Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement

Nota Weerstandsvermogen en

Risicomanagement

gemeente Oldambt.

INHOUD

1 Inleiding 32 Wettelijke verplichting 33 Doelstellingen van de nota 34 Definities 35 Risicomanagement 36 Weerstandsvermogen 3

1 Inleiding

Voor u ligt de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’.

De nota is opgesteld in het kader van de totstandkoming van de nieuwe gemeente Oldambt per 1 januari 2010. De deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hanteren op dit moment (indien aanwezig) verschillend beleid en verschillende normen ten aanzien van weerstandsvermogen en risicomanagement, waardoor er voor de gemeente Oldambt ofwel een keuze gemaakt moet worden uit het bestaande beleid van één van de deelnemende partijen ofwel een geheel nieuw beleid opgesteld moet worden. Gekozen is voor de eerste optie, waarbij aansluiting is gezocht bij de werkwijze die op dit moment in de gemeente Winschoten gehanteerd wordt. Deze werkwijze voldoet geheel aan de eisen die wet en regelgeving voorschrijven.

Deze nota zal op een korte en doeltreffende wijze ingaan op de onderwerpen weerstandsvermogen en risicomanagement en gaat voornamelijk in op de methodiek en de beleidsmatige aspecten van risicomanagement en weerstandsvermogen (zoals de manier waarop risico’s worden geclassificeerd en gekwantificeerd).

Voordeel van een nota is dat niet elk jaar het hele beleid uitgeschreven hoeft te worden in de paragrafen van de begroting en de jaarrekening.In de programmabegroting is een actualisatie van de verwachtingen rond het weerstandsvermogen en het risicomanagement voldoende. In het jaarverslag is een verantwoording hierop voldoende en in de tussenrapportages (voor- en de najaarsnota) is het voldoende om de mutaties (incl. verantwoording) op de risico’s aan te geven.

De nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ zal periodiek geactualiseerd worden.Hiervoor geldt de periode zoals vastgelegd in de ‘Financiële verordening gemeente Oldambt’ hetgeen een nadere uitwerking is van artikel 12 van de Gemeentewet.

De concrete uitwerking (zoals een inventarisatie van de aanwezige risico’s) wordt jaarlijks opgenomen in de wettelijk verplichte paragraaf Weerstandsvermogen in de programmabegroting en de verantwoording in de jaarstukken (zie het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ (BBV), artikel 9 en 11), evenals in de tussenrapportages.

In de manier waarop het weerstandsvermogen en risicomanagement wordt ingevuld, zijn gemeenten vrij . Hiervoor zijn geen richtlijnen vastgelegd. Gemeenten moeten zelf een beleidslijn formuleren over de in de organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s.E.e.a. heeft zijn oorzaak in het feit dat de risico’s die gemeenten lopen verschillen en het daarom niet mogelijk is een algemene norm te stellen voor een goede relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s.

In deze notitie is het beleid voor de gemeente Oldambt nader uiteengezet.

2 Wettelijke verplichtingHet weerstandsvermogen bestaat volgens BBV: artikel 11:1 uit de relatie tussen enerzijds de weerstandscapaciteit en anderzijds alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

De rapportage hierover geschiedt conform BBV: artikel 11:2 en bevat ten minste een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, een inventarisatie van de risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Volgens de ‘Handreiking duale begroting’ (MinBZK, 2002) zijn er twee manieren om met de paragrafen om te gaan. De eerste optie: in de paragraaf bij de begroting worden de beleidskaders vastgesteld.De tweede optie: de gemeente gaat uit van een nota op het terrein van de desbetreffende paragraaf.

De gemeente Oldambt kiest nu voor optie twee. De optie die aanbevolen werd door het ministerie.

3 Doelstellingen van de nota• Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten.• Het nader c.q. een betere invulling geven aan het bestaande beleid.• Het bepalen van de verantwoordelijkheden inzake risico’s.

