Samenvatting subsidiebeleid gemeente Ameland

Artikel 1  

I. Inleiding

I.1 Algemeen

De gemeente Ameland heeft op dit moment een “Algemene Subsidie- en Procedureverordening Specifiek Welzijn” die is vastgesteld op 18 augustus 1980. De verordening is daarna niet aangepast aan de ontwikkelingen in de wetgeving. Zo is in de Algemene wet bestuursrecht enkele jaren geleden een complete titel (titel 4.2, art. 4:21 t/m 4:80) over subsidies opgenomen. In 2002 is het duale systeem voor gemeenten van kracht geworden, waarbij er sprake is van een andere bevoegdheidsverdeling tussen raad en college. Beide zaken vragen om geheel nieuwe verordening.

I.2 Systematiek

Bij het opstellen van de nieuwe verordening is uitgegaan van de volgende systematiek:a. deze algemene samenvatting van het subsidiebeleid;b. de algemene subsidieverordening zelf;c. beleidsregels per beleidsterrein waarvoor de gemeente subsidie verstrekt.

Ad a.In deze algemene samenvatting komen de volgende punten aan de orde:• de aanleiding voor de herziening van de subsidieverordening;• de verschillende vormen van subsidie (prestatiesubsidie, waarderingssubsidie en investeringssubsidie);• het proces van subsidieverstrekking (aanvraag, verlening, vaststelling, betaling);• een aantal specifieke elementen (indexering, reserves en voorzieningen, steunstichtingen, personeelsbeleid, subsidieplafonds, verdeelregels).

Ad b.De verordening bevat hoofdzakelijk procedurevoorschriften rond het aanvragen, verlenen, vaststellen en betalen van subsidie. Tevens is daarin de bevoegdheidsverdeling tussen de raad en het college vastgelegd.

Ad c.Om enerzijds niet alles uitputtend in de verordening te moeten regelen, maar anderzijds (zowel voor de gemeente als voor de subsidieontvangers) wel duidelijkheid te scheppen over het subsidiebeleid, is ervoor gekozen te werken met beleidsregels per beleidsterrein waarvoor de gemeente subsidie verstrekt. Een aantal van deze regels zijn in feite al vastgelegd in het jaarlijkse welzijnsplan, in subsidieovereenkomsten en in de besluitvorming rond de jubileumsubsidies en het cultuurfonds. Daarnaast zijn er in de afgelopen jaren losse subsidiebesluiten genomen, waaruit een beleidslijn valt te destilleren.Voor de volgende beleidsterreinen zijn of worden beleidsregels opgesteld: bibliotheekwerk, muziekonderwijs, sport, amateuristische kunstbeoefening/muziek en zang, cultureel erfgoed/museaal werk, algemeen maatschappelijk werk, slachtofferhulp, ontwikkelingssamenwerking, sociaal cultureel werk (dit is inclusief het ouderenwerk, het algemeen jeugd- en jongerenwerk en de peuterspeelzalen), culturele activiteiten (het cultuur- en evenementenfonds) en jubilea van verenigingen en organisaties.

I.3 Bevoegdheidsverdeling

Aansluitend bij de bevoegdheidsverdeling in het duale systeem is ervoor gekozen dat de gemeenteraad de hoofdlijnen van het beleid vaststelt en dat het college binnen die kaders zorgt voor de uitvoering van het beleid. Concreet betekent dit dat de gemeenteraad deze algemene samenvatting en de subsidieverordening vaststelt en dat het college zorgt voor de uitvoering van de verordening. Ter verhoging van de duidelijkheid over die uitvoering stelt het college voor een aantal beleidsterreinen beleidsregels vast, zoals in de vorige paragraaf is aangegeven.

