Organisatie | Hoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie |
Citeertitel | Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | 002 bestuursondersteuning college van b&w |
930A
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-1996 | 24-10-2014 | nieuwe regeling | 12-11-1996 Gemeenteblad 1996=16a | 1996 96.20035 |
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie
Beheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Burgerzaken van de sektor Maatschappelijke Aangelegenheden.
Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van een besluit krachtens artikel 11 van de Verordening persoonsregistraties gemeente Hoorn kunnen, met het oog op het met elkaar in verband brengen, de nader aan te omschrijven gegevens worden verstrekt aan de beheerder van de in bijlage I opgenomen registraties.
HOOFDSTUK 2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE BASISADMINISTRATIE
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie
Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage III vermelde binnengemeentelijke afnemers de in genoemde bijlage vermelde gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de vermelde doeleinden.
HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE AANGEHAAKTE GEGEVENS
Artikel 7 Doel van de bevolkingsadministratie
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 8 Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en opgenomen gegevens
De bevolkingsadministratie bevat de in bijlage V vermelde aangehaakte gegevens van de ingeschrevenen/geregistreerden.
Artikel 9 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden verkregen door informatie van/uit:
Artikel 11 Verstrekkingen en de gegevens die worden verstrekt
Aan instanties en/of autoriteiten belast met de uitvoering van publiekrechtelijke taken kunnen op schriftelijk verzoek aangehaakte gegevens worden verstrekt voorzover het de uitvoering van hun publiekrechtelijke taak betreft.
Artikel 12 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de houder. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen een week.
De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, indien aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de ingeschrevene/geregistreerde onevenredig schaadt.
BIJLAGE I behorende bij het Reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie.
Overigen (deze registraties zijn niet reglementsplichtig).
gemeente-eigendommen(verhuur/verpachting)
personeelsdossiers (incl. openbaar onderwijs)
kiezersregister (incl. uitsluiting kiesrecht)
Aan de beheerders van de registraties worden in principe slechts de gegevens verstrekt, zoals vermeld in artikel 100, 2e lid Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens(de GBA).
Andere dan de daar genoemde gegevens worden slechts verstrekt nadat de beheerder, die de gegevens verzoekt, schriftelijk aantoont een gerechtvaardigd belang bij de verstrekking te hebben. Het verzoek wordt beoordeeld door de in artikel 2 van dit reglement genoemde beheerder.
BIJLAGE II behorende bij het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
Gegevens opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens:*)
Met uitzondering van de laatste drie zijn alle gegevens in deze tabel gegevens, die op grond van artikel 34 Wet GBA uitsluitend in de basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente van inschrij-ving worden opgenomen.
De licht afgedrukte gegevens kunnen tevens betrekking hebben op het statisch en/of dynamisch bevolkingsarchief alsmede het afgesloten woningregister. Verstrekking van gegevens vindt zo-wel uit de aktuele als de historische bestanden plaats.
De hierna te noemen binnengemeentelijke afnemers hebben toegang tot het geheel of een ge-deelte van de gegevens vermeld in de op blad één opgenomen tabel. Het betreft:
In de raadpleegfunktie zijn de na te noemen categoriën van gegeven begrepen:
F1 = algemene gegevens; F2 = geboortegegevens; F 3= vestigingsgegevens; F 4= vorige adressen; F 5= vertrekgegevens; F 6= huwelijksgegevens; F 7= kindgegevens; F 8= overlij-densgegevens; F 9= bewonersgegevens en F 10= mutatie-gegevens.
BIJLAGE III behorende bij het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
aan de Burgemeester wordt enkele keren per jaar persoonsinformatie, als bedoeld in artikel 100, 2e lid Wet GBA, verstrekt :
voorzien van datum huwelijk voorzover het 50-; 60-; 70- en 75-jarige huwelijken betreft en: een overzicht van personen, die in het lopende jaar de leeftijd van 100 jaar zullen bereiken.
