| Overheidsorganisatie | Provincie Limburg |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2006 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit 2006 |
| Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuurlijke organisate, personeelsbeleid |
Geen
Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2013 | 01-07-2013 | nieuwe regeling | 11-12-2012 Provinciaal Blad, 2012, 115 | Onbekend | |
| 12-06-2012 | 01-01-2012 | 01-01-2013 | art. 1, art. 3, art. 16 | 12-06-2012 Provinciaal Blad, 2012, 48 | Onbekend |
| 21-06-2011 | 19-04-2011 | 04-11-2011 | Nieuwe regeling | 21-06-2011 Provinciaal Blad, 2011, 56 | Onbekend |
Mandaatbesluit Gedeputeerde Staten van Limburg 2006 (Mandaatbesluit 2006)
In het kader van dit besluit wordt verstaan onder:
Het presidium: het presidium van Provinciale Staten van Limburg;
Het college: het college van Gedeputeerde Staten van Limburg;
De directie: de secretaris/algemeen directeur en de directeuren als bedoeld in de artikelen 1, 3 en 6 van het Directiestatuut Provincie Limburg;
De secretaris/algemeen directeur: de secretaris/algemeen directeur als bedoeld in artikel 1 van het Directiestatuut Provincie Limburg;
De afdelingshoofden:
het afdelingshoofd Bestuursstaf en Externe Betrekkingen,
het afdelingshoofd Strategie en Innovatie,
het afdelingshoofd Bedrijfsvoering,
het afdelingshoofd Facilitair,
het afdelingshoofd Economische Zaken,
het afdelingshoofd Cultuur, Welzijn en Zorg,
het afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling,
het afdelingshoofd Landelijk Gebied,
het afdelingshoofd Milieu en Duurzame Ontwikkeling,
het afdelingshoofd Vergunningen en Subsidies,
het afdelingshoofd Handhaving en Monitoring,
het afdelingshoofd Mobiliteit,
het afdelingshoofd Provinciale Wegen,
het afdelingshoofd Infra-projecten;
het hoofd grondbedrijf;
de kabinetschef.
Het hoofd grondbedrijf: de verantwoordelijk ambtenaar voor het grondbedrijf die in dit Mandaatbesluit voor wat betreft volmacht en machtiging (uitgezonderd rechtspositionele aangelegenheden) gelijk wordt gesteld met een afdelingshoofd;
De bureau- en clusterhoofden: bureau- en clusterhoofden als bedoeld in het Organisatie- en Formatierapport, respectievelijk de daarmee door de directie gelijk gestelde functionarissen;
. De programma-managers: programma-managers als bedoeld in het Organisatie- en Formatierapport respectievelijk de daarmee door de directie gelijk gestelde functionarissen
De programma-managers coalitieakkoord: de managers, onder wie de regiomanagers, die zijn benoemd om de programma's uit het coalitieakkoord Investeren en verbinden 2007-2011 verder uit te voeren alsmede de strategisch projectmanager die belast is met programma-overstijgende coördinatie;
De project- en programmamanagers zoals vermeld in artikel 3A, eerste lid, van dit Mandaatbesluit; betreffen de project- en programmamanagers zoals opgenomen in bijlage 2 bij dit Mandaatbesluit.
De regiocoördinator(s) zoals vermeld in artikel 3A, tweede lid, van dit Mandaatbesluit; betreffen de regiomanagers zoals opgenomen in bijlage 2 bij dit Mandaatbesluit.
De projectleiders: projectleiders als bedoeld in het Organisatie- en Formatierapport "De Provincie Limburg van de Toekomst" d.d. april 2006, respectievelijk de daarmee door de directie gelijk gestelde functionarissen;
De toezichthouder: de toezichthouder als bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
De kabinetschef: de verantwoordelijke ambtenaar voor de rijkstaken van de Commissaris van de Koningin en de taken van de Commissaris van de Koningin op het gebied van de openbare orde en veiligheid;
De unit control: de unit control van de Provincie Limburg zoals bedoeld in het Controllerstatuut Provincie Limburg 2006;
P&O-aangelegenheden: aangelegenheden op het gebied van personeel, organisatie en formatie en het daarmee samenhangende budget;
CAP: de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;
Organisatie- en formatierapport: het overkoepelende Organisatie- en Formatierapport "De Provincie Limburg van de Toekomst" en de bijbehorende 13 organisatie- en formatierapporten per afdeling, gezamenlijk vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij het definitieve Besluit tot reorganisatie d.d. 18 april 2006;
Beslissing: beslissing gericht op publiekrechtelijk of privaatrechtelijk rechtsgevolg, dan wel gericht op feitelijk gevolg;
Budgethouder: de functionaris die is aangewezen als budgethouder conform het bepaalde in de Regeling op het budgethouderschap;
Duurovereenkomst: een overeenkomst die verplichtingen in het leven roept tot opeenvolgende of voortdurende prestaties voor een periode langer dan vier jaar;
Raamovereenkomst: een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen.
Aan de secretaris/algemeen directeur wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend voor aangelegenheden op het gebied van de ambtelijke leiding van al hetgeen de Provincie betreft, zoals nader omschreven in de Instructie secretaris Provincie Limburg 2003 en het Directiestatuut Provincie Limburg.
1 Aan de directie wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend voor aangelegenheden op het gebied van personeel, financiën, organisatie en bedrijfsvoering, voor zover niet vallend onder het werkterrein/mandaat van een afdelingshoofd of programma-manager coalitieakkoord.
2 Tot de aangelegenheden, bedoeld in het eerste lid, behoren in ieder geval:
het herschikken van taken tussen de afdelingen;
het vaststellen van de werkterreinen van de afdelingshoofden en de programmamanagers coalitieakkoord;
aangelegenheden op het werkterrein van de afdelingshoofden: 1° ten aanzien waarvan de directie in een incidente el geval aan een afdelingshoofd mededeling heeft gedaan dat zij door de directie zullen worden behandeld of 2° die door een afdelingshoofd aan de directie ter afhandeling worden voorgelegd, tenzij zij naar het oordeel van de directie door een ander afdelingshoofd moeten worden behandeld;
beslissingen inzake het benoemen van budgethouders en programmabudgethouders;
beslissingen met betrekking tot stukken die bestemd zijn voor het georganiseerd overleg en/of de ondernemingsraad;
P&O-aangelegenheden, met uitzondering van de benoemingen, welke de afdelingshoofden, de unit control en de kabinetschef betreffen;
vervallen
het aanwijzen van de collectieve roostervrije dagen als bedoeld in artikel D.3 van de CAP;
het beslissen omtrent deelname door medewerkers aan congressen in het buitenland;
het beslissen omtrent goedkeuring voor het gebruik van een vliegtuig bij dienstreizen;
het beslissen omtrent het treffen van regelingen ter financiële of andere compensatie bij ontslag van medewerkers, zowel vrijwillig als onvrijwillig, met dien verstande dat deze bevoegdheid door het college wordt uitgeoefend voor zover het ontslag een lid van de directie betreft;
beslissingen te nemen ter uitvoering van de artikelen 2 en 4 van de Procedureregeling methodische functiewaardering provincies voor zover het een functie binnen de afdeling Bedrijfsvoering betreft;
het beslissen op bezwaren gericht tegen de beslissingen zoals bedoeld in de artikelen 2 en 4 van de Procedureregeling methodische functiewaardering, met uitzondering van de gevallen waarin het een functie binnen de afdeling bedrijfsvoering betreft of het bezwaarschrift afkomstig is van een lid van de directie. In deze laatste gevallen blijven Gedeputeerde Staten bevoegd;
het beslissen op bezwaren gericht tegen evaluatie- en beoordelingsbesluit zoals bedoeld in de Regeling jaargesprekken, tenzij het bezwaarschrift afkomstig is van een afdelingshoofd of een lid van de directie. In deze laatste gevallen blijven Gedeputeerde Staten bevoegd;
ambtenaren de toegang tot dienstlokalen, dienstgebouwen of het werk, dan wel het verblijf aldaar, te ontzeggen als bedoeld in artikel G.1, tweede lid, van de CAP;
een verklaring ex artikel 476a Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering af te geven indien beslag wordt gelegd op de vergoedingen die een statenlid uit hoofde van zijn functie toekomen ten laste van de Provincie Limburg; van het besluit wordt mondeling mededeling gedaan aan het college van Gedeputeerde Staten;
een verklaring ex artikel 476a Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering af te geven indien beslag wordt gelegd op loon of enige andere vordering die een medewerker uit hoofde van zijn dienstverband heeft op de Provincie Limburg.