I.4 Procedure

Op de totstandkoming van deze samenvatting van het beleid en de algemene subsidieverordening wordt de openbare voorbereidingsprocedure wordt toegepast, zoals de Algemene wet bestuursrecht die kent (afd. 3.4, art. 3:10 t/m 3:13). Dit betekent dat het ontwerp van de stukken vier weken ter inzage ligt en dat belanghebbenden of ook anderen (bijvoorbeeld “een ieder”) een mondelinge of schriftelijke zienswijze kunnen inbrengen tot tenminste het eind van die periode.Verder wordt halverwege die periode van vier weken een openbare informatieavond gehouden, waarop de verantwoordelijke wethouder een toelichting geeft op (de uitgangspunten van) de nieuwe verordening. Tevens kunnen de aanwezigen alvast een mondelinge zienswijze inbrengen. Men heeft na die avond dan nog twee weken om een schriftelijke zienswijze in te dienen of dit alsnog mondeling te doen.De raad komt bij deze werkwijze in beeld na afloop van die termijn en nadat de eventueel ontvangen zienswijzen zijn verwerkt. Op die manier is er vanuit het veld vooraf een goede inbreng mogelijk zonder dat er al richtinggevende uitspraken zijn gedaan.De planning van het geheel is erop gericht dat de raad in de vergaderingen van november 2004 de stukken kan bespreken en vaststellen. Rekening houdend met de procedure op basis van de Tijdelijke referendumwet kan de nieuwe verordening dan medio januari 2005 in werking treden.

II. Subsidievormen

II.1 Algemeen: drie subsidievormen

De gemeente Ameland hanteert in de nieuwe systematiek drie subsidievormen:• prestatiesubsidie: een subsidie op grond van vooraf afgesproken producten en prestaties en tegen een vooraf afgesproken bedrag per eenheid;• waarderingssubsidie: een stimuleringsbijdrage in een activiteit of activiteiten, ongeacht de feitelijke kosten van deze activiteiten;• investeringssubsidie: een subsidie in de kosten van aankoop, stichting of verbouwing van accommodaties binnen de gemeente of voor het treffen van bijzondere voorzieningen.Deze subsidievormen worden hierna verder toegelicht.

II.2 Prestatiesubsidie

Deze subsidievorm zal worden gebruikt voor de grotere instellingen. In de praktijk zijn dit de instellingen, die personeel in dienst hebben dat door de gemeente wordt gesubsidieerd. Inzet is voor een periode van een aantal jaren (in principe vier jaar) afspraken te maken over de te leveren producten en prestaties en de hoogte van de subsidie. Daarbij zullen ook afspraken worden gemaakt over de wijze van kostprijsberekening. Uitgangspunt is echter dat niet de kostensoorten (huisvesting, personeel, e.d.) worden gesubsidieeerd, maar de prestatie.Een ander uitgangspunt is dat (nieuwe) activiteiten op het gebied van sociaal cultureel werk en museaal werk alleen voor subsidie in aanmerking zullen kunnen komen, indien deze activiteiten plaatsvinden onder de bestuurlijke en organisatorische verantwoordelijkheid van het bestaande Sociaal Cultureel Werk Ameland respectievelijk de Stichting Amelander Musea. Achtergrond hiervan is dat bij deze instellingen professionele, betaalde krachten in dienst zijn waarvoor de gemeente expliciet subsidie in de personeelskosten verstrekt.Voor instellingen, die personeel in dienst hebben, worden de afspraken vastgelegd in een door beide partijen te ondertekenen uitvoeringsovereenkomst.Op basis van de meerjarige afspraken dient de instelling vóór 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar een aanvraag tot subsidieverlening in. Als de instelling voldoet aan de subsidievoorwaarden, wordt de subsidie in november of december verleend, nadat de raad de gemeentebegroting heeft vastgesteld. De subsidie moet dan wel passen binnen het vastgestelde subsidieplafond.De datum van 1 april is mede gekozen, omdat een aantal instellingen vóór deze datum een aanvraag moet indienen tot subsidievaststelling over het afgelopen subsidiejaar. Bij die aanvraag tot vaststelling hoort een jaarverslag en een jaarrekening. De instelling heeft op dat moment goed zicht op de resultaten van het voorgaande jaar en kan een verantwoorde inschatting maken van het komende subsidiejaar.

