Verordening op de raadscommissies 2010

Artikel 1

• 1.

  De raadscommissies, op welke deze verordening van toepassing is, worden onderscheiden in vaste raadscommissies en bestuurscommissies.

• 2.

  Aan de raadscommissies zijn de volgende bevoegdheden toegekend: voorbereiding van besluitvorming van de raad en overleg voeren met het college respectievelijk de burgemeester

Afdeling I

DE VASTE RAADSCOMMISSIES

Paragraaf 1

Het aantal, de benaming en de taak van de vaste raadscommissies

Artikel 2

1.De vaste raadscommissies als bedoeld in artikel 1 zijn de volgende:

• a.

  de commissie Stad en Ruimte;

• b.

  de commissie Mens en Samenleving.

  2.Het presidium is bevoegd de benaming van de commissies en de daarin ondergebrachte portefeuilleonderdelen te wijzigen.

Artikel 3

• 1.

  Om de kwaliteit van debat in de commissies en de besluitvorming in de raad te versterken, is er ter ondersteuning van dit proces:

  • -

    een procedurecommissie en

  • -

    worden informerende raadsinformatieavonden (RIA's) gehouden.

• 2.

  De procedurecommissie is belast met de procesmatige en technische beslissingen ten aanzien van de totstandkoming van de agenda's van de vergaderingen van de vaste raadscommissies.

• 3.

  De procedurecommissie is belast met de procesmatige en technische beslissingen ten aanzien van de totstandkoming van de agenda's van de Raadsinfomatieavonden.

Artikel 4 Commissie Stad en Ruimte

Het Presidium is bevoegd te bepalen welke portefeuille-/beleidsonderdelen in de commissie Stad en Ruimte ter voorbereiding van besluitvorming worden behandeld.

Artikel 5 Commissie Mens en Samenleving

• 1.

  Het Presidium is bevoegd te bepalen welke portefeuille-/beleidsonderdelen in de commissie Mens en Samenleving ter voorbereiding van besluitvorming worden behandeld.

• 2.

  De commissie Mens en Samenleving kent een subcommissie Controle en Financiën welke de raad o.a.:

  • -

    jaarlijks adviseert over de opdrachtverlening aan de accountant en

  • -

    de raad adviseert over de jaarstukken (begroting en verantwoording).

• 3.

  De regeling van de werkwijze van de subcommissie is geregeld in een aparte daartoe bedoelde verordening.

Artikel 6 De Procedurecommissie

• 1.

  De Procedurecommissie voor de beide vaste raadscommissies:

• -

  stelt de agenda's voor commissievergaderingen en de programma's voor de raadsinformatieavonden vast;

• -

  voorziet de agendaonderwerpen van behandeltijdstippen en clustert de agendaonderwerpen in dagdelen;

• -

  benoemd desgewenst de verschillende fasen in het besluitvormingsproces te weten: informatie vergaren, debatteren, besluiten, communiceren);

• -

  bepaalt de wijze van informatievergaring, bijv. via een raadsinformatieavond, een buurtbezoek, een schriftelijke voorronde, een expertmeeting;

• -

  bepaalt welke onderwerpen wel/niet op de commissieagenda worden geplaatst. Dit kan gebeuren in verband met agendadunning/-stroomlijning van de procedure;

• -

  komt desgewenst tot agendabundeling. De procedurecommissie bepaalt welke onderwerpen gezamenlijk kunnen worden behandeld, geclusterd per dagdeel behandeld kunnen worden en welke onderwerpen in welke vaste raadscommissie aan de orde komen.

• 2.

  De Procedurecommissie is bevoegd om in dringende, incidentele gevallen over te gaan tot het wijzigen van de door het presidium vastgestelde vergaderdata en –tijdstippen.

• 3.

  De Procedurecommissie bestaat uit de twee commissievoorzitters, de vier plaatsvervangend commissievoorzitters en de waarnemend raadsvoorzitter, welke laatste de rol van technisch voorzitter vervult.

