Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Bergen

Artikel 2 Programmabegroting

• 1

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

• 2

  De raad stelt per programma vast:a. de beoogde maatschappelijke effecten; wat willen we bereiken? b. de te leveren goederen en diensten; wat gaan we daarvoor doen?c. de baten en lasten; wat mag het per saldo kosten?

• 3

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in lid c, vast.

• 5

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Producten

• 1

  Bij iedere begroting en alle jaarstukken wordt een overzicht gegeven van welke producten uit de productbegroting onder welke programma’s horen.

• 2

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4 Voorjaarsnota

• 1

  Het college biedt uiterlijk 30 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8. Deze nota dient tevens inzicht te verschaffen in de financiële positie van de gemeente Bergen.

• 2

  De raad stelt deze nota uiterlijk 31 juli vast.

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2

  Het college draagt ten aanzien van de productenbegroting er zorg voor dat:a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de: producten van de productbegroting;b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de in artikel 4 bedoelde (kader)nota.;c de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt te staan;

• 3

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 6 Interne controle

• 1

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Jaarlijks bepaalt het college de noodzakelijkheid van een onderzoek bij een bedrijfsonderdeel.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1

  Het college informeert de raad over de stand van zaken van de huidige begroting bij de jaarrekening, voorjaarsnota en begroting.

• 2

  De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar bepaalt de raad over welke onderwerpen bij welke rapportage in ieder geval gerapporteerd dienen te worden.

• 3

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:a. investeringen groter dan € 100.000;b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 10.000;c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 10.000;

• 4

  Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000.

Artikel 8 Jaarstukken

• 1

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:a. wat is bereikt;b. welke goederen en diensten zijn geleverd;c. wat de kosten zijn;d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 9 Financiële positie

• 1

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de in artikel 4 bedoelde voorjaarsnota op te nemen uiteenzetting van de financiële positie alsmede in de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

Het college biedt in de eerste twee jaar van iedere raadsperiode een nota activabeleid aan. Deze nota vormt de basis voor het te voeren activabeleid.

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

• 1

  Het college biedt in de eerste twee jaar van iedere raadsperiode een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

• 2

  De nota behandelt:a. de vorming en besteding van reserves;b. de vorming en besteding van voorzieningen;

Artikel 13 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

Artikel 14 Financieringsfunctie

• 1

  Financiële handelingen uit hoofde van de treasury functie en uit hoofde van het maatschappelijk nut worden gebaseerd op het treasurystatuut.

• 2

  De gemeente verstrekt, op verzoek, hypothecaire leningen aan medewerkers in vaste dienst. Deze handelingen worden gebaseerd op de hypotheekregeling ambtenaren.

• 3

  Het geldende treasurystatuut is van toepassing voor de financieringsfunctie.

Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1

  Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen.

• 3

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 16 Lokale heffingen

Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de ontwikkeling van de lokale lastendruk.

Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld. Het college geeft daarbij aan in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1

  Het college draagt zorg voor het opstellen en actualiseren van het onderhoud kapitaalgoederen in onderhoudsplannen, waaronder in ieder geval begrepen:a. wegen;b. openbaar groen;c. speeltoestellen;d. gebouwen;e. riolering;f. verlichting.

• 2

  De onderhoudsplannen worden aan de raad ter vaststelling aangeboden.

• 3

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoudkapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud.

Artikel 19 Financiering

• 1

  Ten aanzien van de financieringsfunctie is het geldende treasurystatuut van toepassing;

• 2

  Het college verschaft in de paragraaf financiering in de programmabegroting, voorjaarsnota en programmarekening inzicht inde financieringsfunctie.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

Het college doet in de paragraaf bedrijfsvoering in de programmabegroting, voorjaarsnota en programmarekening verslag over bedrijfsvoering.

Artikel 21 Verbonden partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 22 Grondbeleid

• 1

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:a. de relatie met de programma’s van de begroting;b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;c. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

• 2

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 23 Verstrekking subsidies

Het college biedt tenminste eens in de vier jaar, ingaande het begrotingsjaar 2006, een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

Artikel 24 Administratie

• 1

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

• 2

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden enz.;

• 3

  Het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties.

Artikel 25 Financiële administratie

• 1

  Het college draagt er zorg voor dat:

• 1

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26 Financiële organisatie

• 1

  Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• 1

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

• 2

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4

  de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

Artikel 27 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid vast de interne regels (protocol) voor de inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 februari 2006, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2006 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 29 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening artikel 212 gemeente Bergen (L)”