Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent rekeningen Verordening op de Commissie voor de Rekeningen

• 1.

  Er is een commissie van onderzoek en advies omtrent de gemeentelijke rekening en andere financiële verantwoordingsstukken, alsmede omtrent de in de gemeente gevoerde financiële administratie, het gevoerde financiële beheer en de direct daaraan verbonden aspecten van beleid.

• 2.

  De commissie is genaamd: Commissie voor de Rekeningen.

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal één commissielid per fractie.

• 2.

  De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3.

  Zowel een raadslid als een duo-lid kunnen tot lid van de commissie benoemd worden.

• 4.

  De raad wijst uit de leden van de commissie een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Deze kunnen geen duo-lid zijn.

• 1.

  De leden van de commissie worden telkens voor de (resterende) zittingsduur van de raad aangewezen.

• 2.

  In een vacature wordt, met inachtneming van artikel 2, zo spoedig mogelijk voorzien.

• 3.

  Indien een lid verhinderd is een vergadering van de commissie bij te wonen, kan hij zich laten vervangen door zijn vervanger. Hiervan wordt, zo mogelijk, tevoren kennis gegeven aan de voorzitter van de commissie. Degene, die als vervanger optreedt, wordt in de betreffende vergadering geacht lid van de commissie te zijn.

  Indien een lid bij verhindering geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot vervanging, kan hij voor of bij de aanvang van de vergadering aan de voorzitter schriftelijke opmerkingen doen toekomen, die bij de behandeling van het desbetreffende onderwerp betrokken worden.

• 4.

  Bij langdurige ziekte of verhindering anderszins van een lid van de commissie, kan de raad, met inachtneming van artikel 2, in vervanging voorzien.

Aan de commissie kunnen een of meer adviseurs, niet zijnde raadsleden, worden toegevoegd. Deze adviseurs hebben in de vergaderingen van de commissie geen stemrecht.

De Raad draagt het secretariaat van de commissie op aan een of meer medewerkers van de griffie van de gemeente. Indien nodig kan een notulist worden ingezet voor het maken van de notulen.

• 1.

  De commissie heeft de volgende taken:

  a. het verrichten van het onderzoek, bedoeld in de artikelen 197 en 198 van de Gemeentewet, naar de deugdelijkheid -in de zin van juistheid en rechtmatigheid van de rekening van de gemeente. De inhoudelijke controle wordt door de afzonderlijke vakcommissies uitgevoerd;

  b. het onderzoek van de gemeentelijke financiële verantwoordingsstukken, mede in relatie met andere verantwoordingsstukken (zoals beleidsrapportages en jaarverslagen) en rapportages van de daartoe aangewezen accountant, ten behoeve van een beoordeling van de doelmatigheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde financiële beheer en de daaraan verbonden aspecten van beleid;

  c. het op verzoek van de raad verrichten van bijzondere onderzoeken naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur als bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet;

• 2.

  De commissie onderhoud contact met de ingestelde rekenkamercommissie en fungeert als aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

• 3.

  De raad is verplicht te besluiten tot het doen van een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onder c., indien ten minste 14 leden van de raad daarom hebben gevraagd.

• 4.

  Een verzoek van de raad tot het verrichten van een bijzonder onderzoek wordt gedaan in de vorm van een schriftelijk onderzoeksopdracht, waarin zo nauwkeurig mogelijk wordt aangegeven wat van de commissie wordt verwacht.

• 5.

  De commissie legt haar bevindingen op grond van een krachtens het eerste lid verricht onderzoek neer in een verslag en/of een advies aan de raad.

• 1.

  De commissie vergadert in principe vier maal per jaar.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor dat de oproepingen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste 10 dagen voor de te houden vergadering aan de leden (en de overige aanwezigen bij commissievergaderingen) worden toegezonden. De oproeping vermeldt plaats, datum en uur van de vergadering, alsmede de agenda. Tegelijk met de verzending van de oproeping vindt openbaarmaking van de op de vergadering betrekking hebbende stukken plaats, met uitzondering van vertrouwelijke stukken.

• 3.

  Artikel 9, vierde lid en artikel 10, eerste en tweede lid van de Verordening van de Raadscommissies zijn van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen met dien verstande dat bij staken van stemmen over zaken, de werkwijze van de commissie betreffende, de stem van de voorzitter beslist.

Indien over een aan de raad of burgemeester en wethouders uit te brengen advies in de zin van artikel 6 lid c zodanig verschil van mening tussen de leden bestaat, dat het nemen van een besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen onmogelijk is, wordt daarvan bericht gezonden aan de raad respectievelijk burgemeester en wethouders, onder opgave van de verschillende standpunten, met vermelding van de namen van de leden die deze standpunten hebben ingenomen.

• 1.

  De vergaderingen van de commissie, die worden belegd ter uitoefening van de in artikel 6, eerste lid, onder a. en b., bedoelde taken zijn openbaar, tenzij financiële of andere zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden daardoor ten onrechte zouden worden geschaad, dan wel de waarheidsvinding door de commissie daardoor zou worden belemmerd. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter dat nodig vindt of twee van de overige aanwezige leden dat vragen. De commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 2.

  Openbare vergaderingen van de commissie worden op de gebruikelijke wijze in de stadskrant aangekondigd.

• 3.

  De vergaderingen, belegd ter uitoefening van de in artikel 6, eerste lid, onder c., bedoelde taak, zijn niet openbaar.

• 4.

