CVDR107996_2Archiefverordening gemeente Losser 1997nlregelingLosser2016-11-08LosserNieuwe Dinkellander 05-11-2013Archiefverordening gemeente Losser 1997Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31gemeenteraadbestuur en recht2013-10-15 De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht 2013-11-062013-11-06intrekking13Z01478  Registers, administratie en documentenGeen.Deze regeling vervangt De Archiefverordening 1994.Archiefverordening gemeente Losser 1997 De raad van de gemeente Losser; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 juni 1997; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995; B E S L U I T : vast te stellen de verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.HoofdstukIALGEMENE BEPALINGENArtikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet de Archiefwet 1995; b. het besluit het Archiefbesluit 1995; c. gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; d. de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31/36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; e. beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f. beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; g. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.HoofdstukIIDE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATSArtikel2 De in artikel 31/36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de archiefkelder en wel de eerste vier stellingen met de nummers 1 t/m 4.HoofdstukIIIDE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDENArtikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke achiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel 6, tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de commissie voor Algemene Zaken, Financiële en Economische Zaken).HoofdstukIVHET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATSArtikel9 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel10 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel11 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.  Artikel13 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.HoofdstukVSLOTBEPALINGENArtikel14 De Archiefverordening 1994 wordt ingetrokken.Artikel15 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 1997 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.Artikel16 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Losser 1997. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 26 juni 1997. voorzitter secretarisNota-toelichting ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE LOSSER 1997 Memorie van toelichting Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt in de Archiefwet 1995 bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met name in organisaties met meerdere beheerseenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen. ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE LOSSER 1997 Artikelsgewijze toelichting Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Artikel 3 Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Artikel 4 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: Besluit Informatiebeheer gemeente Losser 1997. Artikel 6 Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Losser 1997. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Gemeente Losser 1997, omdat de gemeenteraad ook de gemeentesecretaris aanstelt. Artikel 9 De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer vanuit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris. Artikel 12 De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.