4 Definities• Risicomanagement is het sturen op risico’s.• Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis, die een gevolg voor een betrokkene met zich mee kan brengen. De risico’s relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico’s die niet op een andere manier zijn ondervangen en die een financieel gevolg kunnen hebben.• Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de begroting is. Het weerstandsvermogen is voldoende als financiële tegenvallers goed opgevangen kunnen worden en het saldo van weerstandscapaciteit minus risico’s positief is. • De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit.• Middels 4 componenten kunnen tegenvallers eventueel bekostigd worden: Het eigen vermogen (EV), de onbenutte belastingcapaciteit, de ruimte op de begrotingsexploitatie en de langlopende voorzieningen.

5 RisicomanagementRisicomanagement bestaat uit verschillende stappen. Het proces begint met het in beeld brengen van de risico’s; identificatie en classificatie. Daarna wordt de omvang van het risico bepaalt en wat de kans is dat deze zich daadwerkelijk zal voordoen; kwantificeren. Vervolgens worden de risico’s ingedeeld omdat dit noodzakelijk is voor de sturing op en beheersing van de risico’s.

Uiteraard dient voordat überhaupt begonnen wordt met bovengenoemde stappen, allereerst de risicotolerantie bepaald te worden. Met andere woorden; tegen welk bedrag, wanneer en hoe zijn we als organisatie bereid nog een of meerdere risico’s te accepteren? Uitgangspunt is dat de programmamanagers zelf verantwoordelijk zijn voor hun risico’s.Dit is in overeenstemming met de integrale verantwoordelijkheid van de managers. Bestuurlijk is het college verantwoordelijk.

Risicomanagement vindt plaats binnen de programma's. De programmamanagers zijn de risicomanagers van de aan hun toevertrouwde taak/taken.Per subproduct uit de programmabegroting worden de bovengenoemde stappen doorlopen.Dit is een continu proces, waarover bij de begroting (integraal), de voor- en najaarsnota’s en slotwijziging (op afwijkingen) en het jaarverslag (integraal) gerapporteerd wordt.

Risicobeheersingmaatregelen van het ene programma mogen geen nieuwe problemen creëren voor een ander programma. Het “leverende” programma is hiervoor verantwoordelijk. Afstemming tussen de verschillende programmamanagers is daarom belangrijk.

Daar waar nodig zal de afdeling Financiën een ondersteunende en adviserende rol op zich nemen.Voor het samenstellen van de begroting, de tussenrapportages en de jaarrekening zijn zij coördinerend.

Bij het bepalen van de omvang van het risico gaan we uit van een situatie dat het risico zich daadwerkelijk voordoet. Vanuit die gedachte “als het risico zich voordoet, dan …” maken we een inschatting van het bedrag dat de gemeente tenminste (minimale omvang) en ten hoogste (maximale omvang) kwijt is.

Op basis van de netto verwachte omvang worden risico’s ingedeeld in één van onderstaande risicoklassen. De risico’s met structurele gevolgen delen we in op basis van de verwachte omvang in de eerste twee jaar (dus verwachte omvang * 2).

Netto verwachte omvang Risicoscore op omvang< € 20.000 1€ 20.000 - € 50.000 2€ 20.000 - € 100.000 3€ 100.000 - € 200.000 4> € 200.000 5

Ook wordt een inschatting gemaakt van de waarschijnlijkheid dat het risico zich daadwerkelijk zal voordoen. Hiervoor hanteren we vijf klassen:

Waarschijnlijkheid Uitgedrukt in een % Risicoscore op waarschijnlijkheidKlein 0 - 5 1Beperkt 5 - 25 2Reëel 25 -50 3Groot 50 - 75 4Zeer groot 75 - 100 5

Door het vermenigvuldigen van de scores op “netto verwachte omvang” en “waarschijnlijkheid” kan per risico een risicoscore worden uitgerekend. Deze risicoscore is een maatstaf voor de potentiële impact van het risico. Op basis van deze risicoscores, kunnen risico’s worden gerangschikt.

