deStudiefinanciering Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk € 2,27Instellingen(bestuursorganen) opgrond van de Wetgemeenschappelijkeregeling (Wgr) Uitvoering publiekrechtelijketaak Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk € 2,27Instellingen/organisatiesten behoeve van:-Maatschappelijkedienstverlening-Algemene/geestelijkegezondheidszorg-Kinderopvang Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdinart.100,lid2Wet GBA Mogelijk Ja

2 Zonder toevoeging van een no-hit kan op basis van het convenant tussen NVVB en Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.Wie Waarvoor Welkecategorie Welkegegevens Geheimhouding Leges-Jeugdwelzijnswerk-Ouderenzorg-Gehandicaptenzorg-Werkvoorziening Koninklijk NederlandsInstituut vanRegisteraccountants(NNRA) Uitvoering Wet op deRegisteraccountants. Voorregistratietaakaccountantsregister;verstrekking aan individueleaccountants is niettoegestaan Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk € 2,27KPN Telecom/ TNTPostgroep/TPG Post Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Kredietbank(privaatrechtelijk,bijvoorbeeld eenstichting) Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaaldegegevensgenoemd inart. 100, lid2 Wet GBAKredietbank alsonderdeel van eengemeente of alsonderdeel van eengemeenschappelijkeregeling (Wgr) Uitvoering maatschappelijkediensten als gemeentelijketaak.Volgens gemeentelijkeverordening Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk NeeLeasebedrijven Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Makelaars Commerciëleinstelling Geen gegevensverstrekken Mandaat BV(indien gevraagd dooreen onbezoldigdbelastingambtenaar vaneen gemeente) Uitvoering publiekrechtelijketaak Afnemer Algemene enverwijsgegevensvoor zovernoodzakelijk inverband met deuitvoering van depubliekrechtelijketaak Niet mogelijk € 2,27Migrantenorganisaties Volgens gemeentelijkeverordening Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk JaNatuurlijke personen Vooraf schriftelijketoestemming betrokkene(persoon/gezaghouder) Vrije derde Maximaal degegevens genoemdin art. 100, lid 2Wet GBA Mogelijk Ja

1) bijv. vakbond, ouderenvereniging, sportvereniging, Rode Kruis, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, St. Epidemiologie, etc