In beide gevallen is het doel: het verzenden/overbrengen van gelukwensen.
aan het Projektenburo van de sektor Maatschappelijke Aangelegenheden ten behoeve van de ROA, de Zorgwet VVTV alsmede de BOPZ wordt de in artikkel 100 Wet GBA bedoelde persoonsinformatie verstrekt voorzien van: datum vestiging in de gemeente of datum van overlijden.
Doel van de verstrekking: de uitvoering van betreffende wettelijke regelingen.
aan de Herkenningsdienst en het Buro Bijzondere Wetten van de Regiopolitie, Noordhol-land-Noord, te Hoorn wordt de eerdergenoemde persoonsinformatie verstrekt voorzien van: datum vestiging, datum en wijziging adresgegeven, datum huwelijksontbinding en datum overlijden.
Doel van de verstrekking: uitvoering van wettelijke regelingen alsmede verifikatie en aktualisering van persoonsregistraties/-bestanden.
Doel van de strekking: verifikatie en aktualisering van de kohieren met de GBA.
BIJLAGE IV behorende bij het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
Overige verstrekkingen kunnen op schriftelijk verzoek plaatsvinden aan:
De in artikel 6 omschreven gegevens worden verstrekt ten behoeve van een gerechtvaardigd doel van de verzoeker voorzover de persoonlijke levenssfeer van bevraagde daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Dit ter beoordeling van de beheerder van de bevolkingsadministra-tie, als bedoeld in artikel 2 van dit reglement.
BIJLAGE V behorende bij het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
De "aangehaakte" gegevens hebben betrekking op:
Van de mogelijkheid om in het systeem bij persoonsgegevens vrije tekst op te nemen zal in pricipe geen gebruik worden gemaakt.
BIJLAGE VI behorende bij het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
De na te noemen binnengemeentelijke afnemers hebben toegang tot: de voor hun taak meest geëigende aangehaakte gegevens.
ten behoeve van de uitvoering van de taak van vermelde afnemers.
De binnengemeentelijke afnemer/systeembeheerder heeft toegang tot de aangehaakte gegevens ten behoeve van het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicatie.
TOELICHTING op het Reglement voor de bevolkingsadministratie.
De Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (de GBA) regelt het op elektronische wijze uitwisselen van persoonsgegevens tussen de gemeenten onderling en tussen gemeente(n) en Rijk. In deze constructies is er sprake van: erkende (buitengemeentelijke) afnemers.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de gemeente en aan"derden" dient bij of krachtens gemeentelijke verordening plaats te vinden. Het onderhavige reglement, stoelend op atikel 5 van de Verordening persoonsregistraties gemeente Hoorn, voorziet hierin.
Het vorenstaande houdt in: dat ingevolge de wet GBA persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan:
instellingen en voorzieningen voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, voorzover de behoefte aan persoonsgegevens een gevolg is van de taakuitoefening en de verstrekking is gebaseerd op een algemeen verbindend voorschrift of in de bijhouding van een persoonsregistratie. Onder deze categorie valt ook de SILA: de Stichting Interkerkelijke LedenAdministra-tie, zijnde hét door de MinBiZa aangewezen samenwerkingsverband van de ker-ken.
Voor de gebruikers van persoonsgegevens, behorende tot categorie 1 t/m 4, kent de wetGBA een uitputtende regeling.
Voor de gebruikers van persoonsgegevens, vallende onder categorie 5 of 6, is het onderhavige reglement van toepassing.
Basisregistratie persoonsgegevens
De gegevens in de GBA vervullen een steeds belangrijker rol bij de uitvoering van de diverse gemeentelijke taken door de verschillende organisatie-onderdelen. De in de praktijk bestaande afstemming van persoonsgegevens tussen de diverse registraties en de GBA is inmiddels in verschillende wettelijke voorschriften verplicht gesteld. De opgegeven persoonsgegevens bij aanvragen om huursubsidie dienen aan de hand van de GBA geverifieerd te worden. De nieuwe Algemene Bijstandwet kent eenzelfde verplichting.
