CVDR10850_1Archiefverordening van Hoorn 1998nlregelingHoorn2017-05-23HoornGemeenteblad 1998=05bArchiefverordening van Hoorn 1998Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31Archiefwet 1995, art. 32, lid 2Gemeenschappelijke regeling archiefdienst Westfriese gemeenten, art. 7, lid 2Gemeenschappelijke regeling archiefdienst Westfriese gemeenten, art. 8, lid jGemeenschappelijke regeling archiefdienst Westfriese gemeenten art. 27gemeenteraadbestuur en recht1998-03-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht1998-04-292015-12-30nieuwe regeling1998 98.40210002 bestuursondersteuning college van b&wGeen640A Archiefverordening van Hoorn 1998 De Raad van de gemeente Hoorn; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 3 maart 1998 gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 gelet op artikelen 7, tweede lid, 8, onder j, en 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten gelezen het advies van de Archiefcommissie dd 30 januari 1998 besluit: vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archief- bewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). I Algemene bepalingen 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • de wet: de Archiefwet 1995;
  • het besluit: het Archiefbesluit 1995;
  • gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
  • de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
  • de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
  • beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met hetbeheer van de archiefbescheiden van degemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
  • beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanigaan te wijzen organisatie onderdeel; de gemeentesectoren, de gemeentelijke diensten, bedrijven, instellingen, commissies en administraties;
  • informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuuren programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
  • informatiebestand:informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
  • ordeningssysteem: systeem ten behoeve van het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken;
  • college: het college van burgemeester en wethouders;
    •      II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats 2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van de Archiefdienst Westfriese Gemeenten. III De zorg van het college voor de archiefbescheiden 3 Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaar-plaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. 4 Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). 5 Het college draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documen-taire verzamelingen. 6, eerste lid Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 6, tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 7 Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. 8 Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. 9 Het college bevordert dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtsper-sonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. 10 Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikelen 16 en 23. IV Het beheer van de archiefbewaarplaats 11 Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. 12 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. 13 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 14 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 15 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief. 16 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 17 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen en de beheerseenheden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 18 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten. 19, eerste lid De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 19, tweede lid De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. 20, eerste lid De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 20, tweede lid Ten aanzien van het toezicht op de archiefbescheiden van de instellingen genoemd in artikel 1, onder g, doet hij mededeling aan de onderscheidene besturen. 21 De beheerder doet aan de archivaris tenminste onverwijld mededeling van het voornemen tot
  • opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
  • verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  • ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
  • voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;
  • herordening van bestaande informatiebestanden.
    •      22 Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiebestanden in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel. 23 De archivaris doet minstens eenmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.     VI Slotbepalingen 24 De Archief- en documentatieverordening van Hoorn 1995 wordt ingetrokken. 25 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. 26 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Hoorn 1998.