Dit is weergegeven in onderstaande risicokaart.Hierbij geldt dat, hoe hoger de risicoscore: Hoe donkerder de kleur in onderstaande risicokaart, hoe groter de potentiële impact en hoe hogere prioriteit de aanpak van het risico heeft.

Bij de sturing op en beheersing van negatieve risico’s gaat het om reductie van verwachte impact van risico’s. Dit kan op drie manieren: 1) Vermijden van het risico, 2) het verminderen van de impact van het risico en 3) het overdragen van de risico’s. Daarnaast is het ook nog mogelijk om een risico te accepteren.

Rapportage over risico’s vindt plaats op vijf momenten in het jaar, bij de programmabegroting, de voor- en najaarsnota, de slotwijziging en bij de gemeenterekening (in het jaarverslag).Bij de programmabegroting en bij de gemeenterekening wordt ingegaan op de op dat moment bekende risico’s maar tevens ook welke invloed deze op het weerstandsvermogen van de organisatie hebben. Hiervoor hanteren we de risicokaart welke middels het “Informatieformulier per risico” wordt gevuld.

In onderstaand overzicht is vermeld aan wie, bij welke risicoscore, gerapporteerd dient te worden.De raad wordt geïnformeerd bij een risicoklasse ‘Hoog’ en ‘Urgent’:- € 20.000 tot € 50.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van zeer groot.- € 50.000 tot € 100.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van groot.- € 100.000 tot € 200.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van reëel- > € 200.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van beperkt

Indien er tussentijdse risico’s ontstaan die van dien aard zijn dat deze een risicoscore op impact hebben van 5 of hoger, dient de verantwoordelijk (programma)manager dit per omgaande bekend te maken. Uitgangspunt hiervoor is het overzicht ‘Risicoscore op impact’.

Het college wordt geïnformeerd bij een risicoklasse ‘Gemiddeld’:- < € 20.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van zeer groot.- € 20.000 tot € 50.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van groot.- € 50.000 tot € 100.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van reëel.- € 100.000 tot € 200.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van beperkt.- > € 200.000 met een waarschijnlijkheid van optreden van klein.

6 Weerstandsvermogen Er zijn geen wettelijke normen voor de hoogte van het benodigde weerstandsvermogen. Gemeenten moeten zelf een beleidslijn formuleren over de in de organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico’s.

Weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandcapaciteit ≥ 1Benodigde weerstandscapaciteit

Middels deze nota proberen we een richtlijn vast te stellen om tot een onderbouwd risicoprofiel te komen en daarmee tevens een onderbouwde berekening van de benodigde weerstandscapaciteit.

Een goed beeld m.b.t. de benodigde weerstandscapaciteit kan uiteraard alleen maar verkregen worden indien alle risico’s en hun verwachte impact bij gewenste mate van zekerheid goed in beeld worden gebracht. Dit zou kunnen inhouden dat het nu vastgestelde minimum bedrag per inwoner niet meer genoeg is en deze aangepast dient te worden aan de nieuwe, verbeterde berekening van de weerstandscapaciteit.Gevolg hiervan is wel dat de beleidsvrije ruimte in de toekomst mogelijk beperkter kan zijn omdat er immers rekening gehouden dient te worden met de factor; Weerstandsvermogen ≥ 1.

De waarschijnlijkheid waarmee risico’s optreden worden geïnventariseerd en voor de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit hangen we hier een dekkingspercentage aan.

Waarschijnlijkheid Uitgedrukt in een dekkingspercentageKlein 5 %Beperkt 25 %Reëel 50 %Groot 75 %Zeer groot 95 %

De totale verwachte impact van risico’s, moet nog aangepast worden voor de gewenste mate van zekerheid. Deze zekerheidsfactor wordt bepaald op basis van een risicosimulatie. Uitgangspunt hierbij is dat op basis van risicosimulatie sprake moet zijn van 75 tot 95% zekerheid dat de gemeente haar risico’s af kan dekken. Op basis van studie naar het verloop van grafieken van een aantal gemeenten kan het best een zekerheidsfactor van 90% gehanteerd worden.