Een andere reden om de GBA in de basisregistratie persoonsgegevens te laten opgaan is gelegen in de omstandigheid, dat daardoor soepeler uitvoering kan worden gegeven aan de protocol-plicht. Hiermee wordt bedoeld dat bijgehouden moet worden aan wie, wanneer en met welk doel gedurende het voorafgaande jaar persoonsgegevens werden verstrekt. Een ingeschrevene kan aldus worden opgegeven of zijn persoonsgegevens aan een afnemer of een derde werden ver-strekt.
Doordat de basisadministratie(GBA) is opgenomen in de basisregistratie personen geldt met betrekking tot de protocolplicht het regime van de Wet Persoonsregistraties (WPR). In dat geval is protocollering nog slechts vereist voorzover het verstrekkingen buiten de gemeentelijke organi-satie betreft, dus aan vrije derden.
Verstrekkingen van persoonsgegevens binnen de organisatie worden aangemerkt als verstrekkin-gen aan binnengemeentelijke afnemers. De verstrekkingen kunnen plaatsvinden door:
De verstrekking van persoonsgegevens aan binnengemeentelijke afnemers vindt zijn grond in de taakuitvoering van de betreffende organisatie-onderdelen.
Deze categorie van gebruikers van persoonsgegevens werd in een bijlage opgenomen. Het gege-venspakket omvat gegevens, die in het maatschappelijk verkeer vrijwijl openbaar zijn en in artikel 100 wet GBA zijn omschreven. In het vakjargon worden ze dan ook wel de
"telefoonboek-gegevens" genoemd. In het algmeen heeft men dan ook geen bezwaar tegen openbaar-ma-king ervan. Om die reden is het dan ook niet erg logisch om van de verstrekking een protocol bij te houden. Dit nog afgezien van het feit, dat de burger het recht heeft om middels een verzoek tot geheimhouding, de verstrekking te belemmeren/beletten.
Aan deze gegevensverstrekking ligt de gedachte ten grondslag, dat derden uit hoofde van een relatie met de gere-gistreerde reeds over de personalia kunnen beschikken. Indien men deze ge-gevens wenst te aktualiseren dan moet dat in principe mogelijk zijn. Bij verstrekking aan derden gaat het dan ook om met name genoemde personen. Spontane verstrekking, d.w.z. de verzoeker kan zelf geen persoonsgegevens opgeven, vindt in principe niet plaats.
Een voorbeeld van een telefoongesprek:
"ik wil graag weten wie er op .....straat nr. 10 woont/wonen?
Wie zou dat volgens u moeten zijn?
Weet ik niet, anders vroeg ik het niet!
Wil een derde meer dan "de telefoonboek-gegevens" dan zal men hiervoor een gerechtvaardigd belang moeten hebben en mag door verstrekking de persoonlijke levenssfeer van ingeschrevene niet onevenredig worden geschaad. In deze situatie is protocollering een vereiste.
In verband met wetenschappelijk onderzoek (bijv. de Hoorn-studie), uitvoering gezondheids-zorg, sociaal-maatschappelijke aktiviteiten en uitvoering van gemeentelijk beleid wordt min of meer regelmatig met betrekking tot bepaalde doelgroepen massale informatie gevraagd. De wet GBA verbiedt deze verstrekkingen niet. Wel is het zinvol dat per verzoek een afweging wordt gemaakt tussen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het belang dat met de ver-strekking wordt gediend.
Een voorwaardelijke verstrekking gekoppeld aan het gebruik van een gedragscode of het kunnen beschikken over een door het gemeentebestuur goedgekeurd privacyreglement behoort daarbij ook tot de mogelijkheden.
De mogelijkheid voor het gemeentebestuur om al dan niet leges te heffen voor de verstrekking van persoonsgegevens, hangt af van degene aan wie de verstrekking plaatsvindt en de wijze waarop. Een overzicht van de verschillende situaties volgt hieronder.
De verstrekking aan deze categorie vindt op grond van het bepaalde in artikel 95, 1e lid Wet GBA kosteloos plaats. Er mag, ongeacht de wijze van verstrekking. geen leges wor-den geheven. Voor de afstemming van gegevens, omvattende het plaatsen van afne-mersindikatie's en de levering van vulberichten, is in het Besluit GBA een vergoeding geregeld, die op centraal niveau wordt geïnd.
met betrekking tot de verstrekkingen aan deze categorie bestaat een als bovenomschre-ven bepaling niet. Kosten die de gemeente maakt in verband met de interne levering kunnen dan ook conform het interne beleid al dan niet worden verrekend.
bijzondere derden bij deze categorie is de wijze van verstrekking bepalend. Vindt deze krachtens artikel 99 wet GBA op systematische wijze plaats, dan mag een gemeentebestuur geen kosten in rekening brengen. Vindt echter op een andere wijze gegevensverstrekking plaats dan kan het gemeentebestuur in beginsel wel leges heffen. Een uitzondering daarop zijn de bijzondere derden, die in een wettelijke regeling worden vrijgesteld. Situaties waarin het gemeentebestuur wel leges kan heffen kunnen zich voordoen in de periode van omslag en aansluiting op het netwerk van de bijzondere derde. Voor papieren verstrekking, die in deze periode plaatsvindt, is het heffen van leges toegestaan.
wanneer deze categorie gegevens vraagt en het verzoek in het kader van het gemeentelijk privacybeleid past dan kan de gemeente de voor verstrekking verschuldigde kos-ten middels legesheffing verrekenen. Hierbij is met name de afbakening van de categorie "afnemers" van belang. Valt een organisatie/instelling niet binnen de definitie van een afnemer en betreft het geen bijzondere derde, dan geldt deze als een "vrije" derde en is legesheffing toegestaan. Voor het bepalen van de afnemersstatus is het van belang te weten welke positie verzoeker en opzichte van de overheid inneemt. De organisatie/instelling moet orgaan van een overheid zijn of moet eronder ressorteren. Een geprivatiseerd gemeenteonderdeel is bijv. de positie ten opzichte van de overheid, kan ook de taak van de organisatie/instelling tot de afnemersstatus leiden. Een orgaan van een instelling met een publiekrechtelijke taak kan namelijk bij AMvB worden aangewezen als afnemer. Dit is gebeurd in bijlage I van het Besluit GBA, waar o.a.de entadministraties, notarissen, deurwaarders zijn aangewezen. Uiteraard is er ook een mengvorm denkbaar. Een schoolvoorbeeld daarvan is de gerechtsdeurwaarder. Enerzijds worden wettelijke voorschriften uitgevoerd en anderzijds wordt als incassoburo opgetreden. In het eerste geval is er sprake van de afnemerspositie in het tweede geval betreft een vrije derde, die leges verschuldigd is. In deze situaties zal de gemeente (afd. Burgerzaken) alert moeten zijn en bij twijfel nadere informatie, betreffende het doel van de verstrekking, moeten verlangen. Het vorenstaande staat los van de regels, die de Wet GBA en het Besluit GBA stellen, betreffende de bijdrage die de gebruikers en de gemeenten leveren aan de kosten van instandhouding van het GBA-netwerk. Populair gesteld: wat is de waarde van de elektronische postzegel op een bericht. De bijdrage is afhankelijk van het aantal berichten, dat over het netwerk wordt verzonden.
Het zal duidelijk zijn dat burgers eerst dan van hun rechten gebruik kunnen maken als men er weet van heeft dat men rechten heeft. De vaststelling van het onderhavige reglement is dan ook geschikt moment om de in de WPR en de Wet GBA vastgelegde rechten en verplichtingen nog eens onder de aandacht te brengen.