Organisatieverordening van de gemeente Edam-Volendam

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling:iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van deze verordening een eigen verantwoordingsplicht aan de directie heeft;

b. sectie:ieder organisatie-eenheid, zowel als zelfstandige eenheid alswel als

organisatie-eenheid binnen een afdeling, met een afgebakend taakveld;

c. college:college van burgemeester en wethouders;

d. directie:de directie bestaat uit de algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris, en de adjunct-directeur, tevens 1e locosecretaris. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk; in het vervolg van de organisatieverordening worden de termen algemeen directeur en adjunct-directeur gebruikt, tenzij de functie van gemeentesecretaris of de combinatie van algemeen directeur/gemeente-secretaris specifiek wordt bedoeld;

e. gemeentesecretaris:de functionaris als bedoeld in artikel 100 Gemeentewet;

f. algemeen-directeur:het hoofd van de ambtelijke organisatie, welke samen met de adjunct-directeur de directie vormt, en daarnaast de taken vervult, zoals ondermeer verwoord in artikel 17 van dezeverordening;

g.adjunct-directeur:de functionaris, welke samen met de algemeen-directeur de directie vormt en mede sturing geeft aan de totale organisatie, naast andere taken, zoals ondermeer verwoord in artikel 18 van deze verordening;

h.afdelingshoofd:de direct leidinggevende van één van de afdelingen zoals bedoeld onder a.;

i. coördinator:een als zodanig aangewezen functionaris binnen een sectie, die ondermeer belast is met de dagelijkse planning van de

werkzaamheden en het geven van aanwijzingen omtrent de

inhoudelijke werkverdeling en de wijze van uitvoering;

j. middelenbeheer:het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

- het personeelsbeleid;

- het financiële beleid;

- het organisatiebeleid;

- het informatiebeleid;

- het automatiserings (I&A-)beleid;

- het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

- het huisvestingsbeleid;

- het belastingbeleid,

tevens het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

k. budgetbeheerder:de directieleden, afdelingshoofden, griffier van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend om bestedingen te

verrichten ten laste van de aan hem of haar toegewezen budgetten en

die als zodanig verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget.

l. juridische rechtmatigheid:het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving, met uitzondering van financiële rechtmatigheidaspecten;

m.financiële rechtmatigheid:het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

De ambtelijke organisatie van de gemeente is, afgezien van de griffie en naast de directie ingedeeld in de volgende afdelingen en secties:

a. afdeling Middelen;

b. afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ontwikkeling en Milieu (VROM);

c. afdeling Openbare Werken;

d. afdeling Samenleving;

e. afdeling Veiligheid, Handhaving en Brandweerzorg.

Onder de afdeling Veiligheid, Handhaving en Brandweer ressorteert een voor de gemeenten Edam-Volendam, Zeevang en Waterland werkzaam bureau in het kader van een intergemeentelijk samenwerkingsverband op het gebied van crisisbeheersing, t.w. het I(ntergemeentelijk) B(ureau) C(risisbeheersing);

Ter directe ondersteuning van de directie en het college,

f. sectie Bestuursondersteuning,

g. sectie Kabinet en Voorlichting.

Aan de hand van de Wet veiligheidsregio’s (Wvr) wordt de organisatie van de brandweerzorg geregeld naast de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen, rampenbestrijding en crisisbeheer-sing.

De doelstelling van de afdeling Middelen is het ondersteunen van de gemeentelijke organisatie op diverse, hierna te noemen hoofdtaken, waaronder financiële en registratieve zaken, het heffen en innen van belastingen en het vormgeven van beleid op deze onderdelen. Daarnaast concerncontrol, waaronder de advisering aan de directie over de financiële en personele gevolgen en de doelmatig-heidsaspecten van college- en raadsvoorstellen, alsmede de rapportages over de uitvoering en realisering van de beleidsplannen; de zorg voor de begroting, de jaarrekening en de budget-rapportages op concernniveau. Ter zake wordt, behoudens de in artikel 20.5 aangegeven situatie, gerapporteerd aan de directie

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. financiële administratie;

b. financieel beleid;

c. belastingen;

d. informatie & automatisering;

e. vastgoedbeheer;

f. documentaire informatievoorziening;

g. facilitaire zaken;

h. coördinatie inkoop en aanbesteding;

i. personeelsbeleid, -advies en -administratie;

j. organisatieontwikkeling;

k. treasury.