• 4.

  Het secretariaat van de Procedurecommissie wordt gevoerd door de commissiegriffiers. De commissie wordt ambtelijk ondersteund door de commissiegriffiers en de coördinator van de raadsinformatieavonden.

• 5.

  De vergadering van de Procedurecommissie vindt alleen plaats indien tenminste drie leden aanwezig zijn.

• 6.

  De oproeping tot de vergadering van de Procedurecommissie geschiedt door het secretariaat onder toezending van een agenda.

Artikel 7 De Raadsinformatieavond

• 1.

  De Raadsinformatieavond is bedoeld als instrument om:

• a.

  raadsleden de mogelijkheid te bieden om die informatie te verkrijgen welke noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;

• b.

  inwoners vroegtijdig te betrekken bij de besluitvorming van de raad.

   

• 2.

  De Raadsinformatieavond wordt zo mogelijk op donderdagavond in de week voorafgaand aan een commissievergadering gehouden in het stadhuis. Tijdens de raadsinformatieavond kan een aantal informatieactiviteiten parallel aan elkaar plaatsvinden. Per activiteit wordt de aanvangs- en eindtijd aangegeven.

• 3a.

  De Procedurecommissie kan besluiten om één of meerdere agendaonderde(e)l(-en) van een 'Raadsinformatieavond', dan wel een 'solitaire informatiebijeenkomst', aan te merken als een buitengewone, besloten vergadering van de raadscommissie, waar bij aanvang van die vergadering met gesloten deuren geheimhouding wordt opgelegd als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet omtrent de stukken die aan de commissieleden worden overgelegd alsook over het in de besloten vergadering behandelde.

• 3b.

  In tegenstelling tot het bepaalde in artikel 15, eerste lid zal de oproeping tot de vergadering voor het/de betreffende geheime agendaonderwerp(-en) geschieden door toezending van de agenda en eventuele bijbehorende stukken via het postvakken van de raadsleden.

• 3c.

  Van het behandelde wordt een summier impressieverslag gemaakt, waarin in ieder geval is opgenomen: het onderwerp van het behandelde, welke personen aanwezig waren bij de behandeling, of en waarover geheimhouding is opgelegd. Het 'geheime' impressieverslag van het verhandelde wordt ter vaststelling geagendeerd voor de eerste commissievergadering waarop het agendaonderwerp betrekking heeft.

Paragraaf 2

De samenstelling en de werkwijze van de vaste raadscommissies

Artikel 8 Samenstelling raadscommissie

• 1.

  Elke raadscommissie bestaat uit:

• a.

  een voorzitter, door de raad uit zijn midden aan te wijzen en

• b.

  twee plaatsvervangende voorzitters, door de raad uit zijn midden aan te wijzen.

• 2.

  Alle raadsleden zijn lid van beide raadscommissies:

  • -

    de fracties bepalen zelf welke leden zij als commissielid naar de vergaderingen van de beide commissies afvaardigen;

  • -

    de fracties melden de griffie de namen van die raadsleden en fractiemedewerkers die op maillijsten en op de verzendlijsten voor de vergaderstukken dienen te komen.

• 3.

  Bij verhindering tot het bijwonen van de commissievergadering van enig commissielid van een fractie of groep is artikel 30 van deze verordening van toepassing.

• 4.

  Ingeval van een gecombineerde vergadering van beide commissies bepalen de betrokken voorzitters wie als voorzitter zal optreden.

• 5.

  De voorzitter is belast met:

• -

  het leiden van de vergadering;

• -

  het geven van gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun mening betreffende het aan de orde gestelde onderwerp;

• -

  het handhaven van de orde;

• -

  het constateren en reproduceren van door de portefeuillehouders gedane toezeggingen;

• -

  het bewaken van de indicatieve behandeltijden;

• -

  het formuleren van de door de vergadering geconstateerde behandeluitkomsten van commissiebrieven en raadsvoorstellen;

• -

  het toezien op het uitgangspunt dat per agendaonderwerp maximaal één persoon per fractie het woord voert;

• -

  hetgeen deze verordening hem/haar verder opdraagt.

