Control Statuut gemeente Edam-Volendam

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

Controlling

Het geheel van toetsende, analyserende en adviserende activiteiten en maatregelen dat is gericht op het verkrijgen van een situatie waarin:

• -

  de werking van de organisatie transparant is;

• -

  de organisatie doelgericht, doelmatig en doeltreffend werkt;

• -

  de informatievoorziening aan bestuur en management over produkten, middelen, maatschappelijke effecten en werkprocessen, juist is en tijdig plaatsvindt;

• -

  risico’s inzichtelijk en aanvaardbaar zijn.

Gemeentecontroller

De functionaris die binnen de gemeente Edam-Volendam is belast met de algemene control voor de gehele gemeentelijke organisatie.

Concerncontroller

De functionaris die, met verwijzing naar artikel 20 van de Organisatieverordening van de gemeente Edam-Volendam, binnen deze gemeente is aangewezen om de feitelijke controlwerkzaamheden te coördineren.

Administratieve organisatie

Het geheel van maatregelen rond het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële en bedrijfsvoeringsgegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van:

• -

  het besturen en doen functioneren en beheren van de organisatie;

• -

  de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

De functie van gemeentecontroller wordt uitgeoefend door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Naast de gemeentecontroller is een concerncontroller belast met de feitelijke controlwerkzaamheden, zoals verwoord in artikel 20, 3e lid, van de Organisatieverordening gemeente Edam-Volendam. Deze functionaris is voor wat betreft deze werkzaamheden rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de gemeentecontroller.

De gemeentecontroller is eindverantwoordelijk voor een optimale bedrijfsvoering in de gemeentelijke organisatie. De gemeentecontroller adviseert het college van burgemeester en wethouders zonodig over de kwaliteit van de planning en control, de daarbij te hanteren instrumenten en de administratieve organisatie. Hij richt zich ook op de beoordeling van de control die door de afdelingshoofden en mede-werkers met specifieke controltaken wordt uitgeoefend.

De afdelingshoofden zijn primair verantwoordelijk voor de produkten, de produktie en de wijze waarop beschikbare mensen en middelen daarbij worden ingezet, alsmede de risicobeheersing op het werk-terrein. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor een goede monitoring hiervan en voor zelfcontrolling (integra-le verantwoordelijkheid).

De concerncontroller is belast met het gevraagd en ongevraagd adviseren en rapporteren aan de gemeentecontroller over alle zaken die de gemeentelijke bedrijfsvoering betreffen. Indien de concerncontroller inzake de inhoud van een advies en/of rapportage van inzicht verschilt met de gemeentecontroller en beiden, na onderling overleg, daarbij niet tot een overeenstemming kunnen komen, is de concerncontroller bevoegd zich rechtstreeks te wenden tot het college van burgemeester en wethouders.

De gemeentecontroller heeft binnen het controlproces de volgende taken:

• a.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de effectiviteit van de gemeentelijke produkten.

• b.

  Het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de naleving van de kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de periodieke (manage-ment)rapportages overlegde informatie.

• c.

  In overleg met het college van burgemeester en wethouders geven van opdracht tot het verrichten van gerichte onderzoeken en audits.

De concerncontroller heeft de volgende taken:

• a.

  het sturen, initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control ten behoeve van de directie en het college van burgemeester en wethouders;

• b.

  de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van gemeentelijke beleidsplannen, werkplannen en budgetten en de beoordeling/analyse van resultaten;

• c.

  het toezicht op de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses, de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;

• d.

  de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening;

• e.

  de beoordeling van investeringsprojecten;

• f.

  het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken;

• g.

  het opzetten en uitvoeren van het beschrijven van processen en de administratieve organisatie, het opzetten van maatregelen ten behoeve van de interne controle en het uitvoeren van interne controle.

De afdelingshoofden informeren periodiek aan de directie over de voortgang van de in het afdelingsplan, respectievelijk in andere documenten neergelegde afspraken.

De afdelingshoofden, alsmede aangewezen projectleiders, informeren periodiek aan de directie over de algemene voortgang van de werkzaamheden en de stand van de budgetten en kredieten in managementrapportages.

Rapportages van audits of andere rapportages naar aanleiding van doorlichtingen of onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en doelgerichtheid worden in eerste aanleg aangeboden aan de gemeentecontroller. Na beoordeling en na daartoe gehouden directieoverleg legt de gemeente-controller zijn bevindingen voor aan het college van burgemeester en wethouders.

Dit statuut kan worden aangehaald als Controlstatuut gemeente Edam-Volendam en maakt deel uit van de Organisatieverordening gemeente Edam-Volendam 2010. Het Controlstatuut gemeente Edam-Volendam treedt in werking op de dag na vaststelling daarvan.