De doelstelling van de afdeling VROM is in samenspraak met belanghebbenden een bijdrage leveren aan het ontwikkelen en uitvoeren van beleid van de gemeente Edam-Volendam op het gebied van fysieke, sociale en duurzame leefomgeving.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a.ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijke ordening;

b. planvoorbereiding;

c. grondexploitatie;

d. verkeerszaken;

e. volkshuisvesting;

f. weg- en waterbouwkunde;

g. beheer wegen en rioleringen;

h. monumenten;

i. bouwkunde;

j. kapvergunningen, vergunningen rioolaansluitingen, nutsleidingen en precario;

k. gemeentelijke eigendommen en andere privaatrechtelijke aangelegenheden;

l. milieu;

m. economische zaken;

n. bouw- en milieuvergunningen;

o. projectbureau;

p. handhaving;

q. toezicht.

De doelstelling van de afdeling Openbare Werken is beheer van de openbare ruimte.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. wijk- en buurtgericht werken;

b. reiniging;

c. groen, beplantingen, algemene begraafplaats en speelterreinen;

d. onderhoud rioleringen;

e. klein onderhoud straatwerk;

f. klein onderhoud gemeentelijke eigendommen;

g. markten en havens;

h. brugbediening;

i. beheer en onderhoud straatmeubilair;

j. gladheidbestrijding;

k. ondersteunende diensten;

l. onderhoud en beheer gemeentelijke gebouwen.

Artikel 3d: de afdeling Samenleving

De doelstelling van de afdeling Samenleving is bijdragen aan het ontwikkelen en realiseren van beleid waarin leefbaarheid en zorg voor de zwakkeren voorop staan. Maatschappelijke participatie wordt gestimuleerd, preventie speelt een grote rol en de sociale en fysieke infrastructuur die daaraan een bijdrage levert wordt onderhouden. Daarnaast het ontwikkelen en bevorderen van de uitvoering van de dienstverlening om bij te dragen aan het realiseren van een optimale relatie tussen gemeente en burgers en aan het faciliteren van de gemeentelijke organisatie.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. werk;

b. inkomen;

c. re-integratie;

d. onderwijs;

e. welzijn;

f. sport en recreatie;

g. kunst en cultuur;

h. zorg;

i. jeugdbeleid;

j. vrijwilligersbeleid;

k. maatschappelijke ondersteuning;

l. burgerzaken;

m. zorg en welzijn.​

De doelstelling van de afdeling Veiligheid, Handhaving en Brandweerzorg heeft betrekking op de taken verbonden aan het beleidsveld Veiligheid in algemene zin. Het gaat hier niet alleen om specifieke brandweerzaken maar ook om zaken die betrekking hebben op integrale veiligheid en toezicht en handhaving (van o.a. buitengewoon opsporingsambtenaren). Binnen de afdeling zijn de vele facetten die samenhangen met het beleidsveld Veiligheid geclusterd waardoor de facetten elkaar kunnen versterken en synergie optreedt.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. integrale veiligheid;

b. openbare orde;

c. handhaving en toezicht;

d. rampenbestrijding;

e. pro-actie, preventie;

f. preparatie en nazorg;

g. repressie (het brandweerkorps, inclusief jeugdbrandweer), en

h. crisisbeheersing, als onderdeel van een intergemeentelijk samenwerkingsverband op dit gebied met de gemeenten Zeevang en Waterland, waarbij Edam-Volendam de regiegemeente is.

