De financiële beheersverordening artikel 212 Gemeentewet (GW) gemeente Hillegom

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.  Afdeling:

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

b. Organisatie:

De gemeentelijke organisatie die een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

c. Administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hillegom en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

d. Financiële administratie:

De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Hillegom, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• 1.

  de financieel-economische positie;

• 2.

  het beheer van vermogenswaarden;

• 3.

  de uitvoering van de begroting;

• 4.

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• 5.

  alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

e. Administratieve organisatie:

Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

f. Beheer van vermogenswaarden:

Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van de rechten van de gemeente Hillegom.

g. Doelmatigheid:

Het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken (efficiency).

h. Doeltreffendheid

De mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken (effectiviteit).

Begroting en verantwoording

Kaderstellen

1. De raad stelt tenminste bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een nieuwe programma-indeling voor de komende raadsperiode vast of handhaaft de oude indeling.

• 1.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid.

3. De raad stelt per programma vast:

• 1.

  de beoogde maatschappelijke effecten (outcome): wat willen we bereiken ?;

• 2.

  de te leveren goederen en diensten (output): wat gaan we daarvoor doen ? ;

• 3.

  de lasten en baten (input): wat mag het de kosten?

4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst

Het college draagt zorg voor de tijdige aanlevering aan de commissies en de raad van de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag), de kadernota, de tussentijdse rapportage en de begroting met de meerjarenraming.

• 1.

  Het college biedt voor 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2.

  De raad stelt deze nota voor het zomerreces vast.

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen (activiteitenplan) hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Uitgangspunt bij het uitvoeren van investeringskredieten is dat deze binnen twee jaar na autorisatie afgewikkeld dienen te zijn. Kredieten die na beschikbaarstelling door de raad, per ultimo van het begrotingsjaar ouder zijn dan twee jaar, worden niet voor verdere uitvoering in het volgend begrotingsjaar instandgehouden. Indien een krediet in afwijking op deze regel in stand dient te worden gehouden, kan het college hiertoe aan de raad uiterlijk in de maand januari na afloop van het begrotingsjaar een onderbouwd voorstel doe.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 5.

  Het college is bevoegd overschrijdingen van geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken binnen het desbetreffende programma.

Rapportage en Verantwoording

1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatie naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

2. Het college legt verantwoording af over de programma’s via beantwoording van de vragen:

• -

  wat hebben we bereikt (outcome) ?

• -

  wat hebben we ervoor gedaan (output) ?

• -

  wat heeft het gekost (input) ?

3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste zes maanden van het begrotingsjaar.

• 2.

  De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan 1% van de geraamde lasten met een minimum van € 50.000,- per programma toegelicht.

• 4.

  Indien sprake is geweest van het oormerken van bedragen van het ene dienstjaar naar het volgende, wordt het verloop ervan toegelicht in de tussentijdse rapportage.

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

• -

  in overeenstemming met de Europese regelgeving aankoop en verkoop van werken, leveringen en diensten groter dan respectievelijk € 5.278.000, en € 211.000.

• -

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000,-;

• -

  nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 100.000,-.

Financieel beleid

1. Eenmaal in de vier jaar wordt een nota afschrijvingsbeleid ter vaststelling aan de raad aangeboden. Regels omtrent waardering en afschrijving vaste activa worden hierin gedetailleerd opgenomen.

2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht .

3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven zoals beschreven in de nota afschrijvingsbeleid:

a: 40 jaar nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen;

b: 25 jaar rioleringen;

c: 25 jaar renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen;

d: 20 jaar motorvaartuigen;

e: 15 jaar technische installaties in bedrijfsgebouwen;

f: 10 jaar veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; groot onderhoud woonruimten en bedrijfsgebouwen;

g: 5 jaar schuiten; automatiseringsapparatuur;

h: variabel voor de tractie worden afschrijvingstermijnen gehanteerd op basis van de technische levensduur.

i: niet gronden en terreinen.

Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,- (inclusief kostprijsverhogende BTW)worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

5. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan:

Investeringen in aanleg en onderhoud van waterwegen; waterbouwkundige werken; permanente terreinwerken; wegen; straten; fietspaden; voetpaden; bruggen, viaducten; tunnels; verkeerslichtinstallaties; openbare verlichting; straatmeubilair; reconstructie openbare ruimte; parken; overig openbaar groen.

6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven in een door de raad aan te geven tijdsduur.

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • -

    onroerende zaakbelasting;

  • -

    precariobelasting;

  • -

    hondenbelasting;

  • -

    rioolrechten;

  • -

    en reinigingsrechten,

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

1. Het college biedt tenminste elke vier jaar een bijgestelde nota reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door de raad.

De nota behandelt:

• -

  de vorming en vrijval van reserves;

• -

  de vorming en vrijval voorzieningen;

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Hillegom wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten meegenomen, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa niet zijnde vaste activa met economisch nut, de toevoegingen aan voorzieningen voor onderhoud, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De rente die aan de investeringen wordt toegerekend wordt jaarlijks bepaald en opgenomen in de Kadernota

• 1.

  In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • -

    de mate van kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing;

  • -

    de ontwikkeling van de tarieven;

  • -

    de ontwikkeling van de woonlasten;

  • -

    de ontwikkelingen van de OZB;

• 2.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven.

Het college neemt in de treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s, de uitvoering van het relatiebeheer en geldstromenbeheer alsmede de regels met betrekking tot de administratieve organisatie en interne controle (waaronder taken, bevoegdheden, interne rapportages en bijbehorende informatievoorziening). Het college biedt het treasurystatuut en de wijzigingen aan ter kennisname aan de raad.

Financieel beheer en Interne controle

Het college draagt er zorg voor dat:

• -

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• -

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• -

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie;

• -

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met een maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten etc.;

• -

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• -

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• -

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• -

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld voor jaarlijkse interne toetsing van de jaarrekening. Hierbij wordt getoetst: de rechtmatigheid van de baten en lasten, de balansmutaties, de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.

2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente. Met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd. De registergoederen en bedrijfsmiddelen worden tenminste eenmaal in de 4 jaar gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• 2.

  Het college biedt de raad tenminste elke vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• -

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• -

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• -

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• -

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• -

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• -

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van de gemeente.

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Paragrafen

1. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening een voorstel waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd en de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht.

2. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

• 1.

  Het college biedt aan de raad tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, inventarisatie van de risico’s, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen of anderszins. In de nota wordt tevens de aanwezige en gewenste weerstandscapaciteit aangegeven.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s.

• 3.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

• 2.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud (onderhoudsplan) openbare ruimten aan. De nota geeft de kaders weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair en speeltoestellen. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota rioleringsplan aan, waarin nader wordt vastgesteld of als uitgangspunt het omslag- of het profijtbeginsel wordt toegepast. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreidingen van de riolering, de milieukwaliteitsaspecten, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud en uitbreiding van de riolering. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan. De nota geeft de kaders weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de eventuele normkosten van het onderhoud, de meerjarige kosten en budgettaire beslag van het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt de nota vast

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

• -

  de kasgeldlimiet;

• -

  de renterisico norm;

• -

  de huidige liquiditeitspositie;

• -

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• -

  de rentevisie;

• -

  de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 2.

  Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in verordening artikel 213a Gemeentewet.

• 3.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf bij de begroting en de jaarstukken neemt het college, naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, in ieder geval op:

  • -

    De omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • -

    de kosten van inhuur derden;

  • -

    de huisvestingskosten;

  • -

    de automatiseringskosten.

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande participaties en het voordoen van problemen bij bestaande participaties.

1. Het college biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

• -

  de relatie met de programma’s van de begroting;

• -

  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• -

   te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.

• -

  de verwerving en uitgifte van gronden;

• -

  de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen;

• -

  de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

2. In de paragraaf grondbeleid in de begroting en jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf grondbeleid een overzicht met toelichting van de verwachte en gerealiseerde activiteiten en een analyse van de afwijkingen en bijstellingen per complex.

Slotbepalingen

Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2008.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “de financiële beheersverordening artikel 212 Gemeentewet (GW) gemeente Hillegom”.