3 In spoedeisende situaties, waarin onverwijld handelen geboden is, beslist de secretaris/algemeen directeur.
4 P&O-aangelegenheden voor zover het directieleden, niet zijnde de secretaris/algemeen directeur aangaat, worden uitgeoefend door de secretaris/algemeen directeur. P&O-aangelegenheden die de secretaris/algemeen directeur aangaan, uitgezonderd benoeming, schorsing en ontslag, worden uitgeoefend door de Commissaris van de Koningin.
1 Aan de afdelingshoofden wordt, ieder voor zich, mandaat, volmacht en machtiging verleend voor aangelegenheden op zijn werkterrein, als omschreven in bijlage 1, waaronder begrepen de P&Oaangelegenheden van de medewerkers van zijn afdeling, inclusief benoemingen, met uitzondering van aangelegenheden waarvoor mandaat, volmacht en machtiging is verleend aan de directie en aan de programma-managers coalitieakkoord.
2 Voor het hoofd grondbedrijf geldt, in afwijking van het eerste lid én uitgezonderd rechtspositionele aangelegenheden, dat slechts volmacht en machtiging wordt verleend onder de voorwaarden dat:
de betreffende aangelegenheid past binnen het door PS goedgekeurde Meerjarenperspectief Grondbedrijf;
met de betreffende aangelegenheid een geldbedrag van maximaal € 500.000,- is gemoeid en;
de betreffende aangelegenheid tegen marktconforme voorwaarden wordt verricht.
1 Aan de programma- en projectmanagers binnen het werkveld Ontwikkeling, zoals opgenomen in bijlage 2, wordt, ieder voor zich, volmacht en machtiging verleend met betrekking tot de besteding van (programma)budgetten met inachtneming van de gestelde randvoorwaarden in de Regeling op het budgethouderschap.
2 Aan de regiocoördinator wordt mandaat verleend om te beslissen op subsidie-aanvragen in het kader van het Regiofonds. Het bepaalde in artikel 9, onder k is hierop niet van toepassing.
Gedeputeerde Staten verlenen mandaat, volmacht en machtiging aan de Directeur Regionale Uitvoeringdienst Limburg Noord voor de aangelegenheden als bedoeld in het Mandaatbesluit Directeur Regionale Uitvoeringsdienst Limburg-Noord (Provinciaal Blad 2012, nr. .. ), een en ander met inachtneming van het bepaalde in het Mandaatbesluit 2006. Voor zover de taken zoals omschreven in artikel 13 van Bijlage 1 (Organisatie en takenoverzicht provincie Limburg) bij het Mandaatbesluit 2006 niet zijn gemandateerd aan de directeur Regionale Uitvoeringdienst Limburg Noord, blijft het afdelingshoofd Vergunningen en Subsidies bevoegd om deze taken uit te voeren.
1 De directie kan voor de aangelegenheden bedoeld in artikel 2A, met uitzondering van P&O aangelegenheden, schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, volmacht en machtiging verlenen aan afdelingshoofden, programma-managers coalitieakkoord of projectleiders.
2 In afwijking van het eerste lid kan de directie voor P&O aangelegenheden schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, volmacht en machtiging verlenen aan programma-managers of projectleiders in geval van omvangrijke programma's of projecten waaraan medewerkers volledig zijn toegewezen.
1 De afdelingshoofden kunnen, ieder voor zijn werkterrein, voor aangelegenheden als bedoeld in artikel 3, schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, volmacht en machtiging verlenen wat het werkterrein van ondergeschikte afdelingsonderdelen, programma's en projecten betreft, aan de bureau- of clusterhoofden van die onderdelen of aan de betreffende programma-managers en projectleiders, alsmede aan de hoofden secretariaat.
2 Voor bureau- of clusteroverstijgende afdelingstaken geldt, in afwijking van het eerste lid, dat slechts ondermandaat, volmacht en machtiging kan worden verleend aan plaatsvervangend afdelingshoofden en aan programma-managers of projectleiders.
3 Voor P&O aangelegenheden geldt, in afwijking van het eerste lid, dat slechts ondermandaat, volmacht en machtiging kan worden verleend aan bureau- of clusterhoofden en uitsluitend voor zover het betreft:
het houden van plannings-, voortgangs-, evaluatie- en beoordelingsgesprekken met bureau-of clustermedewerkers zoals is bedoeld in de Regeling jaargesprekken alsmede beloningsbeslissingen als bedoeld in de artikelen C7, C9 en C10 van de CAP;
het aangaan van verplichtingen inzake de opleiding van bureau- of clustermedewerkers overeenkomstig de door de afdelingshoofden daartoe vastgestelde opleidingsplannen;
verzoeken om betaling, voortvloeiend uit verplichtingen die zijn aangegaan voor de opleiding van bureau- of clustermedewerkers;
het verlenen van verlof aan bureau- of clustermedewerkers;
het accorderen van reisdeclaraties van bureau- of clustermedewerkers;
het doen van uitgaven ten behoeve van voor de werkzaamheden noodzakelijke apparatuur/hulpmiddelen.
4 De directie kan aan afdelingshoofden schriftelijk toestemming geven voor het verlenen van ondermandaat, volmacht en machtiging die afwijkt van het eerste, tweede of derde lid. De toestemming voor afwijking van de in het eerste lid bedoelde ondergrens geldt in elk geval ten aanzien van:
het in spoedeisende gevallen geven van opdrachten of doen van aankopen met betrekking tot facilitaire zaken tot een maximum van € 225,-;
beslissingen te nemen door de provinciale archiefinspecteur op grond van de Archiefwet;
beslissingen te nemen door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering omtrent het uitvoeren van call-geldtransacties in het kader van treasury;
beslissingen te nemen door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering omtrent het opnemen van kasgeldleningen, het plaatsen van tijdelijke beleggingen met een looptijd tot drie maanden in het kader van treasury en het verrichten van kruispost-overboekingen;
beslissingen te nemen door het afdelingshoofd Vergunningen en Subsidies omtrent de vaststelling van subsidies. De bevoegdheid geldt niet in het geval de subsidievaststelling is voorzien van een accountantsverklaring waarin een voorbehoud wordt gemaakt ten aanzien van: de bestede uren eigen personeel/het ontbreken van een tijdschrijfadministratie; het ontbreken van een projectadministratie, of de functiescheiding binnen de instelling (geringe omvang);
beslissingen tot het opleggen van een last onder bestuursdwang in situaties waarin aanleiding bestaat voor onmiddellijk bestuursrechtelijk handhavend optreden alsmede voor andere aangelegenheden in relatie tot bestuursrechtelijk handhavend optreden - niet zijnde besluiten - door daartoe aangewezen toezichthouders.
