CVDR109530_1Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2004nlregelingGeertruidenberg2018-05-08GeertruidenbergOnbekendBesluit informatiebeheerArchiefwet 1995Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-03-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-03-222004-03-012008-01-01Intrekking.22 maart 2004, nr. 11Geen.Gedelegeerde regelgeving van de Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004. Publicatiedatum en -middel onbekend.Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2004Nr. Burgemeester en wethouders van de gemeente GEERTRUIDENBERG; gelet op artikel 8 van de "Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004" en de bepalingen in de Archiefwet 1995; BESLUIT: vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1Dit besluit verstaat onder:a.      archiefverordening:            de in de artikelen 30, eerste lid en 32 tweede lid van de wet                                                        bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad                                                        d.d. 19 februari 2004; b.      documenten:                       de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden                                                        voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; c.      beheer van documenten:  het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen,                                                        die nodig zijn om documenten in goede, geordende en                                                        toegankelijke staat te brengen en te bewaren; d.      informatiebestand:            documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening                                                        gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; e.      informatiebeheer:              het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening                                                        inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.HoofdstukIIVerantwoordelijkheidArtikel2Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de in de "Organisatieregeling 2003" genoemde of bij apart besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg als zodanig aan te duiden organisatieonderdelen/organisatorische eenheden.Artikel3et hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel4Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers of met behoud van zijn verantwoordelijkheid opdragen aan een andere beheerseenheid binnen de gemeente Geertruidenberg.HoofdstukIIIArchiefvorming en ‑ordeningProduktie van documentenArtikel5Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid en raadpleegbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel6Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.Artikel7Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een identiek opgemaakt exemplaar bewaard met inachtneming van het in art. 8 bepaalde.Artikel8Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van documentenArtikel9Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.Artikel10Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documentenArtikel11Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.Artikel12Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.Artikel13it de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.HoofdstukIVBeheer van documentenBewaring van documentenArtikel14Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard zoals gesteld in de Regeling Geordende en Toegankelijke staat Archiefbescheiden.Artikel15Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen in de Regeling Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen.Artikel16Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van documentenArtikel17Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.Artikel18Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening en raadpleging van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.Artikel19Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.Artikel201.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.2.Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van documentenArtikel21Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reprodukties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van documentenArtikel22Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.Artikel23Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Selectie en vernietiging van documentenArtikel24De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.Artikel25Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.Artikel26Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris.Overbrenging van documentenArtikel27Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel28Dit besluit kan worden aangehaald als het: "Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2004" en treedt in werking op 1 maart 2004.Geertruidenberg, 22 maart 2004.Burgemeester en wethouders voornoemd,  de secretaris,                         de burgemeester, mr. J.H. Willems                     M.J.A. Meijer