Artikel 3f: Bestuursondersteuning

De doelstelling van de stafsectie Bestuursondersteuning richt zich primair op ondersteuning (bestuurlijk-juridische advisering) van bestuur en directie en het leveren van specialistische ondersteuning en advisering aan vakafdelingen. Daarnaast heeft de sectie een aantal eigen processen.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. bestuurszaken;

b. (algemeen) juridische zaken;

c. openbare orde;

d. secretariaat/advisering bezwaarschriften- en klachtencommissie;

e. algemene plaatselijke verordening (APV);

f. vergunningen w.o. horeca- en kansspelenvergunningen en evenementenvergunningen;

g. uitvoering bijzondere wetten, w.o. de drank- en horecawet.

De doelstelling van de sectie Kabinet en Voorlichting is het secretarieel ondersteunen van de directie en het college van burgemeester en wethouders, naast de ontwikkeling en uitvoering van het communicatie- en voorlichtingsbeleid en het fungeren als kabinet van de burgemeester.

De hoofdtaken daarbij zijn:

a. kabinetszaken;

b. communicatie;

c. voorlichting;

d. secretariaat.

• 1.

  Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3a tot en met 3e zijn de afdelingen waar nodig ingedeeld in één of meerdere secties.

• 2.

  Voor wijzigingen van de indeling van de organisatie in afdelingen en sectie(s) of de toewijzing van taken aan afdelingen en sectie(s) adviseert de directie het college.

• 3.

  De directie kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan binnen afdelingen en sectie(s) nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

• 4.

  Tot wijziging van de structuur van een organisatie-eenheid wordt niet besloten dan nadat het personeel op basis van door het college gegeven richtlijnen bij de voorbereiding is betrokken,

De indeling van de gemeentelijke organisatie is weergegeven in een organogram, welke als bijlage bij deze verordening is opgenomen.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de directie. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk. De directie kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden, en de algemeen directeur aan de adjunct-directeur, om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid en een adequate bedrijfsvoering te verzekeren. Binnen de directie is de algemeen directeur primair eindverantwoordelijk voor de aansturing van de totale organisatie. In dat verband initieert en coördineert de algemeen directeur de strategische beleidsontwikkeling en de centrale bedrijfsvoering. De adjunct-directeur richt zich primair op de afstemming van afdelingsoverstijgende projecten en nieuwe ontwikkelingen.

• 2.

  De algemeen directeur vervangt de adjunct-directeur volledig. De adjunct-directeur vervangt de algemeen directeur in zijn rol als algemeen directeur. De daarvoor aangewezen functionarissen vervangen de algemeen directeur in zijn rol als gemeentesecretaris.

• 3.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directie berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd.

• 4.

  Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd berust de coördinatie van een sectie bij de sectiecoördinator.

• 5.

  De functie van afdelingshoofd van de secties, als bedoeld onder de artikelen 3f en 3g, wordt uitgeoefend door de algemeen directeur.

• 6.

  De coördinatie van de secties, als bedoeld onder de artikelen 3f en 3g, berust bij de betreffende sectiecoördinator.

   

• 7.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de algemeen directeur, de adjunct-directeur en de afdelingshoofden. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings- vertegenwoordigings- en ondertekeningmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

• 1.

  Het college wijst de functionarissen aan als eerste en tweede locosecretaris. Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de locosecretaris, in de volgorde als hiervoor genoemd.

• 2.

  Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie en de daaraan verbonden verantwoordelijkheid vervuld door één van de directieleden.

• 3.

  De algemeen directeur wordt benoemd en ontslagen door het college

• 4.

  De adjunct-directeur, evenals alle afdelingshoofden, worden op voordracht van de algemeen directeur benoemd en ontslagen door het college.

De gemeentesecretaris draagt, in nauwe samenwerking met de raadsgriffier, zorg voor het verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad of de leden van de raad.

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college bij het nemen van beslissingen.

• 4.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 5.

  Hij draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

• 6.

  Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden van het college.

• 7.

  Hij oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de adjunct-directeur en de afdelingshoofden.