5 Van de in het eerste lid gegeven bevoegdheid zijn uitgezonderd beslissingen naar aanleiding van een klacht in de zin van Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, ingeval het bureau- of clusterhoofd, de programma-manager, de projectleider of een andere functionaris zelf direct betrokken is bij de klacht.
Het hoofd grondbedrijf kan voor aangelegenheden als bedoeld in artikel 3 schriftelijk rechtstreeks ondervolmacht en machtiging verlenen aan het clusterhoofd en aan de senior medewerkers die gelieerd zijn aan het grondbedrijf.
1 Het verlenen van ondermandaat, volmacht en machtiging als bedoeld in de artikelen 4, 5 en 5A alsmede wijziging daarvan, geschiedt schriftelijk en wat de formulering betreft in overleg met het afdelingshoofd Bestuursstaf en externe betrekkingen
2 Afschriften van beslissingen als bedoeld in het eerste lid, worden gezonden aan de directie en aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering.
3 Bij een daartoe door de directie aangewezen afdeling van de Provincie Limburg wordt een openbaar Mandaatregister bijgehouden, waarin dit besluit en de in de artikelen 4, 5 en 5A bedoelde (onder)mandaten, volmachten en machtigingen worden opgenomen en geactualiseerd.
1 De bevoegdheid om op grond van de artikelen 2 tot en met 5A beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het college.
2 Het college staat op grond van artikel 59a, tweede lid, van de Provinciewet de Commissaris van de Koningin toe de ondertekening van stukken, die van het college uitgaan, op te dragen aan de secretaris/algemeen directeur of aan een of meer andere provinciale ambtenaren.
Mandaat, volmacht en machtiging in de zin van dit besluit heeft, onverminderd artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht, géén betrekking op:
beslissingen met betrekking tot stukken die bestemd zijn voor het presidium en Provinciale Staten;
beslissingen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, waarop artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet van toepassing is;
beslissingen tot het aangaan van duurovereenkomsten en raamovereenkomsten voor een periode langer dan vier jaar;
beslissingen tot de oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
beslissingen , die leiden tot de vaststelling of wijziging van algemeen provinciaal beleid en van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht;
beslissingen tot het voordragen ter vernietiging of schorsing van besluiten van andere bestuursorganen;
beslissingen tot (het voordragen ter) benoeming van bestuurders in functies of commissies;
beslissingen tot het aangaan van intentieovereenkomsten, convenanten of daarmee gelijk te stellen overeenkomsten, met uitzondering van bepaalde in het Mandaatbesluit directeur Regionale Uitvoeringsdienst Limburg-Noord voor het aangaan van de arrangementen als bedoeld in artikel 7, lid 13 van de Bestuursovereenkomst RUD Limburg-Noord zoals deze is vastgesteld op 5 april 2012;
beslissingen tot het aangaan van een juridisch gestructureerde samenwerking tussen de Provincie Limburg en private partijen op het terrein van de ruimtelijke inrichting en haar exploitatie (PPS);
beslissingen tot het geheel of gedeeltelijk weigeren van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur;
beslissingen op bezwaarschriften, tenzij het bestreden primair besluit in ondermandaat is afgedaan én bij het beslissen op bezwaar niet wordt afgeweken van het advies van de commissie als bedoeld in het Reglement bezwaren en klachten Provincie Limburg;
beslissingen naar aanleiding van een klacht in de zin van Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, ingeval een lid van het college, een directielid dan wel een afdelingshoofd direct betrokken is bij de klacht, of beslissingen waarbij wordt afgeweken van het advies van de klachtenfunctionaris als bedoeld in het reglement bezwaren en klachten Provincie Limburg;
beslissingen om bezwaar in te stellen namens Gedeputeerde Staten;
beslissingen om beroep in te stellen namens Gedeputeerde Staten, waarbij het eerder door het college ingenomen standpunt wordt verlaten;
het indienen van verweerschriften en eventuele nadere memories namens Gedeputeerde Staten, waarbij het eerder door het college ingenomen standpunt wordt verlaten;
beslissingen om een civiel rechtsgeding te starten namens de Provincie Limburg;
beslissingen om verweer te gaan voeren namens de Provincie Limburg in civiele rechtsgedingen;
beslissingen waarbij wordt afgeweken van de Beleidsregels aanbesteding provincie Limburg;
beslissingen tot niet-openbare aanbestedingen, in gevallen waarbij de waarde van de opdrachten het grensbedrag in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten voor leveringen en diensten te boven gaan;
beslissingen tot het niet-melden van regelingen respectievelijk individuele gevallen van staatssteun bij de Europese Commissie via het Coördinatiepunt Staatssteun van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
beslissingen inzake het treffen van orde- en strafmaatregelen, behoudens het aan een medewerker ontzeggen van de toegang tot dienstlokalen, dienstgebouwen of het werk, dan wel het verblijf aldaar, als bedoeld in artikel G.1, tweede lid, van de CAP;
beslissingen inzake schorsing en ontslag van medewerkers, behoudens:
ontslagverlening op verzoek van de medewerker,
ontslag vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd,
ontslag in verband met ongeschiktheid uit hoofde van ziekte
het nemen van besluiten met betrekking tot de uitvoering van de FPU+.
beslissingen inzake de benoeming van afdelingshoofden, controllers unit control en de kabinetschef;
beslissingen waarbij wordt afgeweken van interne of externe adviezen;
beslissingen waarbij wordt ingestemd met het resultaat van de mediationprocedure, indien het geschil is terug te voeren op een niet-gemandateerde beslissing van het college;
beslissingen die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de Provincie Limburg dan wel bestuurlijk of politiek gevoelig zijn.
Mandaat, volmacht en machtiging in de zin van dit besluit heeft evenmin betrekking op:
besluiten tot het weigeren van een verklaring van geen bezwaar als bedoeld in de Wet op de Ruimtelijke Ordening (WRO);
besluiten tot afgifte van een verklaring van geen bezwaar als bedoeld in de WRO en besluiten tot het goedkeuren van bestemmingsplannen;
besluiten tot het geven van aanwijzingen aan gemeenten als bedoeld in de artikelen 3.8, zesde lid, en 4.2, eerste lid, van de Wet ruimtelijke ordening;
besluiten tot het weigeren van een vergunning of een ontheffing, met uitzondering van besluiten waarbij wordt geweigerd op grond van een algemeen verbindend voorschrift of beleidsregel of besluiten waarbij wordt geweigerd een omgevingsvergunning of toestemming te verlenen waarop de reguliere voorbereidingsprocedure van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht van toepassing is verklaard;
besluiten tot het verlenen van een vergunning voor projecten c.q. bedrijven waar een communicatietraject is of wordt gevolgd;
vervallen
besluiten tot het opleggen van een last onder bestuursdwang, dan wel het opleggen van een last onder dwangsom,behoudens in situaties waarin aanleiding bestaat voor onmiddellijke bestuursrechtelijk handhavend optreden;
besluiten tot toepassing van het bevelinstrumentarium van de Wet bodembescherming (Wbb), behoudens in spoedeisende situaties;
besluiten waarbij instemming wordt geweigerd op grond van de Wet bodembescherming (Wbb);
besluiten tot het vaststellen van subsidieplafonds;
besluiten tot het verlenen van subsidies voor zover deze € 125.000,- of meer bedragen;
besluiten tot het verlenen van incidentele subsidies ex artikel 4:23, derde lid, sub d Awb; m. besluiten tot weigering van de subsidieverlening, met uitzondering van:
de weigering op een grond genoemd in een algemeen verbindend voorschrift of beleidsregel;
de weigering als gevolg van het bereiken van een subsidieplafond;
de weigering van een aangevraagd subsidiebedrag lager dan € 25.000,-, vanwege hetontbreken van een wettelijk voorschrift als bedoeld in artikel 4:23, eerste lid, Awb en het eveneens niet van toepassing zijn van één van de uitzonderingen als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, Awb;
besluiten tot het opleggen van een vergoedingsplicht ten laste van de subsidie-ontvanger en tot het ambtshalve:
geheel of gedeeltelijk vaststellen van een subsidie;
geheel of gedeeltelijk intrekken of ten nadele van de subsidie-ontvanger wijzigen van een subsidieverlening- of vaststelling;
geheel terugvorderen van een subsidie of een voorschot.
