CVDR107802_1Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 gemeente EemnesnlregelingEemnes2019-01-29EemnesDe Rotonde 25-02-2011Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachtengemeenteraadfinanciën en economie2010-12-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-02-26nieuwe regelingRaadsbesluit 2010/93Financiën en economieGeen.Geen.exb-2019-5244exb-2019-5245exb-2019-5246exb-2019-5247exb-2019-5248exb-2019-5249exb-2019-5250exb-2019-5251exb-2019-5252exb-2019-5253Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 Gemeente EemnesDe raad van de gemeente Eemnes; gelezen het voorstel d.d. 16 november 2010 van burgemeester en
wethouders;B E S L U I T:I. Het Inkoopbeleid 2005 in te trekken;II. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 vast te stellen;III. De Algemene inkoopvoorwaarden en optionele inkoopclausules vast te
stellen.a.VoorwoordVoor u ligt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente
Eemnes.Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van
leveringen, diensten en werken.De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie willen een
integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers,
dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Mede
daarom wordt het inkoopbeleid door iedere gemeente en door de BEL
Combinatie apart vastgesteld, want het zijn allemaal zelfstandige en
autonome aanbestedende diensten in de zin van de wet. Wel wordt het
inkoopbeleid inhoudelijk zoveel mogelijk geharmoniseerd. Dit nieuwe beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en
doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding
van de actuele politieke thema’s duurzaamheid en maatschappelijke
betrokkenheid.Wij willen met dit beleid medewerkers van de Gemeenten Blaricum, Eemnes
en Laren en de BEL Combinatie en externe leveranciers een handvat bieden
voor een professionele samenwerking bij inkooptrajecten.b.InleidingDe organisaties van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL
Combinatie zijn volop in beweging. Eén van de nieuwkomers op het gebied
van de ondersteunende diensten is de medewerker inkoop.De medewerker inkoop heeft de doelstelling meegekregen om de
inkoopfunctie binnen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL
Combinatie verder te organiseren en te professionaliseren. Te beginnen
met het herijken van het huidige gemeentelijk Inkoop- en
aanbestedingsbeleid. Dit beleid vormt het fundament onder de
inkoopfunctie.Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is op het complete spectrum van
leveringen, diensten en werken van toepassing. Inkoop wordt gedefinieerd
als: “alles waar een externe factuur tegenover staat”. Inkoop is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in
zeven stappen (Bijlage 1). Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals software,
leerlingenvervoer, re-integratietrajecten, uitzendkrachten,
adviesdiensten, kantoormeubilair, maar ook (de aanleg van) riolering,
bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van
sportgelegenheden.Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden.
Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar
verband houden: • toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied
van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende)
accountantsverklaring; • invoering van het Besluit Aanbestedingsregels voor
Overheidsopdrachten (BAO); • toenemende druk op de budgetten.c.Doel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleidHet inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie
binnen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de BEL Combinatie. Het
doel ervan is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als
externen toegankelijk maken van wat de uitgangspunten zijn die worden
gehanteerd bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van
alle inkooptaken.Met het ontwikkelen en implementeren van het Inkoop- en
aanbestedingsbeleid streven de BEL gemeenten en de BEL Combinatie naar
verdere professionalisering van hun inkoopfunctie. Concreet betekent
dit: 1. dat het doel is om in te kopen tegen de juiste
prijs/kwaliteitverhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en
het beoordelen van de aanbieders objectief; 2. dat de BEL gemeenten en de BEL Combinatie integere en betrouwbare
opdrachtgevers willen zijn, die leveranciers, dienstverleners en
aannemers eerlijke en gelijke kansen bieden; 3. dat de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het
algehele prestatieniveau van de BEL gemeenten en de BEL Combinatie, dat
moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de
financiële beheersing; 4. het voldoen aan de relevante regelgeving op zowel nationaal als
Europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen
(rechtmatigheid); 5. het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de BEL
Combinatie; 6. het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze; 7. het efficiënt inrichten van het inkoopproces zelf, maar ook van de
sturing van en de controle op de inkoopfunctie.d.Relatie met milieu- en integratiebeleidEén van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het
scheppen van de kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het
algehele prestatieniveau van de gemeenten en de BEL Combinatie. Het
inkoop- en aanbestedingsbeleid dient daarom aan te sluiten op andere
beleidsterreinen. Concreet gaat het hierbij om de afstemming met het
geldende milieu- en integriteitsbeleid.Milieubeleidsplannen en klimaatbeleid Gemeente Blaricum, Eemnes en Laren hebben alle drie een
milieubeleidsplan. In alle drie de milieubeleidsplannen is duurzaam
inkopen opgenomen. In verband met de ernst van de huidige klimaatverandering zijn de
gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren nu bezig met het uitwerken van
klimaatbeleid. Eind 2009 en begin 2010 hebben de raden in de drie
gemeenten besloten welk ambitieniveau zij voor klimaatbeleid voor ogen
hebben. Wat betreft duurzaam inkopen is voldoen aan het klimaatakkoord
Gemeenten en Rijk 2007-2011 het ambitieniveau. Dit betekent dat zij als
ambitie hebben om in 2015 100% duurzaam in te kopen. Dit ambitieniveau
voor klimaatbeleid zal voor de aankomende vier jaar in een
uitvoeringsprogramma worden uitgewerkt. Met dit uitvoeringsprogramma zal
aan de realisatie van 100% duurzaam inkopen in 2015 worden gewerkt. Integriteitsbeleid Er is door het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in maart 2010
