Organisatie | Hoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | GBA Privacyreglement gemeente Hoorn |
Citeertitel | GBA Privacyreglement gemeente Hoorn |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | 003 burgerzaken |
930A
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
26-02-2009 | 09-02-2012 | nieuwe regeling | 23-12-2008 Gemeenteblad 2009=05a | 2008 08.55150 |
Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Hoorn
De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt.
Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente.
Er is op 18 november 2008 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen.
Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn;
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Hoorn vast te stellen
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie
Beheerder van de bevolkingsadministratie is het bureauhoofd Burgerzaken.
HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE
Artikel 5 Categorieën van personen
In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Hoorn.
HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS
Artikel 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.
Artikel 10 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.
Artikel 11 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 12 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden
Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.
BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid
De volgende dienstonderdelen van de gemeente Hoorn hebben toegang tot de basisadministratie:
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Gegevens die per profiel geraadpleegd mogen worden:
CATEGORIE 01/51 NAAMSGEGEVENS PERSOON
CATEGORIE 02/52 EN 03/53 OUDERGEGEVENS
Datum ingang blokkering (bij vertrek naar een andere gemeente) |
||||||||
Datum opschorting (bij overlijden en vertrek naar buitenland) |
||||||||
CATEGORIE 08/58 VERBLIJFPLAATS
CATEGORIE 10/60 VERBLIJFSTITEL
CATEGORIE 11/61 GEZAGSVERHOUDING
BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
Gegevens die verstrekt worden:
MUTATIEGEGEVENS ADRESWIJZIGING
Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Geboortedatum, Aanduiding naamgebruik
Categorie 08/58 verblijfplaats
Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode
MUTATIEGEGEVENS VESTIGING VANUIT ANDERE GEMEENTE/BUITENLAND
Voornamen, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geboorteland, Aanduiding naamgebruik
Categorie 08/58 verblijfplaats
Gemeente inschrijving, Datum inschrijving gemeente, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving, Land vanwaar ingeschreven, Datum vestiging in Nederland
Voornamen, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Geboortedatum
Voorvoegsels, Geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, huwelijksdatum, huwelijksplaats
Categorie 08/58 verblijfplaats
Gemeente inschrijving, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode
Voornamen, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Aanduiding naamgebruik
Categorie 05/55 huwelijk/ geregistreerd partnerschap
Voorvoegsels, Voornamen, Geslachtsnaam, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland, Reden huwelijksontbinding
Categorie 08/58 verblijfplaats
Gemeente inschrijving, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving
SELECTIE VRIJE AANTEKENING ‘KAVEL’
Voorletters, Voornamen, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geboortedatum
Categorie 08/58 verblijfplaats
Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode
SELECTIE AANVRAGEN C.Q. VERLENEN VAN (KONINKLIJKE) ONDERSCHEIDINGEN
A-nummer, Voornamen, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Geboortedatum
Categorie 08/58 verblijfplaats
Gemeente inschrijving, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving
SELECTIE UITNODIGEN OP KONINGINNEDAG ALLE IN HOORN WOONACHTIGE GEDECOREERDEN VOOR EEN JAARLIJKSE BIJEENKOMST
Voornamen, Vooervoegsels, Geslachtsnaam, Geslacht, Geboortedatum
Gemeente van inschrijving, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving
BIJLAGE 4 Lijst met vrije derden aan wie gegevens mogen worden verstrekt uit de GBA.
BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.
BIJLAGE 6 VERSTREKKINGENTABEL GBA
Zie hiervoor de Bijlage Verstrekkingentabel GBA.
Deze is niet digitaal beschikbaar, deze is op te vragen bij de afdeling Welzijn, bureau Burgerzaken
Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA
Geactualiseerd door een werkgroep* uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten
Collega’s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen.
Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen.
Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt.
Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid.
Het tot stand gekomen schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen.
Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen.
Het gebruik van het schema tot nu toe
Uit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De toelichting en het schema kunnen dan ook niet los van elkaar worden gezien.