Artikel 9 Uitnodiging collegeleden

• 1.

  De vergadering van elke commissie wordt op uitnodiging door één of meer leden van het college bijgewoond en aan de beraadslagingen aldaar mag met adviserende stem worden deelgenomen.

• 2.

  De voornoemde uitnodiging vindt plaats door het toezenden van het jaaroverzicht van het 'vergaderschema voor de vergaderingen van de raad en de raadscommissies' én door het toezenden van de vergaderstukken aan de betreffende collegeleden c.q. portefeuillehouders.

Artikel 10 Bevoegdheden commissie

• 1.

  Elk(e) (lid van de) commissie is bevoegd om feitelijke informatie, vragen met een politiek karakter en bijstand te vragen aan de ambtenaren, die bij de gemeente Utrecht zijn aangesteld. Nadere regelgeving hiertoe is vastgelegd in de 'Verordening op de ambtelijke bijstand 2009'.

• 2.

  Elke commissie is bevoegd adviezen en inlichtingen te vragen aan de ondernemingsraad, ingesteld voor de takken van dienst, waarover haar werkkring zich uitstrekt, met dien verstande dat het bepaalde in het eerste lid van overeenkomstige toepassing is.

• 3.

  De ambtenaren zijn verplicht, daartoe door de voorzitter opgeroepen, de vergadering van de commissie bij te wonen en desgewenst adviezen en inlichtingen te geven.

• 4.

  De oproeping geschiedt door de voorzitter, hetzij eigener beweging, hetzij op verlangen der commissie.

• 5.

  De adviezen of de inlichtingen worden desverlangd schriftelijk gegeven.

• 6.

  Elke commissie is bevoegd deskundigen buiten het gemeentepersoneel te raadplegen en aan haar beraadslagingen over een bepaalde zaak met adviserende stem te doen deelnemen. Indien hiermee kosten zijn gemoeid wordt eerst overlegd met het presidium.

Artikel 11 Gebruik hulpmiddelen

• 1.

  In commissievergaderingen kan door elk der leden gebruik worden gemaakt van hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen moeten ten opzichte van het gesproken woord een ondersteunende functie hebben.

• 2.

  Van de in het eerste lid genoemde bevoegdheid kan geen gebruik worden gemaakt, dan nadat uiterlijk twee uren voor aanvang van de vergadering overleg is gepleegd met de voorzitter.

Artikel 12 Behandeling in één of meer commissies

• 1.

  In de regel wordt een zaak in één commissie behandeld. Een zaak die de werkkring van meer dan één commissie raakt, kan aan het oordeel van meer dan één commissie onderworpen worden, hetzij in afzonderlijke, hetzij in gecombineerde vergaderingen.

• 2.

  Een zaak vallende buiten de werking van de commissies, kan worden onderworpen aan het oordeel van de commissie, wier werkkring zij uit haar aard het meest nabij komt.

• 3.

  De afweging van procedurecommissie als bedoeld in artikel 3 van deze verordening is bepalend bij de afweging van de in lid 1. en 2. bedoelde situaties.

Artikel 13 Oordeel commissie

• 1.

  Elke commissie doet haar oordeel kennen, hetzij door het overleggen van de notulen en/of de besluiten van haar vergaderingen, hetzij door een afzonderlijk, door voorzitter en secretaris ondertekend, rapport of advies dan wel door aantekening van het oordeel op de conceptraadsvoorstellen.

• 2.

  De notulen van commissievergaderingen zijn zo spoedig mogelijk publiekelijk beschikbaar in conceptvorm.

• 3.