ingestemd met een gedragscode integriteit. Na definitieve vaststelling
door de colleges van B&W van de BEL-gemeenten zal in de toepassing
van het inkoop- en aanbestedingsbeleid aangesloten worden op dit
integriteitsbeleid.e.Borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleidDe borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in eerste instantie
belegd bij de medewerker inkoop. Deze faciliterende en adviserende taak
uit zich in het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan
alle organisatieonderdelen om het beleid ten uitvoer te kunnen brengen.
Daarnaast heeft deze persoon een coördinerende en signalerende
taak.f.LeeswijzerHet gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beschreven
volgens: 1. juridische uitgangspunten; 2. ethische en ideële uitgangspunten; 3. economische uitgangspunten; 4. organisatorische uitgangspunten.Grondstelling is dat aan alle uitgangspunten moet worden voldaan.
Mochten ze onderling botsen, dan kan niet op voorhand worden gezegd welk
uitgangspunt de prioriteit heeft.In hoofdstuk 1 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied
van inkoop beschreven.In hoofdstuk 2 komen de ethische en ideële uitgangspunten aan de orde,
waarbij wordt ingegaan op integriteiteisen aan bestuurders en
ambtenaren, op integriteiteisen en sociaal-maatschappelijke eisen aan
opdrachtnemers, op duurzaam inkopen en op de sociaal maatschappelijke
doelstelling van de Gemeente Eemnes.In hoofdstuk 3 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij
komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang
met selectie- en gunningcriteria, en de omgang met lokale
leveranciers.In hoofdstuk 4 ten slotte, worden de organisatorische uitgangspunten
beschreven, waarbij de keuze voor inkoopsynergie door gecoördineerde
inkoop wordt toegelicht evenals de uitgangspunten van het hanteren van
standaard werkwijzen. Tevens wordt aandacht besteed aan het herijken van
het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het jaarlijkse
inkoopactieplan.1Juridische uitgangspunten1.1Naleven van wet- en regelgevingDe gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet-
en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen
(leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van
de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar
het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een
belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke
concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor
opdrachtgevers. De Gemeente streeft elk jaar naar een goedkeurende
accountantsverklaring op het gebied van rechtmatigheid. Inkoop
draagt hier nadrukkelijk aan bij.1.2Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-
discriminatieDe drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn
transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen
hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de
drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze
het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke
integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een
belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is
om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de
inkopen. In hoofdstuk 3 wordt dit nader ingevuld.1.3Toepassen van een aanbestedingshandboekOm het in de praktijk gemakkelijk te maken aan de twee bovengenoemde
uitgangspunten te voldoen, dient bij alle aanbestedingen (zowel
boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) gebruik te
worden gemaakt van het nog door het college vast te stellen inkoop-
en aanbestedingshandboek. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting
van de (Europese) aanbestedingsprocedures. Het kan gaan om
precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, omdat
de Gemeenten bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vinden. Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie,
objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de
drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn: • een stappenplan voor het aanbestedingsproces; • invulling van de verschillende typen van marktbenadering; • richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie; • de te hanteren selectie- en gunningcriteria; • de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning. Het handboek dient aangepast te worden op de ontwikkelingen binnen
de gemeente Eemnes en op externe ontwikkelingen, zoals de invoering
van de nieuwe Aanbestedingswet.2Ethische en ideële uitgangspunten2.1Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenarenAlle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en
niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren
dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en
moeten te allen tijde integer zijn.2.2Integriteiteisen aan opdrachtnemersDe gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan
opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig
te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet
aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke)
opdrachtnemer. Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden
getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels
Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen
door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers kan
worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij
gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren,
ter controle van de ondertekende verklaringen.2.3Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemersOpdrachtnemers van de gemeente worden tevens geacht zich te houden
aan de in Nederland gangbare normen en waarden op
sociaal-maatschappelijk gebied. Zo worden discriminatie van
werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid,
ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken
niet getolereerd.2.4Duurzaam inkopenIn het Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007 – 2011 is de afspraak
opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen
in 2010 en 100 % in 2015. De gemeente Eemnes streeft ernaar om
hieraan te voldoen.De gemeente gaat steeds duurzamer inkopen. Bij elke aanbesteding
worden duurzaamheidaspecten opgenomen, zowel bij selectie- als bij
gunningcriteria. Dit proces zal worden voortgezet en uitgebreid. Na
2 jaar wordt geëvalueerd hoe duurzaamheid binnen de gemeentelijke
inkooppraktijk is geïmplementeerd en hoe de doelstellingen in de
toekomst kunnen worden gehaald. Daarvoor wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke
besluitvorming als een toetsend criterium voor de betreffende
aanbesteding.Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop dienen daarom op de hoogte
te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn
verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens,
milieu en munten als volgt af te wegen: • bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot
duurzaam inkopen verkend; duurzame gunningcriteria van iSGV en/of
VNG worden waar mogelijk toegepast; • in de programma’s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel
mogelijk opgenomen; • duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van
leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie-
en gunningcriteria; • duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in
het contract.3Bedrijfseconomische uitgangspunten3.1Te hanteren aanbestedingsproceduresVoordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een
(Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander
onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de
behoefte te vervullen. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag
kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit
gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vigerende
drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze
drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering.Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden
gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden
vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels
Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt
vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van de gemeente over
de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te
tellen. De gemeente Eemnes wordt dus gezien als één opdrachtgever.
Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48
maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op
onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te
ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht
boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om
hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te
waarborgen.Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q.
meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de
mandaatregeling bevoegd persoon of college beslist dat er sterke,
bijzondere argumenten zijn om een andere marktbenadering te
kiezen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: • bij specialistische producten; • bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die
niet aan de gemeente zijn toe te rekenen; • bij een complex uitvoeringsproces; • bij marktomstandigheden; • bij verwevenheid met parallelle processen; • indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische
redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden
toevertrouwd; • bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere
opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden
met zich mee zou brengen.Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden
toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld, worden
getoetst door de medewerker inkoop en worden goedgekeurd door de
directeur (voor de BEL Combinatie) of het college van b&w (voor
de gemeenten). Van de aanbestedingsprocedure (onder de Europese
drempelbedragen) kan alleen worden afgeweken indien hiervoor
goedkeuring is verkregen van het college van B&W.3.2Te hanteren selectie- en gunningcriteriaSelectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria
(beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld.Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische,
organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een
inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de
opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld
die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese
aanbestedingsprocedures. De gemeente hanteert standaard selectiecriteria, die vast worden
gelegd in het inkoop- en aanbestedingshandboek. In aanvulling op de
standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject
aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen)
geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en
aanbestedingsbeleid. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de
gemeente en de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen
die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen
tot een goed aanbestedingsresultaat.Gunningcriteria Gunning vindt altijd plaats op basis van de economisch meest
voordelige inschrijving (EMVI), waarbij naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals
gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit,
milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische
waarde, esthetische kenmerken en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium
‘economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige
beoordelingssystematiek. Hiervoor worden modellen ontwikkeld die
zoveel mogelijk worden toegepast bij openbare en Europese
aanbestedingsprocedures. De wijze waarop inschrijvingen worden
beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de
richtlijnen die het BAO hiervoor geeft.3.3Omgang met leveranciersVoorkomen van afhankelijkheid De gemeente vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote
mate van haar afhankelijk zijn. Daarom hanteert ze als stelregel dat
de omzet van de voorgaande 3 jaren, die een opdrachtnemer bij de
gemeente realiseert, niet groter mag zijn dan gemiddeld 30% van zijn
jaaromzet. Hiermee wordt voorkomen dat een leverancier niet kan
voortbestaan indien de gemeente om wat voor reden dan ook als klant
wegvalt. Daarnaast wordt een leverancier hiermee gestimuleerd om zich te
blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële
opdrachtgevers aan te kunnen trekken.Alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert de gemeente de beginselen
van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar
inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben,
mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en
aanbestedingsbeleid. De gemeente Eemnes steekt nadrukkelijk in op een actieve
stimulering van de lokale economie. In het belang van bijvoorbeeld
de werkgelegenheid is deze stimulering van harte gewenst. Daar waar
de gemeente in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid het lokale
bedrijfsleven een impuls kan en mag geven, zal zij dit niet nalaten.
Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen wordt daarom indien
mogelijk, tenminste één lokale opdrachtnemer uitgenodigd offerte in
te dienen.Lokale leveranciers worden bij de verdere selectie en gunning niet
bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en
oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de
selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de
(Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wèl streeft de gemeente
ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen
toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor
stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen
(Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware
selectie- en gunningcriteria.Evaluatie leveranciers en groslijsten De gemeente streeft naar een periodieke evaluatie van
opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld
binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant,
objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed
op een mogelijke contractverlenging of opdrachtverstrekking binnen
raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt), maar
kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen
onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Om hieraan vorm te geven wordt gewerkt met zogenaamde groslijsten.
Op deze groslijsten moeten opdrachtnemers worden vermeld, die hun
kwaliteit hebben bewezen.3.4Gebruik van inkoopvoorwaardenBij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de
gemeente Eemnes van toepassing verklaard en/of wordt door haar een
(concept)contract opgesteld. Ook deze inkoopvoorwaarden worden
tussen de drie BEL gemeenten en de BEL Combinatie zoveel mogelijk
geharmoniseerd. De inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in het inkoop-
en aanbestedingshandboek. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene
voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn (te toetsen
door medewerker inkoop en juridische adviseur), kan besloten worden
om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op
deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst.4Organisatorische uitgangspunten4.1InkoopsynergieGezamenlijk optreden naar de markt De gemeente Eemnes en de andere BEL gemeenten en de BEL Combinatie
zijn autonome en zelfstandige aanbestedende diensten in de zin van
de wet. Toch is hun samenwerking mede gericht op het realiseren van
schaalvoordelen en zullen waar mogelijk hun gelijksoortige
inkoopbehoeften zoveel moegelijk clusteren als dit wenselijk is
vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Bovendien kan door clustering
een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De
mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door de BEL Combinatie.
Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: • de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of
een (gemeentebrede) bundeling voordelen zal opleveren; • de aard van het product: afdelingoverstijgende inkopen (die voor
meerdere organisatieonderdelen van belang zijn en door meerdere
organisatieonderdelen worden ingekocht, bijvoorbeeld
kantoormeubilair, gereedschap) lenen zich voor bundeling, dit in
tegenstelling tot het afdelingspecifieke inkopen. Men moet er wel
mee rekening houden, dat een inkoop afdelingoverstijgend kan
worden. Om tot een optimale clustering te kunnen komen zullen de
organisatieonderdelen (voor zover te overzien) elk jaar in januari
een bestedingsoverzicht voor het komend jaar overleggen aan de
medewerker inkoop. Hierin staan verwachte inkoopbehoeften vermeld,
voorzien van een indicatie van de (financiële) omvang. Hiermee wordt
bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld
kunnen worden aanbesteed, en eventuele risicovolle aanbestedingen
tijdig zijn gesignaleerd door de medewerker inkoop. Na signalering van mogelijkheden tot clustering wordt zoveel
mogelijk gestreefd naar het afsluiten van brede raamcontracten. Het
afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om
doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. De medewerker inkoop adviseert in samenspraak met de interne
afnemer(s), met de betrokken afdelingsmanager(s) omtrent clustering
van inkopen. Het college of de directeur van de BEL Combinatie zijn
hierin besluitvormend. De medewerker inkoop coördineert de
clustering na positieve besluitvorming. Bij gezamenlijk optreden zijn de drie BEL gemeenten verplicht zich
te committeren aan de uitkomst. Regionale inkoopsamenwerking Naast gemeentebrede samenwerking zoekt de gemeente ook actief naar
regionale inkoopsamenwerking, in principe in BEL verband. Er wordt momenteel onderzocht of er voldoende voordelen voor de
BEL-gemeenten zijn om zich aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking
Gewest Gooi en Vechtstreek (iSGV). Bij deelname aan regionale
inkoopprojecten conformeren wij ons voor die projecten aan het
inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van het iSGV. Aan deze
samenwerking nemen alle gemeenten en het Gewest in het Gooi en de
Vechtstreek deel met uitzondering van de gemeente Muiden en de BEL
gemeenten en de BEL Combinatie. U zal in 2011 een voorstel voor die
intergemeentelijke samenwerking worden voorgelegd.4.2Hanteren van een standaardwerkwijzeEen groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van
integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en
kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de gemeente
ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van
inkoop en aanbesteden.Deze werkwijze wordt vastgelegd in het door het college vast te
stellen inkoop- en aanbestedingshandboek met daarin opgenomen
eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen
van leveringen, diensten of werken. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijze zijn: 1. standaardmodellen voor offerteaanvragen en
selectiedocumenten; 2. standaardmodellen voor externe communicatie; 3. standaardmodellen voor offertebeoordeling; 4. standaardopbouw dossiervorming; 5. gemeentelijke inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en
werken. Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op
het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Zo
zal informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en
facturenstromen op eenduidige wijze worden geregistreerd en
toegankelijk worden gemaakt via standaardrapportages. De precieze
invulling hiervan moet nog worden ontwikkeld.4.3Rol van de medewerker inkoopDe medewerker inkoop heeft een signalerende, coördinerende,
adviserende, faciliterende en controlerende taak. Elk organisatieonderdeel kan contact opnemen met de medewerker
inkoop om advies te vragen over inkoop en aanbesteden. Indien de
capaciteit van de betreffende afdeling te beperkt is om een inkoop-
of aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, dan kan
de medewerker inkoop capaciteit of hulpmiddelen beschikbaar stellen
om te ondersteunen. De ondersteuning van de medewerker inkoop is niet enkel
vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk die het
bedrag van € 50.000,– overstijgt, moet vooraf worden aangemeld bij
de medewerker inkoop. Op deze manier wordt het overzicht over de
inkoopfunctie behouden en kan de rechtmatigheid beter worden
geborgd. Periodiek zal de medewerker inkoop in samenwerking met de
administratie, vooruitlopend op de accountantscontrole, toetsen op
naleving van dit beleid door: • toetsing van aanbestedingsdossiers; • toetsing van inkopen met gegevens uit de
crediteurenadministratie.4.4Herijking inkoop- een aanbestedingsbeleidDe wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging door zowel
externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie
et cetera.) als interne factoren (verdere professionalisering). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Eemnes wordt
daarom elke drie jaar geëvalueerd en zonodig herijkt. Indien
wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. De
medewerker inkoop heeft hierin een initiërende rol. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en
nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing
verklaard. Ook gemeentelijke ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn
om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien.4.5InkoopactieplanJaarlijks wordt door de medewerker inkoop een inkoopactieplan
opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar
staat te gebeuren op het gebied van inkoop. Dit betreft zowel een
overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen als een
overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie
gepland staan. De medewerker inkoop heeft hierin een signalerende,
coördinerende en adviserende functie naar de overige
organisatieonderdelen. Noodzakelijke aanpassingen gedurende de loop van het jaar worden
gemeld bij het college, c.q. de directeur van de BEL Combinatie.
Dezen geven aan bij welk inkoop/aanbestedingstraject zij vanaf de
start moeten worden betrokken. Hierbij hebben zij de mogelijkheid te
beslissen over het kwaliteits- en kwantiteitsniveau en andere
inkoopvoorwaarden.Vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 20 december
2010 J.A. de Bruijn R. van Benthem RA griffier voorzitterBijlagenInkoop- en aanbestedingsbeleid Eemnes Bijlage 2 Vormen van marktbenaderingInkoop- en aanbestedingsbeleid Eemnes Bijlage 1 BegripsbepalingBijlage 4 Inkoopvoorwaarden inhuur personeel, detacheringBijlage 1 Algemene inkoopvoorwaarden leveringenBijlage 2 Algemene inkoopvoorwaarden dienstenBijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden werkenBijlage 5 Algemene inkoopvoorwaarden ICTBijlage 6a Leveringsvoorwaarden Adviesdiensten IngenieursBijlage 6b Leveringsvoorwaarden DNR2005Bijlage 7 Werkwijze bij aanbesteding van werken (ARW 2005)