1 De secretaris/algemeen directeur, directeuren, afdelingshoofden en programmamanagers coalitieakkoord binnen hun respectieve takenpakket, zijn gemachtigd tot het in voorkomende gevallen vertegenwoordigen van Gedeputeerde Staten in rechte en in mediationprocedures. Hieronder is mede begrepen de bevoegdheid om te beslissen op verzoeken om rechtstreeks beroep.
2 De secretaris/algemeen directeur, directeuren, afdelingshoofden en programmamanagers coalitieakkoord, binnen hun respectieve takenpakket, zijn bevoegd ambtenaren en externe adviseurs te machtigen het college van Gedeputeerde Staten te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures en in mediationprocedures.
1 De uitoefening van (onder)gemandateerde bevoegdheden, verleende (onder)volmachten of machtigingen geschiedt met inachtneming van:
ter zake geldende algemeen verbindende voorschriften (waaronder wettelijke regels en provinciale regelingen), beleidsregels, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, Aanwijzingen voor de decentrale overheden en andere van toepassing zijnde regelingen en instructies;
de bij dan wel op basis van de Organisatie- en formatierapporten vastgestelde taken;
de in de beschrijving van het Handboek Administratieve Organisatie voorgeschreven medeparaaf- procedures alsmede andere afspraken omtrent afstemming, coördinatie en uitvoering;
door het college vastgestelde danwei goedgekeurde programma's of projecten.
2 Het nemen van beslissingen over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op aangelegenheden met (mogelijke) financiële gevolgen geschiedt met inachtneming van het bepaalde in de Regeling op het budgethouderschap, en overigens voor zover daartoe in een vastgestelde begroting financiële middelen zijn toegekend.
3 De gemandateerde houdt een registratie bij van de krachtens (onder)mandaat, volmacht of machtiging genomen beslissingen.
Het krachtens mandaat of volmacht ondertekenen van stukken geschiedt als volgt: Gedeputeerde Staten van Limburg, namens dezen, (handtekening) (naam functionaris) (functie)
De gemandateerden stellen het college van Gedeputeerde Staten, dan wel de betrokken portefeuillehouders respectievelijk hun leidinggevenden, actief in kennis van de krachtens (onder)mandaat te nemen of reeds genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door het college, de betrokken portefeuillehouders of de leidinggevende van belang is.
De uit dit besluit voor de secretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden voortvloeiende bevoegdheden gaan in geval van afwezigheid over op hun plaatsvervanger, met uitzondering van de bevoegdheid tot het verlenen van ondermandaat, volmacht en machtiging.
1 In onvoorziene, spoedeisende gevallen, waarin onverwijld handelen geboden is, handelt de gemandateerde in de geest van dit besluit.
2 De nieuwe integrale tekst van dit besluit treedt in werking per 24 april 2012 en wordt gepubliceerd in het Provinciaal Blad. Deze nieuwe integrale tekst van het Mandaatbesluit 2006 treedt in de plaats van voorgaande versies van het Mandaatbesluit 2006.
3 Voor de uitoefening van (onder)gemandateerde bevoegdheden, verleende volmachten of machtigingen vóór de inwerkingtreding van dit besluit blijft het Besluit mandaat, volmacht en machtiging van toepassing, ook na 1 juli 2006.
4 . Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging blijft na 1 juli 2006 eveneens van toepassing op de afhandeling van subsidieaanvragen die zijn ingediend voor 1 juli 2006, inclusief de afhandeling van de eventuele bezwaar- en beroepschriften.
5 Een digitaal exemplaar van het Mandaatbesluit 2006 wordt tevens opgenomen in het Openbaar Mandaatregister.
Vervallen
Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit 2006.
Gedeputeerde Staten voornoemd, drs. Th.J.F.M. Bovens, voorzitter mr. A.C.J.M. de Kroon, secretaris Uitgegeven, 13 december 2012 De secretaris, mr. A.C.J.M. de Kroon
Toelichting Algemeen Deze toelichting geldt tevens als algemene instructie ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden. Reikwijdte Het onderhavige besluit heeft uitsluitend betrekking op de verlening van intern (onder )mandaat met betrekking tot bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten aan de directie, de afdelingshoofden, bureau- en clusterhoofden, programmamanagers en projectleiders. Voor extern mandaat gelden bijzondere regelingen. Mandaat, volmacht en machtiging In dit besluit wordt bij het verlenen van mandaat steeds het verlenen van volmacht en van machtiging voor het verrichten van andere handelingen mede betrokken. Onder mandaat wordt ingevolge artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht (Awb) verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees: in casu Gedeputeerde Staten) besluiten te nemen. Een besluit is ingevolge artikel 1:3 Awb: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Een voorbeeld daarvan is de beslissing om een subsidie te verstrekken (door middel van een subsidiebeschikking). Volmacht heeft betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen. Een voorbeeld daarvan is de beslissing om een overeenkomst aan te gaan. De gevolmachtigde handelt niet namens een (bestuurs)orgaan, zoals bij mandaat, maar namens een rechtspersoon. In casu is dat de rechtspersoon "Provincie Limburg". Overeenkomsten worden dus aangegaan door de rechtspersoon " Provincie Limburg". De beslissing om deze overeenkomst aan te gaan wordt genomen door het daartoe bevoegde bestuursorgaan (Gedeputeerde Staten). Is volmacht verleend voor het nemen van deze beslissing, dan wordt getekend door de gevolmachtigde ambtenaar, namens het college. Volmacht is geregeld in Boek 3, titel 3, van het Burgerlijk Wetboek (BW). De daarin opgenomen bepalingen gelden echter voor volmacht aan ondergeschikten van het college slechts voor zover zij niet in strijd zijn met de artikelen 10:2 t/m 10:11 Awb. Op volmacht aan niet-ondergeschikten is het BW onverkort van toepassing. Bij andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling kan gedacht worden aan niet-schriftelijke beslissingen en aan feitelijke handelingen. Voorbeelden daarvan zijn: het opmaken en verzenden van andere schriftelijke stukken dan besluiten, het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken en het doen van mededelingen. De verlening van mandaat, volmacht en machtiging in dit besluit kan uiteraard alleen betrekking hebben op aangelegenheden ten aanzien waarvan Gedeputeerde Staten bevoegd zijn. Bestuurs- en beheersbevoegdheden Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle bestuurs- en beheersbevoegdheden van Gedeputeerde Staten. Het begrip "bestuursbevoegdheden"omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te neme n met uitzondering van de bevoegdheid tot regelgeving, voor zover bij Gedeputeerde Staten berustend; deze bevoegdheid is van het verlenen van mandaat uitgesloten. De beslissingsbevoegdheden van Gedeputeerde Staten betreffen in het algemeen de publiekrechtelijke rechtshandelingen en de uitwerking daarvan is voornamelijk extern, op de burger gericht. De uitoefening van deze bevoegdheden mondt uit in een (veelal) schriftelijk besluit. Met de term "beheersbevoegdheden" wordt gedoeld op de bevoegdheden van Gedeputeerde Staten die buiten de externe beleidssfeer liggen Het gaat in dit geval in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke rechtshandelingen en aan feitelijke handelingen. 