  Een eenvoudig gunstig advies, zonder meer, kan ook aangetekend worden op een aan het oordeel van een commissie onderworpen stuk, mits gewaarmerkt door voorzitter en secretaris.

• 4.

  De voorzitter kan, na consent met het presidium, in bijzondere gevallen, eventueel na een verzoek van burgemeester en wethouders, besluiten de leden schriftelijk te raadplegen. Wanneer dit geschiedt, worden de stukken mede ter openbare kennis gebracht met inachtneming van het bepaalde in artikel 19, eerste lid.

• 5.

  Indien schriftelijke afdoening bij één of meer leden op bezwaar stuit, geschiedt de behandeling van het betreffende stuk in een vergadering. In het geval van schriftelijk raadplegen, dienen de betreffende stukken in de eerstvolgende vergadering alsnog ter vaststelling aan de orde te worden gesteld.

Artikel 14 Dag en tijdstip van de vergaderingen

• 1.

  Elke commissie houdt als regel één vergadering per maand

• 2.

  Een commissievergadering kan plaatshebben, verdeeld over diverse dagdelen, op de dinsdagmiddag en/of -avond en de donderdagavond.

• 3.

  Het middagdagdeel van een vergadering vangt aan om 14.00 uur en eindigt om 17.30 uur. Het avond dagdeel begint om 19.30 dan wel 20.00 uur en eindigt om 23.00 uur.

• 4.

  Het presidium kan om bijzondere redenen bepalen van de voornoemde tijden af te wijken.

• 5.

  Om bijzondere redenen, bijvoorbeeld als punten na een middagzitting en avondzitting onbehandeld zijn, kan de voorzitter bepalen dat van het bepaalde in het eerste, tweede lid en derde wordt afgeweken.

• 6.

  Ontvangt de commissievoorzitter een verzoek van tenminste drie leden van verschillende fracties of groepen om een extra vergadering te beleggen, dan heeft die vergadering zo spoedig mogelijk plaats.

Artikel 15 Agenda

• 1.

  De oproeping tot een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter, door toezending van de agenda en bijbehorende stukken, en -hetzij in spoedeisende gevallen- uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering..

• 2.

  De agenda en bijbehorende stukken worden uiterlijk tien dagen voor aanvang van de vergadering op de internetsite van de gemeente Utrecht geplaatst.

• 3.

  De wethouders respectievelijk de burgemeester ontvangen, met inachtneming van dezelfde termijn, een opgave van de te houden vergadering en van de aldaar te behandelen onderwerpen. De aanwezigheid van de op de agendaonderwerpen betrekking hebbende portefeuillehouders is vereist..

• 4.

  Met uitzondering van bijzondere spoedeisende zaken en van zaken van bijzonder eenvoudige aard, worden in een vergadering geen zaken behandeld, waarvan de leden van de commissie niet vooraf kennis hebben kunnen nemen.

Artikel 16 Quorum

• 1.

  Een commissievergadering wordt niet gehouden als niet, behalve de voorzitter, tenminste drie leden uit drie verschillende fracties of groepen, welke fracties of groepen tezamen minimaal 50% van het getal zitting hebbende raadsleden vormende, aanwezig zijn. Wanneer tengevolge van de toepassing van deze bepaling een vergadering geen doorgang heeft gevonden, wordt binnen twee weken een nieuwe vergadering gehouden, ongeacht het aantal dan opgekomen leden. In deze vergadering worden uitsluitend onderwerpen behandeld die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.

• 2.

  Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de gewogen meerderheid vereist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen.

Artikel 17 Hoorzitting

• 1.

  Elke commissie is bevoegd een hoorzitting te houden.

• 2.

  Onder een hoorzitting wordt verstaan: een zitting die op initiatief van een commissie wordt gehouden, teneinde belanghebbenden en/of belangstellenden bij bepaalde voorgenomen plannen of maatregelen in de gelegenheid te stellen daarover hun mening kenbaar te maken en met de commissie van gedachten te wisselen.

