| Overheidsorganisatie | Gemeente Leeuwarden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Richtlijnen voor het contante geldverkeer |
| Citeertitel | Richtlijnen voor het contante geldve |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
-
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-07-2011 | 01-01-2016 | Onbekend | 19-07-2011 Onbekend | 357734 |
Het gebruik van een contantenkas is alleen toegestaan in de volgende twee situaties:
Als derden de mogelijkheid geboden moet worden tot contante betaling van verschuldigde bedragen aan de gemeente en om, in die gevallen, te kunnen wisselen bij een niet gepaste betaling (ontvangsten).
In geval het structureel niet mogelijk is om betalingen via het girale verkeer af te handelen (uitgaven).
Een verzoek tot het instellen van een contantenkas wordt ingediend door de betreffende dienstcontroller bij de sectormanager Financiële Dienstverlening.
Voor zowel de centrale kas als wel de overige contantenkassen wordt een kashouder aangewezen door de sectormanager Financiële Dienstverlening.
Elke kashouder tekent een kashoudersverklaring (Bijlage I). De sectormanager Financiële Dienstverlening ondertekent mede de kashoudersverklaring ter bevestiging van zijn instemming met de aanstelling van de kashouder en diens plaatsvervangers.
Om het aantal contante ontvangsten terug te dringen is contante betaling van facturen en aanslagen niet mogelijk, tenzij de sectormanager Financiële Dienstverlening dit toestaat..
In geval het incidenteel niet mogelijk is om door de gemeente aan derden verschuldigde bedragen via het girale verkeer af te handelen dan kan aan individuele medewerkers een voorschot verstrekt worden van maximaal € 5.000.
Een voorschot wordt zoveel als mogelijk giraal uitbetaald en kan slechts in uitzonderlijke gevallen in contanten worden verstrekt.
Contante bevoorschotting of voorschotten groter dan € 5.000 zijn slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk. De sectormanager Financiële Dienstverlening of teamleider Centrale Financiële Administratie bepaalt of er sprake is van een uitzonderlijk geval en tekent bij akkoord mede het betreffende voorschotverzoek.
Een voorschot wordt aangevraagd bij de centrale kashouder met een formulier verzoek voorschotbedrag (748). Dit formulier is beschikbaar via het intranet. Voorschotverzoeken dienen te worden ondertekend door de sectormanager of directeur en worden binnen twee werkdagen giraal uitbetaald op de privé-rekening van de aanvrager.
Degene die een voorschot ontvangt, is verantwoordelijk voor het in zijn beheer gegeven geld. Het voorschot moet uiterlijk een maand na ontvangst worden afgerekend en de gedane uitgaven dienen te worden aangetoond met bewijsstukken. Het voorschot mag alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor het is afgegeven, dit doel staat genoemd in het voorschotformulier.
Bij niet nakoming van de afspraken uit dit artikel behoudt de centrale kashouder zich het recht voor om in overleg met de betreffende dienstcontroller toekomstige bevoorschottingsverzoeken af te wijzen.
Elke dienst is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de richtlijnen rondom het contante geldverkeer.
Los van de eigen verantwoordelijkheid van de diensten coördineert de centrale kashouder het contante geldverkeer concernbreed en houdt hij toezicht op de naleving van de richtlijnen.
De taak van de kashouder bestaat uit het in ontvangst nemen van en bewaren van de hem/haar toevertrouwde kasgelden en waardepapieren.
De kashouder is slechts gemachtigd tot het doen van betalingen en/of ontvangen van gelden voor zover genoemd in de door hem ondertekende kashoudersverklaring.
Alle ontvangsten en uitgaven dienen direct te worden geadministreerd door de kashouder.
De kashouder zendt minimaal een keer per maand een verantwoording van de kas naar de Centrale Kashouder.
De verantwoording bevat:
Het kassaldo aan het begin van de nieuwe periode;
De ontvangsten met bijbehorende kopiekwitanties of uitdraai van het kasregister;
De uitgaven met bijbehorende nota’s (indien van toepassing);
Het kassaldo aan het eind van de periode.
Het geconstateerd kasverschil, indien van toepassing.
Bij de balies van het Klantcontactcentrum (KCC) worden de dagopbrengsten dagelijks door de kashouders verantwoord bij de hoofdkassier van het KCC.
De dienstcontrollers stellen zonodig aanvullende richtlijnen voor het functioneren van kashouders vast.