12 De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen, de uitoefening van beheersbevoegdheden, via volmacht, op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en door middel van machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging. Beslissing en besluit Onder de overkoepelende term "beslissing" wordt in dit mandaatbesluit al datgene begrepen, wat verandering brengt in de (juridische of beleidsmatige) status-quo. Hieronder valt dus zowel de beslissing gericht op publiekrechtelijk rechtsgevolg, de beslissing gericht op privaatrechtelijk rechtsgevolg als de op feitelijk gevolg gerichte beslissing . Bij de omschrijving van het begrip mandaat wordt uitgegaan van de bevoegdheid tot het nemen van een besluit. Met andere woorden de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden wordt zichtbaar in het nemen van besluiten Hierbij wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat onder het begrip besluit ook mede het vaststellen van een ontwerpbesluit in de zin van de Awb wordt begrepen en dat hierop de in het mandaatbesluit opgenomen regels ter zake van de bevoegdheidstoedeling onverkort van toepassing zijn. Ambtelijke voorbereiding en uitvoering Met regelmaat is discussie over de vraag wat nu feitelijk ambtelijk mag worden afgedaan (dus zonder dat mandaat, volmacht en machtiging nodig is). Hierbij dient als algemeen onderscheidend criterium te gelden dat Gedeputeerde Staten de beslissingen neemt, en dat de ambtelijke organisatie wordt ingezet voor de voorbereiding respectievelijk uitvoering daarvan. Dat betekent dat zodra op ambtelijk niveau beslissingen worden genomen, de bevoegdheid hiertoe geregeld moet zijn in een formeel (onder)mandaat, volmacht of machtiging. De voorbereiding en uitvoering van (door of krachtens expliciet mandaat namens Gedeputeerde Staten genomen) beslissingen behoort tot de ambtelijke verantwoordelijkheid van de organisatie. Deze voorbereiding en uitvoering wordt uitgeoefend binnen en met inachtneming van de door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten vastgestelde kaders, waaronder organisatiebesluiten, rechtspositionele regelingen (die vaak ook rechtstreekse bevoegdheden geven aan afdelingshoofden), het handboek AO en de Regeling op het budgethouderschap. Onder de voorbereiding en uitvoering van beslissingen valt onder meer: het voeren van informatieve correspondentie, het vragen van adviezen, het verstrekken van feitelijke gegevens, het ter inzage leggen van stukken, het doen van kennisgevingen (waaronder vooraankondigingen, het stellen van termijnen daaronder begrepen, terzake van de uitoefening van bestuursdwang). Volledigheidshalve zij opgemerkt, dat het regelmatig voorkomt dat de voorbereiding of uitvoering van een beslissing op zichzelf ook een beslissing is. In een dergelijk geval zal ook de voorbereidings- c.q. uitvoeringsbeslissing bevoegd (door Gedeputeerde Staten of ambtelijk krachtens expliciet mandaat) moeten worden genomen. Bevoegdheid mandaatverstrekker Het verlenen van mandaat (volmacht en machtiging) betekent niet, dat Gedeputeerde Staten niet meer bevoegd zijn de betrokken bevoegdheid uitte oefenen en dat nog slechts de gemandateerden die bevoegdheid zouden hebben. Gedeputeerde Staten blijven altijd bevoegd de bevoegdheid zelf uit te oefenen (artikel 10:7 Awb). Gedeputeerde Staten kunnen het mandaat ook te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb). Verder is de gemandateerde gehouden om Gedeputeerde Staten inlichtingen te verschaffen over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden en om door Gedeputeerde Staten gegeven instructies op te volgen (artikel 10:6 Awb). Die instructies kunnen algemeen zijn of per geval gegeven worden. Bijzondere mandaten Het onderhavige besluit is een regeling van algemene aard. Als mandaatverlenend bestuursorgaan blijven Gedeputeerde Staten bevoegd om voor bijzondere gevallen een specifieke regeling te treffen. Onder meer kan dit gelden voor mandatering aan individuele college-leden. 13 Daarvoor zal dan steeds een apart collegebesluit nodig zijn. Uitgangspunt blijft echter een zo groot mogelijke uniformiteit op grond van deze regeling en een beperking van het aantal bijzondere regelingen Overlegprocedures en vervangingsregelingen Voorts zij er nog op gewezen dat dit mandaatbesluit niet afdoet aan de binnen de organisatie ten aanzien van de voorbereiding van besluiten geldende overleg- en coördinatieprocedures. Deze blijven onverkort hun gelding behouden. Dit geldt evenzeer voor de vervangingsregelingen voor de directie en de afdelingshoofden. Hiervoor zullen afzonderlijke regelingen worden vastgesteld. Vertegenwoordiging De in het voorgaande bedoelde ondertekening van stukken moet goed worden onderscheiden van vertegenwoordigingshandelingen van de provincie als zodanig (als rechtspersoon). Deze laatste handelingen kunnen ook ondertekening van stukken mee brengen. In de meeste gevallen kunnen deze stukken niet gezien worden als van Gedeputeerde Staten uitgaand in de zin van de Provinciewet. Gedacht dient met name te worden aan de (formele) ondertekening van overeenkomsten, als sluitstuk van de daaraan voorafgaande al dan niet gemandateerde besluitvorming. De vertegenwoordiging van de provincie in en buiten rechte is op grond van artikel 176 van de Provinciewet opgedragen aan de Commissaris van de Koningin. Deze kan ter zake echter volmacht verlenen (zie het Vertegenwoordigingsbesluit Commissaris van de Koningin 2006). Financieel kader Aan een verleend (onder)mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen. De Regeling op het budgethouderschap is het hiertoe aangewezen financiële kader. Uitgangspunt hierbij is, dat een directielid of een afdelingshoofd wordt aangewezen als budgethouder. De budgethouder is verantwoordelijk voor beheersing van de begrotingsuitvoering van de aan hem toegewezen budgetten. Hij is bevoegd om ten laste van die budgetten verplichtingen aan te gaan. Het directielid of een afdelingshoofd kan het budgethouderschap vervolgens opdragen aan een cluster- of bureauhoofd en, in uitzonderlijke gevallen, aan een programma-manager (thema-trekker) of projectleider (grote projecten). Het opdragen van het budgethouderschap gaat in de regel samen met het verstrekken van (onder)mandaat. In uitzonderlijke gevallen is dit niet het geval. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand zijn wanneer toestemming is verleend voor het verlenen van ondermandaat, volmacht of machtiging aan een functionaris niet zijnde een bureau- of clusterhoofd danwel een programma-manager of projectleider. De budgethouder kan het beheer van een budget opdragen aan een onder zijn verantwoordelijkheid werkende ambtenaar. Deze budgetbeheerder ondersteunt de budgethouder voor wat betreft het beheer van het budget. Artikelsgewijs Waar geen toelichting bij een artikel is gegeven, spreekt de inhoud voor zich. Artikel 1 De definities in dit artikel leggen een relatie met het voor deze provincie bestaande Organisatie- en Formatierapport "De Provincie Limburg van de Toekomst", inclusief de bijbehorende Organisatie- en formatierapporten van de nieuwe afdelingen, gezamenlijk vastgesteld door Gedeputeerde Staten bij het definitieve Besluit tot reorganisatie d.d. 18 april 2006; Voor de wijze waarop de verdeling van de bevoegdheden is geregeld is de gekozen organisatiestructuur en de daaraan ten grondslag gelegde filosofie uiteraard van groot belang. 