  De burgemeester en de leden van de raad, niet deel uitmakende van de commissie, kunnen ook besloten vergaderingen, met uitzondering van de in het derde lid bedoelde vergaderingen, van de commissie als toehoorder bijwonen, tenzij de commissie anders beslist. Zij nemen niet deel aan de beraadslagingen.

• 1.

  De commissie kan omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken, die aan de commissie zijn of worden overgelegd, geheimhouding opleggen. De geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. Zij wordt zowel door degenen die bij de behandeling aanwezig waren, als door hen die op andere wijze van het behandelde en van de stukken kennis nemen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. De geheimhouding geldt ook ten opzichte van de overige leden van de Raad en van de burgemeester, tenzij de commissie uitdrukkelijk anders bepaalt. De over het in de vergadering behandelde of over de inhoud van de aan de commissie overgelegde stukken, waaromtrent geheimhouding is opgelegd, ingelichte leden van de raad en de burgemeester nemen eveneens daaromtrent geheimhouding in acht.

• 2.

  De voorzitter kan omtrent de inhoud van stukken, als in het eerste lid bedoeld, voorlopige geheimhouding opleggen. Hiervan wordt melding gemaakt op de stukken. De voorzitter attendeert de leden van de commissie bij de toezending of overhandiging van de stukken op de geheime status daarvan. De voorlopige geheimhouding vervalt wanneer zij niet in de eerstvolgende vergadering, waarin het ingevolge artikel 8, eerste lid, vereiste aantal leden aanwezig is, door de commissie wordt bekrachtigd.

• 3.

  De geheimhouding geldt tot het moment dat de commissie dan wel de raad haar opheft.

• 1.

  De griffie draagt in overleg met Burgemeester en wethouders er zorg voor dat de commissie de voor haar werkzaamheden benodigde stukken ontvangt en dat zij voldoende bijstand, hetzij ambtelijk, hetzij - zo nodig - van externe adviseurs krijgt ten behoeve van de uitoefening van haar taken.

• 2.

  De commissie is bevoegd om van ambtenaren en bestuurders van de gemeente die inlichtingen in te winnen die zij voor de vervulling van haar taak nodig acht.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verzoek van de commissie, ambtenaren en bestuurders van de gemeente uit te nodigen een vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van inlichtingen.

• 4.

  De commissie kan besluiten personen, voor zover niet vallend onder het tweede lid, te horen over zaken die aan haar oordeel zijn onderworpen.

De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in een vergadering van de commissie en is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt verstoord, hen die dit doen te doen vertrekken.

Bij ernstige ordeverstoring, waardoor naar het oordeel van de voorzitter het houden van de vergadering ernstig wordt belemmerd, kan de voorzitter zo nodig alle personen die geen lid zijn van de commissie doen vertrekken.

• 1.

  De (ontwerp-)notulen van het behandelde in de openbare vergaderingen en in de besloten vergaderingen, waarover geen geheimhouding is opgelegd, worden aan de leden van de raad toegezonden.

• 2.

  De (ontwerp-)notulen van het behandelde in besloten vergaderingen, waarover geheimhouding is opgelegd, liggen voor de leden van de raad en de burgemeester in de geheime trommel ter inzage. Indien de geheimhoudingsplicht van de commissieleden ook geldt ten opzichte van de overige leden van de raad en de burgemeester, liggen de (ontwerp-)notulen voor de leden van de commissie ter inzage bij de secretaris van de commissie.

• 3.

  Het eerste en tweede lid van dit artikel zijn niet van toepassing op vergaderingen, belegd voor de onderwerpen benoemd in artikel 6, eerste lid, onder c.

Voor vergaderingen belegd in het kader van de onderwerpen benoemd in artikel 6, eerste lid, onder c., geldt het volgende:

• a.

  de notulen van deze vergaderingen zijn openbaar, tenzij financiële of andere zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden daardoor naar het oordeel van de commissie ten onrechte zouden worden geschaad;

• b.

  in het geval sprake is van verslaglegging van het horen van ambtenaren of van derden door de commissie en ter zake geheimhouding is opgelegd, is artikel 13, tweede lid, van deze verordening van overeenkomstige toepassing;

• c.

  in het geval sprake is van verslaglegging van het horen van politieke ambtsdragers door de commissie, is deze verslaglegging openbaar. De commissie is bevoegd van dit voorschrift af te wijken indien en voorzover de privacy van de betrokkene daardoor ten onrechte zou worden geschaad, dan wel indien de waarheidsvinding van de commissie daardoor ernstig zou worden belemmerd.

In haar verslagen dan wel haar adviezen geeft de commissie aan om welke redenen zij voor een bepaalde gedragslijn op het punt van de openbaarheid van vergaderingen en van stukken heeft gekozen.

In gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, kan de commissie schriftelijk worden gehoord. Indien schriftelijke afdoening bij een of meer leden op overwegende bezwaren stuit, geschiedt de behandeling van het desbetreffende stuk alsnog, zo mogelijk binnen 14 dagen, in een vergadering van de commissie.

Alle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de secretaris van de commissie.

In daarvoor in aanmerking komende gevallen, ter beoordeling van de voorzitter, worden de stukken zowel door de voorzitter als door de secretaris ondertekend.

De Verordening regelende taak, samenstelling en werkwijze van de commissie voor de rekeningen, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 6 maart 1978 en nadien gewijzigd, wordt ingetrokken.

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de Commissie voor de Rekeningen 2003.

• 2.

  De verordening treedt in werking op 1 februari 2004.