• 1.

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester ter zijde.

• 2.

  Voorts is hij, samen met de raadsgriffier, de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

• 3.

  Het bepaalde in artikel 9 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als apart bestuursorgaan, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

• 1.

  Het bepaalde in de artikelen 9 en 10 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de burgemeester (als bestuursorgaan) en het college ingestelde commissies is van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, c.q. de burgemeester.

• 1.

  Bij de uitvoering van zijn taken op grond van deze paragraaf kan de gemeentesecretaris een beroep doen op de in paragraaf 1 genoemde organisatorische eenheden.

• 2.

  Hij heeft het recht bij alle ambtenaren, zowel individueel als per dienst, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

• 3.

  Hij bevordert hiertoe in overleg met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds

• 4.

  Het college kan omtrent het in dit artikel bepaalde nadere regels stellen

• 1.

  Onverminderd het gestelde in deze verordening met betrekking tot diens rol en functievervulling heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  b. Het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige adviezen en ondersteuning;

  c. Een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  d. De samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

  e. Een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  f. Het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

• 2.

  De voorzitter van het college houdt namens het college jaarlijks tenminste één functioneringsgesprek, alsmede een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

• 3.

  De gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

Het college van burgemeester en wethouders kan via voordracht van de burgemeester nadere regels geven met betrekking tot de instructie van de gemeentesecretaris.

• 1.

  De directie richt zich voor wat betreft de gekozen organisatiestructuur op de gemeentebrede aansturing en kaderstelling;

• 2.

  De directie bestaat uit een algemeen-directeur, die tevens gemeentesecretaris is, en een adjunct-directeur;

• 3.

  De directie is, met inachtneming van de gewenste managementstijl, de gemandateerde bevoegdheden en de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie;

• 4.

  De directieleden werken, voor wat betreft haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, samen op basis van gelijkwaardigheid;

• 5.

  Binnen de directie wordt gestreefd naar consensus. In het geval dat geen eenstemmigheid kan worden bereikt beslist de algemeen directeur;

• 6.

  In het geval, als onder bedoeld onder 5, doet de algemeen directeur vervolgens melding aan het college van het afwijkende standpunt van de adjunct-directeur.

Vanuit haar verantwoordelijkheid voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie richt de zorg van de directie zich primair op de volgende drie taken, t.w.:

a. Strategische beleidsontwikkeling en uitvoering: bevorderen en coördineren van de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en uitvoering (eenheid van beleid);

b. Samenhang: bevorderen en bewaken van de organisatorische samenhang door kaderstelling en controle op middelengebied (PIOFAH-JC) (eenheid van beheer);

c. Samenwerking: bevorderen en bewaken van de (bestuurlijk-ambtelijke) samenwerking binnen de organisatie.

• 1.

  De algemeen directeur is voorzitter van de directie. In zijn functie van algemeen directeur is hij eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie en eerste aanspreekpunt voor het college ten aanzien van het algemene functioneren van de organisatie.

• 2.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de algemeen directeur. De algemeen directeur draagt binnen de directie bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder ondermeer de zorg voor:

  a. de initiatie en coördinatie van de strategische beleidsontwikkeling en de centrale bedrijfsvoering;

  b. de ontwikkeling en realisatie op basis van strategische uitgangspunten van het strategisch concernbeleid en de daarbij behorende kaders;

  c. de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.

   

• 4.

  In de uitvoering van het bepaalde onder het tweede lid, onder c, fungeert hij als eerste aanspreekpunt voor de afdelingen Samenleving, Veiligheid, Handhaving en Brandweer en de afdeling Middelen, voor wat betreft de onderdelen P&O, en Financiën. Hiertoe onderhoudt hij regelmatig overleg met deze organisatieonderdelen.

• 5.

  Hij stuurt rechtstreeks de secties aan, als bedoeld onder de artikelen 3f en 3g. In deze rol heeft hij regelmatig overleg met de daaraan verbonden coördinatoren.

