Klachtreglement

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de klachtencommissie als bedoeld in artikel 4 van de verordening interne klachtbehandeling 2010;

• b.

  directeur: de betrokken directeur, lid van de directieraad en, indien de directeur de behandeling van klachten op basis van artikel 3,1 van de verordening interne klachtbehandeling 2010 heeft gemandateerd aan een sectormanager, de sectormanager;

Artikel 2. Samenstelling en benoeming

De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden. De commissie wordt samengesteld uit een aantal door de directieraad benoemde klachtencommissieleden, die als ambtenaar werkzaam zijn bij een van de sectoren.

Het secretariaat van de commissie wordt gevoerd door een ambtenaar.

Artikel 3. Onafhankelijke positie

• 1.

  De commissie is, voor wat betreft haar taakuitoefening, aan niemand ondergeschikt.

• 2.

  Op verzoek van de klager kan elk van de leden van de commissie worden gewraakt op grond van feiten en omstandigheden waardoor de onafhankelijke positie van de commissie schade zou kunnen lijden.

Artikel 4. Taak.

• 1.

  De commissie onderzoekt ingediende klachten over gedragingen van een ambtenaar.

• 2.

  De commissie stelt de ambtenaar, waar de klacht betrekking op heeft, en de betrokken teammanager, in kennis van de klacht en geeft hen de gelegenheid daarop te reageren.

• 3.

  De commissie kan de sectormanager en de betrokken directeur eveneens in kennis stellen van de klacht.

• 4.

  De commissie onderzoekt vervolgens de klacht en brengt een advies daaromtrent uit aan de directeur, waarin zij haar oordeel uitspreekt over de vraag of de gedraging, geheel of gedeeltelijk als niet behoorlijk moet worden aangemerkt. Indien naar het oordeel van de commissie onvoldoende zekerheid is verschaft over de feitelijke toedracht van de gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, wordt in het advies geen oordeel uitgesproken.

• 5.

  De commissie kan gedurende het onderzoek de directeur adviseren de klager en de ambtenaar waar de klacht betrekking op heeft, voorstellen te doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

Artikel 5. Grondslag en wijze van indiening

• 1.

  Een ieder heeft het recht bij de commissie klachten in te dienen over gedragingen als bedoeld in artikel 9:1 van de algemene wet bestuursrecht.

• 2.

  Een klacht kan worden ingediend bij:

  • a.

    het college van B&W, Postbus 1992, 6201 BZ Maastricht of

  • b.

    het GemeenteLoket (Mosae Forum 10) of

  • c.

    het betrokken team of de betrokken sector.

De commissie wordt binnen twee dagen op de hoogte gesteld van de klacht. De commissie ontvangt daarbij een afschrift van de klacht.

• 3.

  Een klacht wordt bij voorkeur schriftelijk (per brief of e-mail via post@maastricht.nl) ingediend en dient te bevatten:

  • a.

    de naam en het adres van de klager;

  • b.

    een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft en mededeling wie zich aldus heeft gedragen en waar, wanneer en jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden;

  • c.

    de reden waarom de klager bezwaar heeft tegen de gedraging.

• 4.

  Indien niet voldaan is aan het bepaalde in het derde lid, wordt klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen een hem daartoe gestelde termijn te herstellen.

• 5.

  Indien de klager dat wenst wordt hem door of vanwege de commissie medewerking verleend bij het op schrift stellen van de klacht.

• 6.

  De commissie geeft de klager binnen een week na de ontvangst van de klacht een schriftelijk of mondeling behandelingsbericht.

Artikel 6. Minnelijke schikkingsprocedure

• 1.

  De commissie stuurt een afschrift van de klacht die bij haar is ingediend binnen twee dagen door naar de ambtenaar waarop de klacht betrekking heeft en de betrokken teammanager.

• 2.

  Indien een klacht zich daarvoor leent neemt de teammanager van het betrokken team (of na overleg een klachtencommissielid) zo spoedig mogelijk telefonisch contact op met de klager om de klacht nader te laten toelichten en om te proberen de gang van zaken te verduidelijken en zo mogelijk te bemiddelen.

• 3.

  De commissie start het onderzoek naar de klacht twee weken na ontvangst van de klacht, wanneer blijkt dat de bemiddelingspoging binnen die termijn niet succesvol is geweest.

Artikel 7. Achterwege blijven van onderzoek

• 1.

  De commissie is niet bevoegd een onderzoek in te stellen of voort te zetten:

  • a.

    indien de aangelegenheid behoort tot het algemeen gemeentebeleid;

  • b.

    betreffende algemeen verbindende voorschriften;

  • c.

    zolang ten aanzien van de gedraging een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening openstaat of ingevolge een zodanige voorziening een procedure aanhangig is;

  • d.

    zolang ten aanzien van de gedraging, anders dan ingevolge een wettelijke geregelde administratiefrechtelijke voorziening, een procedure bij een rechterlijke instantie aanhangig is dan wel beroep openstaat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan;

  • e.

    indien ten aanzien van de gedraging ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan.

• 2.