14 Artikel 1, onder f In dit sub f wordt een definitie gegeven van bureau- en clusterhoofden. De directie kan in uitzonderlijke gevallen bepalen dat andere functionarissen gelijk worden gesteld met bureau- of clusterhoofden. Voor de afdeling Infra is -vanwege het ontbreken van bureau- en clusterhoofden- van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Dat impliceert dat drie managers van de afdeling infra gelijk worden gesteld met clusterhoofden. Het betreft de contractmanager, de tracé-manager en de disiplinemanager van de afdeling Infra. Aan deze drie functionarissen kan dus ook ondermandaat worden verstrekt. Artikelen 2 en 3 Deze artikelen regelen de verlening van mandaat aan de directie en de afdelingshoofden. Het mandaat is als volgt geregeld: een rechtstreeks open mandaat aan de directie en de afdelingshoofden met bevoegdheid om — benoemd en voor zover niet uitgezonderd — ondermandaat te verlenen aan bureau- en clusterhoofden respectievelijk aan programmamanagers en projectleiders. Het feit dat de eerste verantwoordelijkheid voor de uitoefening van het mandaat bij de gemandateerde ligt laat onverlet dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor zowel de uitoefening van hun bevoegdheden als de toepassing van het mandaatbesluit bij Gedeputeerde Staten zelf berust. Het college heeft als mandaterend bestuursorgaan de mogelijkheid om bevoegdheidsuitoefening aan zich te trekken om zo nodig in te grijpen. Dit laatste behoeft gelet op artikel 10:7 van de Awb niet expliciet in het mandaatbesluit te worden bepaald. Artikel 2 Bij de mandaatverlening aan de directie (artikel 2) zijn de aangelegenheden vermeld waarmee de directie is belast op grond van het Directiestatuut Provincie Limburg. Het betreft de algemene en in de regel "afdelingsoverstijgende" aangelegenheden op het gebied van personeel, financiën, organisatie en bedrijfsvoering. Het tweede lid bevat een omschrijving van aangelegenheden die in elk geval bij de directie berusten. Deze taken zijn hier bewust opgesomd om de bevoegdheidsafbakening tussen de directie en de afdelingshoofden duidelijk aan te geven. Het is daarom van belang dit artikel te lezen in samenhang met artikel 3 waar het mandaat van de afdelingshoofden aan de orde is. Artikel 3, lid 1 Artikel 3 bevat de kern van het mandaat van de afdelingshoofden. Daarbij is het werkterrein van ieder afdelingshoofd het uitgangspunt. In bijlage 1 is een globale uiteenzetting gegeven van het takenpakket van ieder afdelingshoofd. Dit takenpakket is gebaseerd op het Besluit tot reorganisatie en de bijbehorende Organisatie- en formatierapporten d.d. 18 april 2006. De afdelingshoofden hebben mandaat (volmacht en machtiging) op hun werkterrein, behalve voor de aangelegenheden die aan Gedeputeerde Staten zijn voorbehouden, de aangelegenheden waarvoor aan de directie mandaat is verleend of de aangelegenheden die door de directie aan een ander afdelingshoofd zijn opgedragen dan wel door de directie zelf zullen worden afgedaan. De afdelingshoofden moeten steeds beoordelen of aangelegenheden op hun werkterrein door de directie of door Gedeputeerde Staten moeten worden behandeld. Indien dat het geval is moeten zij die aangelegenheden aan de directie respectievelijk Gedeputeerde Staten voorleggen en hebben zij daarvoor geen mandaat. De directie legt aangelegenheden die naar haar oordeel door Gedeputeerde Staten moeten worden behandeld aan Gedeputeerde Staten voor. Daarvoor heeft zij dan geen mandaat. 15 Indien een afdelingshoofd aan de directie een aangelegenheid voorlegt, omdat deze naar het oordeel van het afdelingshoofd door de directie moet worden behandeld, maar de directie van mening is dat de aangelegenheid door een ander afdelingshoofd moet worden behandeld - omdat die aangelegenheid tot diens werkterrein behoort - legt de directie die aangelegenheid aan dat andere afdelingshoofd ter behandeling voor. Voor die aangelegenheid heeft dan niet de directie maar het andere afdelingshoofd mandaat. Voor aangelegenheden op het werkterrein van een afdelingshoofd, ten aanzien waarvan de directie heeft meegedeeld dat zij door de directie zelf zullen worden behandeld, heeft het afdelingshoofd evenmin mandaat. Dit laatste is met name bedoeld voor situaties waarin de verantwoordelijkheid voor het ambtelijk apparaat in het geding is en de directie uit dien hoofde tot ingrijpen genoodzaakt is. Artikel 3, lid 2 Dit lid geeft aanvullende bepalingen inzake het mandaat voor het hoofd grondbedrijf. Het grondbedrijf heeft in de eerste fase het karaktervan een programma. Het hoofd grondbedrijf is inhoudelijk eindverantwoordelijk ambtenaar voor het grondbedrijf. Het hoofd grondbedrijf opereert onafhankelijk t.o.v. afdelingshoofden. In schema: Gedeputeerde Staten ↓ ↓ ↓ directie ------------afdelingshoofden---------hoofd grondbedrijf Net als bij de afdelingshoofden is het werkterrein van het hoofd grondbedrijf het uitgangspunt. Dit werkterrein is in bijlage 1 van het Mandaatbesluit 2006 nader omschreven. Voor aangelegenheden op dit werkterrein heeft het hoofd grondbedrijf volmacht en machtiging om namens GS beslissingen te nemen. Het gaat met andere woorden om privaatrechtelijke takenA/verkzaamheden die nodig zijn om de projecten die genoemd worden in het Meerjarenperspectief Grondbedrijf tot stand te brengen. Aan dit mandaat zijn echter -rekening houdend met de besluitvorming in PS op 29 juni 2007 terzake het Meerjarenperspectief voor het Grondbedrijf- expliciet drie uitdrukkelijke randvoorwaarden verbonden. Verder geldt uiteraard dat wanneer één van de algemene uitzonderingen van toepassing is uitsluitend het college bevoegd is te beslissen. Bijvoorbeeld de beslissing tot het aangaan van convenanten en andere samenwerkingsovereenkomsten. Het hoofd grondbedrijf zal dus steeds moeten beoordelen of een bepaalde aangelegenheid op zijn werkterrein door het college moet worden behandeld. Indien dat het geval is moet hij die aangelegenheden aan het college voorleggen en heeft hij daarvoor geen mandaat. Artikelen 4 en 5 Het bepaalde in deze artikelen biedt de directie respectievelijk de afdelingshoofden (met uitzondering van het hoofd grondbedrijf) de mogelijkheid om -binnen zijn werkterrein- te besluiten tot het verlenen van (onder)mandaat, volmacht en machtiging aan afdelingshoofden respectievelijk aan bureau- en clusterhoofden. Tegelijkertijd is er in voorzien dat rechtstreeks ondermandaat, met uitzondering van P&O aangelegenheden, kan worden verstrekt aan programmamanagers en projectleiders. De categorie "projectleiders" is opgenomen omdat er in de provinciale organisatie steeds meer projectmatig gewerkt wordt en met name bij grote projecten behoefte is aan ondermandaat voor de projectleiders die niet tevens afdelingshoofd dan wel bureau- of clusterhoofd zijn. De categorie "programmamanagers" ziet met name op het beoogd ondermandaat aan de thematrekkers. Specifieke uitzonderingen op de hierboven omschreven ondergrens met betrekking tot ondermandaat is mogelijk, maar dient expliciet door de directie te worden gefiatteerd. Voor