Paragraaf 3

Regelen, betrekking hebbend op alle vaste raadscommissies

Artikel 18 Zittingsduur commissie

• 1.

  De zittingsduur van de leden van een commissie is, behoudens de bepalingen van het tweede en het derde lid, gelijk aan het tijdvak gedurende hetwelk zij zitting hebben als leden van de raad.

• 2.

  Een lid van een commissie kan tussentijds aftreden, van welk feit hij mededeling doet aan de voorzitter van de raad.

• 3.

  Indien buitengewone omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de raad tussentijds een commissie ontbinden en opnieuw samenstellen.

• 4.

  Het derde lid vindt geen toepassing dan nadat de raad in een vergadering tenminste veertien dagen tevoren gehouden, heeft verklaard, dat buitengewone omstandigheden in de zin van deze bepaling zich voordoen.

• 5.

  De gewone tijd ter verkiezing van de leden van een commissie is de vergadering waarin de raad ingevolge de Kieswet voor de eerste maal bijeenkomt in het jaar, waarin de verkiezing van de leden van de raad heeft plaatsgehad.

Artikel 19 Notulen

• 1.

  De commissies vergaderen In het openbaar. In bijzondere situaties, als het openbaar belang zich verzet tegen een openbare behandeling van een onderwerp of een particulier onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad, kan de commissie gemotiveerd in beslotenheid vergaderen.

• 2.

  Vergaderen in beslotenheid kan op voorstel van de voorzitter, de commissie of wethouders respectievelijk de burgemeester geschieden.

• 3.

  Wanneer een commissie in het openbaar vergadert kan zij op verzoek van tenminste twee leden van verschillende fracties of groepen besluiten tot een besloten vergadering indien blijkt dat een der omstandigheden als in het eerste lid genoemd, zich voordoet.

• 4.

  Het presidium besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.

• 5.

  Indien notulen van een openbare commissievergadering worden gemaakt dan zijn deze openbaar..Ten aan zien van stukken, die ter behandeling in een besloten vergadering zijn overgelegd, het verhandelde in en de notulen in een besloten vergadering is voor wat de geheimhouding betreft artikelen 11 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht van toepassing, met dien verstande dat in de plaats van de raad de betreffende commissie treedt en de geheimhouding niet geldt tegenover raadsleden, de burgemeester, wethouders, griffier en gemeentesecretaris. Evenmin zijn laatstbedoelde notulen geheim voor de bij een besloten vergadering aanwezige andere personen voor zover betreft de verslaggeving van die onderdelen, waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.

• 6.

  De commissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang met algemene stemmen besluiten, dat van de in die vergadering behandelde beknopte notulen, dan wel genomen conclusies openbaar worden gemaakt.

• 7.

  De conceptnotulen van een openbare vergadering zijn uiterlijk de daarop volgende openbare vergadering beschikbaar en worden dan, met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de commissie vastgesteld door de leden van de commissie.

Artikel 20 VERVALLEN

Artikel 21 De griffier

Vanuit de Griffie Gemeenteraad Utrecht wordt zorg gedragen voor voldoende (secretariële) ondersteuning van de commissie.

Artikel 22 Toehoorders

• 1.

  De vergaderingen zijn, met inachtneming van het bepaalde in artikel 19, eerste lid, openbaar toegankelijke voor toehoorders.

• 2.

  Een persoon die het woord wenst te voeren ter toelichting van zijn/haar zienswijze ten behoeve van een aan de orde zijnd agendapunt op een commissievergadering, dient dat te doen op de Raadsinformatieavond welke voorafgaand aan de commissievergadering.

• 3.

  Aanmelding daartoe dient te geschieden uiterlijk om 16.00 uur op de dag voorafgaand aan de betreffende raadsinformatieavond.

• 4.