II.3 Waarderingssubsidie

Bij een waarderingssubsidie gaat het om een genormeerde bijdrage in de kosten van activiteiten. Uitgangspunt van het verstrekken van deze subsidie is het stimuleren van activiteiten door vrijwilligers. De subsidie is dus niet bedoeld om kostendekkend te zijn. De hoogte van de subsidie is gebaseerd op vooraf vastgelegde normen. In de beleidsregels zijn daarvan diverse voorbeelden opgenomen, zoals een vast bedrag per vereniging en een bedrag per (jeugd)lid.In de praktijk gaat het om relatief geringe bedragen, die voor de betreffende instelling van grote betekenis zijn. De ervaring leert dat dit soort subsidies jaarlijks vrijwel constant blijven. Daarom is ervoor gekozen hiervoor alleen een aanvraag tot subsidieverlening te laten indienen vóór 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar. Als de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet, dan wordt deze subsidie vastgesteld in november of december, nadat de raad de gemeentebegroting heeft vastgesteld. De subsidie moet dan wel passen binnen het vastgestelde subsidieplafond. Doordat de subsidie gelijktijdig wordt verleend en vastgesteld, vindt er geen afrekening achteraf meer plaats. Dit voorkomt extra administratieve rompslomp bij zowel de instellingen als de gemeente.Voor eenmalige subsidie wordt verwezen naar artikel 7 van de verordening.

II.4 Investeringssubsidie

Onder investering wordt in dit verband verstaan de aankoop, stichting of verbouwing van een onroerende zaak (accommodatie) of het treffen van bijzondere voorzieningen (bijv. kostbare apparatuur met een lange levensduur).Aanvragen worden van geval tot geval beoordeeld en vallen buiten het kader van de algemene subsidieverordening. Wel zijn daarop de regels van de Algemene wet bestuursrecht omtrent subsidies van toepassing. Van de aanvrager zelf worden in elk geval de nodige inspanningen verwacht als het gaat om de financiële dekking van de investering.

III. Proces van subsidieverstrekking

Het proces van subsidieverstrekking valt uiteen in de volgende stappen:

Aanvraag om subsidieverlening Actie instelling }Vóór het subsidiejaarSubsidieverlening Beschikking gemeente }

Betaling voorschotten Actie gemeente }Tijdens het subsidiejaar

Aanvraag om subsidievaststelling Actie instelling }Na afloop subsidiejaarSubsidievaststelling Beschikking gemeente }Betaling/terugvordering restant subsidie Actie gemeente }

Bij waarderingssubsidies vallen subsidieverlening en subsidievaststelling samen (zie par. II.3). Dus vóór het subsidiejaar weet de instelling hoeveel subsidie zij ontvangt. Aan deze subsidie wordt niet meer getornd, calamiteiten daargelaten.

IV. Specifieke elementen

IV.1 Indexering

De hoogte van zowel waarderings- als prestatiesubsidies wordt jaarlijks aangepast aan de hand van de uitgangspunten voor de gemeentebegroting. Jaarlijks worden de maximaal te verstrekken subsidies (subsidieplafonds) opgenomen in het welzijnsplan, dat dient als basis voor de betreffende begrotingsposten in de gemeentebegroting voor het komende jaar.Voor instellingen, die personeel in dienst hebben, vindt indexering plaats op basis van het prijsindexcijfer, zoals dat wordt vermeld in de junicirculaire van het ministerie van binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties over de algemene uitkering van het gemeentefonds.

IV.2 Reserves en voorzieningen

De algemene subsidieverordening staat vermogensvorming toe in de vorm van reserves en voorzieningen. Daarbij is er een spanningsveld.Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen, om slagvaardig en bedrijfsmatig werken te stimuleren. Dit betekent een zekere armslag om perioden met “slecht weer” te kunnen overbruggen. In dat kader is het van belang om een eventueel positief resultaat - er vanuit gaande dat de afgesproken prestaties zijn geleverd - niet direct en volledig af te romen. Bovendien zou zo’n afroming eerder stimuleren om nog snel voor het eind van een subsidiejaar extra uitgaven te doen die mogelijk niet echt noodzakelijk zijn.Anderzijds moet ook voorkomen worden dat ten koste van gemeenschapsgeld overmatige reservevorming plaatsvindt bij instellingen. In dat geval kan de gemeente beter zelf over de middelen beschikken en een afweging maken over besteding of belegging.Samenvattend betekent dit dat de vorming van reserves en voorzieningen mogelijk is, maar dat het aantal en de omvang beperkt zullen worden. Hieronder worden daarom aanvullende voorwaarden gesteld. Maar eerst worden de begrippen reserves en voorzieningen nader toegelicht.

ReservesReserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming.Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en zijn daarom vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee een gebudgetteerde instelling wordt geconfronteerd.Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waaraan tevoren een bestemming is gegeven. Voorbeelden hiervan zijn onderhoud en vervanging van inventaris, onderhoud eigen gebouwen en een egalisatiereserve om verschillen in jaarlijkse inkomsten en uitgaven te dekken.

VoorzieningenVoorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen aan verplichtingen, die vooraf duidelijk in getallen zijn aan te geven en kunnen alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd uit de exploitatie in het jaar waarin de verplichting is ontstaan en dienen tot een gelijkmatige verdeling van de lasten over een beperkt aantal jaren.Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Er is dus sprake van normale kosten. Daarom kunnen voorzieningen nooit voortvloeien uit het feit dat de gemeente subsidie verstrekt.Voorzieningen kunnen bijvoorbeeld gevormd worden voor personele verplichtingen (vervanging bij ziekte, wachtgeld- en pensioenverplichtingen, reorganisatiekosten, e.d.), belastingverplichtingen, lopende bezwaar- en beroepschriften en te verwachten schadeclaims van derden.

De hoogte van de reserves en voorzieningen moet in redelijke verhouding staan tot het totaal aan lasten van de instelling. In beginsel wordt voor het geheel van reserves en voorzieningen uitgegaan van maximaal 20% van de jaarlasten. Afwijking van dit percentage is mogelijk als de specifieke omstandigheden van een instelling daar aanleiding toe geven. De voorzieningen moeten een duidelijke relatie hebben met de verwachte risico’s. Anders gezegd: een instelling komt niet in aanmerking voor een subsidie, als deze zich in een zodanige financiële positie bevindt dat de subsidie feitelijk overbodig is.Bij de instellingen met prestatiesubsidie moet bij de subsidieaanvraag een vermogensplan worden gevoegd. In dat plan staat opgenomen:• welke reserves met welke oogmerken gevormd (gaan) worden;• de gewenste maximale omvang per reserve;• de verwachte storting en/of onttrekking per reserve.Op basis van dat plan zal het college de eigen vermogenspositie van de instelling beoordelen. Overschrijding van de normen voor reservevorming leidt tot een lagere vaststelling van subsidies en/of lagere subsidies in de toekomst. Als uit een schriftelijke onderbouwing van de instelling blijkt, dat de reserves absoluut noodzakelijk zijn voor het kunnen verrichten van de prestaties en activiteiten, kan het college bij wijze van uitzondering een hogere reserve toestaan.Tenslotte mag een gesubsidieeerde instelling zonder toestemming van het college geen vermogen onderbrengen in steunstichtingen, waaraan zij gelieerd is. Voorbeelden van dergelijke steunstichtingen zijn supportersverenigingen en stichtingen als “Vrienden van ………..”. Vermogen, dat desondanks bij een steunstichting is ondergebracht, wordt geacht te behoren tot het vermogen van de instelling en wordt betrokken bij de subsidieberekening op basis van de bovenstaande norm.