• 6.

  In onderling overleg kan de directie andere afspraken maken omtrent de aansturing van de organisatieonderdelen als bedoeld in lid 3 en 4 en in artikel 18, lid 2.

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de adjunct-directeur binnen de directie ondermeer de zorg voor:

  a. het leveren, als lid van de directie, van een bijdrage aan de sturing van de organisatie;

  b. het vertegenwoordigen van de gemeente als directielied en sturing van (afdelingsoverstijgende) projecten en nieuwe ontwikkelingen;

  c. het regisseren van beleidsvoorbereiding, -ontwikkeling, -advisering en –evaluatie;

  d. de ontwikkeling van de kwaliteit van de organisatie en haar dienstverlening. In deze rol ontwikkelt hij het daarvoor benodigde instrumentarium;

  e. het vervangen van de algemeen directeur bij diens afwezigheid. In geval van vervanging van de taken van gemeentesecretaris treedt de adjunct-directeur op als eerste locosecretaris. Waar nodig vervangt de adjunct-directeur, bij afwezigheid of ontstentenis van de gemeentesecretaris, deze voor wat betreft diens rol van bestuurder WOR.

• 2.

  Hij fungeert, als lid van de directie, als eerste aanspreekpunt voor de afdelingen VROM, Openbare Werken en voor de afdeling Middelen voor wat betreft de onderdelen Informatie & Automatisering en Facilitaire Zaken. Hiertoe onderhoudt hij regelmatig overleg met deze organisatieonderdelen.

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directie is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het goed functioneren van zijn afdeling en draagt een afdelingshoofd, met inachtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor: het opstellen en realiseren van het afdelingsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de algemeen directeur en/of de adjunct-directeur.

  alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de directie draagt een afdelingshoofd met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie en managementinformatie en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan.

• 3.

  Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de directie voor het college worden voorbereid op:

  - de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  - de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid;

  - de bestuurlijk-juridische en politiek vastgestelde kaders,

• 1.

  Binnen de ambtelijke organisatie is een concerncontroller aangewezen. Ten behoeve van de controlfunctie binnen deze organisatie is een statuut opgesteld, welke als bijlage bij deze verordening is opgenomen.

• 2.

  Binnen de kaders van het controlstatuut adviseert en ondersteunt de concerncontroller waar nodig het college, de directie en de afdelingen bij de beleidsontwikkeling en besluitvorming op met name financieel terrein en draagt deze zorg voor juiste financiële informatie en informatie-voorziening aan directie en college. De concerncontroller draagt verder zorg voor de corporate communication op financieel terrein.

• 3.

  De functie van concerncontroller wordt door het hoofd van de afdeling Middelen vervuld. De uitvoering van bepaalde controllingtaken kan de concerncontroller aan andere functionarissen van de afdeling Middelen opdragen. De juridische controlling is daarbij (artikel 31) neergelegd bij de sectie Bestuursondersteuning.

• 4.

  Naast de taken zoals deze zijn benoemd in het controlstatuut is de concerncontroller verant-woordelijk voor de informatievoorziening bij het integrale begrotingsproces.

• 5.

  De concerncontroller heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van het integrale begrotingsproces.

• 1.

  De administratie voor de financiële bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit de financiële administratie van de gemeente als geheel.

• 2.

  De sectie comptabiliteit en verzekeringen van de afdeling Middelen voert de financiële administratie van de gemeente.

• 3.

  De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen zoals vastgesteld door de concerncontroller.

• 1.

  De algemeen directeur, de adjunct-directeur en de afdelingshoofden vormen het managementoverleg (afgekort: MO).

• 2.

  De algemeen directeur is voorzitter van het managementoverleg.

• 3.

  Bij afwezigheid van de algemeen directeur treedt de adjunct-directeur op als voorzitter van het gemeentelijk managementoverleg.

• 4.

  De voorzitter van het gemeentelijk managementoverleg stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijk managementoverleg vast. Ieder lid van het gemeentelijk managementoverleg kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementoverleg.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijk managementoverleg deel te nemen.

