| Overheidsorganisatie | Gemeente Oldambt |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Collegebesluit inkoop en aanbesteding gemeente Oldambt |
| Citeertitel | Onbekend |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2010 | 20-08-2015 | - | 05-01-2010 Streekblad | nieuwe regelgeving |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt:
gelet op de financiële verordening ter uitvoering van artikel 212 van de Gemeentewet;
B e s l u i t :
vast te stellen het:
Besluit inzake de interne regels (protocol) van de gemeente Oldambtvoor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken,
luidende als volgt:
In dit besluit wordt verstaan onder:a) Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.b) Aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.c) Gunning uit de hand: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.d) Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.e) Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land.f) Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers.De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.
Doelstellingen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid vormen:1. het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;2. het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;3. het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;4. het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen;5. het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van opdrachtnemers tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;6. het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau;7. het zo veel mogelijk toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze milieu- en sociale aspecten voldoen.
Het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt uiteengezet in een door het college opgestelde nota. Deze nota is gebaseerd op de uitgangspunten geformuleerd in dit besluit.
1 De gecoördineerde inkoopfunctie identificeert jaarlijks de inkooppakketten.
2 De gebundelde inkoop vindt plaats onder begeleiding van de gecoördineerde inkoopfunctie.
3 De materiedeskundige is operationeel inkoper op afdelingsniveau.
4 De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de inkopen.
5 Ten behoeve van de identificatie van de inkoopbehoefte, leveren de operationele inkopers op afdelingsniveau jaarlijks de afdelingsbestedingsplannen bij de gecoördineerde inkoopfunctie aan.
6 Op basis van de afdelingsbestedingsplannen enerzijds en de kwantitatieve analyse anderzijds stelt de gecoördineerde inkoopfunctie jaarlijks een inkoop jaarplan op. Na toetsing op de budgettaire consequenties wordt het plan ter goedkeuring aan het gemeentelijk management team aangeboden.
1 De centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit omtrent aanbestedingen aan de voor de aanbestedingen verantwoordelijke personen.
2 Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – onder de Drempel voor Openbare Aanbestedingen, kan de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen. Van het advies kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van de manager van de betrokken afdeling, indien hij daartoe bevoegd is.
3 Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – gelijk aan of hoger dan de Drempel voor Openbare Aanbestedingen, moet de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie verplicht om advies worden gevraagd. De functie brengt advies uit ten aanzien van:a) het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;b) de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?);c) het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.
4 Van de adviezen van de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie betreffende opdrachten boven de genoemde grenswaarde, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld vaneen advies van de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie.
5 De centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie houdt een registratie van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven € 25.000,- Daartoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven € 25.000,- melding te doen aan de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie. Geregistreerd worden in elk geval of het een levering, een dienst of een werk betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voorgeschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering.
6 De centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie houdt een registratie bij van de ervaringen met gekozen leveranciers. De registratie vindt plaats bij contracten die door middel openbare en Europese aanbestedingen tot stand zijn gekomen.
1 De centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie bewaakt dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid (Artikel 3) wordt uitgevoerd.
2 Achteraf en steekproefsgewijs wordt door de controller getoetst of de voorgeschrevenprocedurehandelingen hebben plaatsgevonden.
3 Het resultaat van de toets wordt, voorzien van motiveringen en parafen, in het aanbestedingsdossier vastgelegd.
1 De aanbesteding van opdrachten beneden de drempel voor Openbare Aanbestedingen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder/het college, dan wel een door deze persoon/het college aangewezen mandataris. Uitvoering kan plaatsvinden door ad hoc inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met inbreng van de centraalcoördinerende en faciliterende inkoopfunctie.
2 De aanbesteding van opdrachten boven drempel voor Openbare Aanbestedingen vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/het college, dan wel een door deze persoon/het college aangewezen mandataris. Uitvoering vindt plaats door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende diensten, centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie en waar nodig externe expertise.
Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende regels:1. Gunning uit de hand vindt plaats:a) bij leveringen en diensten tot een bedrag van € 25.000,-;b) bij werken tot een bedrag van € 60.000,-;2. Onderhandse aanbesteding vindt plaats:a) bij leveringen en diensten van € 25.000,- tot een bedrag van € 150.000,-;b) bij werken van € 60.000,- tot een bedrag van € 400.000,-;3. Openbare aanbesteding vindt plaats:a) bij leveringen van € 150.000,- tot het wettelijke minimumbedrag;b) bij diensten van € 150.000,- tot het wettelijke minimumbedrag;c) bij werken van € 400.000,- tot het wettelijke minimumbedrag;4. Europese aanbesteding vindt plaats:a) bij leveringen vanaf het wettelijke minimumbedrag;b) bij diensten vanaf het wettelijke minimumbedrag;c) bij werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.
Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante aanbestedingsregels als genoemd in art. 8 te ontkomen.
1 Bij dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, dient altijd advies te worden gevraagd bij de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de budgethouder (afdelingsspecifieke opdrachten) of de gemeentesecretaris (afdelingsoverschrijdende opdrachten).
2 Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.
Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming vindt altijd plaats door debudgethouder.
Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden metonregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).
1 Verzoeken om een BIBOB-advies worden ingediend door tussenkomst van centraal coördinerende en faciliterende inkoopfunctie.
2 Ook bij niet-Europese aanbestedingen dienen de uitsluitingscriteria van de Europeseaanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing te worden verklaard.
3 In aanbestedingsstukken dient te worden vermeld welke documenten de gegadigde dient over te leggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van toepassing zijn.
De gemeente Oldambt hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.
1 Van elke aanbesteding zal een dossier worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.
2 In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belastingdienst dienen te worden verschaft.
Om te bepalen op welke wijze er ingekocht en aanbesteed dient te worden, dienen medewerkers gebruik te maken van een ‘Checklist Europees aanbesteden’.
1 Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen.
2 Het college van burgemeester en wethouders neemt kennis van de adviezen van de accountant. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.
Eens per twee jaar zal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd.
De geldende besluiten betreffende inkoop en aanbesteding van de gemeenten Reiderland, Scheemda en Winschoten en die van de I.G.S.D.-Oldambt, de I.B.O.-Oldambt en de G.R. De Blauwe Stad worden per 1 januari 2010 ingetrokken.
Dit besluit treedt – na behoorlijk te zijn bekendgemaakt - in werking per 1 januari 2010.
Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam: Inkoop- en aanbestedingsbesluit gemeente Oldambt.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethoudersvan de gemeente Oldambtd.d. 5 januari 2010.
De secretaris, De burgemeester,
H.J.J. Groothuis. Mr. M. Zijlstra.