IV.3 Personeelsbeleid

Instellingen zijn zelf volledig verantwoordelijk voor het te voeren personeelsbeleid. De instelling is zelf verantwoordelijk voor het werven, selecteren, aanstellen en ontslaan van personeel, inclusief alle bijkomende verplichtingen zoals wachtgeldverplichtingen.In de budgetonderhandelingen met de instellingen, die personeel in dienst hebben, worden in het kader van de kostprijsberekening afspraken gemaakt over het procentuele aandeel van de personeelskosten in de kostprijs. Dit aandeel wordt de norm voor de komende vier jaar. Het aandeel voor de personeelskosten wordt jaarlijks geïndexeerd (zie ook par. IV.1).Vervolgens is de instelling vrij om extra personeel aan te trekken dan wel vacatures open te houden, personeel te ontslaan, e.d. Dit heeft geen invloed op de subsidie en kan evenmin leiden tot extra claims bij de gemeente. Feitelijk wordt een budget beschikbaar gesteld zonder dat wordt voorgeschreven hoeveel personeel in dienst is. Dit alles geldt steeds onder de voorwaarde dat de afgesproken productie wordt geleverd. Immers, niet het aantal personeelsleden is relevant, maar de relatie tussen de subsidie en de te leveren prestatie.Eén keer in de vier jaar wordt onderhandeld en kan zonodig het procentuele aandeel voor de personeelskosten worden aangepast.

IV.4 Subsidieplafond

De subsidieverordening biedt de mogelijkheid tot het stellen van subsidieplafonds. Een subsidieplafond is het bedrag dat gedurende een bepaalde periode - meestal een subsidiejaar - ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies. Plafonds kunnen ook voor (delen van) beleidsterreinen worden ingesteld. De Algemene wet bestuursrecht verplicht tot weigering van subsidie als een plafond wordt overschreden.De gemeente Ameland hanteert de volgende subsidieplafonds, waarbij per beleidsterrein een plafond wordt ingesteld: 

Beleidsterrein Verdeelregelbibliotheekwerk tendermuziekonderwijs tendersport tenderamateuristische kunstbeoefening/muziek en zang naar ratocultureel erfgoed/museaal werk tenderalgemeen maatschappelijk werk tenderslachtofferhulp tenderontwikkelingssamenwerking tendersociaal cultureel werk (inclusief het ouderenwerk, het algemeen jeugd- tenderen jongerenwerk en de peuterspeelzalen)culturele activiteiten (het cultuur- en evenementenfonds) tenderjubilea van verenigingen en organisaties tender

De bedragen zullen jaarlijks na vaststelling van de gemeentebegroting voor het komende jaar worden gepubliceerd.De verdeelregels zijn van toepassing wanneer er onvoldoende budget beschikbaar is om aan alle aanvragen tegemoet te komen. Uiteraard hoeft er geen rekening mee te worden gehouden wanneer de budgetruimte voldoende is.Als door het vaststellen van een subsidieplafond een beperkt bedrag beschikbaar is voor het verstrekken van een bepaalde subsidie, zal niet aan alle aanvragen tegemoet gekomen kunnen worden, ook als deze hiervoor in beginsel in aanmerking komen. De vraag is dan, welke aanvraag voorrang krijgt. Grofweg zijn er drie verdeelsystemen te noemen:

Wie het eerst komt, het eerst maaltHierbij wordt op aanvragen beslist in volgorde van binnenkomst. De aanvragen, die voldoen aan de criteria, worden toegewezen, net zolang tot het subsidiebudget op is. Om ‘pro forma’ aanvragen te voorkomen, geldt als datum van binnenkomst het moment waarop de aanvraag compleet is.

TenderDe aanvragen moeten vóór een bepaalde datum worden ingediend en er vindt hierna een rangschikking plaats op basis van kwalitatieve criteria. Als een lagere rangschikking leidt tot weigering, moet het college uiteraard motiveren waarom de aanvraag een lagere rangschikking krijgt.

Naar ratoDe aanvragen moeten vóór een bepaalde datum worden ingediend. Bij overschrijding van het subsidieplafond wordt de subsidie gekort van alle in aanmerking komende organisaties naar rato van de normbedragen. Dit gebeurt door middel van een breuk, met als de teller het plafondbedrag en als noemer het totale subsidiebedrag, berekend aan de hand van normbedragen.