Organisatie | Geertruidenberg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2008 |
Citeertitel | archiefverordening gemeente Geertruidenberg 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De regeling is op 11 december 2007 toegezonden aan Gedeputeerde Staten van de provincie, die van deze regeling met instemming heeft kennisgenomen.
Het besluit informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2008 dat op 1 januari 2008 in werking is getreden.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2008 | 09-01-2015 | Nieuwe regeling. | 29-11-2007 Gemeentepagina | 29 november 2007, nr 9. | |
01-01-2008 | 01-01-2008 | Nieuwe regeling. | 29-11-2007 Onbekend | 29 november 2007, nr 9. | |
01-03-2004 | 07-05-2013 | Intrekking. | 19-02-2004 Onbekend | 19 februari 2004, nr. 8 |
Hoofdstuk II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris
De gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en collecties opdragen aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de wet.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn. Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:
Hoofdstuk III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 12 Archiefbewaarplaats
Het college draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris
De formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat:
Raamsdonksveer, 29-11-2007
De raad van de gemeente Geertruidenberg,
de griffier, de voorzitter,
drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere M.J.A. Meijer
Toelichting 1 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE GEERTRUIDENBERG 2007
Artikel 1. Begripsbepalingen In dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven zodat er geen verschillende opvattingen over eenzelfde begrip kan ontstaan. Bij de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter uitvoering van archief beheerwerkzaamheden is opgenomen.
Artikel 2 Taak college De zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995, Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel welovergebrachte archieven en collecties. De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten: a. financiële middelen b, personeel c. fysieke ruimte d. regelgeving Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op een zodanige wijze kunnen worden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de Archiefwet 1995 alsmede daaruit voortvloeiende aanverwante regelingen.
Artikel 3 Besluit informatiebeheer In het "Besluit informatiebeheer”, dat door het college wordt vastgesteld, worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en collecties.
HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 4 Archiefruimte Het is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Er ïs dus sprake van de volgende drietrap: a. beheer dynamische bestanden op werkplek; b. archiefruimte;c. archiefbewaarplaats.
Artikel 5 Materiële zorg Dit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheideisen van de op te maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier, aangewezen inkten en toners, Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard.
Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op grond van een selectie worden gekwalificeerd als in aanmerkend komend voor permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn vernietigbaar.
Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivaris Ten aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter uitvoering van archief beheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier afsluit.
Artikel 7 Uitvoering toezicht namens gemeentearchivaris Dit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet per se de plaatsvervangende gemeentearchivaris te zijn, Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht.
Artikel 8 Informatieplicht beheerder Dit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingplicht voor in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke dienst heeft een beheerder In de zin van deze verordening. Doorgaans ïs dat de directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een sectorhoofd of afdelingshoofd zijn.
Artikel 9 Mutaties in beheer De beheerder is verplïcht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te kunnen uitoefenen. In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties tot gevolg zou kunnen hebben.
Artikel 10 Consultrapportage Minstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het college en de beheerder over zijn bevindingen.
Artikel 11 Verslag aan raad In het kader van de controlerende taak van de raad wordt de consultrapportage door het college jaarlijks doorgeleid naar de raad. Ten aanzïen van de overgebrachte archieven en collecties is in artikel 16 van deze verordening een soortgelijke bepaling opgenomen.
HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES
Artikel 12 Archiefbewaarplaats Het college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een archiefbewaarplaats.
Artikel 13 Gemeentearchivaris Dit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.
Artikel 14 Formele beheertaak gemeentearchivaris De in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente Tilburg met de stichting Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering van archief beheerwerkzaamheden.
Artikel 15 Jaarverslag Jaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de uitvoering van zijn formele beheertaak inclusief het houden van toezicht op de uitvoering van archief beheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier.
Artikel 16 Verslag aan raad In het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college het jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad.
Artikel 17 In werking treden Deze bepaling spreekt voor zich