• 6.

  Van het overleg wordt een verslag gemaakt. Gemaakte afspraken worden bijgehouden op een afsprakenlijst.

• 7.

  De directie neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijk management-overleg, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Het gemeentelijk managementoverleg heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

a. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

b. het bespreken/voorbereiden van de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen;

c. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

d. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

onderlinge consultatie;

e. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

• 1.

  Indien een onderwerp betrekking heeft op het taakgebied, welke als afdelingsoverschrijdend kan worden aangemerkt en moet uitmonden in een advies aan een van de bestuursorganen, draagt het primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste organisatieonderdeel zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies.

• 2.

  Indien er over een uit te brengen integraal advies geen (volledige) overeenstemming kan worden bereikt, brengt het betreffende (niet primaire) organisatieonderdeel een aanvullend advies uit met betrekking tot het afwijkende standpunt.

• 3.

  In geval er geen integraal advies wordt uitgebracht, kan de algemeen-directeur dit, al of niet voorzien van een eigen advies, bespreken in het directie- en/of het managementoverleg.

• 4.

  Een procedure integrale advisering kan worden vastgesteld, ter uitwerking van hetgeen is bepaald in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel.

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de algemeen-directeur geven.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De algemeen directeur draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

a. de programmabegroting;

b. de productraming;

c. afdelingsplannen;

d. de voor- en najaarsnota;

e. de jaarrekening en het jaarverslag.

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen, waarbij de algemeen directeur als afdelingshoofd opereert ten behoeve van de secties, bedoeld in de artikelen 3f en 3g.

• 2.

  Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productraming van de gemeente, maken –onder verantwoordelijkheid van de directie- de afdelingshoofden voor hun afdeling een afdelingsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende begrotingsjaar beschreven.

• 1.

  Een budgetbeheerder informeert de directie tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 2.

  Het college kan bij specifieke verplichting aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

• 3.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgetbeheerder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

• 4.

  De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgetbeheerder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en de richtlijnen van aanbesteding en inkoop van de gemeente.

• 1.

  Door het college vastgestelde budgetten in de productraming en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college met ten hoogste een door het college vastgesteld bedrag worden overschreden. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.

• 2.

  Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

• 3.

  Zodra bij investeringen via de regels van het gemeentelijk inkoopbeleid de werkelijke kosten in beeld komen en deze per saldo een onderschrijding van het gevoteerde kredietbedrag geven is het alleen met instemming van het college toegestaan om deze onderschrijding eventueel voor andere dan de origineel bij de kredietaanvraag geplande werkzaamheden of uitbreiding van de daar genoemde werkzaamheden in te zetten

• 4.

  Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

• 5.

  De uit het eerste, tweede, derde en vierde lid voortvloeiende begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de voor- en najaarsnota aan de raad voorgelegd.

• 6.

  Overschrijding van de lasten van een programma uit de gemeentebegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college.

• 1.

  Iedere afdeling legt door middel van de voorjaarsnota, najaarsnota en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de programmabegroting, het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de concerncontroller.

• 2.

  Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de decharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

• 1.

  De sectie Bestuursondersteuning draagt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor de onder in artikel 3f genoemde taken, waaronder:

  a. het desgevraagd toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur en de afdelingen;

  c. het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  d. het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  e. de behandeling van bezwaar- en beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen;

  f. het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen, voor zover deze taken niet door het college aan anderen ambtenaren of derde instanties zijn opgedragen.

• 2.

  De sectie Bestuursondersteuning deelt een betreffend afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de sectie Bestuursondersteuning aan de algemeen directeur (gemeentesecretaris) verslag van haar bevindingen.

Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur de zorg voor:

a. de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de concerncontroller worden nageleefd;

b. de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2010.

• 2.

  De organisatieverordening, zoals vastgesteld door de raad op 13 september 2001 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als de organisatieverordening gemeente Edam-Volendam 2010.