Iedere kas is gebonden aan een maximum saldo, zoals vastgelegd in de kashoudersverklaring.
Door storting bij de centrale kas of op een van de bankrekeningen van de gemeente houdt de kashouder het saldo onder het toegestane maximum.
Als de kashouder gedurende kortere of langere tijd afwezig is, dient het kasgeld op een passende wijze te worden bewaard (bijvoorbeeld geldkist, afgesloten kast of kluis).
Als de kashouder de kas overdraagt aan de vervangend kashouder of andersom dan dient vastgesteld te worden dat de aanwezige gelden op moment van overdracht overeenstemmen met de waarde volgens de kasstaat of het kasboek.
Door de gemeente aan derden verschuldigde bedragen mogen alleen worden betaald in opdracht van een budgethouder. Deze bevestigd dit achteraf door parafering van de inkoopfactuur.
De kashouder vraagt bij betaling om een deugdelijk kwijtingbewijs van de ontvanger.
Contante betaling van een aan de gemeente verschuldigd bedrag is alleen maar mogelijk met euro’s. Een cheque buitenlandse valuta of een betaling groter dan € 5.000 mag niet in ontvangst worden genomen , tenzij de sectormanager Financiële dienstverlening afwijking hiervan toestaat
De kashouder controleert biljetten van € 100, € 200 en € 500 aan de hand van de zogenaamde echtheidskenmerken op echtheid. Dit kan met echtheidsdetectie-apparatuur, maar ook met de hand. Op de website van De Nederlandsche Bank (www.dnb.nl) is diverse informatie over deze kenmerken te vinden.
Inning van contante betalingen geschiedt tegen afgifte van deugdelijke kwijtingbewijzen, dit kan zijn een via een kasregister vastgelegde kassabon die minimaal bevat de ontvangstdatum en het bedrag of een doorlopend genummerde kwitantie. Kwitanties kunnen worden aangevraagd bij de Centrale kashouder.
Periodiek, maar op wisselende tijdstippen, kan de kashouder door de betreffende dienstcontroller worden gevraagd de kas op te maken.
Bij de onder lid 1 genoemde kascontrole wordt minimaal vastgesteld of de waarde volgens de kasstaat of kasboek aansluit bij de werkelijk aanwezige waarde. Daarnaast kan naleving van de onderhavige richtlijnen getoetst worden.
Kasverschillen groter dan € 25,00 worden door de kashouder direct gemeld bij de directe leidinggevende en de betreffende dienstcontroller.
Bij grotere verschillen dan € 25,00 of structurele kasverschillen groter dan € 5,00 wordt een procesverbaal opgemaakt door de betreffende dienstcontroller en kan hij besluiten tot aangifte bij de politie.
Dit besluit treedt in werking op de dag na besluitvorming.
De Richtlijnen contant geldverkeer 2009 komen gelijktijdig te vervallen.
Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als ‘Richtlijnen contant geldverkeer Leeuwarden 2011’.
Leeuwarden, 19 juli 2011
Burgemeester en wethouders voornoemd,
burgemeester,
secretaris.
BIJLAGE I - KASHOUDERSVERLARING
Gelet op de Richtlijnen contant geldverkeer Leeuwarden 2011 vastgesteld (datum) door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leeuwarden is aangewezen per (datum) als kashouder van de kas ........
(Naam van de kashouder), alsmede diens plaatsvervanger (naam van de plaatsvervangend kashouder).
De kashouder en diens plaatsvervanger zijn alleen bevoegd tot het doen van betalingen en/of ontvangen van gelden ten behoeve van de Gemeente Leeuwarden voor de volgende doeleinden:
De kashouder mag maximaal € ,-- in kas bewaren. De vaste hoeveelheid wisselgeld bedraagt € ,--. Bij de aanvang van de kas wordt dit bedrag door de centrale kashouder uitbetaald.
Verzoeken tot aanvulling van de kas kunnen eveneens gedaan worden bij de centrale kashouder.
De kashouder en diens vervanger verklaren tevens dat zij de richtlijnen voor het contante geldverkeer in acht zullen nemen.
Op het intranet van de gemeente Leeuwarden is een actueel exemplaar van deze richtlijnen aanwezig.
Leeuwarden, dd mmmmmmm 2011
De sectormanager Financiële Dienstverlening,
<Naam>
Kashouder Plaatsvervangend kashouder
<Naam> <Naam>