De verwachte impact van alle risico’s wordt als volgt berekend:Netto verwachte omvang risico 1 x waarschijnlijkheid risico 1 = verwachte impact risico 1Netto verwachte omvang risico 2 x waarschijnlijkheid risico 2 = verwachte impact risico 2Netto verwachte omvang risico N x waarschijnlijkheid risico N = verwachte impact risico N +verwachte impact TOTAALzekerheidsfactor x verwachte impact TOTAAL

De beschikbare weerstandscapaciteit is de optelsom van vier componenten uit de gemeentefinanciën die daadwerkelijk kunnen worden ingezet om niet-begrote kosten te dekken. Deze zijn de volgende:

Er zijn incidentele risico’s en structurele risico’s. Incidentele middelen tellen 1 maal mee voor de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit. Structurele middelen tellen 2 of 4 maal.

Deze berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit zal periodiek worden geactualiseerd en worden opgenomen in de daarvoor bestemde paragraaf.

Ondanks de inspanningen op het gebied van risicomanagement, doet zich een risico voor. En nu?De oplossing moet in beginsel dan ook gezocht worden binnen het betreffende programma. Pas als het programma het risico in de redelijkheid niet zelf kan dragen, komen gemeentebrede maatregelen in beeld en komt ten laste komt van de algemene dekkingsmiddelen of één van de andere programma’s (= raadsbesluit). Er zal ook gekeken worden welk deel van het risico het programma in de redelijkheid wél zelf kan dragen. Het programma houdt dus een “eigen risico”.Bij de bepaling of een risico in aanmerking komt om te worden gezien als “gemeentebreed risico” spelen de volgende elementen mee:

- Het risico gaat de draagkracht van het programma te boven.Vuistregel hiervoor zijn de afgeronde bedragen groter dan 1% van de baten van het programma.- De oorzaak van het risico en de mogelijkheid tot sturing en beheersing van het risico liggen buiten de invloedssfeer van de programmamanager.- Stapeling van risico’s: als diverse risico’s zich binnen korte tijd na elkaar manifesteren, waardoor de gevolgen zich opstapelen.

Bovenstaande elementen zijn slechts indicatoren voor wanneer een risico in aanmerking komt als “gemeentebreed risico” (= programmaoverstijgend). Het is geen checklist, die automatisch toegang geeft tot. Een risico is pas een gemeentebreed risico nadat het door het college is geaccepteerd als zodanig. Hiervoor is dus expliciete besluitvorming vereist. Indien zij besluit het risico niet als gemeentebreed te zien, zal de programmamanager toch binnen zijn/haar programma voor een (financiële)oplossing dienen te zorgen.

Er zijn twee situaties waarin het nodig kan zijn om de weerstandscapaciteit aan te vullen:- Als een beroep is gedaan op de weerstandscapaciteit.- Als de risico’s zijn toegenomen.

Een signaal hiervan zal door Financiën aan het Management Team (MT) worden gegeven, zodat het MT een voorstel kan doen welk(e) programma(‘s) of welke algemene dekkingsmiddelen tevens ingezet gaan worden voor toevoeging aan de weerstandscapaciteit. Dit voorstel zal ter besluitvorming voorgelegd moeten worden aan college c.q. raad. Het betreft immers een programmaoverstijgende mutatie.

Afromen van de beschikbare weerstandscapaciteit (in de praktijk de algemene reserve) is mogelijk als aan de volgende voorwaarde wordt voldaan:

Beschikbare weerstandcapaciteit ≥ 1 Benodigde weerstandscapaciteit

Onder beschikbare weerstandscapaciteit wordt hier verstaan de optelsom van alle vier de componenten uit de gemeentefinanciën (eigen vermogen, onbenutte belastingcapaciteit, ruimte op de begrotingsexploitatie en de langlopende voorzieningen) die daadwerkelijk ingezet kunnen worden om niet begrote kosten te dekken.

Afromen verloopt stapsgewijs. Elk jaar mag bij de begrotingsbehandeling maximaal ¼ van het overschot afgeroomd en ingezet worden.