Reglement voor de Bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds

• 1.

  Voor het beheren van het Personeelsondersteuningsfonds en de daarbij behorende rekeningen, wordt ingesteld de Bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds.

• 2.

  Het doel van het Personeelsondersteuningsfonds is het op enigerlei wijze verlenen van geldelijke of andere materiële hulp aan personeelsleden van de gemeente Hoorn voor zover daarin niet op andere wijze kan worden voorzien, één en ander ter beoordeling van de hierbij ingestelde bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds.

• 3.

  In het algemeen wordt slechts hulp verleend aan personeelsleden die in financiële moeilijkheden verkeren of daarin dreigen te geraken die hen in redelijkheid niet kunnen worden verweten.

• 4.

  Tot de kring van personeelsleden worden ook gerekend die personen die ten tijde van het indienen van de aanvraag tot het personeelsbestand behoorden en daarna de dienst hebben verlaten wegens pensionering of gebruikmaking van regelingen in het kader van vervroegd uittreden.

De commissie heeft tot taak alle bevoegdheden uit te oefenen betreffende het beheer van het Personeelsondersteuningsfonds met uitzondering van die welke genoemd zijn in artikel 156 van de Gemeentewet.

• 1.

  De commissie bestaat uit vier leden; de voorzitter en de secretaris-penningmeester daaronder inbegrepen.

• 2.

  De voorzitter is het collegelid met de portefeuille Personeelszaken.

• 3.

  De secretaris-penningmeester is een daartoe door ons benoemd personeelslid werkzaam binnen het organisatieonderdeel Personeelszaken. Tevens wordt een plaatsvervanger benoemd.

• 4.

  De overige twee leden maken deel uit van de Hoornse personeelsformatie en worden door ons benoemd op voordracht van de Ondernemingsraad.

• 1.

  De leden van de commissie worden benoemd voor een tijdvak van vier jaar. Zij vervullen hun taak totdat in hun opvolging is voorzien.

• 2.

  Zij kunnen bij periodiek aftreden opnieuw worden benoemd. Het lidmaatschap van de commissie eindigt door schriftelijk bedanken, overlijden of het verlies van de kwaliteit benodigd voor het lidmaatschap zoals beschreven in artikel 3.

• 3.

  De leden van de commissie kunnen te allen tijde door ons worden ontslagen als lid van de commissie. Overleg vindt dan tevoren plaats met de instantie die de voordracht heeft gedaan.

De voorzitter draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de commissie. De voorzitter tekent alle stukken die van de commissie uitgaan.

De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in alle gedingen en buitengerechtelijke rechtshandelingen, welke door de commissie ter vervulling van haar gemeentelijke taak en de daarbinnen genomen besluiten en verder binnen haar bevoegdheden nodig worden geacht. De voorzitter mag deze bevoegdheid mandateren aan de secretaris-penningmeester waar het gaat om het verrichten van betalingen.

Het secretariaat van de commissie wordt vervuld door de secretaris-penningmeester.

• 1.

  De secretaris-penningmeester is verantwoordelijk voor de te voeren administratie en het geldelijke beheer.

• 2.

  De secretaris-penningmeester draagt zorg voor het opstellen van een verslag van de gehouden vergaderingen. Een verslag vermeldt tenminste de in de vergadering genomen besluiten.

• 3.

  De secretaris-penningmeester stelt een ontwerprekening, ontwerpbalans en een ontwerp jaarverslag op.

• 4.

  De secretaris-penningmeester staat de commissie in alles wat de haar overgedragen taak aangaat, terzijde.

• 5.

  Alle stukken die uitgaan van de commissie worden door de secretaris-penningmeester meeondertekend.

• 1.

  De commissie vergadert tenminste eenmaal per jaar, en voorts zo dikwijls de voorzitter dat nodig oordeelt of daarom door de andere leden met toepassing van dit artikel wordt gevraagd.

• 2.

  De voorzitter is verplicht binnen een termijn van veertien dagen een vergadering te beleggen, indien tenminste twee leden hem onder opgaaf van redenen, daartoe schriftelijk verzoeken.

• 3.

  De voorzitter roept de leden schriftelijk ter vergadering op.

• 4.

  De oproepingsbriefjes worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste vijfmaal 24 uur voor de te houden vergadering aan de leden toegezonden.

• 1.

  De vergadering van de commissie wordt niet gehouden indien volgens de presentielijst niet meer dan de helft van het getal der zitting hebbende leden is opgekomen.

• 2.

  Wanneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt een nieuwe vergadering belegd op de in artikel 12 voorgeschreven wijze, met aanhaling in de oproepbriefjes van de bepalingen van dit artikel. Er behoeven dan slechts vierentwintig uren tussen de rondzending van de oproepbriefjes en het uur der vergadering te verlopen.

• 3.

  Deze laatste vergadering wordt gehouden, ongeacht het getal der leden, dat is opgekomen.