  De commissie is niet verplicht een onderzoek in te stellen of (voorlopig) voort te zetten indien:

  • a.

    op het moment van de indiening een jaar is verstreken na de gedraging en klager niet kan aantonen dat hij de klacht heeft ingediend zo spoedig als redelijkerwijs verlangd kon worden;

  • b.

    de klacht kennelijk ongegrond is;

  • c.

    het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

  • d.

    de klager een ander is dan degene jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden;

  • e.

    over de klacht en/of gedraging door de commissie reeds een oordeel is uitgesproken;

  • f.

    ten aanzien van de gedraging voor de klager een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening heeft opengestaan en hij daarvan geen gebruik heeft gemaakt;

  • g.

    ten aanzien van de gedraging anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan;

  • h.

    zolang ten aanzien van een handeling die nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure aanhangig is bij een rechterlijke instantie dan wel ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening bij een andere instantie dan wel ingevolge een gemeentelijke verordening bij een gemeentelijke orgaan of een gemeentelijke functionaris;

  • i.

    zolang ten aanzien van de gedraging of een handeling die nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure in het kader van de opsporing van strafbare feiten aanhangig is.

• 3.

  Indien de commissie op grond van de vorige leden geen of geen verder onderzoek instelt, adviseert zij de directeur daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling te doen aan de klager en de ambtenaar waarop de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de redenen.

• 4.

  Bij de in het vorige lid bedoelde mededeling van de directeur wordt de klager zoveel mogelijk doorverwezen naar rechterlijke instanties of beroepsinstanties, dan wel instellingen voor maatschappelijke hulpverlening of andere daarvoor in aanmerking komende instanties.

Artikel 8. Toelichting standpunt

• 1.

  De ambtenaar op wiens gedraging het onderzoek betrekking heeft en zonodig de betreffende teammanager, alsmede de klager worden in de gelegenheid gesteld schriftelijk dan wel mondeling en al dan niet in elkaars aanwezigheid -een en ander ter beoordeling van de commissie- hun standpunt toe te lichten.

• 2.

  De commissie kan, indien dit ter beoordeling van een klacht noodzakelijk wordt geacht, ook anderen in de gelegenheid stellen van een klacht kennis te nemen en daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen.

• 3.

  Van een mondelinge toelichting wordt een verslag gemaakt.

• 4.

  De betrokkenen, als bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen zich ter behartiging van hun belangen laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

Artikel 9. Verstrekking inlichtingen

• 1.

  De commissie is bevoegd bij de betreffende teammanager en de ambtenaar op wiens gedraging het onderzoek betrekking heeft, alle inlichtingen te vragen dan wel bescheiden op te vragen of in te zien, die een aangelegenheid betreffen waarop het onderzoek betrekking heeft.

• 2.

  De teammanager en de ambtenaar, als bedoeld in het vorige lid, zijn, behoudens het bepaalde in het derde en het vierde lid, verplicht binnen de door de commissie aangegeven termijn, te voldoen aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid.

• 3.

  De betreffende teammanager kan bepalen dat inlichtingen, waarvan naar diens oordeel om gewichtige redenen geheimhouding is geboden, slechts worden verstrekt aan de commissie onder voorwaarde dat het geheime karakter daarvan door de commissie wordt gehandhaafd. Zodanige gewichtige redenen zijn in ieder geval niet aanwezig voor zover de teammanager op grond van een wettelijk voorschrift verplicht is aan een verzoek om inlichtingen te voldoen.

• 4.

  Ambtenaren kunnen, naar aanleiding van een aan hen gericht verzoek om inlichtingen, uitsluitend een beroep doen op een verschoningsrecht voorzover het verstrekken van de verlangde inlichtingen in strijd is met enige wettelijke bepaling.

Artikel 10. Advies van de commissie

Wanneer een onderzoek is afgesloten stelt de commissie een advies op, waarin zij haar bevindingen en haar eventueel oordeel weergeeft. De commissie zendt haar advies aan de betrokken directeur.

Artikel 11. Uitspraak

• 1.

  De directeur doet namens het college van burgemeester en wethouders een uitspraak op de klacht.

• 2.

  De directeur stuurt binnen tien weken na ontvangst van de klacht een uitspraak dat een onderzoek achterwege zal blijven of niet zal worden voortgezet, dan wel een uitspraak, waarin het advies van de commissie al dan niet wordt overgenomen, aan klager.

De directeur zendt het advies met de definitieve bevindingen en eventueel oordeel van de commissie, ongeacht de inhoud van de uitspraak van de directeur, aan klager toe.

Bij de uitspraak wordt klager medegedeeld dat hij na verzending van de uitspraak van de directeur een gemotiveerd beroepschrift bij de Ombudscommissie Zuid Limburg kan indienen.

• 3.

  Indien de directeur een uitspraak doet die afwijkt van het advies, wordt de reden voor die afwijking vermeld.

• 4.

  De directeur kan de in het tweede lid bedoelde behandelingstermijn éénmaal voor ten hoogste vier weken verlengen.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag nadat dit is bekend gemaakt.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: "Klachtreglement."

• 3.

  In te trekken het Klachtreglement domein Sociale en Culturele Zaken en het Klachtreglement Publieks- en Bestuursdienst d.d. 16 maart 2004.