  Het programma van de raadsinformatieavonden wordt via Internet en een huis aan huisblad bekend gemaakt.

Artikel 23 Plaatsvervangers

In de artikelen 18, 19 en 29 worden onder de leden van een commissie voor zoveel nodig mede begrepen de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de plaatsvervangende leden.

Afdeling II

DE BESTUURSCOMMISSIES

Samenstelling en werkwijze

Artikel 24 Samenstelling

• 1.

  De leden van de bestuurscommissies worden door de raad benoemd, tenzij bij enig voorschrift een andere regeling is getroffen.

• 2.

  De leden wijzen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, tenzij bij enig ander voorschrift dan wel bij het besluit tot instelling der commissie is bepaald dat de functie van voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter door een derde zal worden bekleed. Indien de voorzitter respectievelijk de plaatsvervangend voorzitter geen lid van de commissie is, heeft hij/zij daarin een adviserende stem.

• 3.

  Een commissie, als bedoeld in het eerste lid, bestaat uit ten hoogste twee leden per fractie of groep. Voor elk lid kan een plaatsvervangend lid door de raad worden benoemd. Elke commissie stelt in het bijzonder de bevoegdheden van haar plaatsvervangende leden vast. Een commissie als bedoeld in het eerste lid, wordt zo zij het verlangt, bijgestaan door de griffier.

Artikel 25 Bevoegdheden bestuurscommissie

• 1.

  Met betrekking tot het vragen van inlichtingen door een commissie als bedoeld in artikel 24, eerste lid aan ambtenaren der gemeente is artikel 10 van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Aan andere deskundigen buiten het gemeentepersoneel kunnen door de commissie inlichtingen worden gevraagd, indien de raad bij het instellen van de commissie daartoe besloten heeft.

Artikel 26 De griffier

Met betrekking tot de vergaderingen van een commissie als bedoeld in artikel 24, eerste lid, is artikel 21 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 27 Toehoorders

Met betrekking tot het horen van publiek in een openbare vergadering van een commissie als bedoeld in artikel 24, eerste lid, is artikel 22 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 28 Hoorzitting

Met betrekking tot het houden van een hoorzitting, is artikel 17 van overeenkomstige toepassing.

Afdeling III

REGELEN BETREKKING HEBBEND OP ALLE RAADSCOMMISSIES

Artikel 29 Aanwezigheid in vergaderingen

Ten bewijze van hun aanwezigheid ter vergadering van een commissie wordt in het vergaderverslag per dagdeel opgenomen welke commissieleden aanwezig zijn geweest.

Artikel 30 Fractiemedewerkers

• 1.

  Bij afwezigheid van enig commissielid van een fractie of groep bij een commissievergadering, is een in de stad Utrecht woonachtige fractiemedewerker van een fractie of groep bevoegd kort en bondig namens zijn/haar fractie of groep het standpunt te vertolken en informatieve vragen te stellen, als ware hij/zij lid van de commissie.

• 2.

  De fractiemedewerker die als plaatsvervanger optreedt is dient te zijn ingeschreven in het hiertoe bedoelde openbare registratie.

Artikel 31 Fractiemedewerkers in besloten vergadering

Tenzij anders wordt beslist, hebben de fractiemedewerkers toegang tot de besloten vergadering, tenzij artikel 4, derde lid van het Reglement op de fractiemedewerkers toepassing vindt.

Artikel 32

Voor zover deze verordening daarin niet voorziet, worden de wijzen van werken van een commissie en de orde der vergaderingen ingericht naar de regelen, voor overeenstemmende gevallen, gesteld in de Gemeentewet en in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht.

Afdeling IV

SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Artikel 33

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze bekend gemaakt is.

• 2.

  Op die datum vervalt de Verordening op de raadscommissies 2002, vastgesteld bij raadsbesluit van 31 oktober 2002 (Gemeenteblad van Utrecht 2002, nr. 3).