Regeling budgethouderschap 2011 gemeente Bergen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:Budget:                            Een taakstelling op basis van de vastgestelde productenmatrix (bijlage 1 van de programmabegroting), tot uitdrukking komend in het bedrag dat verbonden is aan een deelproduct;Budgethouder:               Een lid van het managementteam die op grond van gegeven mandaat door het college belast is met activiteiten zoals deze in de productenmatrix inclusief kostenplaatsen en investeringen is opgenomen;Budgetbeheerder:         Een functionaris die door de budgethouder is aangewezen om te assisteren bij de uitvoering van de activiteiten;Financieel controller:    Beleidsmedewerker van het team financiën die o.a. belast is het de interne controle. 

Artikel 2 Budgethouder

• 1

  De budgethouder zorgt ervoor dat de doelstelling van het aan hem toegewezen budget gerealiseerd wordt met behulp van de beschikbaar gestelde middelen;

• 2

  Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze vervangen door zijn direct naast hogere leidinggevende;

• 3

  De budgethouder verstrekt tijdig de juiste en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus; dit houdt zowel de financiële als beleidsmatige informatie in;

• 4

  De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente. Hierbij wordt rekening gehouden met interne en externe richtlijnen (bijvoorbeeld regels met betrekking tot aanbesteding en inkoop, regels met betrekking tot planning- en controlcyclus);

• 5

  Indien er onvoldoende budgetruimte is ter realisering van de taakstelling, dan dient de budgethouder aanvullende middelen bij het college aan te vragen;

• 6

  De budgethouder legt verantwoording af over de voortgang en realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van budgetten. Maandelijks wordt door financieel beleidsmedewerker een overzicht samengesteld van de werkelijke resultaten van het budget. Eventuele afwijkingen worden voorzien van een toelichting. De overzichten worden maandelijks besproken en voorzien van een schriftelijke goedkeuring door de budgethouder;

• 7

  De budgethouder wijst een budgetbeheerder aan, die hem assisteert. De budgethouder blijft echter verantwoordelijk.

Artikel 3 Budgetbeheerder

• 1

  De budgetbeheerder assisteert de budgethouder bij alle in artikel 2 genoemde taken;

• 2

  De budgetbeheerder ziet er op toe dat bij het aangaan van verplichtingen er een toereikend budget is. Indien dit niet het geval is, mag er niet betaald worden en brengt hij de budgethouder hiervan terstond op de hoogte;

• 3

  De budgetbeheerder controleert de ingekomen factuur op de juiste levering van goederen en diensten, hij/zij codeert de factuur (=vermelding van grootboeknummer) en geeft hierdoor de opdracht tot betaling.

Artikel 4 Informatieverstrekking

• 1

  De budgethouders en de budgetbeheerders kunnen alle gegevens over hun budgetten raadplegen;

• 2

  Over de stand van zaken van de lopende begroting wordt periodiek gerapporteerd. Hierbij leveren de budgethouders zowel het financiële als het tekstuele gedeelte –via de coördinator financiën- aan;

• 3

  De coördinator financiën is belast met de consolidatie van de rapportages.

Artikel 5 Controle

• 1

  Maandelijks zal er steekproefsgewijs voor een vijftal willekeurige facturen een controle plaatsvinden over de gevoerde procesgang door de financieel controller;

• 2

  De financieel controller is belast met de interne controle op de uitvoering van deze regeling zoals opgenomen in het interne controleplan;

• 3

  Rapportage van deze interne controle vindt plaats aan het college.

Artikel 6 Slotbepalingen

• 1

  De regeling budgethouderschap 2006 wordt ingetrokken.

• 2

  Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling budgethouderschap 2011.

• 3

  Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2011.