Over alle zaken wordt mondeling bij hoofdelijke oproeping gestemd. Indien echter bij het nemen van een besluit over een zaak door geen der leden een stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

Voor het tot stand komen van een besluit is de meerderheid vereist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen. Bij het staken van de stemmen beslist echter de stem van de voorzitter.

De commissie, als zijnde een afgeleid gemeentelijk bestuursorgaan, draagt er zorg voor dat de toepassing van de haar toegekende bevoegdheden geen strijd oplevert met de door ons en/of de raad vastgestelde en vast te stellen regels en besluiten.

• 1.

  De inkomsten van het Personeelsondersteuningsfonds bestaan uit de jaarlijkse bijdragen van de gemeente Hoorn ten bedrage van EUR 3200, - en/of renten en eventuele andere inkomsten.

• 2.

  De jaarlijkse bijdrage van de gemeente Hoorn wordt geheel of gedeeltelijk niet in het betreffende boekjaar beschikbaar gesteld indien daardoor het eigen vermogen van het fonds per 1 januari van dat jaar meer zal gaan bedragen dan EUR 15.000, - én de liquide middelen voldoende kunnen worden geacht om het komende boekjaar adequaat te kunnen functioneren.

• 3.

  De op grond van het vorige lid niet door de gemeente Hoorn in het fonds gestorte bedragen blijven voor storting in het fonds gereserveerd bij de gemeente en kunnen indien door ons nodig geacht tussentijds naar het fonds worden overgemaakt.

Ter bereiking van het doel, omschreven in artikel 1, verstrekt de commissie naar eigen oordeel hulp in de vorm van:

• a)

  renteloze of rentedragende leningen of voorschotten;

• b)

  giften;

• c)

  andere materiële bijstand, welke binnen het kader van de taakstelling mogelijk is.

• 1.

  Ten name van het fonds wordt een rentedragende rekening geopend bij een bankinstelling.

• 2.

  Alle inkomsten en uitgaven van het fonds lopen via de in het eerste lid genoemde rekening.

• 3.

  Geen betaling vindt plaats dan op grond van een toekenningsbeslissing voorzien van de handtekening van de voorzitter en van de secretaris-penningmeester.

• 4.

  De commissie draagt er zorg voor dat via de gemeente Hoorn een fraudeverzekering wordt gesloten.

• 1.

  In zeer spoedeisende gevallen zijn de voorzitter en de secretaris-penningmeester samen bevoegd een voorlopige bijdrage te verstrekken in de vorm van een renteloos voorschot tot een maximum van EUR 500, - per geval.

• 2.

  Zij doen daarvan binnen één week mededeling aan de overige leden van de commissie.

• 3.

  De voorlopige bijdrage wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie ter definitieve besluitvorming voorgelegd.

• 1.

  Het financiële beheer berust voor zover niet anders geregeld in deze of andere wettelijke regelingen bij de commissie.

• 2.

  De commissie is gehouden de door de raad vastgestelde regelen met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer na te leven.

• 1.

  De commissie doet jaarlijks vóór 1 april verslag van haar werkzaamheden over het daaraan voorafgaande boekjaar.

• 2.

  De commissie is verplicht om op ons verzoek, hetzij voltallig, hetzij door middel van een vertegenwoordiging, inlichtingen te geven dan wel verantwoording af te leggen met betrekking tot de uitoefening van haar taak.

• 3.

  Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar. Jaarlijks wordt vóór 1 april aan ons college een overzicht gegeven met betrekking tot de inkomsten en uitgaven van het fonds over het afgelopen jaar en wordt verslag gedaan over de stand van zaken zonder vermelding van namen of andere aanduidingen op grond waarvan hulpvragers bekend zouden kunnen worden.

• 4.

  Ons college stelt vervolgens de rekening van inkomsten en uitgaven, de balans en het verslag vast.

• 5.

  De controle op het financiële beheer vindt plaats door een door ons aan te wijzen ambtenaar van het organisatieonderdeel waar de Boekhouding plaatsvindt.

• 6.

  De vaststelling van de rekening en verantwoording en van de balans door ons college strekt de commissie tot decharge.

• 1.

  De leden van de commissie zijn tot geheimhouding verplicht van alles wat hen ter kennis komt binnen de commissie.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 3.

  Op de stukken kan door de voorzitter voorlopige geheimhouding worden opgelegd.

• 4.

  Op de aan de commissie overgelegde stukken en de daarop gebaseerde besluiten kan door de commissie geheimhouding worden opgelegd. Indien door ons nodig geacht, wordt inzage verstrekt aan de leden van ons college en/of de gemeentesecretaris.

Wijziging van dit reglement kan geschieden door ons college, de commissie van tevoren gehoord en na het inwinnen van advies van de Ondernemingsraad.

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop zij is bekend gemaakt als bedoeld in artikel 139 van de Gemeentewet.

• 2.

  Dit reglement heeft terugwerkende kracht vanaf 7 maart 2004.

• 3.

  Dit reglement dient te worden aangehaald als “reglement voor de bestuurscommissie Personeelsondersteuningsfonds”.