Organisatie | Geertruidenberg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2004 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Gedelegeerde regelgeving van de Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004. Publicatiedatum en -middel onbekend.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-03-2004 | 01-03-2004 | 01-01-2008 | Intrekking. | 22-03-2004 Onbekend | 22 maart 2004, nr. 11 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente GEERTRUIDENBERG;
gelet op artikel 8 van de "Archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2004" en de bepalingen in de Archiefwet 1995;
vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
a. archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid en 32 tweede lid van de wet
bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad
b. documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden
voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
c. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen,
die nodig zijn om documenten in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
d. informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
e. informatiebeheer: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening
inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt de in de "Organisatieregeling 2003" genoemde of bij apart besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg als zodanig aan te duiden organisatieonderdelen/organisatorische eenheden.
Hoofdstuk III Archiefvorming en ‑ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid en raadpleegbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een identiek opgemaakt exemplaar bewaard met inachtneming van het in art. 8 bepaalde.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.Identificering van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard zoals gesteld in de Regeling Geordende en Toegankelijke staat Archiefbescheiden.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen in de Regeling Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening en raadpleging van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reprodukties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.Vervreemding en overdracht van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.Selectie en vernietiging van documenten
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris.Overbrenging van documenten