een aantal beslissingen wordt dit fiat al op voorhand gegeven in het vierde lid. 16 Voor de relatie tussen verleende (onder)mandaten en budgethouderschap wordt verwezen naar het algemene deel onder "financieel kader". In schema: Gedeputeerde Staten van Limburg ↓ ↓ mandaat, volmacht en machtiging directie ---------------afdelingshoofden ↓ ↓ ondermandaat, volmacht en machtiging afdelingshoofden cluster- en bureauhoofden programmamanagers programmamanagers projectleiders projectleiders Hoewel de omvang van het gebruik van het ondermandaat binnen de diverse afdelingen onderling zal verschillen, dient de wijze waarop dit gebruik plaats heeft echter wel zo uniform mogelijk te zijn. Er zij verder op gewezen dat de bepalingen in de Awb over mandaat en de uitgangspunten en regels van dit mandaatbesluit ook op het gebruik van ondermandaat, volmacht en machtiging volledig van toepassing zijn. Dat betekent dat ook voor ondermandaat geldt dat het zich niet kan uitstrekken tot aangelegenheden die aan Gedeputeerde Staten zijn voorbehouden (de uitzonderingen), dat het te allen tijde kan worden ingetrokken, dat de mandaatgever altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, dat de mandaatgever aan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies kan geven en dat de gemandateerde op verzoek van de mandaatgever inlichtingen dient te verschaffen. De in artikel 12 opgenomen formulering voor ondertekening dient in geval van ondermandaat ongewijzigd te worden toegepast. Het is niet de bedoeling dat ook de verlener van het ondermandaat in deze formulering wordt vermeld. In het derde lid van artikel 5, zijn voor wat betreft P&O-aangelegenheden enige beperkingen opgenomen op de bevoegdheid van de afdelingshoofden om ondermandaat te verlenen. Gelet op de Instructie Mandaatbesluit 2006 van de algemeen directeur van 30 juni 2008 is het juist aangewezen dat de in het derde lid genoemde bevoegdheden op het laagst leidinggevend niveau in ondermandaat worden uitgeoefend. Het vierde lid geeft de mogelijkheid de beperkingen weer ongedaan te maken, indien de directie daartoe besluit. Bij artikel 5, vierde lid, onder f kan worden gedacht aan bestuursdwangbesluiten in het kader van het Vuurwerkbesluit te nemen door de daartoe aangewezen toezichthouders. Artikel 5A Voor het hoofd grondbedrijf (grondbedrijf is geen afdeling) is het wenselijk dat hij niet alleen aan het clusterhoofd (pas in 2009 gecreëerde functie), maar ook aan de senior medewerkers die gelieerd zijn aan het grondbedrijf volmacht en machtiging kan verlenen. Artikel 6 Een schriftelijk verleend algemeen mandaat is een besluit dat overeenkomstig artikel 3:42 van de Awb bekend moet worden gemaakt. Dit kan geschieden via bekendmaking in een dag-, nieuws- of huis-aanhuisblad, dan wel op een andere geschikte wijze. De Toelichting op de Awb beschouwt de inschrijving in een algemeen toegankelijk register voor mandaatbesluiten als een goede vorm van bekendmaking. Het mandaatregister is te vinden op intranet. Bekendmaking in het Provinciaal Blad wordt daarenboven als uitgangspunt genomen. 17 Vanaf 1 januari 2010 zal het Provinciaal Blad in elektronische vorm op de website www.limburq.nl verschijnen. Artikelen 8 en 9 In het tweede lid van artikel 10:3 Awb wordt een aantal bevoegdheden van mandaat uitgesloten, te weten de bevoegdheden: • tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften; • tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen mandaatver lening verzet; • tot het beslissen op een beroepschrift; • tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan Daarnaast bepaalt artikel 10:3, derde lid Awb dat geen mandaat wordt verleend tot het beslissen op een bezwaarschrift ingeval de gemandateerde zelf het besluit waartegen het bezwaar zich richt krachtens mandaat heeft genomen. Nu de Awb zelf beperkingen stelt ten aanzien van de bevoegdheid om van mandaat gebruik te maken, zijn deze beperkingen niet in het mandaatbesluit opgenomen. Omwille van de overzichtelijkheid en volledigheid is er voor gekozen deze beperkingen op te nemen in deze toelichting. Zulks om aan te geven dat dit mandaatbesluit zelf geen uitputtende regeling bevat, doch dat bij gebruik ervan ook naar titel 10.1 van de Awb moet worden gekeken. De uitzonderingen in dit mandaatbesluit zijn opgesomd in twee artikelen. In artikel 8 wordt een opsomming gegeven van aangelegenheden die alle afdelingen kunnen aangaan. In artikel 9 zijn de uitzonderingen weergegeven die alleen bepaalde afdelingen aangaan. Deze twee artikelen regelen primair de taakverdeling tussen Gedeputeerde Staten zelf en de gemandateerden. Met andere woorden in deze artikelen is bepaald, welke besluiten naast die genoemd in artikel 10:3 Awb door Gedeputeerde Staten genomen moeten worden. Uiteraard kan ook in alle andere gevallen -om tegemoet te komen aan de vaak wisselende inzichten die het gewicht van een bepaald besluit op enig moment bepalen — door de gemandateerde worden besloten van zijn bevoegdheid geen gebruik te maken en derhalve worden aangestuurd op een besluit van de mandaatgever (het college van Gedeputeerde Staten). Zoals reeds in de toelichting bij de artikelen 4 en 5 staat vermeld kan het college van Gedeputeerde Staten het in incidentele gevallen noodzakelijk achten het initiatief te nemen en in te grijpen. Artikel 8, onder a Hieronder vallen ook stukken die bestemd zijn voor een statencommissie. Artikel 8, onder b Besluiten waarover Provinciale Staten met toepassing van artikel 167, vierde lid, van de Provinciewet vooraf worden gehoord, vallen vanwege de te volgen procedure reeds onder ad a, maar zijn voor alle duidelijkheid expliciet uitgezonderd. Artikel 8, onder b1 Zowel raam- als duurovereenkomsten voor een periode korter, of gelijk aan vier jaar kunnen in mandaat worden afgedaan. Uiteraard rekening houdend met de restricties genoemd onder artikel 8, sub r (Aanbestedingsregels) en sub y (ingrijpende gevolgen, danwel bestuurlijk of politiek gevoelig). 18 Artikel 8, onder c In deze gevallen schrijft de Provinciewet (artikel 158, tweede lid) tevoren toezending van een ontwerpbesluit aan Provinciale Staten voor; naar analogie van de uitzondering ad b is ook deze uitzondering expliciet opgenomen. Artikel 8, onder d Het bepalen van beleidshoofdlijnen dient aan het bestuursorgaan zelf voorbehouden te blijven. Artikel 8, onder e en f De consequenties van deze besluiten zijn in het algemeen van dien aard, dat mandaat op ambtelijk niveau niet in de rede ligt. Artikel 8, onder g In dit sub g gaat het om een schriftelijke afspraak of samenstel van afspraken -onder welke benaming dan ook- tussen de Provincie Limburg en één of meer wederpartijen (een andere overheid, semi-publieke of private partij), die betrekking heeft of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden door GS of anderszins gericht is op verwerkelijking van provinciaal beleid. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het college. Artikel 8, onder j Afwijking van een advies is verstrekkend en behoort daarom aan het college. Artikel 8, onder k Deze beperking waarborgt onpartijdigheid bij de afhandeling van klachten. Voor afwijking van het advies van de klachtenfunctionaris geldt hetzelfde als voor de afwijking van de beslissingen op bezwaar. Artikel 8, onder r Hier wordt slechts één type van besluiten met betrekking tot aanbestedingen in algemene zin voorbehouden aan Gedeputeerde Staten. Hiernaast kent de provincie andere kaders en randvoorwaarden met betrekking tot aanbestedingen waaronder de Beleidsregels aanbesteding provincie Limburg. Artikel 8, onder s Het niet-melden is uitgezonderd vanwege de bestuurlijke gevoeligheid en het afbreukrisico. Artikel 8 onder t, u, v Vanwege de aard en reikwijdte van deze bevoegdheden is mandaat uitgesloten. Voor de (algemene) rechtspositieregelingen voor provinciaal personeel geldt overigens ook reeds artikel 10:3, tweede lid, onder a, van de Awb (betreffende vaststelling van algemeen verbindende voorschriften) en voor zover van toepassing de uitzondering sub d van dit artikel. Artikel 8, onder w In geval van tegengestelde ambtelijke standpunten, bijvoorbeeld blijkend uit een afwijkend medeadvies, vindt besluitvorming niet op ambtelijk niveau plaats. Datzelfde geldt, indien het voornemen bestaat bij het besluit af te wijken van de adviezen van externe (wettelijke) adviseurs. 19 Artikel 8, onder x De beslissing om al dan niet deel te nemen aan een mediationprocedure kan heel wel in mandaat gebeuren, ook in het geval de beslissing die in het geding is door het college zelf is genomen. Op ambtelijk niveau kan gevoeglijk worden vastgesteld wanneer het college een standpunt heeft ingenomen dat geen ruimte meer laat voor een mediationprocedure. Hierbij wordt ook in aanmerking genomen dat gerechten veelvuldig verzoeken sturen of kan worden ingestemd met een mediationprocedure. Artikel 8, onder y De term "ingrijpende gevolgen" is gekozen in het verlengde van het bepaalde in artikel 167, vierde lid Provinciewet. In feite valt deze categorie beslissingen ook onder sub b van dit artikel. Een aangelegenheid ligt in ieder geval gevoelig als er grote belangstelling voor is in de pers of er maatschappelijke onrust over bestaat, zodat aannemelijk is dat het college of een lid van het college daarover aangesproken zal worden. Artikel 9 onder a, b en c Deze uitzonderingen zijn opgenomen in lijn met de ter zake gevormde jurisprudentie, respectievelijk omdat de aard van de bevoegdheid zich blijkens de toelichting bij artikel 10:3 Awb tegen mandatering verzet. Artikel 9, onder d Het buiten behandeling stellen van een aanvraag ex artikel 4:5 Awb valt niet onder deze uitzondering. Artikel 9, onder e Projecten c.q. bedrijven waar een communicatietraject voorafgaand aan de vergunning is of wordt gevolgd zijn uitgezonderd van mandaat. Het kwaliteitshandboek van de afdeling Vergunningen en Subsidies bepaalt wanneer wordt overgegaan tot een communicatietraject. Artikel 9 onder n Indien een subsidie lager wordt vastgesteld dan reeds bevoorschot is, dan kan het teveel betaalde in de mandaat worden terug gevorderd. Het ambtshalve geheel terugvorderen van een subsidie of voorschot is uitgezonderd van mandaat. Artikel 10 Ondervertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten in rechte wordt voor de toepassing van dit besluit verstaan de vertegenwoordiging in procedures van bezwaar, administratief beroep, beroep (voorlopige voorziening daaronder begrepen) en de klacht behandeling. Voor de duidelijkheid is toegevoegd dat tevens op verzoeken om rechtstreeks beroep in mandaat kan worden beslist. Bij instemming wordt de bezwaarprocedure overgeslagen. In geval er een bezwaarschrift aan de orde is met betrekking tot een bestuurlijk of politiek gevoelige kwestie gaat de regel op van artikel 8, onder y, dat dit is voorbehouden aan het college. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat het college op grond van artikel 158, eerste lid, aanhef en onder f, van de Provinciewet tevens bevoegd is om namens de provincie en provinciale staten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij provinciale staten, voor zover het provinciale staten aangaat, in voorkomende gevallen anders beslissen. In het verlengde hiervan is het college eveneens bevoegd om vertegenwoordigers aan te wijzen in dergelijke gedingen. 20 Artikel 11 De in dit besluit opgenomen instructies zijn beperkt tot enkele algemene aspecten en de wijze van ondertekening van stukken. Dat laat uiteraard onverlet dat nog tal van nadere instructies gegeven kunnen worden, met name ook op inhoudelijk terrein. Ingevolge artikel 10:6 Awb kunnen deze instructies zowel per geval als in het algemeen gegeven worden. Niet vereist is, dat zij schriftelijk worden gegeven; het kan dus ook mondeling. De onder a en b genoemde aspecten spreken voor zich. Uiteraard dienen de wettelijke kaders, provinciale regelgeving (algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels), bestaande aanwijzingen en (medeparaaf)procedures in acht genomen te worden. Voor wat betreft provinciale regelgeving kan hierbij bijvoorbeeld worden gedacht aan de Algemene subsidieverordening 2004, de Beleidsregels aanbesteding provincie Limburg en de Gedragsregels voor het inhuren van privé-personen. Bij twijfel omtrent het geldende recht kan daarover advies worden ingewonnen bij de afdeling Bestuursstaf en externe betrekkingen. Onder c vallen ook de afspraken die tussen de afdelingen worden vastgelegd in een zogenaamde "SLA". Artikel 12 Dit artikel is beperkt tot mandaat en volmacht. Bij machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn is het uitdrukkelijk vermelden dat de ambtenaar handelt namens Gedeputeerde Staten niet altijd praktisch en in veel gevallen ook reeds evident. Niettemin is het van belang dat een ieder zich er voortdurend van bewust is, dat hij handelt onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. In bepaalde gevallen zal het ook aangewezen zijn om uitdrukkelijk kenbaar te maken - mondeling of schriftelijk - dat men handelt namens Gedeputeerde Staten. Uiteraard is daarbij steeds vereist dat machtiging is verleend. Artikel 13 Omdat Gedeputeerde Staten als mandaatgever uiteindelijk verantwoordelijk zijn, dient het college over de mogelijkheid te beschikken deze verantwoordelijkheid waar te maken. De gemandateerde dient derhalve verantwoording af te leggen aan het college en het college dient over controlemogelijkheden te beschikken Dit geldt evenzeer voor de (onder)gemandateerde en zijn leidinggevende. Het initiatief voor de verantwoording ligt in de nieuwe regeling bij de gemandateerde. Het in kennis stellen van het college, de betrokken portefeuillehouders of de leidinggevende wordt afhankelijk gemaakt van het belang van het besluit. Binnen de provincie zullen hiervoor diverse rapportagemogelijkheden ter beschikking gesteld worden. Het college blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheden zo nodig zelf uit te oefenen (art. 10:7 Awb). De betrokken portefeuillehouders en leidinggevenden kunnen zich ook door de gemandateerden laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten, (artikel 10:6, lid 2). Artikel 14 Er zij op gewezen dat de voorziening van artikel 14 beperkt is tot het geval van afwezigheid van de afdelingshoofden en de secretaris/algemeen directeur. Voor alle andere gevallen dient voor de bevoegdheidsverlening aan een plaatsvervanger gebruik te worden gemaakt van de figuur van het ondermandaat (artikelen 4 en 5). Bijlage 1 Organisatie en takenoverzicht Provincie Limburg (1 okt. 2007) Uitgangspunten: